Строительство – одна из самых консервативных и жестко регламентируемых отраслей в вопросах оформления, ведения и учета документации, соответствия стандартам и нормам. Все этапы строительного проекта должны быть отображены в соответствующей документации, проектной, исполнительной, технической, разрешительной. Можно только догадываться, с каким объемом документов строителям приходится работать и насколько важно держать документооборот в порядке.
Что входит в исполнительную документацию строительства
Исполнительная документация в строительстве РК− это комплект рабочих чертежей с подписями про ответственность выполненных работ, согласно этим чертежам или по внесенным в них и согласованных с проектировщиком изменений, которые были осуществлены лицами, ответственными за производство строительно-монтажных работ.
Также исполнительной документацией считают список всех субподрядчиков и ответственных специалистов или организации, у которых обязательно должны быть все разрешительные документы на проведение строительных или монтажных работ или поставку стройматериалов.
В процессе строительства исполнителям работ необходимо оформлять исполнительную техническую документацию, которая отображает фактическое исполнение проектных решений и фактическое состояние зданий, сооружений и их элементов на всех стадиях строительства по мере завершения определенных этапов работ.
Сюда также относятся акты разных испытаний и экспертиз инженерно-технических систем, плюс, документация о качестве материалов и конструкций (паспорта и сертификаты).
Отдельный вид исполнительной документации, которая регулярно должна заполняться по определенному образцу – журнал общестроительных работ, дневник регистрации событий, а также разнообразные акты приемки и сдачи. Эта документация требует особой внимательности и регулярности, поскольку только по ней можно в случае проблем установить первопричину, найти ответственных, да и в целом оценить ход строительных работ.
В общем, исполнительная документация в строительстве РК – все документы, которые оформляются на протяжении всего строительства, где фиксируются все работы, действия, изменения, а также сроки, последовательность, ответственные лица-исполнители, приемщики. Кроме прочего также оформляются документы по условиям работ, техсостоянию объекта и соответствии качества применяемых материалов
Исполнительная документация в строительстве – проблемы
1.Огромный массив документации в бумажном виде. Ведение исполнительной документации в строительстве РК – обязательная, но очень рутинная, кропотливая и ответственная задача, выполнять которую халатно просто опасно. А учитывая тот или иной масштаб строительства, подобной документации под конец проекта может скопиться внушительные десятки папок, при этом всегда есть риск, что какой-то из документов будет утерян или вообще не оформлен, либо оформлен уже не правильно, так как в предыдущем закралась ошибка (человеческий фактор), и это автоматически наложилось на дальнейшие расчеты приемки.
2.Человеческий фактор. Более того, корректное и тщательное ведение исполнительной документации – гарантия защиты подрядчика, если возникнут споры и претензии. Если каждый этап работы не был зафиксирован и освидетельствован надлежащим актом приемки, вполне вероятно, что любой “косяк” последующих работ будет вменен в вашу ответственность, что означает переделку и дополнительные деньги, не говоря уже о срыве сроков.
3. Несовершенная схема ведения. Так что бумажное ведение документации по умолчанию подвержено риску утери, переделки с потерей важной информации, наложения двойной работы, а также обновления данных с новым внесением в старые формы, дополнением – например, акты скрытых работ регулярно имеют несколько итераций – после ревизии и исправлений. Кроме того, есть еще факторы смены исполнителей и их индивидуальные отчетности, а также разные формы исполнительной документации, которую приходится потом унифицировать.
4. Низкая квалификация специалиста. Кроме того, далеко не каждая компания имеет в штате своего инженера ПТО, который безупречно знает, как нужно вести и контролировать исполнительную документацию строительства, и неспециалист, который берет на себя ответственность управлять всем оборотом документов рискует что-то да и забыть или потерять, и даже Excel не спасет, если не будет автоматической системы и структуры.
Читайте также: 20 лучших программ для инженера ПТО
Исполнительная документации в строительстве – новый подход
Решением такой проблемы в современном строительном бизнесе может быть специальная программа для ведения исполнительной документации в строительстве, которая автоматизирует и ускоряет оформление важной документации, переведя ее в цифровой формат.
