Автоматизация процессов, сокращение ошибок, экономия времени и денег – такие плоды приносит бизнесу использование передовых технологий. Несмотря на первоначальные затраты, BPM система приносит прибыль. Уже более 40% разработчиков и подрядчиков заинтересованы в переходе на новый, цифровой этап работы. В чем ее сильные стороны и недостатки?

BPM система ( Business Process Management) – это система управления бизнес-процессами, которая помогает организациям автоматизировать работу, повысить эффективность и улучшить качество продукции или услуг. В строительной отрасли она снижает издержки, повышает качество работ и увеличивает скорость выполнения проектов. BPM применяется в различных строительных процессах:

Источник фото: https://bpm-systems.ruhttps://planradar-website.s3.amazonaws.com/production/uploads/2019/01/temp-1.png

• BPM-система дает возможность управлять проектами строительства, отслеживать выполнение работ, контролировать сроки выполнения и управлять ресурсами. Они ускоряют процессы и устранят ошибки, связанные с человеческим фактором. Благодаря использованию BPM планирование проекта становится проще, а ресурсы легче распределить на значимые цели. Создание диаграмм помогает понимать происходящие процессы и оптимизировать их.
• Составление бюджета. Цифровые решения помогают в эффективном анализе бюджетов и ценовых предложений. Нерациональное управление субподрядчиками – одна из главных причин перерасхода средств в строительных проектах. А использование программного обеспечения может оказать огромную помощь.
• Мониторинг. Отслеживание всех операций в режиме реального времени позволяет быстро реагировать на любые проблемы или задержки. Например, можно управлять строительной бригадой, вести учет рабочего времени и контролировать ход выполнения работ.
• Управление качеством. BPM система помогает контролировать качество материалов, проверять их соответствие нормам и стандартам, обеспечивать управление качеством работ.
• Анализ бизнес-процессов. Он нужен для нахождения “узких” мест и поиска эффективных решений. Вся собранная информация используется для оптимизации процессов и внесения улучшений для достижения стратегических целей.
• Управление закупками. BPM-система может автоматизировать процесс закупок, упростить процедуры, снизить время на поиск поставщиков и оформление документов.

Существует три типа управления бизнес-процессами:

1. Интеграционно-ориентированная BPM: работает без особого участия человека.
2. Человеко-ориентированная BPM: справляется с процессами, которые в первую очередь выполняются людьми.
3. Документоориентированная BPM система: часто используется предприятиями, которые во многом полагаются на документацию, такие как юридические фирмы, инженерные и строительные компании.

Как понять, что пора переходить на строительную BPM систему?

Источник фото: https://www.cflowapps.comhttps://planradar-website.s3.amazonaws.com/production/uploads/2019/03/bpm-for-small-business.png

Если у вашей компании возникают сложности с выстраиванием бизнес-процессов, много времени тратится впустую, то стоит подумать о внедрении систем. В каких случаях стоит задуматься о подборе ПО?

• Рутинные процессы растут, сотрудники убивают время на заполнение бумажек или настройку сложного ПО. Грамотная автоматизация может оптимизировать работу.
• Стоимость и длительность бизнес-процессов увеличиваются, и нет ясного понимания, как их оптимизировать.
• Процесс согласования задач, контроль над их выполнением  занимает слишком много времени. Менеджеры не всегда понимают степень готовности проекта или задачи.
• Для решения одних и тех же задач используется несколько ИТ-систем. Приходится дублировать данные, переносить их вручную.
• Задачи бизнеса и ряд процессов уникальны, обычные стандартные решения не подходят: нужна тонкая настройка.
• Приходится постоянно дорабатывать и усложнять уже имеющуюся систему, потому что она не закрывает все нужны.
• Отсутствует эффективное взаимодействие между структурными подразделениями.
• Затраты на обслуживание ИТ-решений высоки, доработка и занимают много времени и средств.

Читайте также: Как руководителю оптимизировать время и ресурсы в управлении проектами строительства?

