Aufgaben und Mängel in Hausverwaltung mit Software managen

Die Zukunft des Property und Facility Managements

Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden

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Als wichtige Interessensvertretung des Eigentümers fungiert die Hausverwaltung als Kommunikationsschnittstelle zwischen Objektbesitzer, Mieter und verschiedenen externen Partnern. Der Instandhaltung und Reinigung von Gebäuden kommt dabei eine große Bedeutung zu. Mit der Facility Management Software PlanRadar stellt die Hausverwaltung die rechtzeitige Durchführung von Sanierungsarbeiten und Maßnahmen zur Objektpflege sicher.

Inhalt

• Ressourcen und Kosten sparen
• Welche Stolperfallen gibt es bei der digitalen Hausverwaltung zu beachten?
• Mängel im Objekt und Fehler in der Kommunikation
• Einfache Hausverwaltung mit PlanRadar
• 6 beste Software für Hausverwalter
• Mit Software die Hausverwaltung effizienter gestalten
• Software zur Hausverwaltung auch als App

Ressourcen und Kosten sparen

Als verlängerter Arm des Eigentümers hat sich das Aufgabenfeld der Hausverwaltung in den letzten Jahren beständig weiterentwickelt. Das Anforderungsprofil fällt dabei je nach Kunden und Immobilien unterschiedlich aus. Was aber für die Branche als Ganzes feststeht: Wie in anderen Bereichen haben auch in der Hausverwaltung in den letzten Jahren Termin- und Kostendruck zugenommen. Teilweise dafür verantwortlich sind die Überalterung der Branche und der Fachkräftemangel – mit dem Effekt, dass die auszuführende Arbeit auf weniger Personal aufgeteilt werden muss. Hinzu kommen wirtschaftliche Aspekte. Die Kosten für die Verwaltung eines Gebäudes sollen so weit wie möglich minimiert werden. Das setzt eine exakte Planung und den effizienten Einsatz vorhandener Ressourcen voraus. Wie die Praxis zeigt, besteht gerade in diesem Bereich noch großes Potenzial für Optimierungen.

Welche Stolperfallen gibt es bei der digitalen Hausverwaltung zu beachten?

Der Übergang von manuellen auf digitale Verwaltungsprozesse kann abschreckend wirken. Nach wie vor sträuben sich daher Hausverwaltende in ganz Deutschland davor, ihr Facility-Management zu digitalisieren. Oftmals ist es Unwissen, Bedenken oder Angst vor Neuem, was dazu führt, dass alteingesessene Prozesse nicht optimiert werden. Doch sind die Sorgen berechtigt? Wir klären, welche Stolperfallen es bei der digitalen Hausverwaltung zu beachten gibt.

Keine einheitlichen Systeme

Die Digitalisierung eines Prozesses macht nur dann Sinn, wenn der digitalisierte Vorgang mit anderen Systemen und Vorgängen kompatibel ist. Ein Fehler, den Hausverwaltende immer wieder begehen, ist, dass sie sich unterschiedliche Software-Lösungen anschaffen, die nicht miteinander kompatibel sind. Statt sich einen Flickenteppich aus unterschiedlichen Programmen zusammenzustellen, sollten Sie stattdessen eine leistungsfähige und BIM-kompatible Software anschaffen, die Ihnen ein breites und vollständiges Anwendungsprofil bietet.

LESETIPP: Wie Sie mit der Hausverwaltung Software PlanRadar Ihr Immobilienportfolio verwalten, Betriebskosten optimieren und Facility Teams stärken

Software für Hausverwalter inkorrekt einsetzen

Professionelle Hausverwalter Software vereinfachen mit ihren wertvollen Funktionen komplexe Prozesse im Immobilienmanagement, sie sorgen für Effizienz und automatisieren repetitive Aufgaben. Das volle Potenzial, welches aus Programmen wie PlanRadar und Co. hervorgeht, kann jedoch nur genutzt werden, wenn Sie die Hausverwalter Software korrekt einsetzen. Setzen Sie sich daher bei der Einführung eines neuen Programms mit dessen Funktionen auseinander und überprüfen Sie, wie und wo Sie diese Funktionen am besten anwenden.