Каждая программа для создания исполнительной документации, которая представлена на рынке, призвана облегчить процессы ответственных за исполнительную документацию: сократить время на составление, ускорить процессы согласования и подписи, автоматически подтягивать все важные факты и документы по проекту, сохранять всю информацию журнала работ и документы с протоколами по задачам и выявленным дефектам, исправлениям или дополнениям.
Другое дело, что реализовать это универсально не так просто: программа для подготовки исполнительной документации и программа для составления исполнительной документации могут быть совершенно с разным функционалом.
Так, первая может подразумевать именно сбор и хранение всех важных документов по проекту – быть хранилищем-каталогом всех цифровых аналогов существующей исполнительной документации. Фактически, быть справочником по всем сертификатам, паспортам материалов и конструкций, которые применяются в проекте, а также актам проверок и испытаний разных ключевых узлов и систем (электросети, канализации, водоснабжения, газ, отопление и пр).
А программа для создания исполнительной документации рассчитана на функциональные возможности в ней создавать и компоновать определенные формы отчетов и актов в цифре, основываясь на фактических, зафиксированных в ней же, данных и отображенных в задачах.
Читайте также: PlanRadar представляет новую систему управления документацией
Есть софт, рассчитанный на проектировщиков, архитекторов, дизайнеров и конструкторов – система автоматизированного проектирования, которая помогает оформлять проектную исполнительную документацию очень точно, исключая ошибки и неправильные расчет из-за человеческого фактора.
Цифровые шаблоны включают множество настроек и инструментов, которые позволяют специалисту аккуратно и по всем нормам создать документацию, заменяя автоматически многие рутинные процессы. Созданные проектировщиками рабочие чертежи становятся исполнительной документацией – как только по ним выполнили в точности все работы. Точность чертежей как раз обеспечиваются автоматическими программами для проектирования. Яркий пример распространенной, но не единственной программы для исполнительной документации в строительстве – AutoCad.
Но вот программы для строительного контроля и ведения цифровой исполнительной документации только недавно начали наполнять рынок. И важно разбираться, насколько тот или иной продукт сможет охватить ваши задачи по исполнительной документации.
PlanRadar решает задачи по исполнительной документации в строительстве РК
Рабочая программа для ведения исполнительной документации в строительстве – та, что может просто облегчить рутинную работу в заполнении журналов учета строительных работ, составлении актов приемки и освидетельствования скрытых работ, предписаний по обнаруженным дефектам и прочего, оптимизируя ваше время.
PlanRadar ориентирован, прежде всего, на ведение и учет цифровой документации в строительном контроле, то есть помощь инженерам ПТО, ОТ, руководителям проекта, а также специалистам, выполняющим технический и авторский надзор.
Более того, обновленный функционал управления документацией в PlanRadar разрушить границы традиционных систем управления строительными документами. С новым функционалом все документы по вашему проекту могут храниться в единой базе, доступные каждому участнику. Каждый из документов может быть систематизирован по папкам, прикреплен к конкретному слою и главное, документы можно утверждать, сравнивать версии, пописывать и делиться ими на одной платформе.
С отдельным разделом Документы намного проще систематизировать и находить важные документы по проекту, а также утверждать и одобрять конкретный документ по запросу – это экономит время и нивелирует необходимость отсылать отдельно на визирование к рецензенту. Все участники проекта могут согласовывать, сравнивать версии планов, одобрять или отклонять утверждение документа, не говоря уже о цифровой подписи.
Вот некоторый практичный функционал приложения для ведения документации:
C PlanRadar вы сможете проводить инспекции, оформляя прямо со смартфона цифровые дефектные ведомости, чек-листы:
Кроме отчетов по дефектам, с помощью PlanRadar составляются акты освидетельствования скрытых работ, акты приемки/передачи и всевозможные чек-листы, например, проверки по пожарной безопасности, охраны труда или инвентаризацию. Вы формируете в разделе Формы свой вид будущего отчета, добавляя нужные поля. Все интуитивно понятно и всегда можно выбрать предварительный просмотр формы, чтобы убедиться, что вы все учли.
Читайте также: Акты в строительстве: сдачи-приемки, акт осмотра квартир
Читайте также: Ежедневные отчеты о ходе строительства: как сократить админработу
Вести журнал учета строительных работ, создав единожды определенную форму и заполняя нужные поля, без необходимости всякий раз создавать новую отчетность. Назначив доступ определенным участникам проекта, вы делегируете им заполнение журнала. И вы всегда увидите, кто и когда заполнил журнал учета строительных работ, и какая в целом ситуация по проекту.
