Вы можете подключить неограниченное число субподрядчиков на одну лицензию, контролировать их работу онлайн и добиться идеального заполнения документации. И все это – с нашим цифровым решением.
Субподрядчик – это исполнитель работ, от которого зависит очень многое: если он не выполнил задачу вовремя, сделал ее некачественно, неверно заполнил или утерял документацию, все это негативно отразится на качестве стройки, так что важно организовать контроль качества строительства.
А в худшем случае приведет к затягиванию сроков и увеличению бюджета. И никто не застрахован от недобросовестных подрядчиков, с которыми приходится разбираться в суде. А тут понадобится собирать целый пакет документов, чтобы доказать ошибки или небрежность со стороны субподрядчика. Как цифровые решения помогают справляться со всеми этими проблемами и обеспечивать контроль качества строительства?
Работа с большим числом субподрядчиков неминуема, когда речь идет о строительстве крупного объекта. Главный подрядчик, который взялся за весь проект, нанимает другие компании или специалистов (субподрядчиков) для выполнения определенных работ. Например, для строительства фундамента он может нанять компанию, специализирующуюся на земляных работах, для электрических установок – лицензированную электрическую компанию, а для внутренней отделки или монтажных работ – специализированную фирму по облицовке и монтажу узлов.
Субподрядчики выполняют свои задачи в соответствии с договором субподряда, который содержит все условия и требования к выполнению работ. Главный подрядчик несет ответственность за все работы перед заказчиком, но в случае проблем или недочетов у субподрядчиков, он может обратиться к ним с требованием устранить проблему, поскольку у его обязанностях осуществлять операционный контроль качества строительно монтажных работ .
Использование субподрядчиков позволяет главному подрядчику справиться с разнообразными задачами, не имея огромного штата сотрудников и оборудования для всех видов работ. Это дает возможность специализированным компаниям участвовать в проектах, где они имеют опыт и знания, и выполнять свои задачи на профессиональном уровне. Но взаимоотношения генподрядчика и субподрядчика часто не всегда простые: существует много “тонких” моментов, которые могут привести к осложнениям в реализации всего проекта.
- Координация. Как мы уже говорили, на крупном проекте задействовано много субподрядчиков в рамках своих компетенций. И это создает некоторую путаницу. Менеджеру необходимо оперативно контактировать с каждым из исполнителей, каждый раз искать контакты конкретного субподрядчика в базе и связываться через мессенджеры или по почте.
Субподрядчик может не ответить на сообщение оперативно, не заметить его, тем более, что специализированные организации часто работают над несколькими проектами одновременно. И передача данных, согласование информации между звеньями проекта из-за этого затягиваются, что в общей сложности влияет и на сроки стройки.
Или же наоборот, подрядчику требуется оперативно согласовать с менеджментом вопросы, заверить документы, но это невозможно из-за нарушенной коммуникации между офисом и стройплощадкой, между инженером и менеджером проекта, прорабом, инженером, рабочими.
Традиционные методы контроля в строительстве обычно разделены на различные этапы, и между этими этапами проходит время. Например, после проведения инспекции и обработки данных проходят несколько дней, прежде чем эта информация доходит до руководителей. В свою очередь, руководители, у которых могут быть свои дела и задачи, не могут сразу же принять решение по данной информации. Это приводит к задержкам в устранении дефектов, и в итоге проект становится дороже из-за потери времени.
- Отсутствие базы данных. Особенно много вопросов у сторон возникает, если нет единой базы данных, которая обновляется в режиме реального времени. Например, субподрядчику понадобились чертежи по проекту, но он не уверен, что это последняя, актуальная версия.
- Срыв графиков работ субподрядчиком: Когда субподрядчик не успевает выполнить свой “фронт работ” в оговоренные сроки, это затрудняет продолжение дальнейших строительных работ, особенно при применении последовательных процессов. И приводит к простоям и задержкам всех последующих этапов и всего проекта. А, значит, затягиванию времени и увеличению бюджета.
- Наличие серьезных дефектов, которые сложно быстро исправить. Если субподрядчик допустил ошибки, которые были не выявлены на раннем этапе, это может привести к серьезным исправлениям и длительной задержке последующих работ.
- Контроль контроль качества строительно-монтажных работ. Мониторить работу нескольких субподрядчиков может довольно сложно: не всегда удается уделить всем равнозначное внимание, проследить до мелочей выполнение всех работ и согласовывать взаимодействие. А без должного контроля качества никогда не знаешь, какие сюрпризы тебя поджидают: субподрядчик может подвести в самый ответственный момент. К тому же, иногда и сам менеджер может удержать в поле зрения весь спектр работ и забыть, кто выполняет конкретную задачу или упустить из виду выполнение работ по проекту. Это человеческий, фактор, от которого никто не застрахован.