Digitale Chancen nicht ergreifen

Das größte Risiko, das von Hausverwalter Software ausgeht, ist, dessen Möglichkeiten gar nicht erst zu nutzen. Hausverwaltende, die auf digitale Lösungen setzen, schaffen einen enormen Wettbewerbsvorteil. Um langfristig konkurrenzfähig zu bleiben, ist es praktisch unvermeidbar, Software für Hausverwalter zu nutzen.

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Mängel im Objekt und Fehler in der Kommunikation

Viele Hausverwalter dürften diese oder eine ähnliche Schilderung aus ihrem Arbeitsalltag kennen: Der Mieter eines Objekts meldet einen Mangel oder ein anderes Anliegen, worauf sich ein Mitarbeiter auf den Weg zur Immobilie macht, um das Problem zu begutachten. Im Zuge der Begehung werden offene Themen und Arbeiten im Objekt dokumentiert – in vielen Fällen erfolgt dies noch analog, also per Kugelschreiber und Notizblock. Zurück im Büro müssen die Daten elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Sind alle Informationen z.B. in eine Excel-Liste eingetragen, müssen sie noch an einen Mitarbeiter oder externen Auftragnehmer zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden. In manchen Fällen sind zur Klärung von Sachverhalten auch Folgebegehungen im Objekt durchzuführen.

Dabei zeigt sich: Selbst, wenn immer gründlich gearbeitet wird, ist jeder einzelne dieser Schritte anfällig für Fehler oder Missverständnisse. Das gilt insbesondere für die interne und externe Kommunikation. So gehen beispielsweise im Zuge von Personalwechseln Informationen leicht in verschiedenen Posteingängen verloren. Das Resultat: Die Behebung komplexer Mängel kann sich über Wochen oder auch Monate verzögern.

Dank PlanRadar geht das auch anders.

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Einfache Hausverwaltung mit PlanRadar

PlanRadar ist eine effiziente Lösung für die Dokumentation und Kommunikation im Bau- und Immobilienbereich. Die Software wird weltweit von Unternehmen unterschiedlicher Größen für eine Vielzahl an Aufgaben verwendet. Dazu zählen unter anderem: Baudokumentation, Facility Management, Schadenmanagement, Aufgabenmanagement, Due Diligence, Bewertungen, oder Übergaben.

Für Hausverwalter ergeben sich durch die zahlreichen Funktionen der Software mehrere Vorteile:

• Gesteigerte Effizienz im Zuge von Begehungen:
  Reinigungsarbeiten, Reparaturen, wiederkehrende Wartungen, oder vorbereitende Maßnahmen für Umbautätigkeiten werden direkt vor Ort mit mobilen Endgeräten als Foto, Text und Sprachmemo erfasst.
  

• Vereinfachte Delegation von Aufgaben sowie Abstimmung mit Mitarbeitern und externen Partnern:
  Durch das Erstellen von Tickets werden Auftragnehmer in Echtzeit von neuen oder aktualisierten Aufgaben in Kenntnis gesetzt. Die Auftragnehmer sehen nur die für sie relevanten Informationen, können Kommentare verfassen, den Status bearbeiten oder selbst Bilder hinzufügen.

• Aktivitäten lassen sich dank der Instandhaltungssoftware besser und einfacher planen:
  Alle bearbeiteten Sachverhalte sind als Tickets auf digitalen Bauplänen ersichtlich. Das erlaubt maximale Übersicht. Doch oft sind die Liegenschaften, die in den Hausverwaltungen aufliegen, Jahrzehnte alt. Kommen zum Alter auch mehrmalige Eigentümerwechsel hinzu, lässt sich der Verlust von wichtigen Daten nicht ausschließen. Somit stehen Pläne von Gebäuden nicht immer zur Verfügung. Aus diesem Grund können offene Aufgaben und Tätigkeiten mit PlanRadar auch in Listenform gespeichert und dargestellt werden. Das erleichtert den Verantwortlichen die Organisation und Nachverfolgung von Arbeitsabläufen in Liegenschaften.

