Современный строительный аудит и цифровые решения

Как заказчику строительства удостовериться, что подрядчик работает честно, не завышая цены и не раздувая объемы работ? Проконтролировать проект, уложиться в бюджет и не погрязнуть в бесконечных дополнительных работах? В этом поможет строительный аудит, а цифровые решения ускорят и упростят этот процесс. 

Технологии строительного аудита

Сейчас много современных средств, которые позволяют автоматизировать процессы и уйти от низкоэффективных традиционных форм проверок.

• • Программное обеспечение для управления строительством: это комплексный инструмент, который позволяет менеджерам отслеживать буквально каждую деталь. Такое ПО часто позволяет создавать автоматический журнала аудита, что упрощает мониторинг, выявление проблем или несоответствий.
  • Облачные платформы: позволяют получать все данные в режиме онлайн. Все данные по аудиту, коммуникации с командой, обновления по проекту моментально доступны. 
  • Мобильные приложения: существует множество приложений, разработанных специально для управления строительными проектами. С ними удобно проводить строительный учет даже на стройплощадке прямо со смартфона. Эти приложения позволяют вводить и обновлять данные в режиме реального времени.
  • Технология блокчейна: несмотря на то, что технология блокчейна все еще относительно нова в строительной отрасли, она обладает потенциалом для создания безопасных и неизменяемых контрольных журналов. Используя децентрализованный и зашифрованный реестр, блокчейн может обеспечить проверяемую и постоянную запись транзакций. Это делает его отличным инструментом для ведения контрольного журнала в строительстве.
  • Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО): используются для автоматизации и оптимизации различных аспектов управления строительством, анализа данных во время строительного аудита. Эти технологии позволяют быстро и точно анализировать большие объемы данных, выявлять закономерности и аномалии и делать прогнозные предложения.

Строительный аудит: основные задачи

Источник фото: https://technadzor77.ru/

Строительный аудит отвечает на главный вопрос: какова реальная стоимость строительного проекта. Он не даёт недобросовестным подрядчикам завысить цены или выполнить работы только на “бумаге”. Используя современные инструменты и технологии, строительные компании могут гораздо эффективнее справиться с задачей строительного аудита, как внешнего, так и внутреннего. Среди основных целей аудита:

• • • Проверка подрядчиков и стоимости работ: помогает минимизировать расходы, контролировать выбор материалов и выявить завышение цен.
    • Подтверждение объемов работ: обосновывает необходимость дополнительных работ и финансирования.
    • Сбор доказательств для суда: предоставляет базу для судебных разбирательств в случае мошенничества или нецелевого использования средств.
    • Привлечение инвестиций и кредитов: подтверждает достоверность данных о качестве и сроках строительства для инвесторов и банков.
    • Решение споров: помогает разрешить разногласия между участниками строительства по поводу объема и качества работ.
    • Проверка строительной компании: подтверждает соответствие компании стандартам.

Аудит — это довольно емкий и долгий процесс, который вовлекает множество участников: инженеров, финансистов, бухгалтеров, специалистов по коммуникациям и других. Но позволяет заказчику получить четкую картину строительства, обеспечить качество, контролировать стоимость и соблюдение сроков.

Преимущества цифрового ведения строительного аудита

Традиционные методы ведения строительного аудита всегда сопряжены с обработкой значительных объемов документации, бесконечными заполнениями отчетности, дубляжем информации, временными затратами и ограниченной коммуникацией. 

Цифровые инструменты, такие как PlanRadar, произвели революцию в строительном аудите. Они облегчили поиск данных благодаря цифровому документообороту, сэкономили время на заполнении документов и отчетов, дали возможность получать обновления в реальном времени и общаться онлайн со специалистами на единой платформе.

Читайте также: Строительные отчеты с PlanRadar: автоматизируйте это!

