Управлять стройкой со смартфона, контролировать каждый шаг сотрудников, даже не выезжая на место, моментально получать обновления и аналитику и заверять всю документацию онлайн цифровой подписью — такое возможно только с цифровыми приложениями. Чем цифровое управление проектом отличается от традиционного и как программное обеспечение облегчает жизнь управляющего строительным проектом?
Управляющий строительством несет ответственность за каждый шаг на стройке и должен удерживать в поле своего зрения массу нюансов. Он отвечает за координацию и надзор за всеми аспектами строительных проектов, от планирования до финализации проекта. Для успешной реализации строительных работ, независимо от их масштаба и сложности, менеджеру нужно контролировать каждый этап стройки и не упустить ни одной детали.
Объем работ огромен: менеджеру нужно разбираться во всех деталях проекта, бюджетировании и финансовом контроле, управлении ресурсами, координировать процессы между различными участниками, выстраивать эффективные коммуникации, вести контроль качества, управлять рисками, контролировать соблюдение законодательных норм, работать с подрядчиками, заказчиками, составлять и контролировать график работ, отвечать за безопасность стройки…
Естественно, что даже высококлассному сотруднику на этой должности не всегда удается удержать в поле зрения все нюансы, ведь приходится работать в условиях многозадачности с огромным объемом информации! Ежедневно приходится сталкиваться с множеством проблем:
- Бюджет и финансирование: нехватка средств, неожиданные расходы, несоответствие бюджету – все это может создать серьезные финансовые проблемы в ходе строительства и требует оперативного вмешательства.
- График и сроки: задержки в выполнении работ, изменения в графике, проблемы с поставками материалов могут привести к перерасходу времени и несоблюдению сроков. Проблемы со сроками сдачи требуют незамедлительных корректировок, а прогресс важно отслеживать в режиме реального времени.
- Качество и стандарты: Соответствие строительных работ стандартам и требованиям, контроль качества материалов и выполнения работ требуют постоянного контроля. Не все сотрудники идеальны, и подрядчики, и бригадиры могут халтурить, скрывая реальное состояние вещей.
- Управление ресурсами: эффективное распределение рабочей силы, машин и оборудования, чтобы минимизировать потери времени и ресурсов — это ответственность менеджера. Часто приходится сталкиваться с недостаточной квалификацией сотрудников или проблемами в поиске нужного оборудования, которое должно работать на разных участках.
- Коммуникация и согласование: взаимодействие с разными сторонами проекта – заказчиками, архитекторами, инженерами, подрядчиками – требует хорошей коммуникации и согласования, чтобы избежать недоразумений и конфликтов. Но коммуникации в команде могут занимать время: поиск нужного контакта, объяснение задачи, ожидание на согласование и передача данных по цепочке.
- Изменения в проекте: они неизбежны и могут повлиять на график, бюджет и ресурсы. Многие документы в рамках строительных проектов проходят несколько этапов редактирования и изменений. Представьте себе, сколько времени потребуется, чтобы дублировать все изменения несколько раз, если данные не синхронизированы! В этом случае автоматизация расчетных процессов играет важную роль, повышая точность строительных смет.
Законодательство и разрешения: соблюдение строительных норм, правил и разрешений – важное условие успешного завершения проекта. Нарушения могут повлечь за собой юридические последствия. - Технические сложности: проблемы могут возникнуть в ходе строительства, начиная от геологических особенностей местности до технических неполадок оборудования.
- Управление рисками: строительство связано с разными рисками – от погодных условий до финансовых колебаний. Управляющий должен уметь идентифицировать, оценивать и управлять рисками и быть готовым на них оперативно реагировать.
- Отсутствие единого источника достоверной информации. Когда информация находится в разных программах и на разных носителях, у специалистов возникает множество вопросов, решение которых требует большого времени. Например, где хранится нужный документ? Начинаются поиски сотрудника, который обладает информацией. И даже если документ найден, возникают новые вопросы: является ли это последняя версия документа или чертежа? Сколько времени тратится на уточнение даже самых простых вещей!Все это отнимает время как у команды, так и у менеджера, который занимается координацией процессов. Менеджменту важны актуальные проектные документы, поскольку именно на их основе принимаются эффективные решения, вносятся изменения в проект и перераспределяется бюджет. Клиенты и кредиторы требуют обновленной информации о статусе проекта, отчетах об основных этапах, графиках и расходах для обеспечения прозрачности. Предоставление этих данных с последними обновлениями не всегда просто.
