Ušetrite čas so softvérom na riadenie projektov
Ako facility manažér spoločnosti NORD/FM ušetrí až 70 % času stráveného nadväzujúcou prácou a sledovaním
Spoločnosť Norddeutsche Facility Management GmbH (NORD/FM) ponúka služby v oblasti správy budov, stavebného manažmentu, sprostredkovania nehnuteľností a poradenstva v oblasti facility manažmentu. Spoločnosť sídli v Hannoveri a má 145 zamestnancov. Tímy spoločnosti vždy uplatňujú integrovaný a udržateľný prístup k plánovaniu, realizácii a prevádzke každého realitného projektu, ako aj k súvisiacim riadiacim a poradenským službám.
Spoločnosť NORD/FM efektívne riadi ponúkané služby v oblasti nehnuteľností a umožňuje zabezpečiť kvalitu podľa plánu pomocou softvéru na riadenie projektov spoločnosti PlanRadar.
Problém: zaznamenávanie aktuálneho stavu budov a súvisiace nadväzujúce práce sú časovo veľmi náročné
Benjamin de Beisac je zodpovedný za správu nehnuteľností v spoločnosti NORD/FM a dohliada na stavebné práce a úlohy súvisiace s facility manažmentom. Keďže všetky budovy sú jedinečné, zdokumentovanie všetkých skutočností a prác, ktoré treba vykonať, si zvyčajne vyžaduje veľké úsilie. V minulosti to hlavne platilo pre následné činnosti a sledovanie.
Po inšpekcii nehnuteľnosti zamestnanci často strávili niekoľko hodín v kancelárii, kde zostavovali fotografie a údaje do zoznamov vád, než poskytli tieto dokumenty zodpovedným osobám. Navyše sa tok informácií medzi zúčastnenými stranami niekedy zastavil z dôvodu zlyhania efektívnej komunikácie. „Potom o vade vedel jeden človek, ale ostatní nie,“ povedal Benjamin de Beisac. Nezamýšľané výsledky zahŕňali oneskorenie postupu projektu, nedorozumenia či dokonca duplicitnú prácu.
Riešenie: Softvér na riadenie projektov PlanRadar zefektívňuje procesy na stavbe a v kancelárii
Spoločnosť NORD/FM používa softvér PlanRadar na riadenie projektov a údržby s cieľom zvýšiť efektivitu týchto procesov. Pri skúmaní stavu budovy v rámci technickej previerky pri nákupe budovy sa aktuálny stav nehnuteľnosti zaznamenáva digitálne. Na tento účel sa do systému dajú rýchlo a jednoducho nahrať pôdorysy. Stlačením tlačidla sa pomocou smartfónu a tabletu alebo počítača dajú zaznamenať konkrétne prvky na príslušných miestach na digitálnych stavebných výkresoch a v modeloch BIM.
Pri ročných inšpekciách budov spoločnosť pomocou softvéru na riadenie projektov zaznamenáva stav budov, požiadavky na údržbu a škody. Zaznamenané body sa kategorizujú podľa potreby prijať nejaké opatrenie a okamžite sa oznamujú zamestnancom a dodávateľom. Funkcia exportu do programu Excel umožňuje kompaktnú analýzu dát a tvorí základ pre prehľadné reporty pre manažment. Okrem sledovania vád sa softvér na riadenie projektov používa aj na vyhotovovanie zápisníc zo stavebných porád a zaznamenávanie zoznamov úloh. „Možnosť ľubovoľne naprogramovať požiadavky znamená, že sa záznamy dajú prispôsobiť individuálnym požiadavkám,“ povedal Benjamin de Beisac.
V procese prenajímania existujúcich nehnuteľností používa spoločnosť NORD/FM PlanRadar na cielené zaznamenávanie požiadaviek nájomcov, ktoré sa spomínajú počas inšpekcií a rokovaní. Zaznamenané údaje sa môžu použiť na zohľadnenie týchto požiadaviek pri potrebe renovácie prenajatého portfólia.
Výsledok: softvér na riadenie projektov znižuje množstvo práce
Softvér na riadenie projektov PlanRadar umožňuje projektovým manažérom sledovať stav prác v budovách v reálnom čase. Vďaka prepojeniu remeselníkov a iných subdodávateľov bez dodatočných nákladov má spoločnosť NORD/FM vždy k dispozícii všetky informácie o podrobnostiach a termínoch realizácie. Mapovanie úloh v reálnom čase zabraňuje duplicitnej práci, pretože všetci účastníci projektu si môžu kedykoľvek vyhľadať aktuálny stav.
Benjamin de Beisac vysvetlil výhody: „Používanie systému PlanRadar na následné práce a sledovanie ušetrilo spoločnosti NORD/FM až 70 % času, pretože všetky údaje a úlohy sa zaznamenávajú a konzistentne dokumentujú na mieste. Práca so softvérom tiež znížila aj počet nedorozumení súvisiacich s riadením úloh, pretože sa činnosti dajú umiestniť priamo na digitálny stavebný výkres a doplniť o ďalšie informácie, ako sú fotografie a hlasové poznámky.“