• Papierlose Dokumentation:
  Sämtliche Daten und die Korrespondenzen der beteiligten Personen werden vollständig erfasst und gespeichert. Einzelne Informationen oder Protokolle müssen mit der Instandhaltungssoftware im Zuge von Objektbesichtigungen nicht mehr umständlich organisiert und hinterlegt werden. Das mühsame Zusammensuchen von E-Mail-Korrespondenzen, Fotos, Notizen, etc. wird damit überflüssig.

• Informationen gezielt suchen und finden:
  Im Laufe der Zeit gehen Daten in der Informationsflut oft verloren. Die Lösung: Mit der Filterfunktion von PlanRadar lassen sich Tickets objektübergreifend gezielt durchsuchen. Alle Informationen sind so auf einen Klick ersichtlich – auch wenn sie jahrelang zurückliegen.

• Detaillierte Auswertungen zu jedem Objekt:
  In welchem Objekt kommt es bei der Instandhaltung zu Verzögerungen? Welche Mitarbeiter verfügen noch über freie Kapazitäten? In welchen Liegenschaften nimmt das Schadenmanagement am meisten Zeit in Anspruch? Diese und andere Fragen lassen sich dank der Statistik- und Auswertungsfunktion der Instandhaltungsmanagement Software besser beantworten. Ein weiterer Vorteil ist in diesem Zusammenhang die vereinfachte Planung des Personaleinsatzes.
  

• Protokolle mit wenigen Klicks erstellen:
  Alle Informationen zu den Arbeiten in einem Objekt, inklusive der chronologischen Auflistung der Kommunikation der Beteiligten, können jederzeit als PDF oder Excel-Datei exportiert Das ermöglicht den vollständigen Nachweis über erbrachte oder fehlende Leistungen beim Kontakt mit Eigentümern, Mietern, oder externen Auftragnehmern.

• Eigene Layouts verwenden:
  Das Aussehen sowie der Inhalt von Tickets, Formularen, Checklisten, oder Protokollen können nach Wunsch oder Anforderungen individuell festgelegt Alternativ stehen zur sofortigen Nutzung zahlreiche Vorlagen zur Auswahl.

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6 Anbieter von Software für Hausverwalter

Die Vorteile von Software für Hausverwalter liegen auf der Hand. Wer sich als Fachperson im Gebiet des Facility-Managements mit der Digitalisierung der Branche auseinandersetzt, dem wird es nicht schwerfallen, die steigende Beliebtheit von Hausverwaltung Software nachzuvollziehen.

Wer sich dazu entscheidet, digitale Unterstützung anzuschaffen, stößt auf ein breites Angebot an verschiedenen Softwarelösungen. Zwar empfiehlt es sich, sich neuen Technologien gegenüber offen zu zeigen, auf den erstbesten Anbieter zu setzen ist jedoch oftmals kontraproduktiv.

Gerade, wer noch wenig Erfahrung im Bereich digitale Transformation in der Hausverwaltung hat, sollte daher auf ein Programm setzen, welches besonders intuitiv und verständlich ist und darüber hinaus wertvolle Funktionen für Hausverwaltende bietet.

Im nachfolgenden Hausverwaltung-Software-Vergleich haben wir drei beliebte Programme unter die Lupe genommen.

1. PlanRadar

• Entwickler: PlanRadar GmbH
• Preis: Ab 26 Euro (pro Monat und Nutzende, jährliche Abrechnung)
• Hauptfunktionen: Intuitives Ticketing-System, professionelle Datenanalyse, einfache Due Diligence, individuelle Checklisten

PlanRadar ist eine der populärsten und leistungsfähigsten Hausverwalter Softwares. Die professionelle Software-Lösung bietet eine Vielzahl an hilfreichen Funktionen wie individuelle Checklisten, Hausverwaltungs Excel Vorlagen und eine einfache Due Diligence, eingebunden in eine intuitive Benutzeroberfläche. Als hausverwaltende Fachperson erreichen Sie mit PlanRadar messbare Effizienzsteigerungen, ein vernetztes Immobilienmanagement und geringere Reparaturaufwände.

