إدارة عيوب البناء هي عملية تشتمل على تحديد وحل المشكلات أثناء بناء مبنى مثل الأضرار الناجمة عن المياه أو وجود تصدعات. وتكون إدارة العملية صعبة خاصة عندما يكون هناك عدد كبير من الأطراف المختلفة المعنية.
يمكن لقوائم العيوب أن تُساعدك في البقاء على مسار المشكلات التي تحتاج إلى معالجة خلال إدارة عيوب البناء. وتُقدم هذه القوائم طريقة سهلة للتواصل بين البنائين، والمقاولين، والمقاولين من الباطن مع بعضهم البعض فيما يتعلق بالإصلاحات والمهمات الأخرى وذلك قبل انتهاء عملهم على مشروعك. كما تساعد في التأكد من عدم إغفال أي شيء من خلال السماح لكل شخص بمراجعة كل شيء قبل فوات الأوان. وبسبب مدى أهمية قائمة العيوب، فإنها أيضًا أداة قد لا تستخدم في بعض الأحيان بأفضل طريقة، مما يُعقد عملية إدارة العيوب لمديري مشروع البناء.
ما هي قائمة عيوب البناء؟
قائمة عيوب البناء هي قائمة مهام لبنود يجب إكمالها قبل إعلان انتهاء مشروع البناء. ويتم وضع قوائم العيوب قُرب انتهاء المشروع، كما أنها توضح جميع الأعمال التي يوجد حاجة للقيام بها (أو إعادة القيام بها مرة أخرى) وذلك لكي يُعتبر المشروع قد اكتمل. وتشتمل هذه القوائم على أي شيء بدءًا من التعديلات البسيطة وحتى الإصلاحات الكبيرة.
يمكن وضع قائمة عيوب مُخصصة لكل مشروع بُناءً على حجمه، ومدى تعقيده، واحتياجاته العامة، لكنها تحتوي بشكل عام على ثلاث فئات: الأولى هي المشكلات الحرجة (وهي المشكلات المتعلقة بالبنود التي لا بُد من إصلاحها قبل انتقالك إلى الخطوة التالية)، والثانية هي المشكلات المُهمة (وهي المتعلقة بالبنود التي تحتاج إلى الاهتمام، ولكنها لا تؤثر بالضرورة على جدولك الزمني)، والثالثة هي المشكلات الجمالية (وهي تلك المشكلات المتعلقة بالبنود التي تحتاج فقط للاهتمام إذا ما كنت مهتمًا بالجماليات).
ما الذي تشتمل عليه عملية قوائم عيوب البناء؟
يقوم مدير المشروع بإجراء تفتيش مُسبق مع اقتراب انتهاء المشروع. ويقومون بتفتيش جميع العمل الذي أنجزه المقاولين من الباطن ورؤية ما إذا كان هذا العمل يفي بالتوقعات. وقد يحدث هذا التفتيش المُسبق عدة مرات خلال فترة المشروع بُناءً على حجم أو نوع المشروع.
ومدير المشروع الذي يعمل على مشروع مدني هو المسؤول عن ضمان تركيب جميع المكونات بصورة صحيحة وبدون أي أضرار. ويشتمل هذا على بنود مثل الرصيف، وانحدار الطريق، والمواد، والإضاءة، واللافتات، وشرائط الدمدمة (شرائط التنبيه)، وتصريف الطلاء، وأكثر من هذا. وإذا ما وجدوا أن أيًا من الأعمال لم يكن كاملًا أو تم تنفيذه بصورة خاطئة، يجب عليهم توثيق هذا حتى يمكن استخدامه كقائمة عيوب داخلية.
وبعد انتهاء مدير المشروع، يقوم أصحاب المشروع بالتجول بأنفسهم ويدونون ملاحظات عن أي بند غير مكتمل أو أي عمل غير صحيح في قائمة العيوب الخاصة بهم. وبالإضافة إلى ذلك، قد يحضر مهندسون للبحث عن وجود تغييرات عن التصميم الأصلي تحتاج للمعالجة. وبناء على المشروع، فإن المقاول الرئيسي قد يتحمل مسؤولية وضع قائمة عيوب البناء النهائية من خلال دمج قائمة عيوب مالك المشروع مع قائمة العيوب الخاصة بهم.