BPM система: примеры реализации в строительстве

Источник фото: https://s2.research.com/

Согласно с прогнозами, население городов мира вырастет до 58% через 50 лет, что приведет к росту строительства. По оценкам Marsh & Guy Carpenter and Oxford Economics, с 2020 по 2030 год на отрасль будет приходиться 13,5% мирового валового внутреннего продукта (ВВП): рынок Северной Америки вырастет на 32% до $2,4 трлн, Азиатско-Тихоокеанский регион – на 50% до $7,4 трлн, а Западная Европа – на 23% до $2,5 трлн.

Справиться с таким количеством проектов поможет программное обеспечение для управления строительством. Согласно с исследованием, 44% разработчиков и подрядчиков заинтересованы в инвестициях в эффективные и передовые технологии (Deloitte, 2023).

Из-за острой конкуренции в строительном секторе менеджеры регулярно ищут стратегии и инструменты для повышения эффективности своего бизнеса. BPM-система – это одно из основных направлений цифровизации отрасли. Чтобы помочь организациям внедрить, появился совершенно новый рынок программного обеспечения и онлайн-инструментов. Он используется для автоматизации бизнес-процессов, повышения эффективности и снижения затрат.

Существует много поставщиков, предлагающих десятки вариантов программного обеспечения BPM на рынке. Такое программное обеспечение для управления строительством помогает компаниям регулировать и интегрировать процессы, создать преимущество как для небольших компаний, так и для более крупных игроков рынка.

BPM система: лучшие программы

PlanRadar

PlanRadar – это BPM система для управления строительства и проектов недвижимости, которое дает возможность управлять процессами в режиме реального времени прямо со смартфона и объединять офис и площадку. Одно важных преимуществ – удобный, интуитивно понятный интерфейс, с которым сотрудник может разобраться за 10 минут.

Функционал:

• • Создание и управление задачами: пользователи могут создавать задачи, привязанные к  чертежам, планам или BIM-моделям  проектов, и назначать исполнителей, отслеживать статус их выполнения, моментально создавать и просматривать отчеты. К задачам и документам можн прикреплять фото и видео, голосовые заметки, аннотации. 
  • Документация и архивация: платформа является единой базой, где в структурированном виде хранится вся документация по проекту: планы, чертежи, спецификации, акты, отчеты. Все данные легко найти при помощи фильтров и ключевых слов: поиск информации занимает секунды.
  • Коммуникация: команда проекта может использовать платформу для обмена сообщениями и общения в режиме реального времени. Не нужно использовать мессенджеры, что сокращает время и делает общение по проекту эффективным, без простоя во времени.
  • Интеграция: цифровая платформа имеет открытый API для CAD-проектов и подключения ERP-систем. а также PlanRadar Connect без кодинга позволяет автоматизировать работу с 200 +популярными приложениями.
  • Мобильное приложение: доступ к платформе возможен через мобильное приложение для Android и iOS. Это позволяет команде проекта быстро и легко получать доступ к информации в любой момент и в любой точке мира.
  • Отчетность: создавать отчеты о ходе работ, состоянии объектов и других параметрах проекта, которые можно экспортировать в различных форматах. Это можно сделать с мобильного телефона прямо на строительном участке.
  • Аналитика и статистика. Удобные информационные панели дают полный срез по задачам проекта в несколько кликов. Всегда можно получить наглядную диаграмму или график, основываясь на собранных системой данных.
  • Графики проекта с помощью диаграммы Ганта. Задачи по проекту можно отслеживать в функционале диаграммы Ганта, которая нагдялне дает представление о сроках и приоритетах проекта, а также помогате распределять рационально ресурсы и силы.
  • Работает онлайн и офлайн. Если нет Сети, все равноможно работать: вносить данные, просматривать и составлять отчеты. Они обновятся у всех пользователей и синхронизируются, как только появится интернет. 
  • Русифицированное меню: приложение доступно на многих языках, включая русский.
  • Бесперебойная работа софта. Пользователи PlanRadar отмечают удобство использования, быстрый отклик, отсутствие проблем при работе приложения как онлайн, так и офлан. Регулярные обновления ПО обеспечивают гладкость его работы без потери данных, а также усиливают функциональность и практичность.