2. Etg24

• Entwickler: Etg24 GmbH
• Preis: Ab 0 Euro (Basisversion mit eingeschränkten Funktionen)
• Hauptfunktionen: Kundenprozesse, Dokumentenverwaltung, Kommunikation

Die gleichnamige Software des Unternehmens Etg24 richtet sich an Hausverwaltende, die sowohl ihre Kundenprozesse als auch ihre Dokumentenverwaltung und ihre Kommunikation digitalisieren möchten. Dabei bietet das Programm eine interessante Schnittstelle zwischen dem analogen und dem digitalen Mietermanagement. Etg24 ist in seiner Basisversion kostenlos nutzbar, allerdings sind die Anwendungsmöglichkeiten eingeschränkt.

3. Impower

• Entwickler: Impower GmbH
• Preis: Individuell auf Anfrage
• Hauptfunktionen: Immobilien-Buchhaltung, Dokumentenmanagement

Ein Newcomer, der sich über steigende Nutzerzahlen erfreut, ist die digitale Hausverwaltungssoftware Impower. Anders als PlanRadar oder Etg24 beschränken sich die Funktionen von Impower allerdings auf die Bereiche Buchhaltung und Dokumentenmanagement. Impower bietet eine kostenlose Basisversion und eine kostenpflichtige Vollversion mit individueller Preisgestaltung.

4. VS3

• Entwickler: Hausbank München eG
• Preis: Individuell auf Anfrage
• Hauptfunktionen: Mietermanagement, integriertes Online-Banking, kaufmännische Hausverwaltung

VS3 ist eine Software für Hausverwalter der Hausbank München eG. Der Fokus, bzw. die Hauptanwendung von VS3 ist in den Bereichen kaufmännische Hausverwaltung angesiedelt, während das integrierte Online-Banking das Highlight des Programms bildet. Je nach Nutzerprofil erstellt die Hausbank München nach einer persönlichen Beratung einen individuellen Kostenplan.

5. Objego

• Entwickler: Objego GmbH
• Preis: Ab 4,95 Euro pro Monat
• Hauptfunktionen: Mieter- und Dokumentenmanagement, Buchhaltung, Reporting

Die Cloud-basierte Hausverwaltung Software richtet sich an private Vermieter, wie auch an kleine Hausverwaltungen und bietet diverse Funktionen in den Bereichen Mietermanagement, Buchhaltung, Reporting und Dokumentenmanagement. Doch auch für mittelgroße Immobilienverwaltungen mit maximal 50 zu betreuenden Objekten eignet sich das Programm. In der Basisversion kostet Objego ab 4,95 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

6. INtex Hausverwaltung

• Entwickler: INtex Publishing GmbH & Co. KG
• Preis: Ab 189 Euro pro Jahr
• Hauptfunktionen: Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen, Wirtschaftsplanung, Buchführung, Mietermanagement

Ein weiterer Anbieter von Software für Hausverwalter ist die INtex Publishing GmbH & Co. KG mit dem Programm INtex Hausverwaltung. Zum Funktionskatalog von INtex Hausverwaltung gehören unter anderem die automatische Erstellung von Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen, eine detaillierte Wirtschaftsplanung, doppelte Buchführung und Mietermanagement. In der Standardversion, dem günstigsten Paket, gibt es das Programm INtex Hausverwaltung ab 189 Euro pro Jahr, pro Nutzer.

Mit Software die Hausverwaltung effizienter gestalten

Wie aus unserem Hausverwaltung Software Test hervorgeht, ist das Angebot an verschiedenen Hausverwaltungssoftware breit. Wenn es darum geht, das Facility-Management von einem oder mehreren Immobilien auf eine digitale Lösung umzustellen, ist es unumgänglich, sich für ein passendes Programm zu entscheiden.

Eine effiziente Lösung für die Dokumentation und Kommunikation im Bau- und Immobilienbereich ist PlanRadar. PlanRadar wird weltweit von Hausbesitzenden und Immobilienverwaltenden für eine Vielzahl an Aufgaben eingesetzt.

PlanRadar bietet relevante Vorteile im Bereich Hausverwaltung. Durch PlanRadar profitieren Sie unter anderem von;

• Gesteigerter Effizienz: Dank zielorientierten Prozessen, welche repetitive Aufgaben automatisiert und allfällige Komplikationen frühzeitig erkennt, wird Ihre Hausverwaltung nicht nur kostengünstig, sondern vor allem auch effizienter.

