Сэкономить целый рабочий день в неделю на цифровом составлении отчетов – это реальность, с которой уже столкнулись клиенты PlanRadar. Мы составили подробный гайд, как вы можете сделать свою работу эффективнее с нашим приложением.
Строительство невозможно без кропотливого составления отчетов: точно заполненная документация позволяет следить за прогрессом работ, контролировать бюджет и качество выполнения проекта.
Строительные отчеты – основное средство коммуникации между всей командой и сторонами. Это задокументированные данные о выполненных работах, затратах и других ключевых аспектах проекта. Сталкиваться с отчетами приходится каждый день и от оперативности их составления зависит аналитика и принятие эффективных решений по проекту. Вот лишь небольшой перечень отчетов, с которыми придется столкнуться специалисту и потратить время на их заполнение:
- Ежедневные строительные отчеты о ходе работ: содержат информацию о проделанной работе в течение каждого дня, включая количество и тип работы, использованные материалы, контрольный список инвентаря, погодные условия, обзор рисков и другое.
- Отчеты строительной компании о затратах и бюджете фиксируют расходы на строительство, включая закупку материалов, оплату труда, оборудование и другие затраты.
- Отчеты о качестве и безопасности: эти строительные отчеты содержат информацию о проверках качества работ, результаты испытаний материалов, мерах безопасности.
- Отчеты о согласовании и разрешениях: эти отчеты документируют поданные заявки, статус разрешений и все соответствующие детали.
- Дефектная ведомость: фиксируются все выявленные дефекты, недостатки или проблемы. Это важный инструмент контроля качества и управления дефектами.
Строительный отчет и “камни преткновения”: с какими проблемами сталкиваются при составлении
Чтобы составить производственный отчет, строительная компания вынуждена поручить рутинную работу специалистам по управлению проектами, инженерам, представителям заказчика. Они отвечают за сбор данных, анализ информации и составление отчетов в соответствии с требованиями и стандартами. Как видно, у менеджеров большой “фронт бумажных работ”. И администрирование занимает массу времени у менеджеров по строительству: приходится тратить до 40%: заполнение документов, встречи, мониторинг обновлений по проекту на строительной площадке. И часто менеджеры сталкиваются с такими проблемами:
- Большой объем бумаг. Традиционные строительные отчеты требуют обширной бумажной документации, включающей чертежи, спецификации, планы, сметы…Это создает проблемы с хранением, организацией и поиском информации. Физические копии документов занимают много места, их легко повредить или потерять, могут возникать трудности с обновлением и синхронизацией информации.
- Запутанность документации, сложность поиска данных. В больших объемах документации сложно ориентироваться. Строительные отчеты могут содержать множество разделов, подразделов и приложений, ссылки на другие документы. Это усложняет поиск конкретных данных и понимание структуры отчета. Можно упустить важные детали или потратить массу времени на поиск нужных данных. Ручной поиск в папках, файловых системах или архивах отнимает много времени и приводит к необходимости просмотра большого количества документов. Это может замедлить процесс принятия решений.
- Отсутствие оперативности: задача строительных отчетов предоставлять оперативные актуальные данные. Но при использовании традиционных методов подготовки и обработки документов, информация поступает очень медленно, а процесс согласования строительной документации идет долго. Ручное согласование, передача бумажных копий документов между участниками команды, ожидание подписей и комментариев – на все это нужно время. А руководитель часто не находится в офисе: он может быть в командировке, и это затягивает весь процесс. Сложности в согласовании приводят задержкам в проекте и увеличению сроков его завершения. Например, вы нашли дефект, но оперативно о нем можете сообщить ограниченному кругу лиц, максимум прислав пару фото в мессенджер. А вся команда не получит оперативную картину одинаково и без искажений: придется ехать в офис и заполнять отчет.
- Точность данных. Когда дело касается строительства, точность и актуальность информации – это ключевые факторы успеха проекта. При ручном заполнении часто случаются ошибки, теряется время на двойную работу. Достаточно невнимательно внести несколько цифр, чтобы вся аналитика оказалась неточной и повлияла на принятие решений.