ما الفرق بين استخدام القوائم الورقية والقوائم الرقمية للعيوب؟
يُعد نظام قائمة عيوب البناء الخاص بك مكونًا مهمًا لعملية إدارة عيوب البناء الخاصة بك. ويمكن لنظام قائمة العيوب الذي يتم إدارته بطريقة سيئة أن يُزيد بشكل كبير من خطر خسارتك للمال والوقت في العمل، بالإضافة إلى تشويه سمعتك بين العملاء.
فإذا كنت تستخدم نظام قائمة العيوب الورقي لتتبع العيوب حاليًا، فقد حان الوقت للتفكير في التحول إلى البديل الرقمي. فالأنظمة الورقية بطيئة، وغير فعالة، كما أن مخاطر الخطأ بها مرتفعة مقارنة مع الخيارات الأحدث. هذا بالإضافة إلى أنه لا يمكن لجميع المشاركين في عملية البناء الوصول إليها.
وعلى الجانب الآخر، تتمتع القائمة الرقمية للعيوب بسهولة الوصول إليها من أي مكان، كما أنها سهلة المشاركة مع أطراف عديدة. وتُقدم القائمة الرقمية للعيوب ميزة سهولة التحديثات الفورية، والتي يُمكن لجميع المستخدمين متابعتها، مما يجعلها طريقة عظيمة في تتبع التقدم الذي يُحرزه مشروعك. وبالتالي، فهي أداة قوية للتواصل مع أصحاب المصلحة خلال مشروعك. من بين المزايا الرئيسية للقائمة الرقمية للعيوب ما يلي:
تقليل الوقت الذي تستغرقه في الأعمال الورقية
يستنزف الوقت الذي تقضيه على العمل الورقي كفاءة مشروعك بصورة كبيرة، وهذا ما لا يجب أن تكون عليه الأمور. ويمكن لاستخدام القائمة الرقمية لعيوب البناء تقليل الوقت الذي تقضيه في كتابة الاستمارات.
تحسين جودة إدارة العيوب
توجد فرص قليلة لحدوث خطأ بشري عند استخدام نظام القائمة الرقمية للعيوب، حيث لا توجد وثائق مادية يتم وضعها في غير مكانها أو يتم فقدها، مما يعني مراقبة الجودة بصورة أفضل على عملك بشكل عام! وسيكون بوسعك معرفة ما الذي يحتاج إلى الإصلاح تحديدًا لأن كل شيء سيتم تسجيله في مكان واحد مع إرفاق تعليمات وصور واضحة.
تحسين جودة مشروعك
كلما قل الوقت الذي تقضيه في العمل الورقي، زاد لديك الوقت لعمل أشياء أهم مثل العمل مع عملائك ومورديك لضمان أن كل شيء يسير بسلاسة، وأن جميع الاطراف سُعداء بالتقدم الذي تُحرزه. كما تستطيع من خلال استخدام نظام القائمة الرقمية للعيوب تتبع ما تحتاج إلى القيام به بعد ذلك (ومن يحتاج للقيام به)، لذا، لا يوجد أي غموض حول وضع الأمور في أي لحظة محددة. كما ستعرف أيضًا ما الذي تم إنجازه عند الانتهاء منه ومن الذي قام به. وسيُساعدك ذلك في تحديد أي مشكلات تتعلق بإنتاجية فريقك بسرعة وكفاءة، ومن ثم معالجتها قبل أن تصبح مشكلة كبيرة جدًا.
تقليل فرص حدوث أخطاء بشرية
سيُساعدك نظام القائمة الرقمية للعيوب على تجنب الأخطاء لأنه سهل الاستخدام ويحتفظ بجميع معلوماتك في مكان واحد، مما يعني أنه لا توجد أي فرصة لعدم التواصل بين أعضاء فريقك والموردين. كما يُمَكِنُك استخدام نظام القائمة الرقمية للعيوب من تتبع التقدم الذي يُحرزه مشروعك وضمان أنه يسير وفقًا للجدول. ومع توفر هذه المعلومات في متناول اليد، ستكون لديك فكرة أفضل عن الذي يحدث مع أي مهمة محددة، كما ستكون قادرًا على معالجة المشكلات قبل أن تُصبح كبيرة جدًا بحيث لا يستطيع أي شخص آخر حلها.
