Задача инспекций и приемки работ – обеспечить качество стройки, выявить все дефекты и недочеты, удостовериться в безупречности стройки. Как цифровые инструменты помогают сэкономить время, ресурсы и гарантировать качество работ?
Вы все знаете, сколько времени отнимают инспекции, поиски дефектов, оформление дефектных актов и, собственно, кульминация всей стройки, приемка работ. Специалистам приходится документировать все детали, ведь без этого нельзя гарантировать качество объекта. Только так можно предотвратить дорогостоящие ошибки: устранение дефектов на завершающей стадии строительства обходится в значительные суммы.
Проблемы с качеством работ приводят к большим затратам ресурсов и материалов, что увеличивает бюджет проекта и затягивает его сроки. Инспекции строящегося объекта помогают выявить недочеты, сделать замечания и поставить задачи по исправлению дефектов. Это ответственный процесс, требующий тщательной проверки множества аспектов, особенно соответствия проектным документам и строительным нормам.
Инспекции могут быть как внешние, так и внутренние, проводиться в рамках технического, авторского и строительного надзора. Только после выявления и устранения дефектов можно говорить о приемке работ и сдаче объекта или его части в эксплуатацию. Приемка строительно-монтажных работ – кульминация всего строительства. Она свидетельствует о том, что стороны не имеют претензий друг к другу, и все строительно-монтажные работы выполнены согласно проекту и нормативным актам.
Обычно приемка коммерческих зданий проводится поэтапно: на каждом этапе составляются чек-листы и дефектные акты.
И при этом ответственные сотрудники сталкиваются с множеством проблем:
- Поиск данных: инспектор должен иметь полное понимание проектных документов и чертежей, чтобы убедиться, что строительные работы соответствуют проекту. Во время проведения инспекции среди основных задач – мониторинг всех запланированных работ, оценка качества стройматериалов и монтажных работ, проверка соответствия объемов работ, контроль расхода стройматериалов, анализ проектной документации по изменениям, ведение документации. И для проведения инспекции приходится постоянно обращаться к документации и чертежам, чтобы сравнивать данные, смортеть нормативы, технические условия, сметы, графики выполнения работ, акты выполнения скрытых работ, приемки оборудования, контроль качества материалов, инструментов, техники, проверка сертификатов, мониторинг нарушений по эксплуатации и хранения. Представляете, какой объем информации нужно перелопатить? Но в слабо структурированных данных поиск информации занимает массу времени, делая инспекцию менее эффективной. А незначительные изменения или ошибки могут повлиять на безопасность и функциональность объекта.
- Бумажная рутина. Работа инженера, проводящего инспекцию, напрямую связана с заполнением большого числа бумаг. Необходимо заполнять чек-листы, дефектные ведомости, ставить на их основе задачи, заполнять акты о приемке выполненных работ, формировать журналы работ и отчеты – все это отнимает множество времени. Даже если речь идет об использовании таблиц Excel, все равно приходится дублировать информацию: сперва вносить данные на стройплощадке в черновик, а затем в офисе оформлять отчетность и прочую документацию.
- Коммуникация. Во время проведения инспекций необходим регулярный контакт с заказчиком и исполнителями: информировать о нарушениях, дефектах, организовывать последующий контроль исправления выявленных проблем. Но не всегда получается подписать документы моментально: иногда нужно ждать, когда ответственное лицо будет на связи или на стройплощадке. Также постоянно требуется контакт со специалистами разных аспектов проекта: инженерами, архитекторами, электриками, сметчиками и т п.
- Планирование и сроки: инспектор должен контролировать ход строительства, чтобы убедиться, что работы выполняются в соответствии с установленными планами. Но жесткие временные рамки приводят к спешке, а беглая проверка может сказаться на качестве проекта.
- Недостаточная квалификация. Один из ключевых аспектов при приемке работ – это уровень квалификации сотрудника. Этот процесс требует глубоких знаний и опыта, так как строительно-монтажные работы должны строго соответствовать проекту и требованиям нормативных документов. Недостаточная подготовка специалиста может привести к неправильной оценке качества работ и пропуску дефектов, что приведет к непоследовательной и неправильной фиксации выполняемых работ.