- Высокие затраты при корректировке документации: строительная документация часто требует поправок на изменяющиеся обстоятельства. И при внесении данных вручную, приходится переделывать значительный объем документов, даже если речь идет об электронных файлах, которые не синхронизируются между собой. Такие процессы могут быть трудоемкими и требовать дополнительных ресурсов.
- Затраты времени на рутину: заполнение форм, проверка правильности форматирования, копирование и вставка информации и другие манипуляции с данным – это все рутинные задачи, которые отнимают время у специалистов. А они могли бы использовать его более эффективно для выполнения творческих задач.
Читайте также: Лайфхак: как PlanRadar избавит вас от кипы бумажной документации и сэкономит время
Но современные технологии позволяют автоматизировать и упростить процесс составления отчетов, решив все перечисленные проблемы. Речь не идет о Excel, мессенджерах или других программах Microsoft Office. Они не дают возможности синхронизировать и автоматизировать данные: все приходится заполнять вручную. А вот специализированные программы и системы управления проектами позволяют вести отчетность в электронной форме, автоматически собирать и анализировать данные, генерировать строительные отчеты с минимальными усилиями, обмениваться документацией в электронном формате, повысить скорость обработки и обмена данных. Это сокращает время, затрачиваемое на составление отчетов и упрощает доступность и обмен информацией между участниками проекта.
Сокращаем время на составление отчетов с PlanRadar: руководство к действию
Ведите документацию в электронном виде
Достаточно нажать кнопку “Отчеты по проекту” на панели навигации, чтобы начать работу с цифровым отчетом. При чем сделать это можно со своего смартфона прямо на стройплощадке.
Не нужно делать заметки в черновиках, а затем переносить данные в офисе на бумагу или в электронный документ: вы можете оформить отчет прямо на месте. Представляете, какая экономия времени? Даже если на стройплощадке нет интернета, вы все равно можете работать с документом офлайн: данные не потеряются, а загрузятся при подключении Сети. Никакой бумаги или цифровых заметок, которые придется обрабатывать в офисе!
- При желании можно выбрать опцию «Сохранить черновик». Это даст возможность вернуться к отчету позже, чтобы его закончить. То есть, вы можете вносить данные в течение дня, прямо на ходу, вместо того, чтобы потратить массу времени на составление вечером.
К отчету в качестве доказательств вы можете прикрепить фото, видео файлы. Для добавления комментариев к отчету есть несколько опций: подпись, перо (для рисования в отчете), маркер (подчеркивать важные данные), ластик (стереть комментарии).
- Приложение работает с BIM-моделями. Поставьте геометку, точно указав координаты участка: можно обозначить его на чертежах или же прямо на 3-D модели. Так вы конкретизируете участок, чтобы вся команда понимала, о чем идет речь. При этом все это можно делать прямо на смартфоне, в том числе и просматривать BIM-модель!
- Заполните данные, экспортируйте строительный отчет, заверьте цифровой подписью и отправьте его на рассмотрение (любые отчеты строительной компании, экспортированные из PlanRadar, можно подписать цифровой подписью).
Далее нажмите «Отправить отчет». Таким образом, все вопросы решаются моментально онлайн. Учтите, что после отправки документ уже нельзя отредактировать. Его моментально получат все, кто имеет доступ к таким документам: можно назначать роли, давать допуски, чтобы управлять списком пользователей, которые могут работать с отчетами по проекту.
- В электронной документации все данные надежно хранятся и не потеряются. Все прозрачно: вы видите все действия, совершенные участниками проекта, они надежно фиксируются в протоколе, и всегда можно увидеть хронологию решений и ответственных лиц.
Автоматизация процессов
Вам не нужно каждый раз создавать новый отчет. Экономьте время, заранее создав шаблоны для любого вида отчетностей, стандантизируйте все процессы. PlanRadar создал простые шаблоны отчетов. Вы можете самостоятельно их настраивать, чтобы подстроить под себя, в соответствии с требуемыми параметрами.