- Судебные риски и споры. Конфликты с подрядчиками не редкость, и тут менеджеру требуется найти обоснование для судебного иска, подкрепив его документально, чтобы проект не понес финансовые убытки.
- Отсутствие цифровой подписи. Управляющий строительством редко сидит на одном месте. Но в течение дня сотрудникам требуется заверять документы подписью, чтобы работы не приостанавливались из-за бумажной волокиты. Подрядчик может ожидать долгое время, чтобы начать установку конструкций, если документы должен заверить менеджер, который находится в командировке. Применение цифровой подписи и надежного приложения для документооборота позволяет решить эту проблему: отчет или акт можно заверить в течение нескольких минут из любой точки мира, избегая задержек в проекте.
- Сбор аналитики. Проходит время, прежде чем отчеты поступят руководителю. А на их основе составляются аналитические данные, которые нужны для внесения корректив в реализацию проекта. Информация не поступает мгновенно и между возникновением проблемы и ее решение образуется временной зазор. А на стройке время — это деньги, и немалые. Поэтому сбор оперативной информации и формирование аналитики одна из “болей” руководителя.
- Обеспечение безопасности проекта и сотрудников: менеджер строительства должен разрабатывать и реализовывать меры безопасности для предотвращения несчастных случаев и повреждений оборудования. Это включает обучение персонала и соблюдение стандартов безопасности.
Каждый конкретный проект может иметь свои уникальные проблемы, и управляющему строительством необходимо правильно реагировать на них, находить решения и обеспечивать успешное завершение проекта. От менеджера проекта зависит главное: сдача объекта в сроки и в рамках установленного бюджета.
Но охватить все задачи одновременно одному человеку не под силу: приходиться распыляться между всеми процессами. Поэтому лучшие помощники современного руководителя — программы для управления строительством. Как цифра оптимизирует все процессы и помогает управляющему справиться с задачами?
Управление проектом строительства с PlanRadar
Программное решение PlanRadar предоставляет возможность перевести все в цифровоей вид, что значительно упрощает контроль за всеми этапами строительных работ. Все виды документов, такие как акты, отчеты, дефектные ведомости, протоколы и другие, легко вести в цифровой форме с помощью приложения. Это позволяет автоматически заполнять формы отчетов и генерировать отчеты на основе задач. Применение облачного решения на мобильных устройствах устраняет неудобный бумажный формат, обеспечивая более надежное хранение информации.
PlanRadar объединяет людей и данные проекта, позволяет объединить разнообразные задачи менеджмента проекта на одной платформе, что экономит время и упрощает процессы. С его помощью можно управлять задачами, проводить инспекции, отслеживать дефекты и создавать отчеты. Все участники проекта, включая проектировщиков, инженеров, субподрядчиков, строителей и заказчиков, могут работать в цифровой среде, где изменения и действия отслеживаются в режиме реального времени. Коммуникация становится более быстрой и конкретной, что минимизирует возможные разногласия и претензии. Каждое действие фиксируется в протоколах и отчетах, обеспечивая прозрачность.
Ведение нескольких проектов
Компания редко ведет один строительный проект. Ведение их на разрозненных носителях и платформах усложняет контроль. С PlanRadar вы можете хранить и структурировать данные по всем проектам на одной платформе. Создать цифровой проект вашего объекта можно менее, чем за 10 минут.
Выберете пункт меню Проекты, затем “Создать новый проект”.
Создание проекта в PlanRadar
Краткий видеогайд создания проекта в PlanRadar – быстрый старт работы с приложением в десктопной версии
Можно создавать несколько проектов (зависит от тарифного плана), информация по каждому из них будет предложена в информационной панели в виде диаграмм или списка — чтобы одновременно можно было видеть ситуацию по каждому и расставлять приоритеты. Вы можете быстро найти нужную информацию в проектах по фильтрам и ключевым словам. 
