Как облачные решения помогают контролировать проектную документацию в строительстве экономить время и снизить судебные споры. 

Проектная документация в строительстве – это руководство для ведения всего строительного проекта. Именно на её основе получают разрешительные документы, рассчитывают смету, контролируют и реализуют весь строительный проект. Без составления проектной документации невозможно продемонстрировать заказчику реальную стоимость на каждом этапе реализации, определить объем необходимых инвестиций и избежать лишних затрат.

Источник фото: https://www.videomax.ru/upload/img/articles/article_proekt_3.jpg

Но управление проектной документацией – это головная боль всей команды. Только представьте, какой огромный раздел данных нужно собрать воедино, актуализировать и структурировать, чтобы всегда иметь под рукой нужную информацию. Ведь обращаться к проектной документации приходится постоянно, и не только во время строительства, но и после его завершения, при эксплуатации и обслуживании здания. Проектная документация в строительстве детализирует все параметры: от сложных решений для высотного строительства до выбора цвета оконных панелей и видов болтов и винтов. Она нужна для работы всем, от инженера до сантехника.

Читайте также: Акты в строительстве: сдачи-приемки, акт осмотра квартир

Главные задачи, которые решает проектная документация –  планирование проекта, управление затратами и рисками. Проектная документация не создается полностью за один раз. Некоторые документы разрабатывают только на определенном этапе проекта: они закладывают основу для следующего шага. 

Создание проектной документации и управление ею на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успешности всего проекта.

Ее тщательное ведение экономит значительные средства, предотвращает срыв сроков и перерасход бюджета, увеличивая прибыль.

Многие подрядчики уже пришли к использованию цифровых решений, которые облегчают работу с проектной документацией. 

Программное обеспечение для управления проектами, такое как PlanRadar, помогает систематизировать данные и обмениваться информацией, актуальной для всей команды, так как все все планы, чертежи, отчеты обновляются в режиме реального времени.

PlanRadar — облачное решение, которое имеет неограниченное хранилище и позволяет легко обмениваться документацией между всеми членами команды в режиме онлайн прямо со смартфона. 

Будущее управления строительством

Скачайте полную версию исследования

Скачать

Будущее управления строительством

×

Что входит в проектную документацию?

 Источник фото: https://www.ktbbeton.com/upload/medialibrary/291/content-img.png

Хотя состав проектной документации четко регламентируется, ее комплектация зависит от типа и сложности объекта. Поэтому проектная документация для строительства может иметь разную структуру и перечень разделов. 

В целом, в проектную документацию входит:

• план проекта
• график проекта
• бюджет проекта
• другие документы, которые определяют последующие действия всей команды.

 Проектная документация условно делится на три блока:

• Текстовый. В этот блок входят данные о строительном объекте, таблицы, пояснительная записка и ссылки на нормативные документы.
• Графический. Представлен чертежами, планами, 3-D моделями, которые демонстрируют предложенные архитектурные, инженерные и конструктивные решения. Это основной компонент строительной документации, где детализируются материалы, структурные компоненты и многое другое. 
• Расчетный. Это смета, отражающая стоимость объекта в целом и детализирует инвестиции, которые потребуются на каждом этапе. 

В общих чертах, проектная документация РК объектов жилищно-гражданского назначения состоит из таких основных разделов:

•  Пояснительная записка (исходные данные для проектирования, основание, обоснование выбора участка, главные характеристики, технико-экономические показатели проекта, сведения);
• Архитектурный проект, конструктивные решения (данные участка и описание окружающей территории, инженерно-строительные условия, основные архитектурно-планировочные параметры, инженерные решения);
• Строительные решения и их обоснование;
• Технологические решения;
• Описание инженерного оборудования;
• Соответствие проекта охране окружающей среды;
• Инженерно-технические мероприятия гражданской обороны;
• Организация строительства и инвестиций и технико-экономические показатели;
• Схемы и чертежи.

Читайте также: Оптимизация строительства с помощью цифровых решений в 2023

Отличие ПСД от ПД

ПСД расшифровка такова – проектно-сметная документация, которая готовится на базе ПД – проектной документации.