Это значительно ускорило процесс строительного аудита управление инспекциями, безопасность и оценку рисков. Среди преимуществ цифровых решений по сравнению с традиционными методами стройаудита: 

• Централизованное хранение и доступ к информации. Вся документация, чертежи, планы и отчеты хранятся на одной платформе, доступной всем участникам проекта в режиме реального времени. Это большой плюс по сравнению с традиционным подходом к аудиту, когда документация часто разрознена и хранится в разных местах, что затрудняет поиск и совместную работу. Единая база данных исключает потерю или искажение информации, упрощает поиск нужных документов и экономит время. Все действия, изменения, обновления и транзакции записываются и хранятся на единой платформе. А это упрощает отслеживание прогресса, выявление проблем и принятие обоснованных решений.
• Обновления в режиме реального времени: все данные по проекту моментально отражаются в PlanRadar. Любые изменения или обновления, внесенные в систему управления проектами, мгновенно отражаются в журнале аудита. 
• Удобная фиксация и отслеживание дефектов. Цифровое приложение дает возможность быстро создавать задачи по выявленным дефектам, прикреплять фотографии и комментарии для четкой фиксации проблем. А в традиционных методах фиксация дефектов происходит на бумаге или в отдельных электронных таблицах, что может привести к ошибкам и задержкам. Задачи автоматически назначаются ответственным лицам, что ускоряет процесс их устранения. А отслеживание статуса задач позволяет контролировать ход работ и обеспечивать своевременное устранение дефектов.

• Эффективная коммуникация и совместная работа. Все участники проекта могут обмениваться информацией, комментариями и фотографиями в режиме реального времени, в отличие от традиционных методов, где коммуникация часто происходит через электронную почту, телефонные звонки или личные встречи, что тормозит все процессы.
•  Мобильность и удобство использования. Доступ к платформе с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон) позволяет работать на объекте и в офисе, в отличие от традиционного подхода, где документация часто привязана к бумажным носителям или стационарным компьютерам.
•  Анализ данных и отчетность. PlanRadar предоставляет инструменты для анализа данных, позволяющие выявлять тенденции и проблемные места. Автоматическое формирование отчетов экономит время и упрощает подготовку документации для аудита. 
• Экономия времени и ресурсов. Автоматизация рутинных процессов и сокращение бумажной работы позволяют сэкономить время и ресурсы. Вы не дублируете одну и ту же информацию дважды, избегаете вероятность совершить ошибку и экономите время. Вместо того, чтобы вводить данные в несколько систем, члены команды могут ввести их один раз в интегрированную систему, где они автоматически переносятся в журнал аудита. 
• Бесшовная интеграция. Все процессы происходят в рамках одной платформы. Если вам нужно достать финансовые данные из бухгалтерских программ, вы можете легко интегрировать их с PlanRadar благодаря открытому коду. И продолжить работу без дополнительного дублирования информации. Интеграция не только оптимизирует сбор данных и управление ими, но также повышает общую эффективность и результативность ваших усилий по управлению проектами.
• Целостность и безопасность данных. Доступ к цифровой информации ограничен кругом лиц, которые получили разрешение на использование данных. Внедрите такие меры, как аутентификация пользователей, шифрование и регулярное резервное копирование, чтобы защитить ваши данные от потенциальных угроз. Это намного надежнее, чем хранить данные на бумажных носителях. 

Как цифра помогает на всех этапах строительного аудита

Строительный аудит можно условно разделить на несколько основных этапов:

• Сбор общих сведений. Это огромный пласт работы, включающий анализ всей документации по объекту, проверку соответствия документации законодательству, заключенных с поставщиками договоров, мониторинг документации по строительным работам. Во время проведения строительного аудита экспертам приходится поднимать всю документацию (журналы работ, дефектные акты, акты о проведении скрытых работ, справки о стоимости затрат и работ, акты приеме-передаче работ, договора с субподрядчиками). Это отнимает уйму времени, если все данные хранятся в разных источниках или представлены на бумаге. Но с PlanRadar, где вся документация по проекту собрана в отдельном разделе документы, где ее можно структурировать: отчеты, сметы, акты доступны моментально на любом устройстве. Это значительно сокращает потери времени по сравнению с проверкой данных в бумажных документах. Найти данные удобно по ключевым словам или отфильтровать их по параметрам.

• Благодаря облачному решению, все вносимые замечания сразу отображаются в системе в режиме онлайн. Это позволяет участникам команды оперативно реагировать на изменения в задачах и принимать меры в режиме реального времени. Заказчик строительного аудита постоянно получает обновления, которые отображаются в системе.

• Ведение электронного строительного журнала. Журнал, в котором отображены все работы, выполняемые на объекте день за днем, позволяет быстро отследить ход строительства. К тому же, это прозрачный инструмент, исключающий внесение каких-либо данных задним числом или незаметных исправлений. Это полезный инструмент для внутреннего аудита, который проводится в течение всего строительного процесса.