- Отсутствие современных технологий и программных решений для приемки работ. Если работа с документацией по проекту и координация работы все еще выполняются вручную, это может привести к ошибкам, ведь от человеческого фактора никто не застрахован. К тому же, рутинная работа отбирает уйму времени ответственного работника, делая весь процесс неэффективным.
А применяя современное приложение для документирования недостатков и дефектов, отслеживания процесса их устранения, назначения ответственных и координации всего процесса, удается снизить затраты времени. Облачные платформы, такие как PlanRadar, помогают сократить время на проведение инспекций и приемку объектов или их элементов и при этом соблюдать высокое качество.
Как упростить инспекцию и приемку работ с PlanRadar
PlanRadar – это программное решение, которое предоставляет возможность полностью перевести документооборот в цифру. А это значительно облегчает проведение инспекций, приемку объекта, контроль всех этапов работ.
Все виды документов, такие как акты, отчеты, дефектные ведомости, протоколы, журналы объекта, чек-листы хранятся единой базе, а заполнять их можно в пару кликов по заранее созданным формам и шаблонам.
Отчеты вообще формируются автоматически: вам не понадобится заполнять их вечером в офисе, достаточно внести данные прямо на стройплощадке в форму, а все остальное наше приложение сгенерирует самостоятельно. Как это работает?
Единая база
Оцифровывая документацию, вы сможете значительно упростить поиск и хранение информации. Приложение позволяет перевести в цифровой формат всю проектную, исполнительную документацию, все чертежи. Это ускорит и упростит работу инженера, проводящего инспекцию: многие процессы могут быть автоматизированы. Вместо длительного поиска нужного документа на разных носителях, достаточно задать ключевое слово или воспользоваться фильтрами, чтобы найти нужные данные. Несколько секунд вместо долгих поисков в бумагах! То же самое касается чертежей: вы можете прямо на смартфоне увидеть разницу между планами или изменениями в проекте. Функция сравнения чертежей позволяет увидеть первоначальные итерации планов, которые система выделяет другим цветом. Это практично для контроля соответствия проекта и всех внесенных изменений.
Хранение документов в PlanRadar
Обратите внимание на пункт меню “Документы”. Тут вы найдете структурированное хранилище данных. Вы можете загружать PDF-файлы по проекту и разложить их по папкам. Так вы создайте единую электронную базу документов на одной платформе: во время инспекций вы не будете бессмысленно терять время на поиски данных. К тому же, прямо в приложении можно заверять документы цифровой подписью: документация, нуждающаяся в визировании, находится в папке “Запросы на утверждение”. Подписать ее онлайн можно из любого уголка мира, что ускоряет проведение инспекций или приемки работ, если руководитель не находится на месте.
Постановка задач
Во время инспекции часто выявляют недостатки и приходится ставить задачу по устранению дефектов. С ПланРадар в пару кликов можно создать задачу, детально ее описать, назначить ответственных, которые сразу получат уведомление.
Для этого достаточно зайти в меню “Задачи”. Здесь вы видите список уже существующих задач, их статус, ответственного, приоритет (можно назначить задачу как низкий, так и высокий), степень выполнения задачи, сроки окончания.
С информационной панелью удобно контролировать ход выполнения задачи: вы видите, когда исполнитель увидел задачу и взял ее в работу, когда завершил. Видны сроки и если поджимает дедлайн, это отображается на панели.
Создать новую задачу легко, и это займет считанные минуты. Как только вы создадите задачу и назначите исполнителя, он сразу же получит уведомление на смартфоне. Вы увидите, когда исполнитель ознакомился с заданием и поймете, если он задачу еще даже не открывал.
К задаче можно подгрузить фото, видео, аудиозаметку. Так вам не нужно тратить время на долгое текстовое описание: выделите цветом проблему на фото, чтобы все понимали, о чем речь. В цифровом виде ни одна созданная задача не потеряется: у вас перед глазами всегда есть напомналочка, что нужно сделать, когда и кто за это отвечает. И никто не скажет, что перед ним такую задачу не ставили – в приложении все надежно зафиксировано.