- Несистематическая уборка строймусора: это одна из обязанностей субподрядчика, ведь захламленность на стройплощадке – это нарушение правил охраны безопасности на стройке. И это также требует постоянного контроля со стороны менеджмента, потому как субподрядчики нередко игнорируют уборку территории и оборудования.
- Плохо составленная документация. Субподрядчики нередко довольно пренебрежительно работают над заполнением документации, а бригадиры и вовсе составляют журналы или отчеты на “коленке”. Часто документация, предоставленная субподрядчиком, требует доработки и корректировок. Кроме того, у каждого субподрядчика в документации “своя песня”: свои шаблоны, по которым они заполняют бумаги. И генподрядчику очень непросто привести всю документацию по проекту, полученную от разных исполнителей, к единому стандарту.
- Конфликты и недопонимание: к сожалению, они нередко имеют место на стройплощадке. Например, субподрядчик считает, что он выполнил работу в полном объеме, но заказчик обнаруживает ошибки или недостатки. А субподрядчик считает, что работы были выполнены, а переделки – не его поле ответственности. Или между сторонами возникает разногласие о том, что именно должен делать субподрядчик – детали должны были быть прописаны в договоре подряда, но оказалось, что нужного пункта нет. Нередко возникает ситуация, когда документ, который может разрешить конфликт, и вовсе затерялся. А у сторон возникают финансовые споры.
Эффективно справиться со всеми этими проблемами поможет специальное программное обеспечение для управления строительными проектами. Такой цифровой инструмент обеспечивает более эффективный и продуктивный контроль над проектом и представляет удобный канал коммуникации для всех участников: начиная от генподрядчика и заканчивая заказчиком и субподрядчиками. Такое ПО помогает решить несколько задач:
- Ставить задачи субподрядчикам
- Обеспечивать контроль качества монтажных работ (СНИП), над которыми работают субподрядчики, и сроки их выполнения
- Рационально распределять имеющиеся ресурсы
- Вести документацию по проекту, отчетность
- Мониторинг проекта в режиме реального времени
Программное обеспечение для профессионального управления строительством позволяет каждому участнику проекта видеть актуальную ситуацию и задачи в режиме реального времени. Оно автоматически оповещает ответственных лиц о конкретных задачах и сроках выполнения, что позволяет быстрее реагировать на проблемы и минимизировать задержки. Такой подход помогает улучшить координацию и контроль за работами, что в свою очередь способствует более успешному и эффективному завершению проекта.
Как PlanRadar облегчает работу с субподрядчиками
Не все цифровые решения по управлению строительством подходят для работы с большим числом субподрядчиков: ПО должно быть “заточено” для работы со значительным числом специалистов. Часто программные решения лимитируют количество пользователей, которых вы можете добавить в проект. Или нужно сразу приобретать дорогостоящую лицензию, которая позволит подключить большое число пользователей. Однако в PlanRadar, купив одну лицензию, вы можете добавлять неограниченное число пользователей и назначать им роли.
Для субподрядчиков пользование PlanRadar совершенно бесплатно. Это намного упрощает задачу, потому как субподрядчик обычно не готов платить за пользование ПО, на котором работает генподрядчик. К тому же, приложение разрабатывалось с учетом потребностей строительных специалистов, чтобы помочь им сократить время, затрачиваемое на рутинные задачи: оцифровка табелей учета рабочего времени, составление отчетов и актов, и структурирование документов. Программа предоставляет простой интерфейс, обеспечивает надежное хранение всех отчетов и документов с доступом в любой момент и с любого устройства.
Актуальность и синхронизация данных
С PlanRadar отпадает проблема актуальности данных. Субподрядчику не нужно ждать, когда ему пришлют файл с нужной документацией или обновленную версию чертежей. Вся информация по проекту переведена в цифровой вид, данные хранятся в облаке PlanRadar и найти любой документ можно в пару щелчков мышки, и при этом быть уверенным в его актуальности.
PlanRadar – облачное решение, а это значит, что вся вносимая информация сохраняется и обновляется моментально. Приложение работает в режиме онлайн. Поэтому вы всегда уверены, что субподрядчик работает с правильной и актуальной версией документов. И достаточно один раз настроить функции доступа в приложении, чтобы он мог самостоятельно по ключевым словам и фильтрам найти нужные документы. То есть, вам не нужно искать проектную документацию на серверах или других разрозненных носителях, чтобы переслать ее субподрядчику.
