Строительная документация отображает все информацию о стройке: от проекта до последнего болта. Как цифровые решения помогают управлять объемны пакетом документов?

Строители каждый день сталкиваются не только с тоннами бетона, но и “тоннами” строительной документации. Данные по одному проекту могут занимать целый “Камаз”! Документы необходимо оформлять и подписывать, посвящая этому уйму времени. Но технологии всё меняют. На смену многочисленным папкам с документами приходят планшеты и смартфоны.

Уже сейчас органы надзора принимают электронную документацию, которая хранится на флешке или же на другом носителе, а разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию выдают в электронном формате. 

Какая документация требуется в процессе строительства? Как переход на “цифру” облегчает жизнь всем, кто работает над проектом? 

Виды строительной документации

Источник изображения:https://xn--80aadokxmnbs1k.xn--p1ai/u/btp2jh7.jpg

Строительная документация – это акты и отчёты, в которых зафиксированы данные о проведенных строительных работах, реконструкциях, ремонте. Документацию по строительству можно разбить на такие основные группы: 

• Правоустанавливающая. Лицензии, разрешения, свидетельства, касающиеся организаций, участвующих в проведении работ (подрядчики, генподрядчики, компании-поставщики, архитектурное бюро). 

• Исполнительная документация. Содержит данные о техсостоянии объекта, является основным источником сведений об объекте строительства на каждом этапе его жизненного цикла. Информация представлена как в графическом, так и в текстовом виде. Делится на исполнительные схемы и исполнительную производственную документацию. Заполняется во время строительного процесса, фиксируются проектные задачи. К производственной документации относятся акты лабораторных исследований, акты подтверждения выполненных работ, сертификаты на стройматериалы, журналы выполнения строй работ, геодезическую документацию. Полный перечень документов определен правилами и нормативами ведения строительных работ. 

• Проектно-сметная документация. ПСД – это обоснование целесообразности проекта, его стоимости. Содержит пояснительную записку, проектные расчёты, которые обосновывают принятие решений. В комплект документов входит проектная, рабочая, сметная документация. Проектные расчеты, мероприятия по пожарной безопасности, чертежи, схемы, перечень инженерно-технических решений. 
• Сметная документация – часть общего комплекса проектной документации. Это финансовая часть, величина расходов, которые необходимы для возведения объекта в соответствии с проектом. На основании этих данных, определяют источники и сроки финансирования. К сметной документации относятся и сметные нормативы, которые являются основой для проведения расчётов. Можно выделить несколько типов сметных нормативов. Например, в России действуют ГСН, ОСН, ТСН, ФСН. Также к сметным документам относят формы КС2 и КС3 – отчёт о приемке выполненных работ и справка о стоимости выполненных работ и затрат. Эти документы необходимы для налогового и бухгалтерского учёта. Важно заполнить их грамотно, чтобы избежать претензий от контролирующих органов и снизить риски споров между подрядчиком и заказчиком. 

Внешняя и внутренняя документация компании 

Внешняя строительная документация: разрабатывается и создается вне компании. Всевозможные справочники и нормативы, решения, приказы, постановления.

• Разрешающая общая. Ее выполняет архитектурно-строительный отдел города или района. В эту группу входят акты, связанные с геодезией. Например, акт на разбивку пятна здания, который обосновывает правомерность расположения стройки на участке в указанных границах; акты на разбивку главных осей здания. 
• Разрешающая конкретный процесс. Это наряды и допуски на работу в опасных зонах, акт на работоспособность техники, журнал инструктажа по технике безопасности, удостоверение рабочих некоторых специальностей.
• Руководящая документация. В этот пункт входят технические условия, технические карты, чертежи.
• Нормативная строительная документация. Является базой для всех расчетов, актов и действий. Это СНиПы, справочник по технике, ГОСТы, сертификаты.

Читайте также: Сертификация в строительстве: современный подход

Внутренняя документация – документы, которые раскрывают рабочий процесс и регулируют жизнь компании.

• Рабочая документация. Отражает ход выполнения работ на стройке. К ней относятся журналы работ по объекту, с подробным описанием начала и завершения работ, использованные материалы, процессы, техника. Строительная документация текущего учета, акты на скрытые работы, акты сдачи приемки промежуточной продукции, акты на условия работ, акты о несчастном случае и другое.
• Контрольная документация. Отображает данные о проведенном аудите и проверках. К ней относятся акты лабораторных испытаний, акты полевых, натурных испытаний, паспорта и сертификаты.

ПСД и рабочая документация: в чем разница?

