Effektiv kommunikation och felhantering ger tidsbesparingar

Så här effektiviserar REWE Group i Österrike sitt arbete med felhantering och godkännanden under byggnation och ombyggnation av affärslokaler, samt vid inventeringar.

Den stora detaljhandelskoncernen REWE Group Austria stod inför utmaningen att undanröja dubbelarbete och skapa välfungerande felhanterings- och godkännandeprocesser. De experimenterade med olika metoder, som till exempel Microsoft Office, men tyckte inte att de var effektiva. Lösningen blev PlanRadar. PlanRadar fick snabbt gehör hos användarna, vilket ledde till effektiv uppgiftsfördelning, centraliserad informationsåtkomst och smidig handläggning av skadeärenden. Det resulterade i tidsbesparingar, minskat behov av utrustning och lägre kostnader. PlanRadar har inneburit högre processeffektivitet, minskad pappersanvändning och tydliga, standardiserade och kostnadseffektiva lösningar för felhantering och godkännanden inom REWE Group Austria.

Utmaningen: att undvika dubbelarbete

Huvudprojektledare Roger Lenherr är den som har infört PlanRadar på den tekniska avdelningen. De tekniska projektledarna är ansvariga för att samordna och kontrollera kostnader, tidsfrister och kvalitet under hela projektet.  

BILLA letade efter en webb-baserad app för att standardisera förfaranden för felhantering och godkännanden och hittade då PlanRadar. I tidigare projekt hade teamet testat andra metoder, till exempel Microsoft Office för butiksgenomgångar, eller information om felärenden via telefon, e-post och olika typer av rapporter. Det orsakade en hel del dubbelarbete och blev inte så effektivt som man hade önskat. Vissa problem flaggades till exempel både av lokala projektledare och specialiserade tekniker.  

Då bestämde sig teamet för att testa PlanRadar istället. 

Lösningen: ökad effektivitet med PlanRadars lättanvända ärendeverktyg

Österrikiska REWE Group började använda PlanRadar i sina BIPA-butiker 2014. Teamet testade mjukvarans olika funktioner i ett första projekt. Fler och fler började använda det flexibla ärendehanteringssystemet när man såg att arbetet kunde göras mer effektivt. Uppgifter kunde tilldelas direkt till ansvarig person och teamet kunde hela tiden följa utvecklingen. Roger Lenherr om varför han är nöjd med mjukvaran: “Via den centrala plattformen får alla samma information. På så sätt undviker vi fel och missförstånd.”

I PlanRadar kan man placera kartnålar på digitala ritningar, ladda upp bilder och skicka in information från byggarbetsplatsen med hjälp av en surfplatta eller smartphone, vilket skapar stora tidsbesparingar för tekniker och arkitekter. Så fort man identifierat ett problem kan man börja åtgärda det. Med PlanRadar krävs också mindre utrustning för inspektioner och felhanteringsarbete på plats. PlanRadars funktioner för mobila enheter ersätter stora printade ritningar, kameror och anteckningsblock.

“PlanRadar används vid ny- och ombyggnationer i livsmedels- och detaljhandelskedjorna BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY and ADEG. Omkring fem personer per butik använder mjukvaran”, enligt Stefan Pany.

Med så många användare är det viktigt med en upplärningsfas. Alla teammedlemmar behöver goda kunskaper om mjukvaran för att kunna använda funktionerna på bästa sätt. På REWE Group har man löst det genom att ta fram egna utbildningsdokument med information om de behörigheter och ramvillkor som användarna behöver känna till.

Tidsbesparingar, effektiva processer och nya användningsområden

Sedan REWE började använda PlanRadar vid byggnation och översyn av sina butiker har företaget sett en betydande processeffektivitetsökning. Roger Lenherr berättar om sin positiva erfarenhet av mjukvaran och hur den leder till tidsbesparingar: “Med PlanRadar blir våra processer enhetliga, tydliga och effektiva, och vi slipper dubbelarbete.” Eftersom uppgifts– och felhanteringsmjukvaran minskar pappershanteringen minskar också kostnaderna.

Roger Lenherr planerar redan att använda PlanRadar på fler områden inom REWE Group: “PlanRadar har visat sig vara ett intuitivt och användarvänligt verktyg i våra processer. Idag använder vi det mest för inspektioner och felhantering. I framtiden kommer vi även att börja använda PlanRadar för byggdokumentation.”