App am Bau: Zeitsparend eine technische Dokumentation erstellen

Sowohl Mitarbeiter der örtlichen Bauaufsicht als auch Bausachverständige wissen: Wo gearbeitet wird, unterlaufen Fehler. Das gilt insbesondere dann, wenn mehrere Unternehmen an einem Bauprojekt mitwirken. Denn die reibungslose Steuerung und Koordination von Maurer, Fliesenleger oder Installateur ist nicht immer einfach. Kommen Zeitdruck, die wechselnde Zusammensetzung von Arbeitsteams, oder Probleme bei der Kommunikation hinzu, können Fehler in der Ausführung oder Baumängel die unerwünschte Folge sein.

Um die Qualität der durchgeführten Arbeiten sicherzustellen – beziehungsweise zu überprüfen – müssen die zuständigen Verantwortlichen über das nötige theoretische und praktische Fachwissen verfügen. Ob die Qualitätssicherung im Bauwesen zufriedenstellend verläuft, hängt aber auch oft vom damit verbundenen administrativen Aufwand ab.

Mühsame und unvollständige Dokumentationsprozesse

Studien des deutschen Instituts für Bauforschung (IFB) belegen, dass eine frühzeitige Erkennung von Mängeln eine schnellere und somit günstigere Behebung ermöglicht. Das setzt allerdings eine umfassende Dokumentation voraus, wie sie unter anderem in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) gefordert wird. Auch Bauverträge verlangen üblicherweise die Anfertigung von Unterlagen zur gezielten Nachverfolgung von Prozessen. Diese sollen derart erfasst und organisiert sein, so dass gesuchte Unterlagen ohne großen Aufwand aufgefunden werden können. Die Norm VDI 4500 definiert eine technische Dokumentation als einen Sammelbegriff für alle Unterlagen zu technischen Prozessen sowie zur Entwicklung, Herstellung, Verwendung und Wartung technischer Erzeugnisse. Ihr Sinn und Zweck bestehen laut VDI 4500 unter anderem auch darin, Nachweise über die Eigenschaften von Produkten zu erbringen.

Doch was sich in Gesetzen, Richtlinien und Normen einfach vorschreiben lässt, ist in der Praxis oft mit Herausforderungen verbunden.

Den meisten Mitarbeitern der Bauaufsicht ist der folgende Ablauf zur Dokumentation von Baumängeln in dieser oder ähnlicher Form wahrscheinlich bekannt: Wird zum Beispiel im Zuge einer Begehung ein Mangel ausgemacht, erfolgt vor Ort zunächst ein entsprechender Eintrag im Notizblock. Sollte es die Situation erfordern, werden eventuell auch Bilder mit dem Smartphone angefertigt. Später im Büro werden die Daten vom Notizblock in eine Excel-Liste kopiert. Ebenso müssen die Bilddaten übertragen und etwaige sonstige Inhalte hinterlegt werden. Daran schließt die Kontaktaufnahme mit den zur Behebung des Baumangels zuständigen Unternehmen. Diese müssen wiederum mit allen relevanten Informationen versorgt werden. Die Übermittlung der Unterlagen erfolgt meist per E-Mail oder telefonisch.

Das digitale Bautagebuch

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Die Erfahrung zeigt: All das kostet Nerven, Zeit und damit Geld. Denn die gesammelten Daten sind weder miteinander vernetzt noch zeitlich geordnet. Hinzu kommt, dass bei jedem der beschriebenen Schritte erneute Fehler oder Missverständnisse nicht ausgeschlossen sind. Die Gründe dafür sind vielfältig und umfassen Wechsel bei den Projektbeteiligten ebenso, wie fehlende Standards bei der Dokumentation. All das führt zu sogenannten instabilen Dokumentationsprozessen voller Lücken, in deren Folge sich die Fertigstellung von Bauprojekten noch verzögert und die Kosten steigen.

Dabei geht es auch einfacher. Digitale Lösungen für die Baustelle schaffen Abhilfe und beschleunigen die Qualitätssicherung im Bauwesen erheblich.

Per Fingertipp eine technische Dokumentation erstellen

PlanRadar ist eine Dokumentation App für das Bauwesen, mit der sich im Handumdrehen eine technische Dokumentation erstellen lässt. Die Bedienung ist denkbar einfach. Baumängel werden direkt vor Ort mit mobilen Endgeräten in Form von Tickets erfasst und auf dem Bauplan eingetragen. Das Besondere: Informationen können nicht nur als Text hinterlegt werden. Auch Sprachnotizen und Bilder lassen sich digital in der App festhalten. Alle Daten können ohne Verzögerung mit den betreffenden Projektpartnern geteilt werden. Das ist nicht nur zeitsparend, sondern garantiert auch, dass alle beteiligten Personen immer auf dem aktuellen Stand sind.