Ни одно строительство нельзя начать без получения разрешений от компетентных органов. А они не будут выданы без согласования проектной документации: она подлежит экспертизе. 

Проектная документация, или ПСД. Пакет документов, проходящий государственную экспертизу. В проектной документации изложены данные об основных технических возможностях, однако нет детализации для проведения всего спектра строительных работ. Отражает принципиальное решение, которого достаточно для получения разрешений. Проектная строительная документация делится на графическую и текстовую часть и состоит их 12-ти разделов. Среди них пояснительная записка с исходными данными, схема планировочной организации земельного участка, архитектурные, конструктивные и объемно-планировочные решения, технологические решения, проект организации строительства, перечень мероприятий по охране окружающей среды, мероприятия по пожарной безопасности, смета на строительство. 

Рабочая документация. Является основной и неотъемлемой частью всей документации по строительному объекту. Содержит данные, которые дают возможность приступить к строительству. Это техническое руководство, которое выдается строителям и включает чертежи, схемы, таблицы, описание решений, спецификацию материалов и изделий. Рабочая документация представлена в текстовом и графическом виде. Она подробнее проектной. Но должна соответствовать проекту, прошедшему госэкспертизу и не отклоняться от него. Рабочую документацию разрабатывают, базируясь на проектной. В нее входят:

• Генплан и благоустройство. Это чертежи, описание планируемых мероприятий, ведомости расхода стройматериалов. 
• Архитектурное решение. Более детальные планы объекта, узлы, фасады. 
• Ведомости отделки помещений, спецификации по заполнению дверных и оконных проёмов, данные об отделке фасадов. 
• Инженерное обеспечение. Это чертежи, в которых отображены коммуникации, планы расстановки инженерного оборудования, схемы соединений, а также спецификации материалов и оборудования.
•  Противопожарные мероприятия. Данные о соблюдении правил пожарной безопасности, сертификаты на материалы.
• Документация на строительные конструкции (спецификации, чертежи, схемы)

Что входит в исполнительную документацию?

Источник изображения:https://engrupp32.ru/upload/iblock/7b7/7b7ddb3baaf4234249ca8b28a1e9fd50.jpg

Вся строительная исполнительная документация в течение строительного процесса хранится у застройщика или заказчика работ. Когда наступает финальный этап строительства, он передает ее органам надзора на проверку. Они проверяют и выносят вердикт: можно ли вводить объект в эксплуатацию. Но если документация не приведена в порядок, не соответствует нормативам, застройщик просто не получит разрешения. Придется привести строительную документацию к “букве закона”, соблюсти нормы и стандарты. А такие переделки означают срыв сроков сдачи объекта. 

Поэтому правильно заполненная строительная документация – первый шаг навстречу к соблюдению сроков строительства. Полный пакет включает чертежи и проектная документация, соответствующие нормам и требованиям, подписи всех специалистов, участвующих в реализации проекта на строительство, спецификацию материалов. 

После проверки орган надзора выдает свидетельство, которое удостоверяет, что возводимый объект соответствует нормам техники безопасности.

Рабочей комиссии передают такие документы:

• Титульный лист. Указывается информация о заказчике, название объекта строительства. 
•  Реестр документации. По сути, краткое содержание: указан полный перечень исполнительных документов. Это основное свидетельство выполнения работ, которые были запланированы проектом. 
• Ведомость отдельных изменений проекта. Содержит данные о несоответствиях итоговой конструкции изначальному проекту. В деталях указывается, где именно пришлось отклониться от утвержденной модели. Прилагаются согласие заказчика на внесение изменений в проект. 
• Журнал работ. В общем журнале в хронологическом порядке расписаны все материалы, техника, работы с указанием даты начала и окончания работ. Также есть журналы на каждый вид работ: антикоррозийную обработку, бетонирование, сварку, журнал авторского надзора. Каждый специалист заполняет только тот вид работ, за который он лично отвечает.
• Акт скрытых работ. Не все строительные работы при сдаче готового объекта видны и могут быть подвержены оценке. Например, уже не рассмотреть штукатурку за кирпичные кладкой, фундаменты, гидроизоляцию стен подвала. На каждом этапе строительства составляется освидетельствование работ, которые нельзя увидеть. 
• Документы, сертификаты, паспорта, которые подтверждают факты приема стройматериалов, а также их качество.
• Сведения об ответственных лицах, лицензиях, разрешительных документах. Список организаций, которые принимали участие в возведении объекта строительства.
• Акты о проведенных испытаниях. Это проверка узлов, коммуникаций, электросетей, сигнализации. 
• Разрешительная строительная документация. Документы, лицензии свидетельства на проведение работ, правоустанавливающие документы, которые дают право вести работы на данном участке. 
• Акты на условия работ. Не всегда реальные условия, с которыми столкнулись во время реализации проекта, соответствуют прогнозам, заложенным разработчиками проекте. Например, грунт имеет более высокую влажность, чем закладывали в расчетах.
• Акты о несчастных случаях. Стройка по прежнему остается одним из наиболее травматичных участков. При возникновении несчастного случая в течение суток заполняется специальный акт.
• Исполнительная геодезическая строительная документация – схемы, которые составляют при проверке геометрических параметров. Проверяется разбивочная ось здания, горизонтальность и вертикальностью. При выявлении отклонений, ответственное лицо делает заметку. 

