Die Zukunft des Property und Facility Managements
Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden
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Facility Management Software ermöglicht es Unternehmen, Wartungen, Reparaturen und andere Maßnahmen digital zu verwalten. Mit dieser Software sparen Anwender Zeit und Geld, indem sie ihre Gebäude, Vermögenswerte, Nutzer und Bewohner effizienter und effektiver verwalten.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen grundlegende Funktionsweisen von Facility Management Software vor und wie Sie davon in der Praxis profitieren.
5 verschiedene Arten von Facility Management Software
Es gibt verschiedene Arten von Facility Management Software – CAMF, CMMS, ERP, EAM und IWMS. Jedes dieser Systeme erfüllt eigene Zwecke, wobei sich die Funktionen einzelner Lösungen auch überschneiden können.
Die wichtigsten Eigenschaften:
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CAFM (Computer-Aided Facility Management)
CAFM-Software unterstützt Facility Manager bei der Planung, Ausführung und Überwachung von Maßnahmen in Bereichen wie Anlagenmanagement, Asset Management, Wartung, Raumreservierung und anderen administrativen Tätigkeiten. CAFM bietet somit einen Überblick über alle relevanten Fakten einer Immobilie, wie zum Beispiel Räume und Ausstattungen.
Hauptanwendungsbereiche für CAMF
- Anlagenmanagement
- Raum-Management
- Zimmerreservierungen
- Layoutplanung
- Wartungsmanagement
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CMMS (Computerized Maintenance Management System)
CMMS-Software dient vorwiegend der Verwaltung von Wartungs- und Reparaturmaßnahmen in Gebäuden und bei deren Ausstattung. CMMS ermöglicht Facility Managern und Wartungstechnikern einen detaillierteren Überblick über relevante Vorgänge. So lassen sich zum Beispiel einzelne Arbeitsaufträge und Kosten kontrollieren. Ebenso bilden Sie eine Datenbank, anhand der sich die Wartungshistorie rückverfolgen lässt. CMMS ist oft Teil von CAMF-Anwendungen.
Hauptanwendungsbereiche für CMMS:
- Gebäudemanagement
- Ausrüstungsverwaltung (Asset-Tracking & Management)
- Automatisierte Wartungsplanung
- Vorbeugende Wartungen
- Berichterstattung & Analyse
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ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP-Software unterstützt die Ressourcenplanung in Unternehmen, dient also zur Steuerung und Kontrolle von Personal, Kapital, Betriebsmitteln, Materialien, etc. Diese Software eignet sich für verschiedenste Unternehmensbereiche. Im Facility Management ermöglicht sie Entscheidungsträgern, alle wesentlichen Informationen zu Organisationsprozess auf Knopfdruck zu erhalten und dadurch die Rentabilität zu maximieren.
Hauptanwendungsbereiche für ERP (im Facility Management):
- Anlagenmanagement
- Bestandskontrolle
- Arbeitsauftragsverwaltung
- Raumplanung
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EAM (Enterprise Asset Management)
EAM-Software wird für die Verwaltung und Steuerung betrieblicher Ausrüstung und Assets eingesetzt. Konkret werden damit Wartungsmaßnahmen, das Aufgabenmanagement und andere Maßnahmen – ähnlich, wie bei einem CMMS – gesteuert. Ein Enterprise Asset Management ist jedoch meist umfangreicher als typische CMMS-Programme.
Hauptanwendungsbereiche für EAM (im Facility Management):
- Aufgabenmanagement
- Wartungsmanagement
- Ausrüstungsverwaltung (Asset-Tracking & Management)
- Raummanagement
- Berichtswesen
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IWMS (Integrated Workplace Management System)
Ein Integrated Workplace Management System ist eine Software, mit der Unternehmen Ihre Personalressourcen optimieren. Es ist im Wesentlichen eine Facility Management Software, die die Funktionen von CAFM und CMMS kombiniert.
Hauptanwendungsbereiche für IWMS:
- Projektmanagement
- Immobilien- und Mietverwaltung
- Verwaltung von Immobilienportfolios
- Asset- und Instandhaltungsmanagement
- Wartungsmanagement
Diese 7 Funktionen bietet Facility Management Software
Facility Management ist wie jedes unternehmerische Handeln mit Chancen und Risiken verbunden. CMMS, CAFM & Co. zählen im Facility Management inzwischen zum Standard – und das nicht ohne Grund. Denn mittels Software lassen sich inzwischen sehr viele Aufgaben im Gebäudemanagement unterstützen und effizienter machen.
TIPP: PlanRadar für Gesundheitseinrichtungen
Die folgenden 7 Funktionen und Vorteile bietet Software für das Facility Management – wobei sich der tatsächliche Funktionsumfang je nach Produkt unterscheidet:
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Aufgabenverwaltung und Projektmanagement
Die Aufgabenverwaltung ist essenzieller Teil des Facility Managements und ermöglicht es Ihnen, Arbeitsaufträge zu erstellen, den Fortschritt von Arbeiten zu verfolgen, Maßnahmen im Gebäudemanagement auszuwerten und Berichte zu erstellen.
