Facility Management im Krankenhaus – Sparpotenzial: 23,3 Mio. Euro. Ein Beispiel des Klinikums Augsburg

Was ist Facility Management?

Facility Management ist eine Bezeichnung für Personen oder Verwalter eines Gebäudes, die für den reibungslosen Betrieb der Einrichtung, der Menschen und der Gebäude verantwortlich sind, damit sie harmonisch zusammenarbeiten können.

Das Facility Management in einem Krankenhaus setzt Prioritäten bei der Hygiene, spart Geld, erhöht die Sicherheit, verbessert die Produktivität und kümmert sich um die Zufriedenheit der Angestellten und Patienten. In der Gesundheitsbranche ist das Gebäudemanagement ein wesentlicher Eckpfeiler für den reibungslosen und sicheren Betrieb der Organisation und die Aufrechterhaltung einer gesunden Umgebung. Das Facility Management im Krankenhaus befindet sich dank neuer technischer Innovationen stets im Wandel.

Mit welchen Herausforderungen sind moderne Krankenhäuser häufig konfrontiert?

1.   Compliance

Eine der größten Herausforderungen für die Leiter von Krankenhauseinrichtungen ist es, mit den ständigen Änderungen der Vorschriften und Gesetze im Gesundheitswesen Schritt zu halten und diese einzuhalten. Die regelmäßige Instandhaltung von Anlagen ist Grundvoraussetzung, um für eventuelle Audits, bei denen die Einhaltung diverser ISO-Standards überprüft wird, gewappnet zu sein.

2.   Hohe Betriebskosten

Hätte man ein grenzenloses Budget, wäre Compliance ein einfaches Spiel. Doch in der Realität sind sowohl öffentliche als auch private Krankenhäuser unter finanziellen Druck. Die Kosten für medizinische Versorgungsmaterialien wie zum Beispiel intravenöse Lösungen, Wundauflagen, Bettwäsche, oder Reinigungsmittel variieren von Jahr zu Jahr.

3.   Ein Mangel an qualifiziertem, empathischen Krankenhauspersonal

Auch die Kosten für qualifiziertes Krankenhauspersonal werden im DACH-Raum immer höher. Insbesondere für Pflegepersonal. Da die Pfleger ständig mit den Patienten und Patientinnen interagieren, ist es äußerst wichtig, dass das Personal nicht nur technisch versiert ist, sondern auch Einfühlungsvermögen gegenüber den Patienten und Patientinnen besitzt. Während Facility Management nicht die Beschaffung von Personal unterstützt, kann es durchaus zur Optimierung der Ressourcen beitragen und die Effizienz der verfügbaren Arbeitskräfte verbessern.

4.   Überwachung von Arbeitskräften und Inventar

Vermögenswerte, einschließlich materieller und personeller Ressourcen, sind in einer Krankenhauseinrichtung in der Regel mobil und nicht an einem Ort fixiert, was es schwierig macht, ihre Bewegungen in Echtzeit zu verfolgen.

Darüber hinaus sind die Facility Manager dafür verantwortlich, zu verfolgen, wer woran arbeitet und wie lange die erwartete Zeitspanne ist, welche Verzögerungen es gibt und was die Gründe dafür sind.

Es ist zeitaufwändig und kann die Produktivität verringern, wenn Angestellte nach einem Gerät, Medikament oder einem Facharzt bzw. einer Fachärztin suchen muss. Viele industrielle Anlagen sind von Effizienz-Engpässen betroffen, doch in Krankenhäusern sind diese umso gravierender, da hier nicht der rechtzeitige Versand von Produktpaletten, sondern Menschenleben auf dem Spiel stehen.

5.   Zufriedenheit der Patienten

Die Zufriedenheit der Patienten und Patientinnen ist für ein Krankenhaus enorm wichtig. Jeder Patient und jede Patientin muss als Kunde bzw. Kundin und Gast betrachtet werden. Eine negative Erfahrung kann den Ruf eines Krankenhauses langfristig schädigen.

Eine 2019 veröffentlichte Studie der Huazhong University nahm die Patientenzufriedenheit genauer unter die Lupe. Sie kam zur Schlussfolgerung, dass die Serviceorientierung des medizinischen Personals, die Technologie der medizinischen Dienstleistungen und die Bequemlichkeit des Krankenhauses, drei Faktoren sind, die am stärksten mit der Patientenzufriedenheit assoziiert wurden.