Чтобы зафиксировать проблемный участок на чертеже, указав его метку, выберете пункт меню “Слой”. Здесь вам доступны варианты планов проекта, ранее загруженных в проект. Установите на чертеже геометку проблемного участка, чтобы исполнителю было легче понять, где нужно выполнять работы. При желании можно работать с BIM-моделью, заранее загрузив ее в проект.
Создание форм и чек-листов
Вам не понадобится заполнять бумажки на стройке. Вносите данные в цифровой шаблон прямо на стройплощадке: никаких сложностей, все со смартфона. Для создания шаблонов есть несколько удобных инструментов.
Создание чек-листа
Например, создадим чек-лист для проведения пожарной инспекции. Пожарный надзор предъявляет множество требований к документации и кучу предписаний за несоблюдение правил и норм. Поэтому перед проверкой со стороны проводится внутренняя проверка системы пожаробезопасности сотрудниками компании. На этом этапе понадобится создание чек-листа по пожарной безопасности. Зайдите в раздел «Формы и списки», затем кликните на кнопку «Создать форму».
Вы увидите шаблон с полями на выбор. Поля делятся на две части: статичные, которые нужны для “шапки” будущего документа. И динамичные, названия которых можно менять под себя.
Выберите поля, которые нужны для вашего контрольного списка, установите галочку “Поле для установки отметки”, чтобы придать форме вид чек-листа. Настроить эту форму не составит труда. Есть возможность даже выбрать, какие поля будут видны разным участникам проекта. Чтобы просмотреть, как будет выглядеть чек-лист, используйте предварительный просмотр. Сохраните эту форму.
Также легко можно создать списки: достаточно нажать соответствующую вкладку, задать название списка и один раз вбить название подпунктов.
Вот пример списка, в котором мы будем обозначать погодные условия. Его достаточно создать один раз, чтобы затем просто автоматизировать работу. Кстати, если у вас есть готовый пример нужного списка в PDF или Excel, вы можете его загрузить, нажав кнопку Импортировать. Все данные загрузятся в список PlanRadar.
Затем созданный шаблон формы мы можем использовать в конкретном проекте. Для этого переходим в раздел “Проекты”, находим текущий. Заходим во вкладки “Формы” и “Списки”.
Чтобы созданные нами формы отобразились в конкретном проекте, выбираем их курсором из левого столбца и настраиваем. После этого их можно будет использовать при формировании задач проекта.
Затем переходите в раздел «Задачи», где нужно выбрать объект, на котором пройдет проверка пожарной безопасности. Выбираем форму, с которой собираемся работать. В нашем случае это чек-лист работ:
Затем кликаем «Создать новую задачу», и она заполняется по форме чек-листа работ. Дополняем задачу необходимыми данными: чертеж, снимки, описание задачи, ответственных, сроки. Ответственное лицо, открыв созданную задачу, проверив тот или иной объект, по списку проверяет все необходимые элементы и делает пометки. При чем можно добавить фото к созданной задаче и сделать геометки проблемного участка: это намного удобнее, чем делать длинное текстовое описание. Скачать отчет о проведенной инспекции можно в пару кликов.
Отчет формируется на базе уже внесенных в задачу данных: заполнять документ заново не нужно, так вы экономите время. PDF-отчетом можно моментально поделиться с командой.
Создание дефектных актов/ведомостей
Во время инспекции неминуемо приходится иметь дело с дефектной ведомостью или актом. Это один из ключевых документов, помогающих контролировать качество строительно-монтажных работ. И с облачным решением создать ее можно прямо на стройплощадке, используя свой смартфон: даже подключение к интернету в этот момент не обязательно. Вам не нужно сверяться таблицами Excel, долго уточнять информацию и вносить данные.
Сперва под конкретные нужды в приложении можно настроить точную форму: для создания формы дефектного акта можно воспользоваться пунктом меню “Формы и списки” аналогично созданию чек-листа, но внести туда требующиеся поля.
При выявлении недостатков создавайте задачу, касающуюся обнаруженных дефектов в пункте меню “Задачи”. Добавьте к задаче медиафайлы (с возможностью редактировать) — аудио, видео, текст, фотографии, в ней ведется журнал действий по задаче. По каждой задаче предусмотрен чат, где можно обсудить конкретную проблему с участниками.