• Konnektivität: Mit PlanRadar delegieren Sie Aufgaben, stimmen Mitarbeitende und externe Partner aufeinander ab, geben Tickets auf und teilen relevante Dokumente in Echtzeit. Mit den Kommentar- und Kontaktfunktionen gewährleisten Sie ein vernetztes Team und verringern das Risiko von Missverständnissen oder Informationsverlust. Dabei erstellen Sie individuelle Berechtigungsprofile und stellen sicher, dass alle Unterlagen jederzeit in ihrer aktuellsten Version verfügbar sind, wo sie gerade benötigt werden.

• Professioneller Datenanalyse und Planung: Ein Punkt, mit dem PlanRadar besonders hervorsticht, ist seine professionelle Datenanalyse und die intelligenten Planungsmöglichkeiten für eine reibungslose Immobilienbewirtschaftung. Mit PlanRadars Instandhaltungssoftware lassen sich Aktivitäten leichter strukturieren.

  Alle bearbeiteten Sachverhalte sind als Tickets auf digitalen Bauplänen ersichtlich, was eine maximale Übersicht über alle laufenden und geplanten Prozesse bietet. Mit dem analytischen Potenzial von PlanRadar stützen sich Immobilienverwaltende bei ihrer Entscheidungsfindung auf objektive Datensammlungen, was einen immensen Vorteil gegenüber anderen analogen oder digitalen Möglichkeiten der Immobilienverwaltung darstellt.

• Dokumentenmanagement: Der bürokratische Aufwand in der Hausverwaltung ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz über die letzten Jahrzehnte hinweg massiv gestiegen. Ohne ein klares und durchdachtes Dokumentenmanagement ist eine produktive Immobilienverwaltung heutzutage undenkbar. Um Papierkrieg, lose Blätter und verloren gegangene Unterlagen zu vermeiden, bietet PlanRadar ein verschlüsseltes und intelligent strukturiertes Dokumentenmanagement. Das Dokumentenmanagement von PlanRadar erlaubt es Ihnen, jederzeit und von überall aus, auf Ihre Unterlagen zuzugreifen.

• Nachverfolgung: Welche Reparaturarbeiten wurden vor fünf Jahren durchgeführt, wie konnte ein Mangel entstehen und wer war wann für was verantwortlich? PlanRadar bietet in Sekundenschnelle Antworten auf Fragen, die ansonsten stunden- oder tagelange Recherche-Aufwände bedürfen. Die Hausverwalter Software PlanRadar schafft dank automatischer Speicherung von relevanten Daten und Tätigkeiten maximale Transparenz und eine vollständige Nachverfolgung.

• Protokoll-Generierung: Mit wenigen Klicks erstellt PlanRadar detaillierte und vollständige Protokolle. So digitalisiert, bzw. automatisiert PlanRadar die Protokollierung aller Informationen zu den Arbeiten an einem Objekt, inklusive der chronologischen Auflistung der Kommunikation und den Verantwortlichkeiten. Als Administrator:in, bzw. als berechtigte Nutzer:in können Sie diese Protokolle jederzeit als PDF oder Excel-Datei exportieren.

• Individueller Anpassung: Die optische wie auch die inhaltliche Gestaltung von Tickets, Formularen, Checklisten oder Protokollen können bei PlanRadar individuelle angepasst werden. Dabei stehen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, die sich nach Ihren Anforderungen und Bedürfnissen richten.

Software zur Hausverwaltung auch als App

PlanRadar ist als App auf Android, iOS oder Windows-Geräten vom Smartphone bis zum Tablet erhältlich. Insbesondere, wenn mehrere Mitarbeiter zur selben Zeit an verschiedenen Orten tätig werden, zeigen sich für das Hausmanagement die Vorteile der Instandhaltungssoftware. Sind Liegenschaften über eine Stadt oder Region verteilt, oder handelt es sich um größere Gebäude, wird die Abstimmung mit den anderen Personen zur Herausforderung.

Mit der App ausgestattet, können Mitarbeiter und externe Partner bequem vom Büro aus gesteuert und koordiniert werden. Das spart Hausverwaltungen nicht nur Kosten, sondern auch Nerven und Zeit.

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