Procore

Источник фото: https://www.procore.com/

Procore – платформа для планирования строительства, которая позволяет подрядчикам загружать данные, настраивать шаблоны. BPM система помогает прогнозировать риски на стройплощадке и отслеживает дедлайны, снижая количество несчастных случаев и задержек.

Функционал:

• Хранение и управление документами проекта, включая планы, спецификации, контракты, лицензии, разрешения;
• Управление бюджетом, планирование проектов, мониторинг прогресса, управление ресурсами, отслеживание задач;
• Контроль качества, планирование испытаний и проверок, управление недостатками;
• Управление безопасностью и здоровьем на строительной площадке, тренинги, планирование и отслеживание безопасности;
• Работа на мобильных устройствах;
• Интеграция с другими системами: API для интеграции с другими системами, такими как CAD, ERP, CRM 
• Аналитика и отчетность
• Отсутствует русифицированный интерфейс

 Autodesk Construction Cloud

Источник фото: https://a.storyblok.com/f/64835/x/f4f43c2150/dbpo-isos.svg

Autodesk Construction Cloud — это универсальная платформа, предназначенная для оптимизации строительных работ от проектирования до его завершения. 

Быстрый ввод данных с помощью настраиваемых форм.

Функционал:

• Совместная работа над проектами и моделями в одном месте;
• Единая база медиафайлов с настраиваемыми тегами; 
• Использование ИИ для упрощения отслеживания процессов; 
• Прогнозирование факторов риска;
• Контроль качества с помощью контрольных списков;
•  Уведомления об обновлениях по задачам проекта;
• Просмотр 3D-проектов на мобильном;
• Отсутствие русскоязычной версии.

Oracle Aconex

Источник фото: https://cf-images.us-east-1.prod.boltdns.net/v1/static/1460825906/5dbed3f9-ad95-447b-a77c-63388604a700/f86a1437-efac-43f7-b584-5da389b729ce/1280×720/match/image.jpg

Приложение помогает строителям, инженерам, управляющим оптимизировать строительные процессы.

Функционал:

• Управление документами. Можно управлять версиями документов, контролировать доступ и распространение, обмениваться документами с другими участниками проекта;
• Управление процессами: Aconex позволяет создавать и настраивать бизнес-процессы проекта, отслеживать задачи, утверждать решения, контролировать ход работ;
•  Настройка различных отчетов для отслеживания использования ресурсов и управления проектом в целом;
• Инструменты аналитики для принятия решений;
• Работа с мобильных приложений на iOS и Android;
• Интеграция с другими системами, такими как ERP, BIM и CAD.

FIELDWIRE

Источник фото: https://a.storyblok.com/

FIELDWIRE – это BPM система для управления строительными проектами, которая обеспечивает командную работу, координацию задач и обмен данными.

Функционал:

• Управление задачами и планирование;
• Управление документами и чертежами. Система поддерживает форматы AutoCAD, PDF, Microsoft Office и другие;
• Управление коммуникациями и общение;
• Управление проектами, графиками, сметами и другой документацией, связанной с проектом. Можно создавать заметки на чертежах и фотографиях;
• Мобильное приложение дает доступ к платформе из любой точки.
• Интеграция с Autodesk, Bluebeam и Procore и другими платформами.
• Поддержка русского языка отсутствует.

Читайте также: Управленческий учет в строительстве 2023

ELMA

Источник фото: https://www.elma-bpm.ru/upload/medialibrary/96a/96aa6269a46eac89be31d366afeefdff.png

ELMA – комплексное программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов. BPM система включает в себя инструменты моделирования процессов, автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, управления проектами и документами, аналитики и отчетности. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Это больше CRM-система, где применен механизм WorkFlow для быстрой настройки под требования клиента. Хотя имеет русскоязычный интерфейс, система довольно сложная и многоуровневая и ее внедрение может вызвать сложности в коллективе.