Единая база документов
PlanRadar – удобный инструмент для создания разнообразной цифровой документации. Управляющий строительством в пару кликов может просмотреть всю необходимую документацию, найти нужный документ, удостовериться в полноте пакета документов. Наша платформа позволяет полностью избавиться от бумажных версий документов и перевести бизнес-процессы в цифровой формат с максимальной эффективностью. Данные хранятся в защищенном облаке. Поэтому независимо от вашего местоположения, вы сможете с любого девайса получить доступ к документам, чертежам и отчетам через приложение.
В приложении PlanRadar есть раздел “Документы”, который предназначен для управления документацией проекта. В этом разделе вы можете упорядочить все бумаги, связанные с проектом, распределив их по папкам.
Вы можете загрузить файлы с вашего компьютера или воспользоваться интеграцией с платформами Sharepoint, Dropbox и Google Drive.
Простой и понятный интерфейс помогает быстро ориентироваться в системе: работайте с документами всей командой! Функционал “Документы” значительно облегчает организацию и поиск важных документов. Вы можете сортировать, осуществлять поиск по ключевым словам и структурировать по слоям.
В раздел “Запросы на утверждение” попадают все документы, которые требуют подписи руководителя. Вам не нужно ехать в офис, чтобы подставить свою подпись: можно поставить цифровую прямо в ПланРадар!
Этот раздел упрощает процесс согласования документов и позволяет подписывать их в режиме реального времени. Так электронный документооборот переходит в правовое поле: цифровая документация приравнивается по своей силе к бумажной с мокрой печатью.
Единая база данных в электронном документообороте обеспечивает оперативность в разрешении практических вопросов. Передача и согласование цифровых документов и отчетов, созданных в единой системе, происходит намного быстрее.
Создание задач
Руководитель может поставить задачу в пару кликов, зафиксировав все прямо на стройплощадке.
Зайдите в пункт меню “Задачи”, выберете “Создать задачу”.
В открывшемся окне опишите суть, назначьте срок выполнения, исполнителя. Добавьте фото или видео участка, о котором идет речь. Если нет времени, вместо тестового описания можно надиктовать голосовую заметку. Отметьте его на чертеже или на модели, чтобы избежать разночтений.
Ответственное лицо, которое указывается в качестве исполнителя, сразу получает уведомление на своем девайсе. Менеджер может проследить, открыл ли исполнитель задачу, когда, каков статус ее выполнения.
Мониторинг процессов
Удержать весь массив данных по задачам без цифрового приложения невозможно. ПланРадар помогает отслеживать все действий и события на стройплощадке. В пункте меню “Задачи” вы можете отследить все актуальные данные и видеть каждый шаг исполнителей. Вы легко найдете, кто и за какую задачу ответственен, какие возникают вопросы при ее выполнении, на какой стадии находится ее решение, сроки выполнения.
Как только исполнитель завершит задачу и изменит в приложении ее статус, задача изменит свой цвет на зеленый. Красный цвет означает, что задача открыта, синий — в работе, желтый — ожидает ответа. Как видно, все задачи, в зависимости от их текущего статуса выполнения, в PlanRadar обозначены разными цветами.
Получение обновлений по каждой задаче осуществляется через push-уведомления, что гарантирует, что вы никогда не пропустите важную информацию. Вся информация обновляется в режиме реального времени: отсутствуют задержки в ходе работы, и проект идет согласно графику. Так вы видите, что происходит на стройке, кто как работает, какие возникают проблемы, а не остаетесь в неведении до получения отчета.
PlanRadar позволяет автоматизировать планирование. С помощью настраиваемых шаблонов можно создавать предписания, списки задач, устанавливать сроки и назначать ответственных исполнителей. Вся информация автоматически структурируется в информационной панели, где отображается текущее состояние проекта. Незавершенные задачи выделяются цветом, а система предупреждает о приближающихся сроках выполнения и невыполненных задачах. Данные о задачах, исполнителях и статусах собираются в режиме реального времени.
Любое обновление плана, чертежа или введение дополнительных данных не останется незамеченным благодаря автоматическим уведомлениям. Вы также имеете возможность получать обратную связь от своей команды, распределять задачи и следить за ходом выполнения через один удобный канал коммуникации, без необходимости использования дополнительных мессенджеров или проведения личных встреч. Это позволяет оптимизировать работу и экономить время в управлении командой.