Отличие в том, что проектно-сметная документация объединяет проектную документацию с информацией о затратах на строительство. Она включает в себя сметные расчеты, описания затрат на материалы и работы, а также информацию о трудозатратах и других ресурсах.

Основная цель проектно-сметной документации – предоставить оценку стоимости строительства, определить бюджет проекта и помочь в управлении финансами на всех этапах строительства.

Что входит в ПСД

Сметная документация включает в себя информацию о затратах на строительство и содержит расчеты стоимости материалов, трудозатрат, машинного времени и других ресурсов, необходимых для выполнения работ. Она включает в себя:

• Сметные расчеты: Расчеты объемов и стоимости строительных и отделочных материалов, а также работ по каждому этапу строительства.
• Сметная документация по затратам: Подробное описание структуры затрат, распределение бюджета по различным видам работ и расходам.
• Акты выполненных работ: Документы, подтверждающие фактическое выполнение работ на стройплощадке
• Оценка затрат: Сметная документация позволяет предварительно оценить бюджет проекта и эффективно управлять финансами.

ПСД дает возможность планировать и координировать все аспекты строительного процесса, минимизируя риски и конфликты. Исполнители могут ориентироваться на ПСД при выполнении работ, что помогает избежать недоразумений и ошибок.

Проектно-сметная документация разрабатывается на основе проектной документации, путем анализа объемов работ, материалов и ресурсов, необходимых для выполнения проекта. Она обычно составляется специалистами в области сметного дела и экономики строительства. То есть ПД базируется на техническом описании и внешнем виде будущего объекта, а ПСД – на оценке стоимости и ресурсах, необходимых для его реализации. Однако оба типа документации важны для успешного завершения строительного проекта.

Контроль за проектной документацией: как избегать задержек проекта

Качество подготовки проектной документации серьёзно влияет на характеристики и надежность всего здания. Контроль проектирования – одна из составляющих контроля качества строительства. Чтобы и проект, и готовый объект успешно прошли экспертизу, необходимо на каждом этапе контролировать реализацию проектных работ. Но когда проектная документация представлена в бумажном виде или хранится на автономных, разрозненных носителях, вся команда сталкивается с большим числом сложностей:

• Отсутствие единого источника достоверной информации. 

С проектной документацией работает группа междисциплинарных специалистов, которым приходится обращаться к ней постоянно. Часто на стройке используют таблицы Excel и общение в мессенджерах для отслеживания изменений на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

Когда информация находится в разных программах и на разных носителях, у специалистов возникает масса вопросов, решение которых отнимает уйму времени. Например, где хранится нужный документ? Начинаются поиски сотрудника, который владеет информацией.

 И если документ удалось найти, есть вопрос: а это самая последняя, обновленная версия документа или чертежа? Где находится к нему спецификация? Подписан ли документ руководством? Произведена ли оплата согласно с документом? Представляете, сколько времени тратится просто на уточнение элементарных вещей! Например, поставки материалов и оборудования всегда сверяют с проектной документацией. Устаревшие версии документа могут оказаться в руках подрядчика. И тогда компания понесет напрасные затраты времени и материалов, а подрядчиков ждёт исправление ошибок и задержка проекта.

Даже после завершения работ может пройти время, прежде чем ошибки станут явными. И тогда придется приостанавливать работы, заниматься переделками, что приведет к перерасходу средств. С цифровыми системами управления строительной документации команда работает с единой базой, которая доступна в режиме реального времени. Ситуация, когда в работу попали устаревшие планы, просто исключена.

Облачные хранилища позволяют пользователям хранить весь объем информации в облаке, и доступ к нему возможен из любой точки мира с любого устройства, подключенного интернету. Это дает возможность управлять всеми процессами и документацией удаленно, но вы всегда уверены, что сотрудники работают с последней версией проекта и у вас есть все сохраненные документы.

• Актуальность данных 

Клиентам и кредиторам требуются обновления статуса проекта, отчеты об основных этапах проекта, графиках и расходах для обеспечения прозрачности. Предоставить их оперативно, с последними обновленными данными не так просто. А менеджменту важна свежая проектная документация, только на ее основе они могут принимать эффективные решения, вносить дополнения в проект, перераспределять бюджет. Этого легко добиться с облачной платформой, где все данные отображаются в онлайн режиме и отчеты можно сформировать в несколько кликов.