Функционал:

• Инструменты моделирования бизнес-процессов с использованием стандарта BPMN 2.0;
• Наличие готовых решений, календаря событий, микросервисная архитектура, поддержка технологии RPA, доступ к маркетплейсу, графики и отчеты;
• Широкий функционал, позволяющий управлять различными аспектами бизнеса в одной системе. Автоматизация процессов, управление ролями и правами доступа пользователей;
• Управление задачами, планирование ресурсов, управление бюджетом и мониторинг выполнения проекта;
• Интеграция с различными системами, такими как CRM и ERP. Но стоит отметить недостаточное количество готовых интеграций с некоторыми популярными системами.
• Инструменты аналитики и отчетности для отслеживания ключевых показателей;
• Сложность настройки системы для конкретных потребностей компании, особенно для малых и средних предприятий;
• Некоторые функции могут потребовать дополнительных инвестиций в разработку и настройку;
• Модели процессов в ELMA тяжело читать из-за большого количества технических элементов.
• Русскоязычное меню.

BPM система: плюсы и минусы использования

Управление бизнес-процессами может значительно помочь строительным компаниям в оптимизации различных бизнес-процессов. Однако, реализация BPM-системы в строительной отрасли может требовать значительных затрат на ее внедрение и обучение персонала. В чем преимущества внедрения таких систем, и каковы их недостатки?

Преимущества применения BPM системы в строительстве 

• Позволяет оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы, что повышает их эффективность и качество. Это приводит к увеличению производительности, уменьшению затрат на производство или услуги. Процессы оптимизированы, и ресурсы можно использовать для важных задач, а не рутинных действий.
• Сокращение времени выполнения задач: благодаря автоматизации процессов, задачи выполняются быстрее и более точно. Это снижает затраты времени на проекты. Упрощение процессов и снижение влияния человеческого фактора, например, при заполнении данных, работе с цифрами, влияет и на скорость, и на точность информации.
• Улучшение контроля за процессами: BPM-система позволяет контролировать каждый шаг, отслеживать производительность и предотвращать ошибки. Так улучшается контроль над процессами и снижается вероятность ошибок.
• Улучшение коммуникации: цифровые решения позволяют быстрее общаться, доступна история сообщений. Вы подстрахованы на случай конфликтов и решения вопросов в суде.
• BPM система может помочь компании быстро адаптироваться к изменениям на рынке или внутри компании благодаря оперативной настройке и изменению процессов.
• Снижение затрат: общая оптимизация снижает общую стоимость всего строительства.
• Повышение конкуретоспособности: эффективность процессов приводит к повышению качества работы. Компания, которой остался доволен один заказчик, приобретает новых клиентов благодаря своей репутации. Компании, которые внедряют управление бизнес-процессами, намного успешнее по сравнению со своими конкурентами, которые не перешли на “цифру”. 
• Цифровая работа с документацией. Единая база, где собраны все документы: не нужно искать данные на разных носителях.
• Сбор и анализ актуальных данных для принятия более эффективных решений 
• Сокращение ошибок, экономия времени и денег – это то, что удается достичь при помощи BPM-системы. Однако стоит учитывать и сложности, с которыми можно столкнуться на пути к цифровизации. В строительной отрасли многие процессы сложны и многоуровневы, поэтому их моделирование и автоматизация может оказаться довольно сложной задачей.