Руководители проекта или девелоперы могут получать статистику по проблемам и задачам объекта в режиме реального времени, контролировать каждый этап строительства. Отпадает необходимость ехать на объект, чтобы проконтролировать все на месте.
Единый канал для коммуникации со всей командой
Приложение предоставляет универсальный канал связи для всей команды проекта, включая специалистов, субподрядчиков, инвесторов, заказчика и всех других участников проекта. По каждой задаче есть внутренний чат для коммуникации. В нем указаны ответственные лица и менеджеру не нужно держать в голове, кто и за что отвечает, искать контакты в телефоне.
Как только менеджер отправит во внутреннем чате сообщение, участники получают push-уведомление. Это значительно экономит время. Функциональность чата внутри задачи позволяет прикреплять разнообразные файлы: фотографии, аудиозаписи, текстовые комментарии и даже короткие видео, что способствует более точной передаче информации, исключая возможные недопонимания. Все данные отображаются в режиме реального времени Отпадает потребность в постоянных телефонных звонках, организации совещаний или личных встречах на стройплощадке. Система обеспечивает удобную коммуникацию между офисом и строительной площадкой. Все данные надежно хранятся в облачной системе, что исключает возможность потери информации.
Назначение Ролей
Вы можете давать доступ пользователям к определенным документам и задачам на свое усмотрение, создавать группы для работы над конкретным участком. Например, вот так можно создать роль конкретному лицу и определить список его прав в рамках проекта:
На свою лицензию вы можете пригласить неограниченное количество участников, назначив им роли. Это удобно и позволяет масштабировать бизнес: для субподрядчиков пользование PlanRadar бесплатно, также вы можете приглашать в цифровую среду контролирующие органы, авторский надзор, чтобы быстрее проходить все проверки и видеть ход работ.
Для коммуникации вы можете создать группу по ответственному лицу в PlanRadar, включив в нее определенных исполнителей и менеджмент.
Такой подход позволяет улучшить коммуникации и сделать процессы бесшовными, связать всех участников в единой среде. Надзорные органы или инвесторов можно наделить ролью наблюдателя, и они также будут в курсе всех событий: управляющему не придется постоянно отчитываться о происходящем на стройке, все работы видны в приложении и прозрачны.
Создание отчетов на ходу
Создание отчетов по задачам и по проекту максимально упрощено и автоматизировано. Отчеты по задаче формируются автоматически на основании данных, которые были внесены в саму задачу.
Создание отчета по задаче
Достаточно зайти в задачу, выбрать нужную форму отчетности (шаблон настраивается заранее) и нажать кнопку “Создать отчет”. Так на базе задачи, к которой прикреплено фото, локация на чертеже можно моментально создать полноценный отчет в PDF формате. Менеджер объекта напрямую получает все отчеты — нет необходимости заходить в почту.
Это ведет к тому, что ответственные сотрудники на стройке тратят меньше времени на создание отчетов. Информацию не приходится дублировать. Все данные просто вносятся в шаблон прямо на стройке со смартфона. Дальше не нужно идти в офис, чтобы доработать отчетность: он готов автоматически. По опыту клиентов ПланРадар, автоматизация помогает сэкономить от 7 часов в неделю на составление отчетов. Это значит, что приходится меньше времени тратить на рутину, все процессы проходят быстрее, что экономит средства. А у менеджера проекта появляется человеческий ресурс, который можно задействовать на более сложных задачах. К тому же, цифровые акты скрытых работ, дефектные ведомости и чек-листы помогают точно проконтролировать каждый участок и ничего не упустить из виду. А руководитель уверен, что его сотрудники заполнили всю требуемую документацию в нужной для компании форме и не допустили ошибок при дублировании данных.
С приложением можно работать на стройплощадке со смартфона, в “полевых условиях”, даже без доступа к Интернету. Загрузите нужные данные на телефон, заполняйте документы оффлайн — при подключении к сети данные синхронизируются.
