Skupina Verus: visokokakovostni pregledi požarne varnosti s PlanRadarjem

Izjemni projekti z rešitvami po meri

Družba Verus Group, ustanovljena leta 2018, je specializirana za visokokakovostne preglede požarne varnosti. V želji po opustitvi ročne, papirnate projektne dokumentacije so preizkusili različna digitalna orodja, da bi poiskali učinkovito in pregledno rešitev. Odločili so se za programsko opremo PlanRadar, ki je omogočala celovito poročanje in upravljanje podatkov, pripravljenih za naročnika. PlanRadar prinaša koristi, vključno z večjo odgovornostjo in boljšim upravljanjem virov, in se zdaj uporablja pri več kot 90 projektih skupine Verus, kar potrjuje njegovo ključno vlogo pri optimizaciji vodenja projektov in komunikacije s strankami.

Težava: stroškovno učinkovito zmanjšanje administrativnega pritiska

Kot mlado podjetje so se zavedali, da bo odgovornost ključnega pomena, zato so vodili evidenco vseh instalacij. Vendar Skupina Verus sprva ni uporabila digitalne rešitve, ki bi bila posebej zasnovana za protipožarno panogo. Njihova prednostna naloga je bila zagotavljanje visokokakovostnih storitev strankam, hkrati pa ohranitev nastajajočega podjetja. Velika naložba v programsko opremo ni bila prednostna naloga. 

Ekipa je najprej s pisalom, papirjem in fotoaparatom dokumentirala inštalacije, izvedena dela in razmere na gradbišču. Dominique Thistleton, drugi direktor podjetja, je nato vse podatke zbral v poročila za stranke. Ta metoda je bila zamudna, poleg tega pa podatki niso bili enostavno dostopni. 

Ker se je delovna obremenitev povečala so direktorji vedeli, da bi nadaljnja digitalizacija pripomogla k učinkovitosti ekipe. Naslednji korak je bila naložba v tablične računalnike, ki jih je bilo mogoče vzeti s seboj na gradbišča za beleženje podatkov. Na tej stopnji je Skupina Verus želela investirati v specializirano programsko opremo za požarno varnost. Vendar so se po raziskavi trga zaradi slabih ocen in visokih stroškov odločili, da ne bodo investirali. 

Namesto tega so uporabili Evernote, nespecializirano rešitev v oblaku, ki je ekipam na gradbišču omogočala dodajanje opomb in fotografij v skupno podatkovno okolje. V praksi je bila ta metoda podobna pisalu in papirju, vendar je zmanjšala administracijo. Z uporabo predlog in bolje oblikovanim pristopom k začetnemu beleženju podatkov je bilo nekoliko lažje ročno prenašati informacije in pripravljati poročila. 

Rešitev: dokazovanje učinkovitosti in enostavnost uporabe za ekipe požarne varnosti

Direktorja Thistleton in Grimes sta vedela, da mora obstajati boljša možnost. Ko smo se obrnili na spletno skupnost strokovnjakov za požarno varnost, nam je prijatelj iz panoge priporočil PlanRadar. Preizkusil je več različnih rešitev in ugotovil, da je PlanRadar najprimernejši za njegovo delo. 

Thistleton in Grimes sta navdušena stopila v stik z ekipo podjetja PlanRadar za predstavitveno in poskusno fazo. Po kratkem obdobju uvajanja, v katerem sta direktorja sodelovala s svetovalci podjetja PlanRadar pri oblikovanju začetnega nabora obrazcev, je bila programska oprema predstavljena ekipi. Ekipa družbe Verus je en teden uporabljala aplikacijo PlanRadar skupaj z obstoječim načinom beleženja podatkov in se prepričala, da lahko aplikacija opravi vse, kar so potrebovali. Hitro je bilo jasno, da se aplikacija dobro obnese in po prvem tednu preizkušanja so  začeli uporabljati aplikacijo PlanRadar za spremljanje svojega dela. 

Rezultati: prihranek časa, večja preglednost in še večja avtonomija Verusovih ekip

Po uspešnem preizkusu je ekipa ustvarila več prilagojenih obrazcev in poročil, ki ustrezajo njihovim potrebam, tako da zdaj vsak projekt, ki ga izvajajo, upravljajo s PlanRadarjem. Danes Skupina Verus uporablja platformo za dokumentiranje vseh izvedenih del, beleženje podrobnosti, vključno s fotografijami pred in po izvedbi ter potrošne materiale, natančno označevanje posebnih delovnih področij na načrtih in ustvarjanje preglednih poročil za stranke, ki so predstavljeni v skladu s standardi, ki jih zahtevajo akreditacije tretjih oseb. 

PlanRadar uporabljajo tudi pri pregledovanju novih projektov z namenom oblikovanja priporočil za sanacijo in pri pregledih požarnih vrat. V družbi Verus uporabljajo PlanRadar za obrazce za varnost pri delu ter kontrolne sezname naprav. 

Ekipa podjetja Verus ugotavlja, da ima program PlanRadar različne prednosti za pisarniško in terensko delo. Dominique Thistleton pravi glede prednosti pri delu v pisarni: »PlanRadar mi omogoča, da pozorno spremljam vse, kar se dogaja na terenu. Na splošno smo povečali našo učinkovitost v pisarni in aplikacija nam omogoča, da se strankam odzovemo zelo hitro in prilagodljivo. Če potrebujejo poročilo o določenem območju stavbe ali kratkoročno poročilo o napredku, ga lahko pripravimo v nekaj minutah. Z oblikovanim načinom zapisovanja informacij in možnostjo dodajanja informacij ali opomb za notranjo uporabo preprečuje dvoumnost. PlanRadar se mi zdi koristen tudi za spremljanje stroškovne učinkovitosti, saj lahko vidimo, ali smo precenili ali podcenili čas in vire, ki so potrebni za določen projekt. To nam pomaga pri sprejemanju odločitev, ki temeljijo na podatkih o projektih, ki se jih lotimo, virih za projekte in znesku, ki ga zaračunamo.« 

Jordan Grimes je spregovoril o koristih aplikacije na terenu: »PlanRadar je preprost in učinkovit. Uporaba je zelo preprosta in ne glede na to ali ima terenska ekipa dostop do interneta ali ne, lahko nadaljuje z delom brez skrbi, podatki so varni tudi offline. Neprecenljiva je tudi možnost naknadnega nalaganja fotografij, ki je koristna, tudi če kakšen član ekipe nima dostopa do PlanRadarja. Dokaze lahko preprosto delijo z drugim članom ekipe, ki podatke naloži v sistem. Sistem PlanRadar je nasploh povečal odgovornost in preglednost našega dela.« 

Skupina Verus je do danes uporabila PlanRadar pri več kot 90 projektih. Medtem ko nekateri trajajo le en dan drugi pa več mesecev, v podjetju Verus trdijo, da je vse projekte učinkoviteje dokumentirati in upravljati s programom PlanRadar.