- В меню “Шаблоны” вы найдете два типа шаблонов на выбор: готовый шаблон (уже структурированная форма, где можно заполнять данные по проекту) и Компоновщик шаблонов (настраивайте форму под себя).
Исходя из своих потребностей, вы можете выбрать готовый шаблон, подстроить его под себя или создать собственный с нуля.
Используйте наш компоновщик отчетов. Просто создайте форму и добавьте нужные для вашего проекта поля. Некоторые из них можно частично заполнить информацией о проекте, другие оставить пустыми для новых данных. Удобный компоновщик отчетов поможет вам быстро скомпоновать документ, в котором будут все необходимые блоки.
Например, некоторые поля могут уже содержать предварительно заполненную информацию о проекте или предложить вам выбор из доступного списка. Другие поля могут быть пустыми для ввода новой информации. Подготовив нужные формы, вы получите простой цифровой вид отчетности, которую заполните в несколько кликов на ходу. Так вы можете легко создавать разные формы отчетности:
– Дневник объекта и ежедневные строительные отчеты: просто используйте шаблон дневника объекта, выбрав параметры, которые вам нужны: например, количество рабочих на площадке или погодные условия. Вы можете прямо на ходу в шаблон записывать данные: так вам не понадобится работать с отчетом в конце дня.
– Отчеты по пожарной безопасности. Включите в шаблон точные стандарты и нормы. По завершении инспекции информация будет автоматически внесена в предварительно подготовленный шаблон отчета, что позволит сэкономить время и избежать повторного ввода данных.
– Дефектные ведомости. Настройте структуру дефектной ведомости по своему усмотрению. Вы можете выделить информацию с высоким приоритетом, включая задачи с истекающим сроком. Добавляйте важные данные, такие как фотографии, документы и разделы плана, для более наглядного отображения дефектов. Экспортируйте всю информацию о дефектах в рабочий отчет всего в несколько кликов.
– Отчеты по охране труда и здоровью. Настройте свой собственный шаблон, чтобы отражать риски и приоритетные задачи проекта.
– Чек-листы для жилищной комиссии. Создавайте отчеты строительной компании прямо во время проверки с помощью мобильного телефона или планшета, проверяя фундамент, крышу, коммуникации и другое. Ключевая информация легко отобразится в вашем чек-листе.
– Чек-листы актов приемки-сдачи. Легко экспортируйте все задачи, дефекты и другие проблемы в рабочий чек-лист приемки-сдачи. Прикрепляйте фотографии и комментарии для достижения необходимого уровня детализации.
Выбрав подходящий шаблон, вы сможете заполнить строительный отчет по вашему проекту. Больше об отчетах вы можете узнать здесь.
- Стандартизация отчетов. Вы можете стандартизировать форму отчетности для всех участников, чтобы она отвечала стандартам надзорных организаций, добавить фирменный стиль вашей компании. Загрузите бланк в формате PDF или в Word. Так вы получите отчетность соответствующую вашим фирменным стандартам.
- Добавьте опцию «повторять», и каждый день вы мгновенно будете иметь цифровой формат, не тратя на это лишнего времени. Дальше вы можете просто выбирать из формы готовый шаблон и только вписывать данные. Это значительно экономит время. К тому же, все субподрядчики и команда проекта создают отчеты по тому же стандарту: не придется переделывать документацию из-за ее несоответствия требуемому образцу.
- Экспортируйте отчет в один клик. Это сделать легко: достаточно отметить отчеты галочкой и нажать «Экспорт отчета» и выбрать формат. Вы можете настроить обложку, оглавление и другие параметры. Вы можете экспортировать документ как в PDF, так и в Excel. Команда моментально получит отчет.
- Загрузите в приложение уже существующие PFD-формы, создавая единую электронную базу документов на одной платформе: это избавит вас от потери времени на повторном вводе данных. Загрузить PFD-отчет в PlanRadar, чтобы все было структурировано на одной платформе. Так вам не понадобится вносить данные повторно в другие документы: приложение все сделает за вас. Такая автоматизация процессов дает возможность создать бесшовность коммуникаций, связать офис и стройплощадку значительно сэкономив время и ресурсы, оптимизировав все процессы с максимальной эффективностью.