- أفضل ممارسات قائمة العيوب التي تُبسط إدارة العيوب،
- تعريف نطاق العمل بصورة واضحة وكاملة،
- وضع التوقعات مع المقاول أو المقاول من الباطن الخاص بك عن كيفية حل بنود قائمة العيوب،
- عرض خدمات حل النزاعات للمساعدة في حل النزاعات بينك وبين المقاول أو المقاول من الباطن،
- وضع خطة عمليات حل النزاعات تشتمل على:
- من الذي يمكن أن يُشارك في اتخاذ القرارات؟
- كيف سيتم اتخاذ القرارات؟
- ما هي المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار ومن يجب أن يُوافق عليها؟
- متى تكون القرارات مطلوبة، ومن الذي يُصدرها؟
- كم يستغرق كل طرف من الوقت للرد عند طلب شيء ما (على سبيل المثال الأُطر الزمنية)؟
تطوير سياسات واضحة حول المشكلات التي لا يُمكن التنبؤ بها مثل أوامر التغيير أو اختيارات المواد، وعلى سبيل المثال، مَن الطرف الذي سيدفع التكاليف الإضافية بسبب التغييرات بعد بدء البناء، ولكن قبل انتهاء عمليات التفتيش النهائية. وسواء ما إذا كانت هناك أيضًا زيادات في التكلفة بسبب تأخيرات غير متوقعة نتيجة قرارات اختيار الموارد. وماذا سيحدث في حالة إذا لم يتم الإيفاء بالمواصفات بسبب مشاكل تقنية في المواد التي اختارها أحد الأطراف وما إلى ذلك.
وضع نماذج بسيطة تحتوي بسهولة على جميع المعلومات التي يحتاجها المقاولون أو المقاولون من الباطن في صفحة واحدة (بما في ذلك معلومات الاتصال) لكيلا يحتاجوا إلى تعبئة نماذج متعددة كل مرة تظهر فيها مشكلة خلال المراحل المختفة من تقدم البناء.
استخدام نماذج موحدة لجمع المعلومات المهمة من قِبل المقاولين أو المقاولين من الباطن لكيلا يستغرقوا الكثير من الوقت أو الجهد في تعبئة النموذج.
الخاتمة:
إعداد قائمة عيوب البناء الفعّالة لا بد أن تشمل عدة عناصر أساسية لضمان نجاحها. أولاً وقبل كل شيء، يجب وضع قائمة شاملة تحتوي على جميع العيوب المتعلقة بالمشروع، وتصنيفها وفقًا لمستوى الأولوية والخطورة. ثم، يتعين ترتيب هذه العيوب بشكل منهجي باستخدام نظام تصنيف موحد يسهل فهمه من قبل جميع أعضاء الفريق.
بالإضافة إلى ذلك، يجب تعيين مسؤول مختص لكل عيب في القائمة، وضمان أن هذا الشخص يمتلك المهارات والخبرة اللازمة لمعالجة هذا النوع من المشكلات بفعالية. ولا يقتصر الأمر على ذلك، بل يتعين أيضًا التأكد من أن جميع المشاركين في المشروع يفهمون جيدًا كيفية استخدام أدواتهم بشكل صحيح لتجنب الأخطاء.
باختصار، تحسين عملية قائمة عيوب البناء تلك يمكن أن يسهم بشكل كبير في تحسين أداء المشروع بأكمله، وهذا يعني أن استخدام برنامج متخصص لإدارة قائمة عيوب البناء يمكن أن يزيد من كفاءة عمل الشركة ويسهم في تحقيق نجاح أكبر وربحية محسّنة.
هل تبحث عن برنامج إدارة عيوب الإنشاءات؟ اتصل بنا الآن وابدأ في استخدام منصة PlanRadar مجانًا لمدة 30 يومًا.