Die übersichtliche Auflistung aller Arbeiten und Maßnahmen samt Fristen und Prioritäten ermöglicht darüber hinaus auch ein effizientes Projektmanagement. Viele Facility Management Softwares bieten umfangreiche Dashboards, mit denen Sie den Status Quo aller Maßnahmen aufrufen und auswerten können. So erkennen Sie, wo Sie im Plan liegen und wo Verzögerungen drohen.
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Asset Tracking
Mittels Asset Tracking hat ein Unternehmen seine physischen Vermögenswerte wie technische Anlagen, Computer und Bürostühle immer im Blick. Dazu müssen Assets mit einem GPS-Ortungssystem, Barcodes oder einer Radiofrequenz-Identifikation (RFID) ausgestattet sein. Dadurch kann das Facility Management Wartungsanfragen und Standorte exakt nachverfolgen. Mit einem vollständigen Bild aller Assets in Ihren Einrichtungen ermöglicht Ihnen Software, diese viel genauer und gleichzeitig viel effizienter zu verwalten und zu warten.
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Wartungsmanagement
Mittels Software lassen sich Wartungen und Reparaturen effizient planen, durchführen und auswerten. Das schließt auch die Automatisierung vorbeugende Wartungsarbeiten mit ein, um unerwartete Ausfälle zu vermeiden. Die Automatisierung dieser Arbeiten spart viel Zeit und Mühe und trägt dazu bei, die Kosten zu reduzieren. Insbesondere das technischen Gebäudemanagement, also die Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und die Instandhaltung der technischen Anlagen in einem Gebäude, profitiert von transparenten Prozessen sehr stark.
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Lieferanten- und Auftragnehmerverwaltung
Facility Management Software ermöglicht das Management externer Personen und Unternehmen inklusive Zuweisung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen. Je nach verwendeter Lösung sind auf Aktivitätshistorien, Bewertungssysteme und andere Features enthalten, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit externen Anbietern zu unterstützen.
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Dokumentenverwaltung
Einer der Hauptfunktionen einer Software für das Facility Management besteht darin, dass sie eine zentralisierte Datenbank für die Verwaltung von Dokumenten darstellen. Das ermöglicht es Ihrem Team und externen Anbietern, von Gebäudeplänen über Garantien bis hin zu Wartungshistorien alle wichtigen Unterlagen auf einer Plattform zu speichern.
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BIM-Integration
Die BIM-Technologie kommt zunehmen über den gesamten Gebäudelebenszyklus hinweg – und somit auch im Betrieb – zum Einsatz. Anwender verorten Wartungsmaßnahmen, Auffälligkeiten sowie andere Fakten in BIM-Modellen von Gebäuden und technischen Anlagen und profitieren von einer einfacheren Lokalisierung und schnelleren Prozessen.
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Berichterstattung und Business Intelligence
Software-Lösungen für das FM bieten umfassende Einblicke und Analysen von Abläufen. So lassen sich schnell Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren. Das hilft Facility Managern, Trends zu verstehen, bessere datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und Kosten zu sparen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Auf Knopfdruck entstehen aus allen erfassten Daten fertige Berichte – vom Wartungsbericht bis zur Brandschutzdokumentation.
Die Vorteile von Facility Management Software
Unabhängig von den verschiedenen Funktionen lassen sich mit Facility Management Software folgende Vorteile erzielen.
Erhöhte Produktivität
Durch die strukturierte Erfassung von Daten, sowie die Planung, Koordination und Auswertung von Prozessen auf einer Plattform in Echtzeit, verwalten Sie Prozesse effizienter. Sie haben den Überblick über alle Maßnahmen und Prozesse. Sie Darüber hinaus können Sie auch einfach die 4W nachvollziehen:
- wer
- was
- wann
- wo
Bei Mängeln, Fragen zur Gewährleistung und auch rund um die Einhaltung von Vorschriften profitieren Sie mit Facility Management Software von mehr Transparenz und Klarheit.
Optimierte Kosten
Gleichzeitig optimieren Sie mittels Software die anfallenden Kosten.
- Identifikation von Risikobereichen und Prozessen mit Einsparungspotenzial.
- Effizienterer Einsatz der verfügbaren Ressourcen.
- Reduktion von technischen Gebrechen und Stillstandzeiten.
- Erhöhung der Lebensdauer von Gebäuden und Geräten.
- Weniger Überstunden.
- Geringerer administrativer Aufwand, da Daten nicht mehr zeitaufwendig gesichtet, in andere Formate übertragen und an andere Personen übermittelt werden müssen.
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