Конкретизируйте участок, отметив его в задаче на чертеже. Вы можете сразу работать с точкой на плане или геометкой на информационной модели. Укажите исполнителя, сроки устранения дефекта, приоритетность задачи.
Проведя инспекцию и отметив в цифровой форме все дефекты, прикрепите к ним фото и одним кликом отправьте его ответственному члену команды. Вы можете быть уверенным, что ваши предписания не потеряются, а члены команды, которым они адресованы, их увидят. Таким образом, помощью PlanRadar дефектный акт составляется прямо на объекте в несколько кликов: не нужно дорабатывать его в офисе. Облачное решение имеет весь функционал для управления дефектами, поэтому его часто выбирают для проведения разных инспекций и приемки работ.
Ведение записей и журналов
Во время проведения инспекций может потребоваться заполнение журналов, где отображены действия ответственного сотрудника. Его цифровое ведение гарантирует точность и сохранность всех фактов по объекту, которые могут пригодиться в спорах, конфликтах. Настроить необходимую документацию можно в “Формах и списках”. Такое цифровое документирование – веское доказательство в случае каких-либо конфликтов.
Создание отчетов по дефектным ведомостям и объектам
Вам не нужно заполнять отчеты, дублируя уже внесенные в приложение данные. Приложение автоматически все сделает за вас. Вам просто нужно настроить один раз форму отчетности в меню “Шаблоны”, “Отчеты по задаче”.
В дальнейшем вам не понадобится отдельно вносить данные в отчет: наше приложение само будет генерировать отчет по заранее заданной форме исходя из данных, которые вы внесли в пункте меню “Задачи”. Чтобы создать шаблон, вы можете выбрать “Базовый шаблон” и “Компоновщик шаблонов” (настраивайте форму под себя).
Исходя из своих потребностей, вы можете выбрать самостоятельно создавать шаблон с нуля или использовать “Компоновщик шаблонов”, где заполнить поля можно нажатием мышки
В “Компоновщике шаблонов” есть уже предустановленные поля, которые остается просто выбрать из списка.
Создание шаблона дефектной ведомости в PlanRadar
Поработайте один раз с шаблонами отчетов: так у вас будет готовая электронная форма, которую затем сможете использовать для автоматического создания отчетов на основе задач. Вы можете настроить обложку, оглавление и другие параметры. При чем это будет унифицированный документ, отвечающий стандартом компании: создайте его в фирменном стиле. Если у вас уже есть готовый пример отчетности, вы можете его загрузить в PFD-формате в наше приложение в шаблонах. Узнать детальнее о составлении отчетов можно здесь. Экспортировать отчет можно нажатие одной кнопки и скачать его в форматах PDF или Excel.
Как видите, такой подход исключает дублирование данных. А это влияет на скорость работы и точность заполнения данных. Нет потребности делать заметки на объекте, а затем дорабатывать все в офисе. Ускоряется обмен информацией, экономится время сотрудника, обеспечена бесшовность работы.
Отчет по проекту
Вы можете легко создать отчет по проекту и заверить его цифровой подписью. Можно создать форму отчетности или выбрать уже созданную.
Далее остается только заполнить данные в готовой форме. И нажать кнопку цифровой подписи. Так вам не понадобится ехать после работы в офис, чтобы завершать документацию. При отсутствии интернета на стройплощадке вы также можете работать с приложением: все данные при подключении к сети синхронизируются и не потеряются.
Для добавления комментариев к отчету есть несколько инструментов, включая аннотации и пометки маркером. Экспортируйте готовый отчет и отправьте его на рассмотрение. Цифровой отчет готов к пересылке заказчику и другим заинтересованным лицам.
Работа в режиме реального времени
Забудьте о горах бумаги или ноутбуке на строительной площадке. Работайте прямо со смартфона или планшета, так удобнее. Если возникают проблемы в сети, ничего страшного: изменения и данные, внесенные в приложении, автоматически синхронизируются, как только у вас появится подключение.
И главное, вы всей командой подключены к единой базе данных, которая обновляется ежесекундно. Это исключает работу с утратившей актуальность документацией или старыми версиями чертежей. Вы уверены, что при проведении проверки оперируете только актуальными данными. Все это экономит время на рутинных процессах.
