Prihranek časa z učinkovito komunikacijo in obravnavo pritožb

Kako Skupina REWE Avstrija optimizira upravljanje napak in odobritve med gradnjo in prenovo maloprodajnih enot ter preglede zalog v poslovalnicah?

Skupina REWE Avstrija, velik trgovski konglomerat, se je soočil z izzivom odprave podvojenega dela ter poenostavitve postopkov upravljanja napak in odobritve. Sprva so eksperimentirali z različnimi metodami, vključno z uporabo programske opreme Microsoft Office, vendar so ugotovili, da so neučinkovite. Kot rešitev so začeli uporabljati program PlanRadar.

PlanRadar je hitro osvojil uporabnike, saj jim je omogočil učinkovito dodeljevanje nalog, centraliziran dostop do informacij in poenostavitev upravljanja reklamacij. Posledično so prihranili čas, zmanjšali zahteve po opremi in znižali stroške.

Na splošno je PlanRadar bistveno izboljšal učinkovitost procesov, zmanjšal porabo papirja ter zagotovil jasne, standardizirane in stroškovno učinkovite rešitve za upravljanje napak in odobritve v skupini REWE Avstrija.

Izziv: odprava dvojnega dela

Roger Lenherr je kot višji vodja projekta odgovoren za uvedbo sistema PlanRadar v tehničnem oddelku. Tehnični vodje projektov so odgovorni za usklajevanje in spremljanje stroškov, rokov in kakovosti celotnega projekta. 

Družba BILLA je za PlanRadar izvedela, ko je njena ekipa iskala spletno aplikacijo za standardizacijo procesov upravljanja napak in odobritev. V prejšnjih projektih je ekipa preizkušala druge metode, npr. uporabo programske opreme Microsoft Office za inventure v trgovinah. Preizkusili so tudi pošiljanje sms sporočil o napakah, elektronsko pošto ali razna gradbena poročila. To ni prineslo želene učinkovitosti – veliko dela se je podvajalo. Nekatere težave so označili tako lokalna ekipa za gradbeni nadzor kot tudi specializirani tehniki. 

Ekipa se je nato odločila preizkusiti še program PlanRadar. 

Rešitev: večja učinkovitost z orodjem PlanRadar, ki je enostavno za uporabo

V Skupini REWE Avstrija se je uvedba sistema PlanRadar začela leta 2014 v njihovih trgovinah BIPA. Ekipa je v prvem projektu preizkusila različne funkcije programske opreme in prepričala uporabnike. Ekipa je ugotovila, da je prilagodljiv sistem delovnih zahtevkov optimiziral delovne procese. Delovne naloge so lahko neposredno dodelili odgovorni osebi, vsi ostali delavci pa so si lahko kadar koli ogledali stanje. Roger Lenherr je pojasnil, zakaj je zadovoljen s programsko opremo: »Z dostopom do osrednje platforme imajo vsi tehniki dostop do enake ravni informacij. To preprečuje napake in nesporazume.« 

PlanRadar prihrani veliko časa tehnikom in arhitektom, saj jim omogoča dodajanje priponk na digitalne načrte, nalaganje fotografij in pošiljanje popolne dokumentacije z lokacije prek tabličnega računalnika ali pametnega telefona. Upravljanje zahtevkov se lahko začne takoj po ugotovitvi težave. Z aplikacijo PlanRadar ekipa potrebuje manj opreme za upravljanje napak na gradbišču in pregled odpravljenih napak. Delavcem ni več treba s seboj nositi velikih izpisov načrtov, fotoaparatov ali beležnic. Vse to nadomestijo funkcije PlanRadarja za mobilne naprave. 

»PlanRadar se redno uporablja pri prenovah in gradnji novih stavb v maloprodajnih trgovinah BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY in ADEG. Programsko opremo uporablja približno pet uporabnikov na trgovino,« je povedal Stefan Pany. 

Pri tako velikem številu uporabnikov je faza usposabljanja zelo pomembna. Vsi vključeni delavci morajo dobro poznati programsko opremo, da lahko uporabljajo njene številne funkcije za doseganje najboljših možnih rezultatov. V Skupini REWE Avstrija so ta izziv premagali z dokumentacijo za prijavo in usposabljanje, ki jo je pripravilo podjetje. Ta vsebuje vse odgovornosti in osnovne pogoje uporabe, ki jih morajo uporabniki poznati. 

Prihranek časa, učinkovita obdelava in nove aplikacije

Z uporabo sistema PlanRadar pri gradnji in pregledovanju trgovin se je pri Skupini REWE Avstrija znatno povečala učinkovitost procesov. Roger Lenherr je govoril o svojih pozitivnih izkušnjah s programsko opremo in o prihranku časa: »S programom PlanRadar so naši postopki standardizirani, jasni in učinkoviti. Nobeno delo se ne podvaja.« Ker se z uporabo programske opreme za upravljanje nalog in napak zmanjša poraba papirja, podjetje zmanjša tudi svoje stroške. 

Roger Lenherr že načrtuje širšo uporabo sistema PlanRadar v Skupini REWE Avstrija: »PlanRadar se je v naših projektih izkazal kot intuitivno in uporabniku prijazno orodje. Trenutno se uporablja zlasti za upravljanje napak in pregled odpravljenih napak pri gradnji. Vendar se bo v prihodnosti uporabljal tudi za gradbeno dokumentacijo.«