I denna artikel diskuterar vi utmaningarna med att organisera arbetet kring drift och underhåll av kommersiella fastigheter. Vi presenterar även ett exempel på hur snabbmatskedjan Five Guys digitaliserat sitt arbete och skapat ett framgångsrikt system för hantering och uppföljning av deras drift och underhåll.
VILKA ÄR UTMANINGARNA MED DRIFT OCH UNDERHÅLL AV KOMMERSIELLA FASTIGHETER?
Underhållsarbetet inom branschområden såsom restauranger, dagligvaruhandeln och butikskedjor, för ofta med sig komplexa uppgifter när det kommer till att organisera arbetet så att underhåll och drift sker vid rätt tidpunkt. Det är av stor vikt att ha uppsikt över hur och när drift och underhåll utförs för att kostnader inte ska skena i väg.
När ärendebeskrivningar är otydliga resulterar det ofta i merarbete då relevant fakta behöver eftersökas. Ineffektiv uppföljning av drift och underhåll kan bero på att medarbetare använder sig av flera olika kommunikationsverktyg, utan tydligt definierade riktlinjer för den interna kommunikationen. Detta kan leda till att information blir mindre transparent, otydlig och faller mellan stolarna.
I verksamheter vars lönsamhet i hög grad bygger på ett välfungerande uppföljningsarbete utav drift och tekniskt underhåll, är det av yttersta vikt att skapa arbetsprocesser som ger goda möjligheter till att överblicka arbetet. Genom att använda ett verktyg som lagrar all information på ett och samma ställe, och som möjliggör för medarbetare att på ett användarvänligt sätt kommunicera med varandra, kan företag reducera sina omkostnader.
SÅ EFFEKTIVISERADE SNABBMATSRESTAURANGEN DRIFT OCH TEKNISKT UNDERHÅLL AV SINA LOKALER
Den amerikanska snabbmatskedjan Five Guys påbörjade sin etablering i Tyskland 2017 men företaget hade inledningsvis stora problem med att skapa ett välfungerande arbete kring drift och underhåll av sina fastigheter.
Tomas Daufenbach som ansvarar för underhåll och drift av snabbmatskedjans i dagsläget 22 restauranger i Tyskland, med catering från Hamburg till München, beskriver den dåvarande problematiken så här:
”Information gick förlorad om och om igen. Någon kunde skriva ’defekt lampa’ och det krävdes en hel del grävande för att förstå vad exakt som var felet.”
Tomas arbete innefattar allt från att byta glödlampor till att se till att ventilationssystem fungerar som de ska. Enligt Tomas måste driftunderhåll och tekniskt underhåll ske precist och planeras inom en lämplig tidsram för att kostnader inte ska skena i väg.
För att komma till bukt med sin problematik och i stället skapa en lönsam verksamhet på en konkurrenskraftig marknad valde Five Guys att satsa på digitala lösningar för att effektivisera och förbättra det systematiska arbetet med drift och tekniskt underhåll av sina faciliteter.
Framgångsrik metod vid besiktning av kommersiella fastigheter
Five Guys var i stort behov av att skapa en bättre struktur och överblick i deras arbete med drift och underhåll. Det digitala verktyget PlanRadar som används för ärendehantering, kommunikation och felhantering på plats blev en framgångsrik lösning för dem.
Five Guys expanderar nu snabbt i Tyskland, vilket PlanRadar varit en bidragande faktor till. En anledning till framgången är att alla medarbetare numera använder sig av samma system för underhåll, något som effektiviserar kommunikationen och minskar risken för att ärenden ska falla mellan stolarna.
”Den fantastiska flexibiliteten föll avgörandet för oss. Du kan själv bestämma hur du utformar PlanRadar och anpassa verktyget utifrån kraven på verksamheten.”, säger Tomas.
Med hjälp av PlanRadar kunde Tomas och hans medarbetare förbättra transparensen och skapa en bättre struktur i arbetet kring drift, underhåll och besiktningar.
Tomas fortsätter:
”PlanRadar gör att jag sparar mellan 4 och 6 timmars administrativt arbete per vecka. Jag kan även se att de restaurangansvariga sparar mellan 3 och 5 timmar per vecka.”
ETT DIGITALT VERKTYG SOM FÖRBÄTTRAR TILLFÖRLITLIGHETEN I ARBETET MED DRIFT OCH UNDERHÅLL
Med hjälp av PlanRadar kan arbetet med drift och underhåll av kommersiella byggnader planeras i högre grad och det blir enklare för ansvariga att få en helhetsbild av arbetet, så att de effektivt kan avsätta resurser för arbetsuppgifterna med högst prioritet.
All kommunikation om underhåll och drift kan ske via programvaran. Vidare kan all viktig information samlas i PlanRadar, såsom driftsplaner, kontakter, listor till tillverkningsföretag, serienummer och annan frekvent återkommande information. Medarbetare kan själva skapa ärenden och komma åt nödvändig information i telefonen eller via surfplattan, direkt på plats för utförandet av underhållsarbetet.
Med PlanRadar kan frågor om drift och underhåll skötas transparent och professionellt. Alla dokument är samlade på ett och samma ställe, vilket ökar tryggheten och säkerställer att inget faller mellan stolarna. När ett problem uppstår gällande en teknisk anordning kan ansvariga med ett knapptryck få fram en fullständig rapport i ärendet och snabbt skaffa sig en överblick, vilket gör det enklare att se vad som behöver åtgärdas.
Effektiv kommunikation kring drift och underhåll
Med PlanRadars funktioner kan kommunikationen kring drift och underhåll bli mer transparent och effektiv. Genom programvaran kan du:
- Flagga problem och registrera fakta omedelbart under inspektioner, samt tilldela underhållsarbetet till berörda medarbetare.
- Kommunicera kring ärenden genom kommentarer och genom att ladda upp bilder.
- Ha tydlig uppsikt över alla ärenden, spåra slutförandet och ange deadlines.
- Tilldela andra användare rollen ”övervakare”, så att de får tillgång till data från lokalen som inspekteras utan att behöva vara direkt på plats.
- Minska kontorstiden genom att skapa besiktningsprotokoll med ett knapptryck. Med egendesignade mallar kan du se till att exakt den information du vill se samlas in i din specifika besiktningsrapport, exempelvis kan den inkludera foton som tagits av dig eller andra användare. När rapporten är färdigställd kan du snabbt exportera den till berörda, direkt via din mobil eller surfplatta.
Läs mer om PlanRadars funktioner
Helhetslösning för drift och underhåll av kommersiella fastigheter
Med PlanRadar får du ett komplett verktyg för att hantera företagets egenkontroller, besiktingar, renoveringar, utbyggnader av butiker, med mera. Programvaran kan exempelvis vara till stor nytta i olika byggprojekt och i arbetet med att ta fram handlingar för ny- och ombyggnation.
PlanRadar kan även komma väl till hands för Facility Management vid styrning av drift och underhåll av fastighetsportföljen, samt ansvar för centrala drift- och underhållsavtal kopplade till butiker, lager och huvudkontor.