Читайте также: Оптимизация строительства с помощью цифровых решений в 2023

BPM система: недостатки использования в строительстве 

• Многие процессы в строительстве могут быть уникальными для каждого проекта. Поэтому не всегда возможна полная автоматизация.
• Сложность внедрения: внедрение BPM-системы может быть дорогостоящим и требовать значительных затрат на обучение персонала, настройку системы и новых процессов.
• Проблемы совместимости: существующие системы управления проектами, CAD-программы и другие приложения могут быть несовместимы с BPM-системой. 
• Человеческий фактор. Не все менеджеры готовы к переходу на цифровое управление. Есть руководители, которые избегают новшеств, не готовы к тому, чтобы выстраивать систему заново. Это может привести к тому, что проект не будет поддержан финансово или не получит достаточную поддержку со стороны руководства.
• Сложности переноса данных: внедрение новой системы может привести к неправильной обработке данных и вызвать ошибки и задержки в работе.
• Дополнительное время на внедрение: из-за дополнительных задач, которые необходимо выполнить для настройки и использования системы, изначально процессы могут замедлиться.
• Кадровые риски. Недостаточная квалификация исполнителей проекта в компании, уход ведущего сотрудника проекта, или просто отсутствие исполнителя могут привести к «затягиванию» сроков внедрения. Поэтому нужно сразу планировать достаточные финансовые ресурсы для привлечения квалифицированных исполнителей проекта.
• Неподготовленность сотрудников. BPM система изменяет работу организации, методы работы сотрудников. Новые технологии пугают сотрудников и можно столкнуться с тем, что они окажут сопротивление этим изменениям. Согласно с оценками экспертов, 40% коллектива негативно воспринимает внедрение цифровых систем. Сложность интерфейса может загубить весь переход на “цифру”. Сотрудники могут не разобраться с приложением, если оно довольно сложное. Юзабилити должно быть было простым, чтобы ПО смогли использовать все члены команды.
• Восприятие BPM исключительно как программного средства. Без изменений в управленческой методологии внедрение системы не может принести положительных результатов. Для построения эффективной системы управления процессами внедрение BPM должно быть напрямую связано со стратегическим уровнем управления. Необдуманное изменение бизнес-процессов может привести к коллапсу, когда одни бизнес-процессы не успевают подстроиться под другие бизнес-процессы, что вызывает несогласованность системы в целом.

Внедрение BPM-системы в строительстве может быть сложным и требует серьезной подготовки, но при правильном подходе может помочь сократить издержки и повысить качество продукции или услуг. Преимущества, которые может предложить BPM система, могут перевесить связанные с этим затраты и дать эффективную долгосрочную отдачу.

Переход на “цифру”  необходим. Но важно выбрать соответствующее  программное решение. Если выбирать продукт со сложным интерфейсом, который требует множества настроек, вас ждет “революция”: коллектив просто не примет новый неудобный софт, и денежные вливания будут напрасны.

Приложение должно быть удобным и понятным, принципиально важен язык программного решения, поскольку интернациональный английский не настолько распространен в среде строителей. И несмотря на довольно большой сформировавшийся рынок, найти такое ПО не просто, потому что большинство “монстров” этой индустрии ориентированы на англоязычную аудиторию. И нужно отметить, что те немногочисленные русскоязычные приложения часто не учитывают специфики строительной отрасли и больше выполняют роль CRM-систем, либо же требуют многоуровневой настройки, сложного длительного освоения.

Именно поэтому PlanRadar может стать для вас открытием, поскольку:

1. специальный софт для строительной отрасли и проектов недвижимости
2. поддерживает чертежи и BIM-модели
3. работает с любого моблильного устройства
4. масштабируется под любой размер бизнеса
5. интуитивно понятный русскоязычный интерфейс
6. офлайн-работа
7. бесплатно для неограниченного числа субподрядчиков
8. облачное решение, не требует инсталляции или внедрения
9. удобные практичные тарифы на пакеты
10. интеграция с другими ПО для синергии работы

Протестируйте PlanRadar совершенно бесплатно в течение 30 дней, чтобы убедиться в простоте его использования, эффективности управления и удобстве автоматизации всех процессов. Сэкономьте 7 часов в неделю на оптимизации процессов с PlanRadar!