Dass die Software Anforderungen aller Art gerecht wird, zeigen die folgenden Referenzen. Die Schomaker Baugruppe nutzte PlanRadar für den Umbau eines denkmalgeschützten Bürogebäudes in Brandenburg a. d. Havel und zieht ein sehr positives Resümee: „Mit PlanRadar steht uns ein einfaches und unkompliziertes Tool zur Verfügung, um den Workflow in Sachen Mängelmanagement zu verbessern. Gerade bei diesem größeren Bauvorhaben können wir den Nachunternehmern bzw. den Handwerkern nun schnell und verständlich mitteilen, wo sich welche Mängel befinden.“

 

Alle relevanten Unterlagen gleich zur Hand

Sowohl bei Planungsprozessen, in der Projektabwicklung, oder im Zuge der Objektnutzung ist es von großer Bedeutung, dass Daten sofort verfügbar sind. So können im Idealfall bereits im Verlauf einer Projektbesprechung Informationen ausgetauscht und Daten angepasst werden. Lösungen wie PlanRadar bieten hier klare Vorteile: Denn die Dokumentation App ermöglicht auch ein unkompliziertes Planmanagement. Die gewünschten Bauänderungen können per Fingertipp im digitalen Bauplan eingetragen und an den verantwortlichen Architekten oder Planer weitergeleitet werden. Das Mitführen unhandlicher Pläne in Papierform wird damit überflüssig. Hat der Zeichner den Plan den Anforderungen entsprechend angepasst, lädt er ihn hoch, worauf alle Projektteilnehmer den aktualisierten Bauplan sofort zu sehen bekommen. Bereits erstellte Tickets werden direkt in den neuen Plan übertragen und gehen somit nicht verloren.

Ob digitales Planmanagement oder das Festhalten von Mängeln auf der Baustelle – da Daten nicht mehr verloren gehen und in Echtzeit ausgetauscht werden, verringert sich der Zeitaufwand bei Projekten um bis zu 70%. Die Einsparung der Arbeitszeit pro Nutzer der App beläuft sich auf bis zu 7 Stunden pro Woche.

Selbstständiges Beweisverfahren: Baumängel lückenlos vor Gericht nachweisen

Doch nicht immer lassen sich Diskussionen um Baumängel ohne Probleme lösen. Kommt es im Zuge eines Projekts zum Konflikt, stellt sich für die Beteiligten eine wichtige Frage: Wer muss was beweisen? Grundsätzlich trifft die Beweispflicht den Erbringer einer Leistung. Doch gerade im Fall von Baumängeln liegt es im Interesse des Auftraggebers, Beweismittel zu erbringen, die eine weitere Auseinandersetzung über das Geleistete begründen. Konkret muss der Auftraggeber belegen, dass tatsächlich ein Fehler oder ein Versäumnis vorliegt und dass ihm dadurch ein Schaden entstanden ist. Des Weiteren muss er nachweisen, dass der Mangel durch den oder die Erbringer der Leistung verursacht wurde.

Gerade im Zuge von Gerichtsverfahren profitieren die Parteien enorm davon, wenn sie eine technische Dokumentation erstellen. Denn die digitale Dokumentation im Bauwesen eröffnet den Beteiligten im Zuge von Gerichtsverfahren neue Wege und Möglichkeiten. Das ist wichtig, da Gerichtsprozesse in der Regel ein großes ökonomisches Risiko für die betroffenen Parteien darstellen. Denn aufgrund einer mangelhaften Dokumentation nimmt die Aufarbeitung eines Falls viel Zeit in Anspruch. So ist die gerichtliche Beweissicherung vor allem bei großen Bauprojekten mit einer Unmenge an Daten konfrontiert, um den IST-Zustand unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Gewerke festzustellen. Die schiere Menge an für ein derartiges Verfahren zu verarbeitenden Informationen kann mit den herkömmlichen Methoden nur schwer bewältigt werden: Unterlagen müssen vom öffentlich bestellten und vereidigten Sachverständigen gesammelt, gesichtet und ausgewertet werden. Wiederholte Begehungen vor Ort sind durchzuführen. Der damit verbundene zeitliche sowie finanzielle Aufwand ist mitunter enorm und verdeutlicht die Wichtigkeit einer zentralisierten Beweissicherungsdokumentation durch Lösungen wie PlanRadar.

Die App vereinfacht ein selbstständiges Beweisverfahren – Baumängel lassen sich durch die lückenlose Dokumentation bei gerichtlichen Verfahren einfach nachweisen. Alle Daten inklusive Fotos, Memos, Text und Zeichnungen können jederzeit als PDF exportiert werden. Daraus wird ersichtlich, welche Maßnahmen an welchem Ort vollzogen wurden. Darüber hinaus ist auch der zeitliche Verlauf der Kommunikation aller am Bauprozess beteiligten Projektpartner festgehalten. Das sorgt für maximale Transparenz und Objektivität. Beweisverluste sind zudem ausgeschlossen. Darüber hinaus können die Daten rasch an den zuständigen Gutachter übermittelt werden, wodurch ihm der Einstieg in die Problematik maßgeblich erleichtert wird. Nicht zuletzt ersparen sich die beteiligten Parteien dadurch auch so Einiges an Stress und Unproduktivität.

Tipp: Hier finden Sie eine Step-by-step Anleitung für ein selbstständiges Beweisverfahren.

Digitaler Umbruch im Bauwesen ruft nach passenden Lösungen

Nicht nur in der Industrie oder im Finanzbereich, sondern auch im Bauwesen nimmt die Automatisierung und Digitalisierung – etwa in Form von BIM – immer weiter zu. Die Prozesse am Bau verändern sich und werden immer komplexer, wozu nicht zuletzt auch verschiedene technische Normen und Richtlinien beitragen. Die Konsequenz: Von der Planung bis zur Ausführung sind Projektbeteiligte mit neuen Methoden und Auflagen konfrontiert. All das ruft auch nach effizienteren Lösungen in der technischen Dokumentation. Mit effizienten Lösungen wie PlanRadar sparen Nutzer bei der Bestandsaufnahme am Bau Zeit sowie Kosten. Darüber hinaus gewinnen sie an Sicherheit, wenn es um die Erbringung von Beweisen für gerichtliche Verfahren geht.