Оперативность и коммуникация
PlanRadar – это единая информплатформа, экосреда в которой вы можете решить все рабочие вопросы с коллегами. Не нужно тратить время на поиск контактов нужного работника в мессенджере, вспоминать, кто конкретно отвечал за определенный участок. Возникли вопросы при составлении отчета? Вы сразу увидите в приложении, кто отвечает за интересующий вас блок и можете отправить вопрос по конкретному участку: не придется долго описывать проблему в мессенджере, и так понятно, о каком объекте или проблеме идет речь.
- Обмен данными между командами мгновенный. Вся информация обновляется в режиме реального времени.
- Объедините всех участников проекта на единой коммуникационной платформе: вы можете подключить неограниченное число подрядчиков к системе.
- Панели информации в режиме реального времени помогают оперативно видеть все данные: не нужно ждать еженедельных отчетов – информация всегда под рукой, и вы в курсе происходящего на объекте, отслеживая важный этап.
Сбор аналитики
Все данные отчетов автоматически формируются в графики, диаграммы для лучшего визуального понимания. Это позволяет быстро выявлять проблемы и информировать ответственных лиц для принятия решений и принятия оперативных мер.
- Вы контролируете каждый шаг строительства, чтобы избежать непредвиденных задержек и дополнительных затрат. Моментальное обновление данных дает возможность видеть диаграмму Ганта и контролировать бюджет и сроки строительства в режиме онлайн.
- Данные автоматически формируются в строительные отчеты: мгновенно выявляйте проблемы, чтобы информировать ответственных лиц для принятия решений и оперативных мер. Контролируйте каждый шаг строительства, чтобы избегать вынужденных задержек и дополнительных затрат.
Архив данных и быстрый поиск
С помощью PlanRadar проблема поиска данных решена: вы мгновенно можете найти любую информацию в электронной документации.
- Удобно пользоваться ключевыми словами для поиска нужной информации.
- Все данные структурированы: строительные отчеты можно в один клик отсортировать по дате, автору, статусу, выбранному шаблону.
- Все данные надежно хранятся в облаке: надежная цифровая запись гарантирует, что данные не будут утеряны или изменены задним числом. Это гарантирует точность и прозрачность информации. Уже созданные отчеты о строительной практике нельзя удалить или редактировать, они зафиксированы в системе, а журналы работ сохраняют каждый шаг и действие каждого члена команды.
Как пользователи PlanRadar экономят время: опыт наших клиентов
Universum Project: время на строительные отчеты сократилось в 2 раза!
Компания Universum Project (UP) в числе топ- 5 компаний РФ по качеству услуг проджект-менеджмента. Она осуществляет технадзор и приемку таких крупных проектов как Japan Tobacco International (JTI), что является сложной задачей, требующей значительных ресурсов. До внедрения PlanRadar на составление полноценного отчета только по осмотру выбранного заказчиком помещения, здания, уходило около 2 дней. Но с нашим цифровым решением экономия составляет 8 часов на каждом отчете!
Как отмечает управляющий партнер в Universum Project Вячеслав Рыжков, ранее приходилось унифицировать разные виды форм, собирать данные непосредственно на объекте, а затем оформлять строительный отчет в офисе. Но с PlanRadar значительно сократилось время на рутину и подготовку отчетов. Приложение дает возможность оперативно и точно подготавливать отчеты, настраивать их под свои нужды, прикреплять фото. Теперь в компании хотят полностью оцифровать всю документацию. В Universum Project оценили простоту применения PlanRadar: “Мы все быстро смогли применять его на разных девайсах с разными ОС и оценили, насколько просто составлять отчеты на ходу, проводить фиксацию фактов для оценки объекта. Более того, опыт использования PlanRadar укрепил наши намерения сделать полностью цифровой документооборот в компании и использовать его на любых проектах”, – отметил Вячеслав Рыжков.
При этом при реализации проекта понадобилось всего 9 лицензий на 4 крупных объектах, а десять подрядчиков подключились к приложению бесплатно.
