Вписаться в сроки и в бюджет – главная задача менеджера по строительству. И самая сложная. Согласно исследованию, опубликованному в журнале Construction News, примерно 9 из 10 строительных проектов отстают от графика.
А согласно с исследованиями Kaizen Institute, консалтинговой фирмы, специализирующаяся на развитии бизнеса, средняя задержка проектов по сравнению с первоначальным сроком составляет 115%, 98,5% проектов выходят за рамки финансирования, около 95% требуют “переделок” уже выполненных работ. Эти показатели были бы еще хуже, если бы строители не использовали в своей работе инструменты аналитики, позволяющие видеть картину строительства в общем.
Среди самых распространенных инструментов, которые использует менеджмент для контроля за строительством – диаграмма Ганта. Почему именно она удобна для строителей и как сделать этот инструмент еще более эффективным с цифровыми решениями?
Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, который визуализирует продолжительность задач проекта, помогает понять взаимосвязанные и параллельные задачи. Она предоставляет простую и понятную визуализацию задач, связанных с проектом строительства. Каждая задача или действие на диаграмме представлены столбиком, определяющим начало, окончание и продолжительность выполнения. Диаграммы Ганта отображают запланированные задачи и широко используются в строительной отрасли для проектов различного масштаба.
Она дает множество преимуществ при управлении проектами, но сама по себе диаграмма Ганта не исключает возможность срыва дедлайнов: многие факторы лежат вне контроля менеджмента: погода, логистические проблемы, трудовые споры и прочее. Тем не менее, с ней проще предвидеть риски и “слабые места”. Диаграмма Ганта помогает выявлять зависимости задач, является понятной для всех участников, она становится единым источником информации.
Что включает в себя диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта состоит из двух основных частей: списка задач и графика проекта. На вертикальной оси перечислены все задачи, а на горизонтальной – временные интервалы. Она предоставляет не только информацию о названии и продолжительности каждой задачи, но также содержит данные о дате начала проекта, ответственных лицах, начале и окончании каждой задачи, зависимостях, ресурсах, этапах, текущем состоянии и датах завершения проекта.
Вот основные данные, которые легко увидеть в диаграмме:
- Название задачи
- Автора задачи
- Приоритет задачи
- Сроки выполнения
- Зависимые задачи (не могут начаться до завершения предыдущих)
- Процент выполнения задач
- Действия критического пути
- Ресурсы: информация о необходимых ресурсах для каждого этапа проекта.
- Этапы: выделение важных этапов, таких как проектирование, строительство, завершение.
- Текущее состояние: мониторинг прогресса проекта
Диаграмма Ганта: как пользоваться в строительстве
Диаграмма Ганта в строительных проектах используется для визуализации общей картины, точного отслеживания задач, представления проектных предложений, понимания взаимосвязанных задач. Раньше диаграммы Ганта были эксклюзивным инструментом менеджеров проектов, которые должны были понимать, как обращаться с большим массивом данных. Сегодня почти каждый может использовать диаграмму Ганта, чтобы визуализировать свои задачи. В этом помогают цифровые решения.
Программное обеспечение такое как PlanRadar в режиме реального времени преобразует данные в удобный визуальный график, который обновляется онлайн. Команда просто вносит данные в приложение, и вся информация автоматически отображается в диаграмме. Надежный инструмент диаграммы Ганта PlanRadar позволяет масштабировать все детали вашего проекта.
А так как сложную работу теперь выполняет программное обеспечение для управления проектами, каждый может создать простой список задач, добавить даты начала и окончания. Таким образом, современное программное обеспечение для построения диаграмм Ганта работает в режиме реального времени, обеспечивая прозрачное обновление данных и возможность оперативного реагирования на любые непредвиденные задержки или изменения в проекте.
Диаграмма Ганта в строительстве используется в таких случаях:
- Визуализация общей картины по проекту
- Точное отслеживание выполнения задач в рамках проекта
- Представление о проектных предложениях
- Понимание процесса или последовательности работ
- Выявление взаимосвязанных задач
Диаграмма Ганта применяется для успешной реализации разных аспектов стройки:
- В управлении проектами: диаграммы Ганта визуализируют данные, помогая сориентироваться во временной шкале, где отображены все элементы проекта.