Цифровая подпись в PlanRadar
Руководитель может в пару кликов подготовить отчет по объекту, заверить его цифровой подписью и отправить заказчику в PDF или Excel прямо с мобильного телефона. Это позволяет оперативно работать с документацией, исключает простои, когда менеджер физически не может приехать на стройку или в офис для подписания бумаг.
Для этого в меню “Шаблоны” заранее создаются шаблоны отчетности. А затем в меню “Отчет по объекту” нужно выбрать шаблон, внести в него данные и сформировать отчет.
Отчет заверяется цифровой подписью
Единый вид документации
С ПланРадар вы можете заранее создать шаблоны всех документов, которые понадобятся во время проекта. Один раз потратить время на настройку форм, чтобы затем просто вставлять в поля данные. Для работы с шаблонами предусмотрены два инструмента: “Формы и списки” и “Шаблоны”. Компоновщик шаблонов отчетов дает возможность создавать их по внутренним стандартам организации, с фирменным лого.
Используйте настраиваемые поля для быстрого создания шаблонов:
Все ваши подрядчики будут работать с установленным образцом, а не использовать свои шаблоны, что приводит к хаосу в документации. Это позволяет стандартизировать документацию компании, быть уверенным в том, что ее не придется переделывать, когда зайдет речь о сдаче объекта в эксплуатации.
Протокол действий по задаче в PlanRadar
Протокол действий в PlanRadar помогает управляющему проектом подстраховаться на случай конфликтных ситуаций с подрядчиками. По каждой задаче есть протокол действий. Проще говоря, вся переписка между участниками, каждое их действие в системе зафиксировано с указанием даты и времени.
Изменить какие-либо данные задним числом нельзя. И когда требуется уточнить информацию или предоставить доказательства в спорной ситуации, этот протокол становится надежным источником, на который можно сослаться. Протокол задач служит надежной фиксацией всех действий, сохраняя время и дату каждого изменения. Это обеспечивает прозрачность и возможность проверки деятельности каждого участника на проекте. К тому же, вся документация хранится в цифровом виде найти данные можно в пару кликов по ключевым словам и фильтрам.
Работа с цифровыми чертежами и BIM-моделями
Загрузите планы или BIM-модели прямо в приложение. Ставьте задачи с привязкой к конкретной точке. Загрузить план можно в пункте меню “Проекты”, в подпункте “Планы и слои”.
Приложение поддерживает стандарт openBIM, что означает, что 3D-проекты из других программ будут корректно считываться. Вы можете загрузить BIM-модель в десктопную версию приложения, а затем работать с ней удобно и на смартфоне. Добавление задач и комментариев к BIM-модели становится так же простым, как и к чертежам. Эти обновления мгновенно отображаются в CAD-программе через BCF-файл, что позволяет сэкономить время на конвертации. Возможность работы с BIM-моделью с любого устройства значительно улучшает работу, сокращает время на инспекции и позволяет точно назначать задачи.
Сравнивайте чертежи прямо в приложении: PlanRadar автоматически подсветит различия между разными версиями планов, выделяя обновления цветом. Это удобный инструмент визуализации, который сэкономит вам время.
Больше нет места для разногласий и ошибок, как это могло происходить с бумажными чертежами. Любые изменения, внесенные в чертежи, видны. Участники проекта имеют доступ к старым версиям чертежей с любого устройства и в любой точке мира.
Статистика и диаграммы
Для автоматизации бизнес-процессов в строительстве используются диаграммы. Раздел статистики позволяет оперативно получать наглядные сводки по ключевым параметрам проекта в виде графиков и диаграмм. Это позволяет быстро реагировать на текущую ситуацию.
Читайте также: Панели статистики в PlanRadar: практическая ценность
Вместо того чтобы собирать отчеты и информацию от разных членов команды, система автоматически предоставляет поступающую в режиме онлайн информацию в виде диаграмм. Улучшенный визуал и оперативность данных помогает принимать правильные решения. Зайдите в пункт меню “Статистика”. Вы можете создать новую панель, добавить диаграмму, выбрать тип диаграммы, выбрать даты, отфильтровать диаграммы, экспортировать в Excel формат в один клик.