Структурируйте информацию по проекту: в пункте меню “Документы” вы можете загружать PDF-файлы по проекту и разложить их по папкам, дать субподрядчику доступ к конкретной документации, которая хранится в базе.
Это практично: субподрядчики работают на объекте и им необходима проектная и прочая документация и планы под рукой на стройке. Никаких распечаток – все данные можно загрузить и посмотреть прямо со смартфона или планшета. Так вы уверены, что у субподрядчика всегда под рукой нужные данные, а субподрядчик не тратит время на поиски нужной информации и ему больше не нужно везти с собой бумажные распечатки или ноутбук на стойплощадку.
Работать с приложением можно даже офлайн, если на месте возведения объекта нет Cети: можно также вносить информацию в приложение, все данные автоматически синхронизируются, как только появится Интернет.
Коммуникация
Облачная платформа устраняет одну из главных проблем во взаимодействии с субподрядчиками: заминки в коммуникации. Вы можете объединить всю команду на одной платформе, а не заниматься рассылкой сообщения в разные группы в мессенджерах или тратить время на созвоны. Под каждой задачей вы видите конкретного исполнителя и можете ему написать.
У вас нет необходимости искать в заметках, кто занимается конкретным участком и где его контакты. Сразу под задачей можно отправить месседж: в приложении доступен чат, позволяющий комментировать и предлагать идеи.
Уведомление придет ответственному субподрядчику на мобильный. Оно не затеряется среди писем в электронке или множества сообщений в разных мессенджерах. Более того, вы можете увидеть, прочитал ли субподрядчик ваше сообщение. Эта формула работает и в обратном направлении: субподрядчик может моментально найти нужного ему специалиста, чтобы задать интересующий вопрос. Субподрядчики имеют доступ к каждой задаче и обновлениям по проекту. У каждой задачи есть специальное поле для комментирования, а также возможность вставлять видео, аудио и фото.
Такая мгновенная коммуникация и взаимодействие командой помогает связать строительную площадку и офис: ведь весь менеджмент уведомлен о происходящих событиях на одной платформе. А получать обновления по проекту можно независимо от местоположения и устройства: даже если ответственный менеджер в командировке или просто не может приехать на площадку, это не замедлит процесс. Используя PlanRadar, возможность оперативно реагировать на задачи значительно возрастает. Это экономит массу времени, которое раньше уходило на согласования, утверждения, обсуждения и корректировки.
Создание ролей в PlanRadar и определение доступов
Еще раз подчеркнем, что для субподрядчиков пользование PlanRadar бесплатно. На свою лицензию вы можете пригласить неограниченное количество участников, при этом дав им определенные права доступа. Это удобно, потому что позволяет масштабировать ваш бизнес. Когда вы пригласите субподрядчиков, назначьте им конкретные роли. Для коммуникации вы можете создать группу по ответственному лицу в PlanRadar, включив в нее определенных исполнителей и менеджмент.
При редактировании роли субподрядчика вы можете выбирать, к каким проектам он имеет доступ, может ли создавать, редактировать, что может просматривать.
Например, компании, которая занимается противопожарной безопасностью не понадобятся данные, касающихся финансовых показателей проекта.
Все это вы можете легко настроить в приложении в меню Роли, указав доступный функционал в полях. Это намного упрощает работу с субподрядчиками, поскольку общение становится бесшовным и более эффективным.
Постановка задачи
С цифровым решением ни одна задача не потеряется: вы создаете ее в приложении и субпорядчик не сможет сказать, что ему было ничего неизвестно.
Более того, в функционале задачи предусмотрена такая опция как просмотр задания субподрядчиком или ответственным лицом: вы точно будете знать, была ли открыта вообще эта задача.
Функционал меню “Задачи” помогает мониторить ход работ, выполняемых субподрядчиками. Субподрядчик меняет статус задачи по мере ее реализации. Статус выполнения задач отображается разными цветами для наглядности, а как только будет произведено какое-то действие, система уведомит об изменившимся статусе задачи.
Удобная постановка задач гарантирует, что между генподрядчиком и субподрядчиком не останется недопониманий. К задаче прикрепляются фото, видео, текстовое описание или голосовые заметки. А местоположения участка, о котором идет речь, фиксируется прямо на чертеже или информационной модели при помощи геометки. Это исключает разночтения по задаче. Таким образом, каждый шаг по задаче четко фиксируется, каждый участник видит прогресс процесса.