- Подготовка к строительству. Может включать проектирование, BIM-моделирование, тендеры, утверждение чертежей. Возможно выделение зависимых задач на ранней стадии, что предотвратит возможные задержки в будущем. Этот инструмент также дает четкое представление о ходе работ, легко управляет временными рамками и ресурсами, повышает производительность
- Планирование работ. С помощью диаграмм Ганта менеджеры проектов могут планировать проекты, распределять ресурсы, устанавливать базовые показатели стоимости и объема, а также определять критический путь. Диаграммы Ганта используются владельцами проектов, генеральными подрядчиками и руководителями строительных проектов планировать различные этапы строительного проекта, такие как начало строительства, предварительная подготовка и закупки. Однако их можно использовать и для для управления более мелкими повседневными задачами.
- Сдача объекта. Диаграмма позволяет эффективно контролировать задачи такие как составление дефектных актов, инспекции, оформление и передача документов. Использование диаграммы Ганта на этапе завершения проекта строительства обеспечивает полный контроль над задачами, юридическими документами и последовательностью действий.
Диаграмма Ганта: плюсы использования
- Подходит для строительной отрасли: адаптирована к особенностям строительных проектов, учитывая зависимости, ресурсы и этапы строительства.
- Позволяют менеджерам проектов превращать сложные планы проектов в визуальную временную шкалу, которую легко понять.
- Единый источник актуальных данных о ходе проекта, то что снижает риск возникновения разногласий и недопонимания.
- Идеальный инструмент для сравнения реальности с исходным планом проекта, графиком и базовыми затратами. Вы можете определить, завершается ли проект вовремя и в рамках бюджета.
- Дает понимание масштаба проекта.
- Удобный инструмент распределения ресурсов.
- Выявляет взаимосвязи между задачами, оптимизируя последовательность выполнения проекта.
- Наглядное представление временных рамок и последовательности мероприятий.
- Эффективное управление командой: позволяет эффективно распределять ресурсы, определять ответственных и устанавливать приоритеты задач.
- Простое представление дат и временных рамок: отображение сроков выполнения задач на дни, недели, месяцы или годы.
- Эффективный тайм-менеджмент: помогает оптимизировать использование времени, организуя рабочие процессы.
- Обеспечивает четкое и наглядное представление о ходе выполнения проекта.
- Устанавливает роли и ответственности для каждой задачи и этапа проекта.
- Снижение вероятности неожиданных задержек: позволяет строить зависимости и предсказывать возможные проблемы.
Диаграмма Ганта: минусы использования
- Начать работу с диаграммами Ганта очень просто, но управлять ими требуется некая сноровка и погружение.
- Диаграммы Ганта могут быть трудными для понимания некоторыми членами команды и заинтересованными сторонами, например, инвесторами, если они с ними раньше не сталкивались.
- Диаграмма Ганта требует постоянного обновления данных, чтобы быть актуальной. Этого невозможно добиться в ручном режиме, с таблицами Excel.
- Не все программное обеспечение для диаграмм Ганта, доступное на рынке, предлагает одинаковые функции.
- Диаграмма Ганта онлайн доступна с цифровыми решениями, но не все приложения, представленные на рынке, предлагают необходимые функции для строительных проектов
- Не всегда возможно отобразить все задачи в единственном представлении, что затрудняет полное восприятие проекта.
- Перенос задач из одного раздела в другой может быть трудной задачей, что затрудняет изменение приоритетов.
- Недостаточная точность в длинах столбцов на диаграмме Ганта может вводить в заблуждение относительно объема работы, иногда приводя к недооценке необходимых ресурсов и энергии на определенном этапе.
Диаграмма Ганта: пример создания
Создайте иерархическую структуру работ
Создайте вертикальную и горизонтальную оси. Ось X представляет время, а ось Y — область, где отображаются отдельные задачи. Каждая задача представлена горизонтальным столбцом. Пустой прямоугольный столбец представляет действия, которые начинаются в определенное время и заканчиваются в конце проекта. Прежде чем вы сможете использовать диаграмму Ганта для создания расписания проекта, вам необходимо сначала определить все отдельные задачи, составляющие общий объем работы вашего проекта. Определите действия от начала до конца проекта, выделите главные этапы проекта.
Разделите проект на группы
Разделение проектов на подпроекты, называемые «группами», поможет вам легче отслеживать процесс.
