Hantera uppgifter och brister i fastighetsförvaltning med programvara

Spara resurser och kostnader

Tidsfristerna och kostnadstrycket inom fastighetsförvaltningsbranschen har ökat de senaste åren. Branschens åldrande och bristen på kvalificerade arbetstagare är delvis ansvariga för detta – så att arbetet som ska utföras måste fördelas på färre anställda. Det finns även ekonomiska aspekter. Kostnaden för att sköta en byggnad bör minimeras så mycket som möjligt, vilket kräver exakt planering och effektiv användning av tillgängliga resurser. Som praxis visar finns det fortfarande stor potential för förbättring inom detta område.

Vad är fastighetsförvaltning?

Fastighetsförvaltning innebär, precis som det låter, förvaltning av fastigheter. Ett arbete som innebär att se till att tjänster, underhåll och service sker på rätt sätt och att hyresgästerna är nöjda.

Vad gör en fastighetsförvaltare?

En fastighetsförvaltares arbetsuppgifter kan handla om allt från felanmälningar och reparationer till fastighetsinspektion och ständig tillsyn, för att upptäcka eventuella fel eller brister i tid.

Fel i målet och fel i kommunikation

Många fastighetsförvaltare känner nog till denna eller liknande beskrivning från sitt dagliga arbete:
Hyresgästen i en fastighet rapporterar om en brist eller annan oro, varefter en anställd besöker fastigheten för att bedöma problemet. Under inspektionen dokumenteras öppna ämnen och arbeten i fastigheten – i många fall görs det fortfarande analogt, det vill säga med penna och anteckningsblock. Därefter måste uppgifterna registreras och bearbetas elektroniskt på kontoret. Om all information har antecknats i till exempel en Excel-fil, måste den fortfarande skickas till en anställd eller extern entreprenör för vidare bearbetning. I vissa fall måste uppföljningskontroller av fastigheten också utföras för att klargöra frågor.

Det visar att även om du alltid arbetar försiktigt är varje steg i processen ämnad för fel eller missförstånd. Detta gäller särskilt intern och extern kommunikation. Till exempel går information lätt förlorad i olika inkorgar när det sker ett personalbyte. Resultatet blir att hyresgästen kan få vänta i veckor eller månader för att få hjälp med sitt ärende.

Tack vare PlanRadar kan arbetsprocesserna för fastighetsförvaltare bli enklare och mer effektiva.

Effektivisera förvaltningen med PlanRadars programvara

PlanRadar är en effektiv lösning för dokumentation och kommunikation inom bygg- och fastighetssektorn. Programvaran används av företag i alla storlekar runtom i världen för en mängd olika uppgifter. Dessa inkluderar: konstruktionsdokumentation, anläggningshantering, skadehantering, uppgiftshantering, due diligence/fastighetsbesiktning, utvärderingar eller överlämningar.

Programvarans många funktioner resulterar i flera fördelar för fastighetsförvaltare:

• Ökad effektivitet vid fastighetsinspektion: rengöringsarbete, reparationer, återkommande underhåll eller förberedande åtgärder för renoveringsaktiviteter spelas in direkt på plats med mobila enheter som foton, text- och röstmeddelanden.
• Förenklad delegering av uppgifter samt samordning mellan anställda och externa partners: Genom att skapa ärenden informeras entreprenörer i realtid om nya eller uppdaterade uppgifter. Entreprenörer ser endast den information som är relevant för dem, de kan skriva kommentarer, redigera statusen eller lägga till bilder själva.
• Aktiviteter kan planeras bättre och enklare: Alla påbörjade ärenden kan ses i den digitala byggplanen, vilket möjliggör maximal översikt. Men de fastigheter som finns i fastighetsförvaltningen kan vara flera decennier gamla. Om det sker flera ägarbyten är det vanligt att viktiga data förloras. Därför finns inte alltid byggplaner tillgängliga. Av denna anledning kan öppna uppgifter och händelser också sparas och visas i punktform med PlanRadar. Detta gör det enklare för de ansvariga att organisera och spåra arbetsprocesser i fastigheter.
• Papperslös dokumentation: All data och kommunikation mellan de inblandade registreras och sparas i programvaran. Enskilda uppgifter eller loggar behöver inte längre organiseras och lagras i pappersform och den ansträngande sökningen efter e-postmeddelanden, foton, anteckningar etcetera är därför överflödig.
• Sök och hitta information på ett riktat sätt: Med tiden går data förlorade i informationsflöden. Lösningen är filtreringsfunktionen i PlanRadar, då specifika ärenden enkelt kan eftersökas. All information kan ses med ett klick – även om informationen är flera år gammal.
• Detaljerade utvärderingar för varje fastighet:y I vilken fastighet är underhållet försenat? Vilka anställda har fortfarande ledig tid över? I vilka fastigheter tar skadestyrning mest tid? Dessa och andra frågor kan besvaras bättre tack vare statistik och utvärderingsfunktion för underhållshanteringsprogramvaran. En annan fördel i detta sammanhang är den förenklade planeringen av personalplaceringen.
• Skapa loggar med bara några få klick: All information om arbetet i en fastighet, inklusive den kronologiska listan över kommunikationen mellan berörda parter, kan när som helst exporteras som en PDF- eller Excel-fil.
• Använd dina egna layouter: Utseendet såväl som innehållet i ärenden, formulär, checklistor eller protokoll kan bestämmas individuellt efter dina önskemål eller krav. Alternativt finns många mallar tillgängliga för omedelbar användning.