Это не полный перечень документов, которые потребуется при сдаче объекта: его можно дополнять другими формами. 

Читайте также: Программное обеспечение для оценки строительства: ТОП-12

 Как перейти на “цифру”

Источник изображения: http://isicad.ru/uploads/img/21884_Dphoto-259.jpg

По умолчанию исполнительная документация ведется в бумажной форме. Но если все стороны согласны, то можно организовать электронный документооборот. В этом случае открываются отличные перспективы автоматизации и ведения исполнительной документации. На данный момент цифровизация в сфере строительства активно набирает обороты как в мире, так и в странах СНГ. Это связано с тем, что в отрасль приходят технологии, которые уже стали глобальными трендами. Толчок к развитию дала также общая тенденция к переходу на удаленную работу. 

На данный момент в сфере строительства разрешен электронный документооборот на законодательном уровне. 

Цифровая строительная документация – это подтвержденные цифровые данные. Речь не идёт просто о PDF-файле или отсканированном документе. Это информация, которой придана юридическая сила при помощи электронной подписи. Такая информация может передаваться дальше без участия человека в другие информационные системы, избавляя от рутины. 

Преимущества цифровой строительной документации

Источник изображения:https://cmz-dobrostroy.ruhttps://planradar-website.s3.amazonaws.com/production/uploads/2020/08/5.jpg

Бумажную исполнительную документацию нужно было много раз печатать, подписывать, заверять и тратить уйму времени на ее оформление и сверку.  Кроме того, сам бумажный носитель и традиционный способ внесения данных в документацию ненадежны – бумаги физически теряются, ручное внесение данных подвержено человеческому фактору – ошибки и неправильная трактовка информации довольно часты.

Теперь планшет может заменить целый стеллаж папок с документами. Использование цифровых решений для работы с  ПСД документацией имеет множество плюсов:

• Единая база. Современный подход предусматривает единый источник данных. Это дает возможность использовать информацию всеми участниками процесса одновременно. 
• Документы всегда под рукой. Наибольшую популярность сейчас приобретают облачные цифровые решения для управления проектом. Они довольно просты в использовании – они не нуждаются в установке. К тому же, вся информация моментально доступна с любого устройства, из любой точки мира и всем участникам. Например, заказчик строительства, находясь за границей, может посмотреть акты выполненных работ, финансовую документацию, внести свои коррективы. Его замечания сразу же увидит исполнитель в другой точке земного шара. Браузер и мобильные приложения дают возможность использовать облачные сервисы на разных девайсах: ПК, планшетах смартфонах (как на iOS так и на Android). 
• Удобный поиск. Нет необходимости долго искать требуемый документ: достаточно просто зайти в приложение. Например, только закрытие железобетонных работ в бумажной версии – 20 коробок бумаги, которая отправляется в архив. Найти нужные сведения почти не представляется возможным. Но на цифровой платформе можно запросить нужные данные по ключевым словам и найти всю информацию в считанные минуты.
• Подписание документов онлайн. Выдача документации и приемка исполнительной документации проходит в электронном виде. Всю документацию можно оформить в электронном виде благодаря цифровой подписи. Она дает возможность подтвердить документы на работы строительные площадки. Уже не нужно срываться, ехать в офис, чтобы дать “добро” на выполнение работ. 
• Отказ от бумажных рулонов. Раньше на стройку приходилось ходить с рулонами чертежей. Теперь же достаточно планшета, чтобы открыть 2D чертежи или 3D-модель.
• Экономия времени. Значительную часть времени ответственных работников занимало именно оформление документации. Необходимо данные со стройплощадки занеси согласно всем правилам в акты, для чего приходилось отдельно ехать в офис. Теперь заполнение документации – дело нескольких кликов. Электронный документ формируется автоматически: достаточно выбрать нужный шаблон. Заполнить его можно прямо на строительной площадке.