• Судебные риски и споры 

Все подрядчики рассчитывают, что никогда не станут стороной судебного процесса, но претензии и конфликты на строительной площадке все таки случаются. И с началом судебного процесса, обе стороны пересматривают проектную документацию, чтобы доказать свою точку зрения и выявить, в чем заключалась ошибка оппонента. 

Нередко подрядчик, столкнувшийся с претензией по строительству, обнаруженным дефектом, понимает, что он не сохранил необходимую документацию для обоснования своей претензии или защиты. Многие руководители компаний до сих пор не осознают важность своевременно и правильно заполненной документации, которая упорядочена и надежно хранится в базе. 

Но надлежащая система управления проектной документацией действительно значительно снижает юридические риски. Претензии рабочих, споры по строительству проекта, а также стоимость судебных разбирательств могут стоить дорого и привести к задержкам проектов на месяцы и даже годы. 

• Внесение данных на стройплощадке 

Офис играет значительную роль в реализации строительного проекта, но большая часть работ ведется на стройплощадке. Менеджеры и супервайзеры, которые работают в “поле”, должны иметь доступ к документам во время работы на стройплощадке. 

Как привезти с собой все чертежи, документы, фотографии, не говоря уже о работе с 3D-моделью? Отсутствие проектной документации под рукой это затрудняет контроль строительных работ стройплощадке. Она нужна для сверки с выполненными работами. 

А каждое замечание или изменение, сделанное на месте, необходимо оформить, дублировать, отправить субподрядчикам и команде проекта. Рутинная работа отнимает массу времени. Использование облачного программного обеспечения все меняет: просматривать и загружать данные можно прямо на стройплощадке со смартфона. 

• Управление сметной документацией

В строительном проекте часто происходят изменения, в основном, из-за колебаний стоимости материалов, роста энергоносителей. Это ведёт к постоянным корректировкам проектно-сметной документации.

Поэтому многие документы в строительном проекте проходят несколько редакций. 

Только представьте себе затраты времени, если все изменяющиеся данные придется дублировать несколько раз, потому что они не синхронизируются! На помощь приходит автоматизация расчетных процессов, которая существенно повышает точность строительных смет. 

• Отсутствие цифровой подписи 

Подрядчик может неделями ждать установки конструкций, потому документы лично должен заверить менеджер, находящийся в командировке. Использование цифровой подписи и надежного приложения для документооборота решает эту проблему: заверить любой отчет или акт можно в считанные минуты из любой точки мира, избежав задержек проекта.

• Сложности организации фото 

Дроны и фото оказывают огромное влияние на строительную отрасль, упрощая выявление проблем и оперативный обмен информацией. Но технологии также породили новые проблемы с документацией и управлением файлами.

 В проектах появляется огромное количество фотографических данных, которые требуют организации. К какому конкретному участку относится это фото? Облачные приложения облегчили этот процесс, позволяя пользователям легко прикреплять фотографии к конкретным задачам и проектам.

• Контроль графика 

Проектная документация только закладывает основу для реализации проекта. Чтобы придерживаться этих планов, вам нужно отслеживать прогресс в режиме реального времени. Но может пройти несколько дней пока информация пройдет все звенья, будет подписана ответственными лицами, а необходимые данные проанализированы и представлены в виде отчета.

Читайте также: Панели статистики в PlanRadar: практическая ценность

 С цифровыми решениями данные собираются автоматически: вся вводимая информация доступна в режиме реального времени. Это дает возможность следить за ходом выполнения работ, бюджетными тратами, корректировать графики. Одним самых важных документов является план проекта. Его можно использовать с диаграммой Ганта, которая упорядочивает все задачи и указывает на взаимосвязи, помогая оставаться графике. С цифровыми решениями диаграммы Ганта предоставляют данные в режиме реального времени. Ими легко поделиться и на основе полученной информации принимать оперативные решения.

