Je veľmi dôležité, aby ste počas celého trvania stavebného projektu dôsledne zaznamenávali všetky úkony. Rovnako je dôležité, aby ste tieto aj akékoľvek iné dokumenty súvisiace so stavbou uchovávali. Pýtate sa prečo? V tomto článku vám poskytneme odpoveď aj užitočné tipy, ktoré vám celý proces značne uľahčia.
Zaväzuje k tomu zákon
Veľkou motiváciou pre správne dokumentovanie stavby je fakt, že vás k tomu vo väčšine krajín sveta zaväzuje zákon. Na Slovensku je to konkrétne Zákon o výstavbe (Zákon č. 201/2022 Z. z.). Paragraf 3 sa venuje dokumentácii stavby a vymenúva, čo všetko je potrebné uchovávať. Relevantný je tiež Stavebný zákon (oficiálne Zákon o územnom plánovaní a stavebnom poriadku č. 50/1976 Z. z.), ktorý v paragrafe 103 jasne stanovuje: „Vlastník stavby je povinný dokumentáciu skutočného realizovania stavby uchovávať po celý čas jej užívania; pri zmene vlastníctva stavby ju odovzdá novému nadobúdateľovi a pri odstránení stavby stavebnému úradu“. Ak nebudete postupovať podľa daných zákonov, hrozia vám nemalé pokuty.
Objasňuje to očakávania a prináša väčšiu spokojnosť klienta
Predpokladáme, že vašim cieľom je odovzdať stavbu klientovi, ktorý bude plne spokojný s výsledkom vašej práce. Správna dokumentácia už od úplného začiatku je v tomto prípade kľúčová. Keď totiž zobrazíte a popíšete stavbu do detailov, klient si ju bude môcť lepšie predstaviť a zároveň vám ešte pred samotným stavebným procesom môže povedať, čo by si prial inak. Zároveň uvidí, že sa snažíte splniť jeho požiadavky. Ak však takto dôsledná komunikácia neprebehne už pred začatím procesu, vyriešiť prípadnú nespokojnosť klienta bude oveľa drahšie a zložitejšie.
Je to kľúčové pri prípadnom spore s klientom
Ak sa aj napriek vašej snahe tomu predísť ocitnete v spore s klientom, bez dôkladného zaznamenávania a uchovávania týchto záznamov nemáte šancu uspieť. A ak sa takýto problém vyskytne počas stavebného procesu alebo až po jeho ukončení, je veľká šanca, že spor sa bude riešiť súdnou cestou. Tu platí zásada, že čo nemáte podrobne zdokumentované, akoby sa ani nestalo. Pri dokazovaní totiž nie je rozhodujúce čo sa na stavbe udialo, ale to, o čom máte dôkazy.
Zaväzuje vás k tomu zmluva
Ďalším dôvodom na uchovávanie rôznych foriem dokumentácie môžu byť zmluvné podmienky určené klientom. Niekedy požaduje klient zaznamenávanie procesov na stavbe aj nad rámec zákonných požiadaviek. Pred úplným začiatkom procesu sa preto uistite, že je vám jasné, akým spôsobom a do akej miery klient požaduje evidovanie rôznych materiálov. Predídete tak porušeniu zmluvných podmienok a možným pokutám či obdobným komplikáciám.
Pomôže to pri kontrole práce a pri budúcich projektoch
Nezabudnite, že podrobné vedenie záznamov zo stavby môže byť veľmi prospešné aj pre vás. Budete mať úplný prehľad o tom, čo presne sa na stavbe deje, ako postupujú jednotliví pracovníci, či spĺňajú všetky pravidlá a držia sa správnych postupov. Viete tak priebežne kontrolovať kvalitu ich práce ale aj správne plnenie toho, na čom ste sa dohodli s klientom. Okrem toho vám podrobné záznamy pomôžu pri plánovaní ďalších stavebných projektov. Budete mať napríklad prehľad o tom, ako sa líšilo predpokladané množstvo materiálu či času oproti realite a na základe toho budete môcť presnejšie odhadovať zdroje potrebné na ďalšie podobné projekty.
Užitočné tipy
Keďže už viete, prečo je tak dôležité zhotovovať a uchovávať podrobné záznamy zo stavby, v tejto časti článku vám ponúkame užitočné tipy, aby tento proces bol pre vás čo najjednoduchší.
1. Ujasnite si formu a rozsah záznamov na úplnom začiatku
Ako už spomíname vyššie, kľúčom k úspechu je predom sa s klientom dohodnúť, čo všetko chce zaznamenávať, akou formou, v akom rozsahu a pod. Je to dôležité aj pre vás, aby ste mali jasno v tom, ako postupovať. Zároveň je menšia šanca, že od dokumentovania stavby časom upustíte. Pretože povedzme si úprimne, je to pomerne nezaujímavý proces.
2. Stanovte si jednotnú štruktúru a držte sa jej
Niekedy ľudia zabúdajú na to, že nie je dôležité záznamy len zhotoviť a uchovať. Je dôležité robiť to prehľadným a organizovaným spôsobom tak, aby ste neskôr vedeli nájsť, čo hľadáte. Predstavte si, že sa ocitnete v súdnom spore a v časovej tiesni musíte nájsť konkrétne záznamy v nekonečnom množstve rôznych dokumentov. Preto potrebujete mať jednotný a prehľadný systém, ktorý všetci pracovníci poznajú a dodržiavajú.
3. Buďte disciplinovaný
Nestačí len nastaviť systém. Častokrát sa totiž stane, že na začiatku systém funguje, ale postupne sa od neho upustí a o pár mesiacov už sa uchováva len časť potrebných dokumentov. Snažte sa tomuto scenáru za každých okolností vyvarovať. Robte pre pracovníkov pravidelné preškolenia a skúste si s nimi spor s klientom nanečisto. Až tak zistíte, nakoľko je váš systém skutočne prehľadný a jasný, a či mu všetci vaši zamestnanci správne rozumejú.
4. Používajte softvér
Určite vám už je v tomto bode jasné, že na tak obrovské množstvo podrobných záznamov potrebujete digitálne riešenie v podobe softvéru. Robiť to všetko v papierovej podobe by bolo extrémne neprehľadné, a zároveň si digitálnu formu väčšinou vyžaduje zákon i klienti. Softvér PlanRadar vám umožní digitálne ukladať všetky záznamy stavebného procesu, prehľadne ich organizovať, mať k nim prístup z mobilu či počítača a vždy ich mať bezpečne archivované na cloude. Samozrejmosťou tejto prepracovanej platformy je aj možnosť prístupu pre vašich zamestnancov, subdodávateľov či klientov, porovnávanie rôznych verzií dokumentov či označenie každého záznamu časovou známkou.
V praxi to vyzerá tak, že priamo na stavbe a v reálnom čase môžete vy alebo ostatní pracovníci vytvoriť záznam pomocou smartfónu a niekto iný ho môže v kancelárii o pár sekúnd skontrolovať či upraviť. V prípade potreby tiež do pár sekúnd vyhľadáte presne to, práve čo potrebujete. Aplikácia PlanRadar vám preto umožní uschovávať aj veľké množstvo dát a zachovať prehľadnosť a poriadok. Pokojne to sami zadarmo vyskúšajte. Pridáte sa tak k 120 000 používateľom zo 75 krajín, ktorí sú s aplikáciou PlanRadar spokojní.