Оперативность принятия решений. Показатели эффективности, финансовые итоги, процент готовности проекта в лучшем случае были известны в конце рабочего дня. Но теперь они доступны в режиме реального времени. Это экономит время на согласования, позволяет оперативно принимать решения, реагируя на изменения.

Привязка к объекту. Выдача предписаний строительного контроля в электронном виде осуществляется с привязкой к модели. Удобно прямо на 3D-модели или на 2D чертеже сделать замечание, указать конкретное место, прикрепить фото или внести дополнительные данные.

• Исключаем человеческий фактор. К сожалению, подрядчики не всегда ответственно относятся к строительной документации или другой ПСД, допуская множество промахов. А прорабы часто халатно относятся к документации, заполняя акты “на коленке”, допуская нарушения в оформлении журналов работ. Бумажная документация часто терялась, повреждалась, была неполной. Однако с использованием технологий, ситуация в корне изменилась. Строительная документация на объекте легко и быстро оформляется благодаря шаблонам, а потерять ее невозможно.
• Моментальное формирование отчетов. Вся документация формируются автоматически на базе готовых шаблонов. Достаточно просто заполнить данные, а процесс переноса документов в цифровую форму становится автоматическим. Автоматическое заполнение шаблонов намного ускоряет работу по сравнению с ручным. 

Безбумажная стройка: повышаем эффективность работы с PlanRadar

Облачное решение PlanRadar – единая цифровая платформа, на которой хранится вся документация и чертежи по строительному проекту (как в 2D, так и 3D-модели). Удобно управлять всей документацией: все структурировано и в одной стандартизированной базе. Документы можно отслеживать с помощью приложения и синхронизировать с любыми устройствами. 

• Экономия времени: строительная документация доступна моментально и создается в несколько кликов. Как только прораб или субподрядчик завершил работы и заполнил данные в журнале объекта, он меняет статус поставленной задачи, которую сразу же видит руководитель проекта и другие участники проекта. Готовый акт выполненных работ можно отправить на цифровую подпись, любой отчет создается прямо на объекте, поскольку есть готовые шаблоны отчетов, которые легко заполнять, а приложение автоматически создаст отчет, готовый для печати или отправки на почту.
• Вся команда может одновременно работать над актуальными чертежами и документами. Есть возможность добавлять нужных специалистов в проект на платформе бесплатно. 
• Синхронизация данных на устройствах. Это обеспечивает связь сотрудников между собой и с офисом. Уже загруженные документы доступны в приложении даже оффлайн. Например, на стройплощадке нет сети. Но документы всё равно можно открыть, поработать, внести свои замечания, создать задачу и прикрепить  комментарии или видео, фото проблемы. А когда появится Интернет, внесенные данные синхронизируются с проектом.
• Функционал сравнения версий чертежей дает просто и наглядно обнаруживать изменения: разница выделяется различными цветами. 
• Задачи и к ним комментарии, фото, видео можно сделать прямо на BIM-моделях, 2D чертежах, точно определяя их гео-меткой. Шаблоны  отчетов, протоколов легко настраиваются по индивидуальным требованиям – документация соответствует строительным нормам, требованиям по договору и внутренним правилам вашей компании

.

• Отчеты и нужный проект, чертеж и нужную информацию удобно найти при помощи фильтров: представляете, какая экономия сравнению с поиском данных в бумажных папках. Приложение поддерживает форматы Excel, PDF, Word и медиа-файлы.
• Экспорт готовых отчетов о сдаче объекта или приемке работ со всеми выявленными дефектами и соответствующими доказательствами и изображениями в PDF-файл происходит буквально за один клик.
• Электронная информация защищена. Все данные надежно хранятся в цифровом облаке. Риск потери данных минимизирован, а безопасность данных гарантируется соответствию приложения международного стандарта ISO 27001. 
• Удобство интеграции со сторонними приложениями: это могут быть как приложения для проектантов, так и бухгалтерская документация, что обеспечивает бесшовную работу. При помощи Open API можно связывать инструменты управления, избегать дублирования информации.

Переход документации на “цифру” значительно снижает трудозатраты, облегчает процессы обработки документов и их стандартизации, а значит экономит время на ведение документации. Цифровые решения ускоряют работу и берут всю рутину на себя, а участники строительства могут уделить освободившееся время другим задачам. 

Попробуйте оцифровать свои процессы  и строительную документацию при помощи PlanRadar –  30 дней бесплатного тестирования!