Для примера, распространенная задача – фиксация дефектов строительно-монтажных работ. В задачах вы четко отобразите обнаруженный недостаток, прикрепите фото для наглядности (это всегда достовернее текстового описания), укажете четкое место на плане (пункт “Слой”), сроки устранения, приоритет (высокий, низкий), увидите, какой субподрядчик выполнял работы и с кого “спрашивать”. А также сможете отследить оперативность исправления дефекта.
Вот так выглядит список задач в пункте меню “Задачи”. У каждой указан статус, приоритет, степень выполнения задачи, сроки окончания.
Информационная панель в PlanRadar отображает ход выполнения задач. Видны сроки и если поджимает дедлайн, это отображается на панели.
Сбор доказательств
Цифровое ведение проекта – это ваша защита в случае конфликтов с субподрядчиками. Каждый шаг, каждое сообщение зафиксировано в системе с указанием даты и времени.
Вся данные по взаимодействию с субподрядчиками хранится в облаке и защищены от изменений или потери, в отличие от бумажных документов. Субподрядчик в сговоре с другими членами команды не сможет подписать какие-либо документы задним числом или заверить, что документ был заполнен, но утерян. У вас не возникнет вопросов к акту скрытых работ: все задокументировано и сфотографировано и хранится в системе.
Такой подход к хранению данных – перестраховка в случае возникновения недоразумений и конфликтов. Всегда можно пересмотреть информацию в PlanRadar, чтобы выяснить все спорные моменты. Ведение проекта в цифровом формате позволяет иметь доказательства по каждой задаче. Все действия зафиксированы в протоколе с указанием времени и даты, фото, видео. Его невозможно подделать или исправить информацию.
Назначьте доступ конкретным пользователям для заполнения журнала учета строительных работ. Вы можете видеть, кто и когда вносил данные и оценивать ситуацию на стройке. Вся информация о строительных работах доступна и прозрачна в приложении, информация хранится на протяжении всего жизненного цикла объекта.
Создание документации в PlanRadar
Наше приложение решает проблему стандартизации документации. Вам один раз нужно потратить время, чтобы создать цифровые шаблоны под нужную документацию, создать их в едином фирменном стиле. Дальше субподрядчики будут просто вносить данные, которые отобразятся в нужном для вас виде, согласно ранее созданных шаблонов.
Вся документация по проекту имеет единый вид, а не разрозненный, как это часто бывает с субподрядчиками, которые заполняют бумаги по своему образцу. Создать шаблоны документов просто, их можно скомпоновать “под себя” благодаря гибким настройкам. Для этого есть несколько инструментов.
Формы и списки
В этом разделе вы можете создать шаблоны различных актов, ведомостей, чек-листов.
Когда вы выбираете “Создать форму”, увидите две колонки. В левой колонке представлены поля, которые можно выбрать мышкой. И они сразу же отображаются в правой колонке, которая отражает форму будущего документа. Поля делятся на: “статичные”, которые нужны для «шапки» будущего документа и “динамичные”, которые можно видоизменять исходя из потребностей.
Вы можете определить, каким конкретно пользователям будут видны конкретные поля формы. Создание формы занимает считанные минуты. Не забудьте посмотреть ее окончательный вид (функция предварительный просмотр) и затем сохранить форму. По такому принципу вы можете создать ведомости, акты, журналы.
Аналогично вы можете создавать списки, с которыми затем будут работать субподрядчики. Или делегировать им создание этих форм.
В дальнейшем при создании конкретной задачи для субподрядчика вы выбираете из существующего списка форму, в которой должен быть представлен документ. Субподрядчик только вносит данные, все остальное приложение генерирует самостоятельно.
То есть, субподрядчикам останется только внести данные. Во-первых, вы всегда в курсе их работы и сразу можете видеть всю вносимую информацию. Во-вторых, отпадает проблема дублирования данных, ненадлежащего оформления документации, поиска данных в заполненных ведомостях. Работать с документацией субподрядчик может прямо на стройплощадке со смартфона: это удобно.
Создание отчетов
Субподрядчику вообще не придется отдельно создавать отчет. Практически, работа с документацией сводится к минимуму: ему не придется возиться с документацией: его задача внести данные, сфотографировать на месте участок и прикрепить фото, указать на плане геометку. А наше приложение само его сгенерирует отчет на основании данных, которые исполнитель внес в Задачу.