Добавьте задачи в каждую группу
Далее нам нужно добавить задачи в каждую группу. Нам также нужно добавить веху для каждой группы, то есть точку, в которой мы считаем, что группа завершена, и мы готовы перейти к следующей группе. Мы также добавим даты для всех задач.
Установите зависимости для каждой задачи
Настроив группы и задачи, можно добавить зависимости или связи между каждой задачей. При настройке зависимостей каждый раз, когда мы перемещаем одну задачу, мы перемещаем и все зависимые от нее задачи. Определите время, необходимое для выполнения каждого задания или действия. Проанализируйте и установите порядок выполнения каждой задачи от начала до конца.
Зависимость задач — это взаимоотношение задач проекта друг с другом, определяющие порядок их выполнения. Нельзя перейти к возведению стен, не создав сперва фундамент. Хотя диаграммы Ганта позволяют отображать зависимости задач, они не могут быть определены автоматически. Вы как руководитель проекта обязаны определить их самостоятельно, иначе график проекта будет неточным.
Найдите критический путь вашего проекта
Критический путь — это самая длинная последовательность задач, которые необходимо выполнить. Важно определить, каков ваш критический путь, потому что, если эти задачи будут отложены, вы не сможете уложиться в дедлайн. К счастью, цифровые решения автоматически сделают это за вас.
Многие менеджеры строительных проектов по-прежнему используют электронные таблицы, но современное программное обеспечение, такое как PlanRadar, предоставляет более гибкие и эффективные средства для создания и управления диаграммами Ганта в реальном времени
Применение диаграмм Ганта также целесообразно на этапе после завершения строительства. С их помощью вы можете назначать такие задачи как составление дефектных актов, проведение инспекций зданий, уборка строительной площадки, оформление и передача всех документов, а также обучение-инструктаж нового менеджера по эксплуатации здания. Используя диаграмму Ганта на этапе сдачи объекта строительства, вы будете иметь полный контроль задач, всех необходимых юридических документов и правильное понимание всей последовательности действий по объекту.Диаграммы Ганта для проектов реконструкции
Использование диаграмм Ганта для проектов реконструкции так же полезно, как и для традиционных строительных проектов. Руководитель проекта может применять диаграммы Ганта в графике проекта, чтобы ставить задачи и устанавливать сроки на всех этапах проекта реконструкции, включая:
- Демонтаж материалов, внутренних стен и других ранее существовавших элементов здания.
- Общестроительные работы – ремонт стен, полов и потолков.
- Ремонт и модернизацию сантехники, электропроводки или отопления.
- Оштукатуривание стен и настил пола.
- Отделку и декор.
Читайте также: Реконструкция зданий: помощь цифровых технологий
Программы с функционалом диаграммы Ганта
Есть несколько компаний-разработчиков программного обеспечения, которые предлагают инструменты для управления проектами, включающие диаграммы Ганта. Большинство современных программ для построения диаграмм Ганта – универсальные и могут использоваться в большинстве отраслей промышленности. Программы для построения диаграмм Ганта, представленные ниже, часто применяются в строительных проектах, и многие из этих инструментов включают в себя шаблоны диаграмм Ганта.
Microsoft Project
Microsoft Project – вероятно, наиболее широко используемое в мире приложение для управления проектами. В нем приведены все задачи проекта и можно отразить зависимости с помощью диаграмм Ганта. Хотя эта программа и не предназначена специально для строительства, она содержит большинство функций, необходимых для этой отрасли.
Instagantt
Это популярное ПО для создания диаграмм Ганта со всеми необходимыми функциями для работы. Instagantt также выделяет полезную информацию, например, перегруженность членов команды и ресурсов – это может повысить эффективность управления проектами и снизить риск “выгорания” или ошибок.
Smartsheet
Smartsheet – это еще одна серьезная, хорошо зарекомендовавшая себя программа для управления проектами с функцией диаграммы Ганта. Это программное решение используется многими крупными компаниями и подходит для целого ряда различных отраслей промышленности, а также содержит шаблоны, которые можно использовать в разных строительных проектах.
ClickUp
ClickUp – это относительно новое программное обеспечение для управления проектами, которое пользуется популярностью у стартапов и малых предприятий. Его ключевыми преимуществами являются относительно низкая стоимость и простота использования. Оно не обладает таким широким функционалом, как другие программы, поэтому больше подходит для небольших проектов. Оно также будет удобным для составления диаграмм Ганта на проектах реконструкции.