GloraX: ушли от лишних бумаг, экономия времени – 8 часов в неделю
GloraX — российский девелопер, входящий в топ-3 крупнейших застройщиков Санкт-Петербурга, который занимается в основном жильем бизнес-класса, активно внедряя цифровые решения во все процессы. В компании оценили удобство PlanRadar при заполнении отчетности, в частности, дефектных ведомостей. Экономия с нашим цифровым решением составила 8 часов в неделю – один рабочий день:
“Для меня PlanRadar упростил мои должностные обязанности: работать стало быстрее и проще, – отмечает инженер строительного контроля компании GloraX Николай Шуваев. – Я ушел от лишних бумаг. Раньше приходилось брать с собой необходимые документы, теперь же все под рукой — планы на мобильном устройстве, на которых мы и производим фиксацию замечаний по дефектам, нужные документы. При выявлении дефекта я провожу фотофиксацию, назначаю ответственного, добавляю комментарии — и замечание отправляется в систему, которое все могут увидеть.Так как в приложении PlanRadar все ответственные лица уже есть в системе, всю информацию мы также получаем в приложении…При использовании PlanRadar я экономлю до 8 часов в неделю”.
При выявлении дефекта достаточно выбрать готовые замечания. Нормативная документация, ранее загруженная в приложение, автоматически привязывается и значительно экономит время.
Также в компании отметили и другие преимущества при подготовке отчетов: простота интерфейса, коммуникация на единой платформе большого числа сотрудников, возможность работы в офлайн-режиме и синхронизация данных при подключении к сети, поддержка BIM-моделей, автоматический сбор аналитики. Все это привело к увеличению скорости процессов: задачи, на которые раньше приходилось тратить часы, теперь решаются в пару кликов.
Wainbridge: отпала необходимость в бумажной рутине
Wainbridge – частная современная девелоперская компания применила PlanRadar при возведении клубного дом с апартаментами бизнес-класса SOHO+NOHO, который был признан «Лучшим комплексом апартаментов бизнес-класса Москвы». В компании отмечают, что после PlanRadar внедрения отпала необходимость подготавливать к каждой приемке тонну бумажной документации: в приложении удобно формировать разнообразные отчеты , списки, генерировать данные, подвязывая не только к планам, но и BIM-моделям. А данными по проекту можно обмениваться моментально, без потери времени на встречи и созвоны. В Wainbridge отметили бесшовность всех процессов, полный контроль за ходом строительства, эффективную коммуникацию, обмен информацией, удобство составления дефектных ведомостей. Все вместе дало возможность оперативно решать проблемы, проконтролировать качество стройки, избежав дорогостоящих ошибок или простоев.
«Никаких сложностей в освоении программы — создание нового проекта занимает не более 5 минут. Не говоря уже об установке: ПО просто скачивается из AppStore или Google Play, или просто через регистрацию на сайте разработчика — сразу можно работать на ноутбуке через любой браузер. Если есть какие-то нюансы — контактируем через группу поддержки в мессенджере. Обратная связь отлажена. Приходит своевременно», – делится опытом работы с приложением Максим Прищепов, менеджер-инженер проектов в Wainbridge.
Составление отчетов является неотъемлемой частью строительного процесса. А с цифровым решением повторяемые и рутинные процессы могут быть автоматизированы: с PlanRadar срок подготовки любого отчета сократится в два раза!
Переходите на цифру – это проще, чем вам кажется. С интуитивно понятным и русифицированным интерфейсом PlanRadar легко разберется вся ваша команда: достаточно несколько часов ознакомления. При чем пользоваться приложением можно как с ноутбука, так и со смартфона или планшета из любой точки мира!
Сэкономьте время на составлении отчетов уже сейчас: попробуйте PlanRadar для ведения цифровой отчетности! Тестовая версия облачного приложения совершенно бесплатна в течение 30 дней. Достаточно загрузить приложение на смартфон или просто зарегистрироваться на сайте: тестируйте работу приложения с мобильного прямо на ходу!