Ее также легко мониторить при помощи информационных панелей, где каждый проект наглядно представлен инфографикой или таблично (можно выбрать форму показа) в цвете. Вы в один клик получите сводку по задачам каждого из проекта и сможете принять оптимальное решение по какой-то проблеме.
При помощи функционала компоновщик шаблонов отчетов вы всегда сможете настроить любой вид необходимого вам документа. Производственный журнал, акты приемки, предписания или претензии, контрольные списки и разные виды чек-листов – все оформляется максимально просто по шаблону, которые есть в программе, или вы сможете скомпоновать по структуре такой, который нужен вам (менять заголовки, страницы, использовать фирменный логотип и прочее). С их помощью вы все данные по проекту можете экспортировать в PDF-файлы.
PlanRadar – отличный инструмент для авторского или строительного надзора.
Функционал позволяет делать фото, видео-записи проблем, нарушений, несоответствий на объекте и вместо длительных описаний – просто прикреплять фотодоказательства к новой задаче, которая ставится на чертеже или BIM-модели. Все изображения и комментарии фиксируются в протоколе задачи, их можно прикреплять к отчету, который в пару кликов можно отправить в PDF- формате ответственному лицу или руководителю.
Достоинства PlanRadar для исполнительной документации в строительстве
1) Единая платформа взаимодействия всех участников проекта (от генподрядчика до заказчика, инвестора и инженера стройконтроля), документация техническая и исполнительная централизована и стандартизирована. Обновление и доступность в режиме реального времени.
2) Цифровая подпись делает цифровой вид исполнительной документации такой же равноценной, что и бумажная версия – можно полностью полагаться на диджитал документооборот.
3) Удаленный мониторинг за всеми объектами одновременно и строительный контроль в режиме реального времени.
4) После сдачи объекта в эксплуатацию или завершения проекта вся исполнительная документация надежно хранится в архиве, в облаке и может быть направлена подключенным субподрядчикам, наблюдателям в пару кликов. Нет необходимости формировать отдельный набор документов для FC-менеджмента.
5) Программа эффективно работает и для задач служб эксплуатации и сервиса зданий: точно такие же простые постановки задач для техников на чертежах или BIM-модели, обмен заявками и оперативный ремонт, ТО, или профилактика, замена расходников оборудования обеспечиваются единым источником информации в режиме реального времени.
6) Доступ онлайн ко всем данным и документам по объектам из любой точки мира с любого девайса в режиме 24/7.
7) Автоматизация рутинной работы и точность заполнения всех форм отчетов – экономия времени сотрудников-специалистов.
8) Цифровая документация ничего не весит и не занимает много места, исключается потеря информации, ее проще передавать заказчику – намного ускоряются вопросы согласования, утверждения оплат.
9) В системе каждое действие участника фиксируется в протоколе задачи, поэтому невозможно исказить намеренно факты и ситуацию – любое действие фиксируется, ведется история действий и журналы объекта.
10) Работа с PlanRadar максимально проста и интуитивно понятна: дружественный интерфейс, подсказки. Настройка проекта менее чем за 10 минут. Специальных установок и глубоких, долгих ознакомлений, как работать с программой, не нужно.
Читайте также: Как настроить PlanRadar за 10 минут на компьютере
11) Мощная и профессиональная база разработки, доброжелательная техподдержка, возможность масштабировать функционал в зависимости от желания заказчика.
12) Фиксированная цена за конкретный пакет подписки, нет доплат за какой-то особый функционал – программа учитывает максимально все потенциальные требования строительного бизнеса.
13) Регулярные вебинары, где демонстрируются все возможности функционала PlanRadar для разных видов строительного бизнеса.
Зная потребности современных застройщиков и специалистов по стройконтролю, их реальные практические трудности, которые возникают при ведении исполнительной документации в строительстве РК, PlanRadar предлагает функциональное облачное ПО, которое будет помощью для четкого и простого ведения документации, структурирования процессов и оптимизации вашего времени.
Попробуйте протестировать PlanRadar в течение 30 дней совершенно бесплатно!