Это ускоряет работу, снижает вероятность ошибок: исполнитель может в спешке неправильно перенести цифры при заполнении бумажного отчета. Данные поступают моментально со стройплощадки, как только исполнитель нажмет кнопку “Создать отчет”, – он уже готов. И документ не придется переделывать: он имеет форму созданного ранее шаблона. С PlanRadar у вас оперативно под рукой отчетность нужной вам формы, которую не нужно переделывать. Чтобы эта “магия” заработала, вам нужно один раз потратить время на создание шаблонов отчетности.
Отчет по задаче
Для этого зайдите в меню “Шаблон” и выберете один из вариантов: “Отчеты по задаче” и “Отчеты по проекту”.
В “Отчетах по задаче” вы увидите “Базовый шаблон” и “Компоновщик шаблонов”.
В пункте “Компоновщик шаблонов” в пару кликов можно создать шаблон, просто выбирая из предложенных полей. Так можно кроме отчетов создать большинство стандартных документов, которые будут отвечать стилю вашей компании.
Выбор нужных полей для задачи в PlanRadar. Вы можете настроить обложку, оглавление и другие параметры, загрузить лого компании.
Пример шаблона отчета в PlanRadar
В дальнейшем субподрядчику после заполнения данных в задаче будет достаточно нажать кнопку “Создать отчет” и выбрать шаблон отчета — формат, в котором он должен быть представлен.
Отчет автоматически формируется в формате PDF и включает в себя всю информацию, которая была внесена в Задачу, включая фото. Так вы можете быть уверены в документации, составленной субподрядчиком, ее точности и верности заполнения. Субподрядчик отправляет отчет в PDF- формате ответственному лицу или руководителю.
Отчет по проекту
Зайдите в меню Шаблон и выберете “Отчеты по проекту”. Создайте шаблон отчета по проекту: это сделать легко, можно даже загрузить образец в PDF-формате. Приложение его переведет в цифровой формат. Это удобно, если у вас есть образец нужного бланка.
В дальнейшем субподрядчику достаточно будет выбрать нужный образец и заполнить строки. Отчет заверяется цифровой подписью: предусмотрен специальный инструмент. Исключены потери времени на ожидание согласований.
К отчету можно добавить аннотации, внести пометки маркером. Далее его достаточно экспортировать в один клик в формате PDF или Excel и отправить генподрядчику или руководящему составу на рассмотрение. Отчет можно отправить на печать. Так исключаются “заминки” в коммуникациях и согласовании данных.
Анализ работы субподрядчиков
Информационная панель в задачах и раздел статистики дают всю информацию для понимания успехов и проблем проекта. В информационной панели отображается ход работ по каждой задаче, что позволяет выявить слабые места и риски, сразу принять меры. Вся вносимая информация моментально обрабатывается системой и отображается в наглядных графиках и диаграммах. Вы найдете их в пункте меню “Статистика”.
Также вы можете создавать графики работ, чтобы контролировать общий ход работ. Это поможет вам спланировать работы так, чтобы как можно больше работ можно было вести параллельно, а не последовательно, и возможная заминка в работе со стороны одного субподрядчика минимально сказалась на проекте. Используйте для этого диаграмму Ганта.
Сбор статистики поможет вам проанализировать эффективность работы каждого субподрядчика и понимать, стоит ли продолжать сотрудничество. Видна эффективность работы каждого из них: проблемы со сроками сдачи, число обнаруженных после работ дефектов, скорость их устранения и прочее.
Вся работа субподрядчика видна как на ладони в пункте меню “Показатели пользователя”: удобный инструмент анализа:
Мы знакомим новых членов команды или субподрядчиков с инструментом PlanRadar в течение нескольких минут. После краткого объяснения они могут быстро использовать PlanRadar самостоятельно
И главное, еще раз подчеркнем, что PlanRadar бесплатен для субподрядчиков: достаточно купить всего один тарифный план и создать учетную запись. К ней можно подключить неограниченное число пользователей, которым будет доступен основной функционал приложения: создание задач и отчетов, работа с документами, чертежами, работа с фото, коммуникация.
С помощью PlanRadar вы можете вывести взаимодействие с субподрядчиками на новый уровень, значительно повысив эффективность и снизив риски на разных этапах проекта.
PlanRadar – удобный инструмент, адаптированый к потребностям субподрядчиков. Приложение позволяет контролировать работу субподрядчиков, избегать разночтений и выполнять работы в срок. Облачное решение создано, чтобы помогать, а не усложнять работу.
Убедитесь в эффективности PlanRadar: протестируйте наше приложение бесплатно в течение 30 дней! Вы найдете множество подсказок, которые помогут освоиться с PlanRadar уже за час!