Как облегчить контроль и управление проектной документацией с PlanRadar

PlanRadar – облачная платформа с удобным интерфейсом, которая помогает упорядочить и актуализировать проектную документацию. Цифровое решение хранит и собирает проектную документацию для строительства: все документы, чертежи, планы или 3-D модели, исполнительная документация, отчеты и предписания. Все данные обновляются в режиме онлайн, что исключает ситуацию, когда специалист работает со старой версией документов. Моментальные коммуникации позволяют решать все вопросы быстро и эффективно, сэкономив массу времени, а автоматизация процессов избавляет сотрудников от рутинной работы. Остановимся подробнее на том, как PlanRadar может помочь в работе с проектной документацией:

• Сопровождение экспертизы проектной документации. Каждый проект требует прохождения экспертизы, государственной или с привлечением независимых экспертов, которые дадут оценку архитектурным, планировочным, инженерным решениям и безопасности объекта в целом.

Читайте также: Безбумажная стройка: цифровая строительная документация

Вся документация проверяется на комплектность, полноту представления проектных решений, соответствие требованиям нормативно-технических документов. С PlanRadar вы всегда уверены, что у вас готов полный пакет документов, который надежно хранится в цифровом облаке. Проектная документация доступна в считанные секунды, просто со смартфона. В приложение можно загрузить как таблицы Excel, так и 2D-чертежи, 3D-модели, подгрузить файлы .pdf и .jpeg и дальше работать с этими данными, не дублируя их вручную. Весь массив проектной информации удобно отфильтровать по ключевым словам. Документация в собрана в единой базе, и вы легко ответите на любой вопрос, который возникнет во время проведения экспертизы. Функционал PlanRadar позволяет бесплатно добавлять нужных специалистов в проект на платформе бесплатно. Вы можете дать доступ к документации экспертам, облегчив для себя процесс прохождения экспертизы.