Однако зачем вам несколько программ для разных задач, если для строительных проектов можно использовать PlanRadar с максимально нужным и практичным функционалом – от назначения и отслеживания онлайн задач, а также совместой коммуникации на одной платформе, до составления диаграммы Гента, чтобы следовать четко срокам без срывов.
PlanRadar
PlanRadar – это облачное приложение для управления строительством, которое включает в себя функцию построения диаграмм Ганта. Вы можете подключить диаграмму Ганта к управлению объектом, распределять задачи и отслеживать прогресс в режиме реального времени, а также создавать отчеты и проводить углубленный анализ. Программное обеспечение PlanRadar разработано специально для строительных проектов, поэтому оно легко интегрируется в ваши рабочие процессы.
Функция Gantt View в Planradar очень проста в использовании и быстро обновляется. Это означает, что вы можете быстро откорректировать график в соответствии с текущим положением дел на объекте, гарантируя, что ваша команда сможет извлечь максимум преимуществ из функционала диаграммы Ганта.
Как использовать PlanRadar для построения диаграмм Ганта
Функция Gantt View в PlanRadar помогает пользователям визуализировать ключевые этапы проекта. Сочетание удобного интерфейса и наглядного отображения информации позволяет пользователям создавать графики проектов в соответствии со стандартной, общепринятой моделью Ганта.
Функция Gantt View совместима с существующим функционалом задач PlanRadar, что делает ее еще более эффективной, гибкой и удобной для пользователя. Пользователи могут планировать ход выполнения проекта, создавая четкие, надежные диаграммы на основе существующих списков задач, отмечая ключевые этапы и выделяя приоритетные действия.
Если в графике возникают задержки, ПО их выделяет, акцентируя на них внимание для принятия мер. По мере внесения изменений в план проекта, пользователи могут быстро перетаскивать элементы, оперативно обновляя график. Это позволяет менеджерам проектов быть в курсе всех текущих изменений, чтобы гарантировать, что ни одна деталь не будет упущена из виду.
Итак, как работает Gantt View в PlanRadar?
1. Переход к графику
Вы найдете Gantt View, перейдя на вкладку “Задачи” и переключившись на “Вид графиком”.
2. Добавление этапов и подэтапов
Нажмите “+ Создать этап”, чтобы добавить новый этап в проект. Укажите его название, дату начала и окончания или продолжительность. Эти даты можно изменить в любой момент, чтобы отразить изменения в графике проекта.
Вы также можете переименовывать или удалять этапы по мере развития проекта.
3. Импорт этапов (опция)
Если вы используете другую платформу для построения графиков строительных проектов, то не волнуйтесь, вам не придется повторять эту работу в PlanRadar. Вы можете импортировать график проекта из Microsoft Project, Primavera P6 или Asta Powerproject. Импорт проекта создаст иерархию этапов, если они имеют место.
Обратите внимание, что импорт структуры проекта не приведет к импорту задач.
4. Добавление задач в этапы
Добавляйте новые задачи в каждый этап непосредственно из вида графиком. Эти задачи могут уже содержать сроки выполнения, ответственных лиц, текстовые инструкции и мультимедийные приложения, которые помогут вашей команде выполнить работу. Или же вы можете добавить подробную информацию в задачу позже.
Вы также можете легко добавлять существующие задачи в этапы проекта. Это удобно, если вы уже работали над проектом в PlanRadar, а теперь хотите использовать еще и функцию Gantt View. Просто нажмите на значок “Дополнительно” рядом с этапом, в который вы хотите добавить задачи, и выберите “Добавить существующие задачи”.
В результате добавится список ранее созданных задач для проекта, и вы можете просто выбрать те, которые нужно добавить в этап.
Если вы добавили дату начала и дату окончания или продолжительность, то задача должна появиться в графике.
5. Разрешения: кто может видеть мои графики?
Только внутренние пользователи могут получить доступ к Gantt View. PlanRadar имеет надежную систему управления разрешениями для пользователей. Вы можете настроить свой график таким образом, чтобы определенные члены вашей команды могли просматривать его или вносить в него изменения.
С помощью функции Gantt View в PlanRadar вы можете использовать инструмент управления проектами, специально разработанный с учетом потребностей и реалий строительной отрасли.