• Заранее укажите, какие данные будут отслеживаться, кто будет иметь доступ к этим данным и как эти данные будут использоваться. Установите правила записи: какие действия необходимо включать в контрольный журнал, кто несет ответственность за ввод данных, проверяйте свой контрольный журнал на полноту и точность. Это может помочь выявить любые ошибки или несоответствия на раннем этапе и своевременно внести исправления. 

• Работа на площадке. Особенно удобно становится работать “в поле”. Все данные можно сразу заносить в смартфон, а не делать черновые заметки, которые затем придется переносить в “чистовик”. Легко оформить контрольные замеры на строительной площадке, проверить качество выполненных работ и материалов, выявить дефекты, проконтролировать качество материалов, определить состояние несущих конструкций, проверить соответствие сметной документации реалиям. Нужную документацию можно открыть с мобильного телефона во время проверки на строительной площадке и сверить зафиксированные и реальные данные. Например, в пару кликов найти дефектный акт и ознакомиться с проблемным участком.

Читайте также: Как составить дефектный акт c PlanRadar (видео)

• Все возникающие по ходу работы заметки можно внести на платформе при помощи настраиваемых шаблонов. Если на стройплощадке нет сети, нужные документы можно скачать заранее на смартфон или планшет, а с приложением работать оффлайн. Как только появится подключение к сети, все внесенные данные синхронизируются в системе.
• Выявление нарушений. При сравнении фактически выполненных работ и данных, указанных в журналах работ и финансовых ведомостях, удобно обращаться к проектной документации. Все данные о материалах и их количестве, площадях, объемах работ могут быть почерпнуты из BIM-модели. В любой момент можно обратиться к виртуальной модели здания вместо выезда на строительную площадку. Работа с цифровыми 2D-чертежам или 3D-моделями значительно облегчает процесс контроля. А чертежи можно сравнить в приложении за пару минут. Если понадобится, пересмотреть более ранние версии чертежей, чтобы найти несоответствие: разница подсвечивается цветами.
• Составление дефектных ведомостей, протоколов. В PlanRadar легко зафиксировать выявленные недостатки при помощи фото или видеосъемки: достаточно сделать на смартфон фото и загрузить в приложение.

• Если не хватает времени на заполнение документации по ходу работы, можно отправить голосовые заметки. Создавайте индивидуальные контрольные списки осмотра и аудита зданий с помощью цифровых шаблонов PlanRadar. Это значительно сэкономит время, а внесенные данные сразу же будут сохранены защищенной облачной среде. После заполнения данных в шаблон остается только нажать одну кнопку, чтобы скачать готовую дефектную ведомость.

• Составление отчетности. Подготовка протоколов, актов о выполненных объемах работ и понесенных затратах осуществляется в пару кликов, на базе уже внесенных данных. Можно выбрать нужную форму отчета из списка или же настроить его под себя, создав свой пользовательский шаблон. Это ускоряет составление технического заключения и рекомендаций, оформление отчётов, а это один из самых затратных по времени этапов аудита.

• С PlanRadar заказчик моментально получает итоговое заключение, в котором дается оценка эффективности инвестиций в проект, анализ соответствия затрат первоначальному бюджету, фактически выполненным работам.

• Анализ данных, статистика. Сформировать удобные для визуального восприятия диаграммы можно за несколько кликов.

Приложение, основываясь на введенных ранее данных, само проведет анализ и выстроит графики. Например, легко определить численное отношение фактически выполненного объема строительных работ к намеченным, оценить сроки сдачи проекта, существующие риски. Это облегчит проведение технической и финансовой экспертизы, анализ отклонений и нарушений, прогноз рисков.

Цифровое решение облегчает анализ полученных данных, сверку проектно-сметной документации с ситуации на строительной площадке, экспертиза бюджета. Plan Radar интегрируется с ERP-системами, такими как бухгалтерия 1С. Таким образом, обращаться к данным для работы с финдокументами, сметами удобно благодаря единой платформе.

И главное, простота использования приложения. Ведь члены команды могут столкнуться с проблемами при переходе на новую систему, особенно если она сложна или неудобна для пользователя. Интуитивно понятный интерфейс, с которым можно быстро разобраться и за 10 минут настроить свой первый проект, делает PlanRadar ведущим цифровым решением для строительного аудита. Оптимизируйте процессы, избавьтесь от рутины, установив цифровой контроль!