• Актуальность чертежей и документов. PlanRadar работает в режиме реального времени: вся внесенная информация обновляется онлайн. Данные моментально синхронизируются на всех устройствах. Это обеспечивает связь строительной площадки и офиса. Данные, которые работник внес в проектную документацию на стройплощадке, сразу же доступны сотрудникам в офисе и членам всей команды независимо от их местонахождения. Это исключает работу специалистов с устаревшими версиями проектной документации. Вся команда может одновременно работать над актуальными чертежами и документами. 
• Работайте на стройплощадке оффлайн. Если на стройплощадке нет сети, все равно загруженная проектная документация доступна в приложении оффлайн. Нет необходимости брать с собой ноутбук или распечатывать гору документов. Откройте проектные документы с планшета или смартфона, найдите нужные данные, внесите корректировки и обновления. С появлением сети вся новая информация синхронизируются с проектом. Больше не нужно дублировать данные и заполнять документацию по приезду в офис. 
• Проводите мониторинг состояния дел по каждой фазе. Проверка или верификация проекта проводится для каждой его отдельной части и сопровождает проект вплоть до его завершения. Специалист сопоставляет исходные данные проекта и их соответствие проектному заданию. С PlanRadar удобно моментально находить документы, сравнивать их, вносить правки и изменения, формировать отчеты, графики, делится ими, проводить нормоконтроль проектной документации.
• Контроль загружаемых версий планов. Вы моментально увидите разницу между разными версиями чертежей и планов. Всё различия выделяются различными цветами. Сравнивайте версии с помощью функции сравнения и делитесь своими мыслями с командой. Прямо на чертежах или 3-D модели с использованием гео-метки вы можете оставить свои замечания, прикрепить фото и видео.
• Фото- и видеофиксация. Вопрос с большим объемом медиаданных решен. PlanRadar позволяет делать фото и видео прямо с телефона и прикреплять их к конкретной задаче для проектной документации, использовав гео-метку на плане.
• Дефект-менеджмент. Все замечания, оставленные участниками команды, моментально появляются в системе в виде задач. Их также можно фиксировать не только текстом, но и добавить фото, видео, при помощи гео-метки уточнить место на плане или цифровой модели здания. Это позволяет оперативно отреагировать на замечания экспертов по проектной документации. Кроме того, платформа выступает единой коммуникационной средой. Нет необходимости создавать рабочие группы в мессенджерах, что тоже экономит время. Вся переписка по проекту сохраняется и доступна в случае возможных недоразумений и конфликтов. 
• Мониторинг формирования задач для исполнителей. Создать любой документ и назначить задачу благодаря настраиваемым шаблонам можно в один клик. Назначите к задаче исполнителя: он сразу же получит уведомление на своем смартфоне. Ход выполнения работ легко отследить: как только задача будет завершена и ответственный работник отметит это в приложении, ее статус сразу изменится. Руководитель получит соответствующее уведомление на свой смартфон, а сама задача в приложении изменит цвет. Также в PlanRadar видны проекты, у которых “горят” сроки. Поэтому в приложении удобно отслеживать слабые места проекта.
•  Интеграция со сторонними приложениями. С PlanRadar удобно связывать инструменты управления, избегать дублирования информации. Открытый Open API дает возможность интегрировать сторонние приложения, такими как 1С, плюс, PlanRadar Connect обеспечит простую работу с более чем 200 приложения без кодинга. Это обеспечивает бесшовность работы для всех участников, от проектантов до сметчиков. Данные не нужно дублировать: просто загрузите уже существующие документы в приложение. Так вы сможете избежать возможные ошибки в проектно-сметной документации. 
• Работа с архивом документов. Вся проектная информация отправляется в архив и надежно хранится в цифровом облаке. Данные доступны в пару кликов в течение всего жизненного цикла объекта. Риск потери данных минимален, в отличие от бумажных версий или автономных источников. Безопасность данных в PlanRadar соответствует международному стандарту ISO 27001. Такой подход минимизирует судебные риски: каждый шаг реализации проекта, вся переписка между участниками задокументирована и любые данные можно “поднять” просто кликнув мышкой.
• Аналитика. Статистика собирается в режиме онлайн и  потом автоматически можно сформировать наглядные диаграммы. Это дает возможность понимать ситуацию реализацию проекта и его прибыльностью, выявлять риски на ранних этапах. Функционал График проекта предоставит все преимущества диаграммы Ганта, оценивайте степень готовности проекта и сроки сдачи, отслеживайте соответствие проектной документации и реалий, эффективно управляя проектом.
• Формирование отчетов. Любые документы – акты, ведомости, отчеты, создаются автоматически: в приложении предусмотрены готовые шаблоны и компоновщик шаблонов. Вам остается только выбрать шаблон и внести данные: все остальное программа автоматически сделает сама. Отчет моментально будет готов для экспорта и печати. Шаблон любого документа можно в пару кликов настроить под себя исходя из потребностей компании. Отправьте готовый отчёт руководителю на утверждение: в PlanRadar реализована функция цифровой подписи. Больше не нужно ждать, пока начальник физически сможет заверить документы.
• Эксплуатация и обслуживание объекта. Проектная документация нужна не только при строительстве. Всем специалистам, задействованным в обслуживании здания, важно понимать, какие коммуникации, оборудование, материалы были использованы. Это помогает продлить срок службы оборудования, оперативно и грамотно устранить проблемы. Представляете, насколько сложно получить такую информацию сантехнику, если данные хранятся в бумажном архиве? Функционал PlanRadar предусматривает управление объектом недвижимости, а все данные по проектной документации можно найти просто моментально.

До появления специализированного программного обеспечения, такого как PlanRadar, управление проектной документацией и ее контроль были настоящим вызовом. Использование множества автономных хранилищ, громоздких таблиц Excel, накопителей затягивало сроки строительства и подвергало все стороны судебным рискам.

Управлять строительной документацией, когда все организовано и хранится в цифровом облаке намного проще. 

PlanRadar— это цифровое решение, которое поможет структурировать и хранить, а также готовить ряд проектной  документации по мере изменения проекта. Работайте с проектной документацией прямо со смартфона в любой точке мира. Данные синхронизируются на всех устройствах. У вас никогда не возникнет путаницы с проектной документацией. Такой подход значительно снижает трудозатраты, облегчает процессы обработки документов и их стандартизации, экономит время на ведение документации.

Попробуйте PlanRadar бесплатно 30 дней в тестовом режиме –  оцените все выгоды и экономию времени, работая в цифровом формате.

Протестируйте PlanRadar бесплатно