Коммуникация на одной платформе
По каждой задачи в приложении доступен чат, позволяющий комментировать и предлагать идеи. Нет необходимости повторять вопросы в других мессенджерах или по электронной почте, искать ответственного члена команды. Платформа PlanRadar предоставляет удобный и универсальный канал взаимодействия по конкретному проекту и задачам в режиме реального времени. Каждый участник команды видит все изменения и комментарии в режиме онлайн.
Бесперебойная коммуникация между всеми участниками проекта, будь то сотрудники в офисе или на стройплощадке, способствует оперативному принятию решений, эффективному распределению рабочего времени и взаимодействию без разногласий. Любой участник проекта (заказчик, подрядчик, субподрядчик) может получать актуальную информацию, независимо от его местоположения и устройства. Это позволяет реагировать на задачи оперативнее и экономит массу времени, которое раньше тратилось на согласования, утверждения, обсуждения и внесение замечаний и корректировок. Все это содействует более эффективному взаимодействию и более успешному выполнению проекта.
Вы можете задать вопрос по интересующей проблеме напрямую архитектору, подрядчику, субподрядчику, конкретному исполнителю – без длительных поисков их контактов. Можете быть уверены, что все ваши комментарии, задачи, замечания и предписания будут видны всем участникам проекта, которым они адресованы. Каждая задача и обновление по проекту доступны всей команде, так как у каждой задачи есть поле для комментирования, вставки видео, аудио и фото, а также ведется протокол действий.
Протокол действий по задаче в PlanRadar
Вся вносимая информация, журналы проведения работ, переписка инженера или другого лица, проводящего инспекцию, с исполнителями хранятся в единой экосистеме. Эта информация хранится в облаке и не может быть изменена или потеряна, в отличие от бумажных документов.
Такой подход к хранению данных по объекту дает уверенность всем сторонам в случае возникновения конфликта: всегда можно обратиться к информации в приложении в случае спорных вопросов. Цифровое ведение проекта позволяет иметь под рукой доказательства по каждому замечанию, включая фото и видео, с указанием всех действий участников и времени.
Протокол задачи записывает все действия с указанием времени и даты, что обеспечивает надежность в фиксации произошедших изменений.
Прозрачное ведение взаимодействий между лицом, проводящим инспекцию или приемку работ, и подрядчиками/субподрядчиками оптимизирует работы и повышает эффективность всей команды. Все строительно-монтажные работы в приложении видны и прозрачны, что способствует более эффективному управлению проектом.
Назначайте роли
В приложении возможно взаимодействие не только с исполнителями работ, но также с заказчиком и надзорными органами. Вы можете добавить нелимитированное число участников в приложение и это абсолютно бесплатно. Например, при строительно-монтажных работах, комиссия включает представителей заказчика, исполнителя и независимых экспертов.
Добавьте надзорные органы и экспертов, и дайте им права доступа в соответствии с их компетенциями.
Таким образом, органы надзора будут оперативно получать информацию об устранении обнаруженных дефектов или необходимой документации. Этот подход также оптимизирует рабочий процесс, поскольку общение становится бесшовным и более эффективным.
Самая главная польза PlanRadar для нас — фиксация на объекте фотодоказательства. Это очень удобно. Нет необходимости описывать — достаточно сделать фото и сделать отметку на плане. Надежное и удобное хранение всей документации, нет необходимости запоминать. Такая инспекция намного быстрее проходит и позволяет собрать массу доказательств без бумажной волокиты. Да, в офисе мы можем потом по фотодоказательствам и комментам по конкретным замечаниям создавать развернутую отчетность — и это также удобнее, чем было раньше, без использования приложения
С PlanRadar создание дефектных ведомостей или любой другой приемочной документации (акты, чек-листы, предписания, журнал объекта) доступно в нескольких кликов.
Оцифруйте свой бизнес, отказавшись от ведения документации в бумаге. Попробуйте наше приложение бесплатно в течение 30 дней для проведения инспекций, внутреннего контроля, приемки работ и дефект-менеджмента. Сэкономьте время на всех этапах проверки и повысьте контроль качества строительных объектов!