Вид диаграмм в ПланРадар
График работ и диаграмма Ганта
В приложении PlanRadar предусмотрена функция создания диаграммы Ганта — ключевого инструмента для визуализации контроля за сроками выполнения всех этапов. Диаграмму можно структурировать на различные этапы и подэтапы, до пяти уровней глубины. Вы можете назначать временные рамки для каждого этапа и в любой момент вносить изменения.
Чтобы воспользоваться этой функцией, достаточно перейти на вкладку “Задачи” и в подпункте “Вид” выбрать “График”.
Приложение поддерживает импорт графиков из популярных программ (Microsoft Project, Primavera P6 или Asta Powerproject).
Для добавления нового этапа в проект нажмите “Создать этап”. Затем укажите название этапа, дату начала и окончания или продолжительность.
Даты можно изменять в любой момент для отражения изменений в графике проекта, переименовывать или удалять этапы по мере развития проекта.
Добавляйте в диаграмму задачи сразу с указанием сроков выполнения, ответственных лиц. Можно легко добавлять существующие задач в уже созданные этапы проекта.
Процент завершенности задачи отображается в графе и помогает более эффективно планировать последующие этапы. Это оптимизирует рабочие процессы и обеспечивает прозрачность, избавляя от необходимости постоянно мониторить выполнение задач.
Приложение совместимо с Excel: одной кнопкой вы можете перенести все данные в таблицы и работать дальше с ними. Делитесь графиками и диаграммами с членами команды, обеспечивая актуальность данных и обновления в режиме онлайн.
Кстати, программное облачное решение также можно интегрировать с разным ПО, например, таким распространенным, как 1С — открытый API позволяет объединять системы, автоматизируя вопросы смет, объемов выполненных работ и прочего.
Как PlanRadar упростило работу наших клиентов: примеры использования приложения
Среди клиентов PlanRadar — компании с мировым именем, которые работают над сложными высококлассными проектами. Они уже оценили удобство работы с приложением и пользу, которую цифра приносит проектам. Вот, что они говорят о работе с нашим приложением:
“Важно было найти такой цифровой инструмент, который просто и понятно повысил бы эффективность работы и оптимизировал приемку работ. Более того, необходимо было выбрать оптимальное программное решение в рамках бюджета, которое бы функционально закрывало задачи компании, и в то же время было удобным для всех участников проектов — менеджерам по продажам, руководителям и подрядчикам. Чтобы ПО можно было использовать в офисе, на улице, на объекте – в браузере, мобильной версии и приложениях для Anroid и iOS”, — Александр Иванов, директор по инновациям, продажам и маркетингу «Сибпромстроя».
«До применения приложения PlanRadar на составление полноценного отчета только по осмотру выбранного заказчиком помещения, здания, уходило около 2 дней. Но с цифровым инструментом Планрадар мы экономим до 8 часов на каждом отчете», — Вячеслав Рыжков, управляющий партнер в Universum Project.
“Качество квартир выросло, поскольку при обнаружении любого дефекта можно оперативно показать это через приложение напрямую исполнителям, и те быстро исправят — мгновенная и бесшовная коммуникация с подрядным организациями. По каждой претензии есть фотодоказательство и комментарий, который просто предоставить благодаря цифровому ведению проекта”, — Максим Прищепов, Менеджер-инженер проектов в Wainbridge.
“S+B является пионером в области инноваций и новых технологий в нескольких сферах. Приложение PlanRadar очень понятное и простое в использовании, поэтому с ним успешно работают и наши субподрядчики. Это позволяет значительно упростить или ускорить целый ряд процессов, что повышает эффективность работы”, — Маркус Вебер, Менеджер проекта, S+B Prague.
“Для эффективного междисциплинарного сотрудничества между нашими командами нужны цифровые решения. Благодаря PlanRadar мы обеспечиваем непрерывное ведение документации и эффективную коммуникацию, необходимую для успешной реализации проектов”, — Karl-Heinz Strauss, CEO Porr AG.
Попробуйте цифровое управление проектами совершенно бесплатно: протестируйте PlanRadar в течение 30 дней, чтобы убедиться в эффективности цифрового помощника. Вы увидите, сколько времени вы сможете сэкономить и насколько улучшить все бизнес-процессы!