Facility Management im Krankenhaus: Aufgaben und Verantwortungsbereich

Der/Die Facility Manager:in ist für die Überwachung der Wartung, des Betriebs und der allgemeinen Sicherheit von Gesundheitseinrichtungen zuständig. Dies reicht von der Beaufsichtigung großer Bauprojekte und der Einhaltung staatlicher Vorschriften bis hin zur täglichen Reinigung, Wartung und Instandhaltung. Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben, denen sich Facility Manager im Berufsalltag widmen:

1.   Instandhaltung eines sicheren und qualitätsvollen Pflegeumfelds

Zu den Aufgaben jeder Gesundheitseinrichtung gehört es, ein sicheres Umfeld für die Patienten und Patientinnen zu gewährleisten. Dies gilt für alle Einrichtungen des Gesundheitswesens, in denen Menschen behandelt werden, sowohl für stationäre als auch für ambulante Einrichtungen.

Der Facility Manager bzw. die Facility Managerin arbeitet hierfür eng mit der Krankenhausleitung zusammen, um detaillierte Pläne und Richtlinien auszuarbeiten, die die Sicherheit und das Wohlbefinden von zu pflegenden Personen, Besucher:innen und Personal gewährleisten. Die regelmäßige Inspektion der Notstromversorgung, der Klimaanlagen, der Brandüberwachung und der Wasserleitung zählen ebenfalls zu diesem Verantwortungsbereich.

2.   Einhaltung von Auflagen

Die Aufrechterhaltung von Zertifizierungen und die Einhaltung von Bauvorschriften entscheidender Bedeutung und gehört zu den Hauptaufgaben von Facility Manager:innen. Facility Manager:innen müssen sicherstellen, dass die Einrichtungen Gesetze und Auflagen diverser Zertifizierungen und Akkreditierungen einhalten. Sie müssen hierfür vorausschauend agieren. Denn sobald eine Inspektion oder Untersuchung im Gange ist, ist es bereits zu spät, um Mängel an den Einrichtungen zu beheben.

Wichtige Bereiche der Compliance, die zu beachten sind, um mit den sich ständig ändernden Prioritäten und Vorschriften Schritt zu halten, umfassen:

• Die Infektionsbekämpfung: Die wirksame Bekämpfung der Ausbreitung von Infektionen in Einrichtungen des Gesundheitswesens erfordert optimale Wachsamkeit auch bei kleinsten Aufgaben.
• Die Notfallvorbereitung: Heute ist es wichtiger denn je, dass Organisationen des Gesundheitswesens stärkere Maßnahmen ergreifen, um nicht nur für Patienten und Patientinnen, sondern auch für Mitarbeitende und Besucher:innen einen sicheren und widerstandsfähigen Raum zu schaffen.
• Die Brandsicherheit: Brandschutz wirken sich unmittelbar auf den Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Patienten bzw. Patientinnen sowie des Personals aus und wird von Behörden und Auditoren besonders häufig kontrolliert.
• Der sichere Umgang mit fragilen Ressourcen: Hierzu zählen unter anderem Gasflaschen oder Vakuumsysteme, deren unsachgemäße Handhabung lebensbedrohlich sein kann. Die Schulung des gesamten Personals im Hinblick auf die Einhaltung der Vorschriften für diese empfindlichen Geräte ermöglicht nicht Compliance, sondern führt auch zu einer besseren Versorgung und Sicherheit der Patienten.

3.   Präventive Instandhaltung

Durch die Einführung von vorbeugenden Wartungsprogrammen können Facility Manager:innen Routinewartungen durchführen, bevor Probleme auftreten.

Die vorbeugende Instandhaltung im Gesundheitswesen reicht von vorgegebenen, planmäßigen Arbeiten bis hin zur vorausschauenden Instandhaltung mit Zustandsüberwachung. Die präventive Instandhaltung kann in drei Schritte unterteilt werden:

1. Festgelegte Wartung: Die grundlegendste Form der präventiven Instandhaltung ist die festgelegte Wartung, z. B. ein routinemäßiger Austausch oder die Inspektion in bestimmten Zeit-/Nutzungsintervallen. Bei der Festlegung der Intervalle sollte der Facility Manager in erster Linie die Empfehlungen der Gerätehersteller berücksichtigen.
2. Zustandsüberwachung: Leider kann Schritt 1 auch dazu führen, dass  bestimmte Wartungsarbeiten entweder zu häufig oder zu selten durchgeführt werden. Die Zustandsüberwachung kann entweder durch regelmäßige Inspektionen oder durch Sensoren erfolgen, die Daten an ein zentrales System liefern. Die mit einer dieser Methoden gesammelten Daten helfen den Wartungsteams, ihre Aufgaben besser zu planen und effizienter zu gestalten.
3. Vorausschauende Wartung: Die vorausschauende Wartung baut auf der Zustandsüberwachung auf, indem sie ein vorausschauendes Element in den Prozess einbezieht. Mithilfe von IoT-Endgeräten (netzwerkfähige Sensoren) kann der Zustand von Komponenten im Laufe der Zeit verfolgt werden. Anhand dieser Daten lässt sich vorhersagen, wann sie wahrscheinlich den Geist aufgeben werden.

Präventive Instandhaltung bietet viele Vorteile:

• Erhöhte Arbeitseffizienz des Wartungspersonals
• Geringere Wartungs- und Anschaffungskosten
• Längere Lebensdauer der Ausrüstung
• Geringere Ausfallzeiten der Geräte
• Verbesserte Sicherheit für Personal und Patienten

4.   Verwaltung alltäglicher Arbeitsläufe

Facility Manager:innen sind Mikromanager:innen, haben ein Auge fürs Detail und verwalten im Berufsalltag viele kleine Tätigkeiten. Manchmal wird für diese Tätigkeiten der/die Hausmeister:in oder Techniker:in beauftragt, manchmal legen Facility Manager:innen auch selbst Hand an. Doch in jedem Fall übernimmt der/die Facility Manager:in die Verantwortung über Tätigkeiten, die unter anderem Folgendes umfassen:

• Ausarbeitung von Sicherheitsrichtlinien und Wartungsprogrammen
• Inspektion der Anlagen und Gerätschaften und Erkennung von Reparatur- oder Renovationsbedarf
• Beaufsichtigung der Planung von Neubauten
• Koordinierung von Auftragnehmern für Gebäudereparaturen und Bauarbeiten, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten
• Durchführung von Inspektionen der medizinischen Gas-, Kühl- und HVAC-Systeme
• Beaufsichtigung des Versorgungsmanagements und der Elektrotechnik
• Inspektion von Patientenzimmern, Warteräumen, Operationssälen usw. auf Sauberkeit und Ordnung
• Beschaffung und Installation von Möbeln und Ausrüstung
• Inspektion von Gebäuden, um bestehende oder entstehende strukturelle Probleme zu erkennen
• Erstellen und Führen von Budgets im Zusammenhang mit dem Betrieb von Einrichtungen
• Verhandlung mit externen Lieferanten und Dienstleistern
• Verwaltung von Initiativen für Sicherheit und Sauberkeit am Arbeitsplatz

5. Kontinuierliches Streben nach besserer Effizienz

Facility Manager:innen sind meist perfektionistisch und suchen ständig nach Lösungsansätzen, um die Effizienz der Anlagen zu steigern und die Nutzung der verfügbaren Ressourcen zu optimieren.

Mit einer automatisierten Software können sie zum Beispiel Echtzeitwarnungen, Kundenrückmeldungen, Stromrechnungen, Informationen zur Auslastung der Krankenbetten und andere Informationen erhalten, die genutzt werden können, um effizienzsteigernde Maßnahmen zu ergreifen.

6. Sicherheit

Ein weiterer entscheidender Vorteil, der sich aus einem soliden Facility Management von Krankenhäusern ergibt, betrifft die Sicherheit. Hierbei geht es nicht nur um die Sicherheit von Gerätschaften, sondern auch um die Zugangskontrolle. Angestellte sollten nur Zugang zu den Bereichen eines Krankenhauses haben, die sie für die ordnungsgemäße Ausführung ihrer Berufstätigkeit benötigen.

Ebenso wichtig ist die digitale Zugangskontrolle. Gesundheitsdaten, wie Patientendaten, zählen in der EU zu den sogenannten besonders personenbezogenen Daten. Die Schützung dieser Daten ist daher besonders wichtig und teilweise die Verantwortung des Facility Managers. 2017 haben wir gelernt, dass Cyberattacken eine ernsthafte Bedrohung für Gesundheitseinrichtungen darstellen.