Современное управление арендой апартаментов и другой недвижимостью

Как PlanRadar помогает эффективнее управлять коммерческой недвижимостью в разных сферах.

Управление коммерческой недвижимостью – это комплексная задача, требующая постоянного внимания к огромному спектру вопросов, от финансового планирования до решения повседневных проблем, вроде протечек труб. 

Эффективное управление недвижимостью подразумевает взаимодействие нескольких служб, например, технической эксплуатации, клининга, отдела приема заявок и прочее. Управляющему недвижимостью необходимо создавать бизнес-планы, анализировать рынок, формировать конкурентные предложения для арендаторов и посетителей, планировать бюджет. Координация многочисленных мелких задач отнимает огромное количество времени, которое можно уделить более важным и стратегическим задачам. Особенно, если речь идет об управлении портфелем недвижимости.

Среди проблем, с которыми сталкивается управляющий недвижимостью:

• Высокие эксплуатационные расходы 
• Неэффективное использование бюджета
• Отсутствие контроля над финансовыми операциями, что может приводить к хищениям и необоснованным тратам
• Простой помещений: они не приносят прибыли, снижают ценность объекта и приводят к затратам
• Текучка кадров: приводит к небрежному отношению к работе и поломкам оборудования
• Неэффективная работа службы заявок, дублирование задач и медленное реагирование
• Отсутствие планирования технического обслуживания, что может привести к выходу оборудования из строя
• Проблема с организацией документации по объекту
• Сложности с проведением инспекций, вероятность штрафов из-за недостаточного контроля на объекте
• Отсутствие четкой координации работы диспетчеров, хаотичное управление заявками, проблемы с коммуникацией с арендаторами.
• Некачественная работа коммунальных служб (мусор, лифты, электричество), что снижает привлекательность объекта перед арендаторами.

Тренды коммерческой недвижимости 2024

Рынок коммерческой недвижимости Казахстана в 2023 году демонстрировал динамичный рост, превышая допандемийные показатели и по объему, и по арендным ставкам. Наблюдалось повышение спроса на коммерческую недвижимость по большинству направлений, несмотря на общую нестабильность рынка в Евразийском регионе. Так, за первое полугодие 2023 года введено в эксплуатацию более 500 объектов, включая торговые центры, гостиницы и культурно-развлекательные объекты, а также 156 офисных зданий.

В 2024-м году эта удачная “волна” продолжится: эксперты предрекают период значительного роста и развития рынка коммерческой недвижимости. Коворкинговые пространства будут развиваться, предлагая новые сервисы и технологические решения для привлечения арендаторов. Как воспользоваться этим периодом, чтобы получить максимальную прибыль и выделиться на фоне конкурентов?

Эффективный менеджмент с помощью цифровых решений

Итак, для эффективного управления объектом требуется оптимизация расходов, контроль за персоналом, грамотное планирование и управление ресурсами, взаимодействие с коммунальными службами, координация работы диспетчерской службы, организация документооборота и многое другое. Раньше отслеживать все процессы можно было только “вручную”, но сейчас уже программное решение, которое значительно сокращает трудозатраты, автоматизируя и оптимизируя рабочие процессы.

Преимущества “цифры”:

• • Единая система учета заявок: все заявки от службы эксплуатации, подрядчиков и арендаторов поступают на одну платформу, обеспечивая контроль и автоматизацию.
  • Работа в режиме онлайн. Все данные актуальны и поступают в систему моментально.
  • База данных: информация хранится в единой системе. Она не будет утеряна, легче найти релевантные данные по ключевым словам.
  • Мониторинг и автоматизация: цифровое приложение позволяет планировать и отслеживать проведение технических работ на объекте, контролировать арендные платежи, входящие заявки и многое другое.
  • Электронная документация. Намного быстрее заполнять документы, просто занося данные в шаблон. Отчеты и другая документация генерируется автоматически, что существенно экономит время.

• Коммуникация: цифровые платформы связывают всех участников процесса, ускоряют общение, избавляют от необходимости созвонов и личных встреч. 
• Анализ данных: визуальные диаграммы и графики помогают оптимизировать процессы, выявлять уязвимые места, прогнозировать потребности и управлять недвижимостью максимально эффективно, увеличивая прибыль.

Управление арендой недвижимости с PlanRadar

Пример такого цифрового решения  —   PlanRadar. Это облачное приложение для управления арендой недвижимости, с которым можно управлять портфелем активов прямо со смартфона из любой точки мира. Интуитивно понятный и простой интерфейс позволяет всего за 10 минут настроить работу и начать взять объект под цифровой контроль.

• Консолидация сбора заявок. Все заявки, как от внутренних сотрудников, так и от арендаторов, собраны на платформе. Это экономит время и позволяет сократить штат диспетчеров. Каждая заявка имеет своего ответственного исполнителя, сроки и статус выполнения. После выполнения задачи управляющему приходит уведомление. Информация по объекту недвижимости всегда актуальна – она обновляется в режиме реального времени.
• Удобство коммуникации: PlanRadar сокращает время на обработку задачи и взаимодействие между управляющим, диспетчером, специалистами и клиентами. Пригласив в приложение арендаторов, вы сможете оперативно общаться в режиме реального времени, арендатор сможет создавать заявки в приложении и отслеживать процесс выполнения. Это улучшит клиентский сервис и повысит рейтинг коммерческого объекта. 
• Постановка задач: создание задачи происходит в несколько кликов, а к ней можно прикреплять фото, видео, добавлять голосовые заметки. Такой подход помогает техническим работникам ориентироваться в ситуации еще до выезда на места и быстрее решать проблемы. Статус выполнения задачи отображается онлайн. Все правки, комментарии подрядчиков или клиентов фиксируются в конкретной задаче/заявке. Координация всех работ на объекте по эксплуатации, техобслуживанию, инвентаризации становится значительно удобнее.

• Мониторинг: действия всех сотрудников видны как на ладони. Можно увидеть, когда исполнитель открыл задачу, приступил к ее выполнению, как оперативно справился. Статусы задач видны на информационной панели.  Все задачи собраны на единой платформе, их удобнее грамотно распределить между сотрудниками или внести коррективы при возникновении проблем.
• Планирование техобслуживания: используйте функционал приложения, чтобы рационально управлять ремонтными работами. Планирование профилактического обслуживания помогает предотвратить серьезные поломки и неисправности, снизить время простоя и предоставлять своим клиентам наиболее высокий сервис. 
• Автоматические напоминания. PlanRadar напоминает о сроках оплаты аренды, поступивших счетах, необходимости подписания договоров. Можно настраивать напоминания по разным вопросам, создавая повторяющиеся задачи. 

• Электронный документооборот. “Уйдите” от бумаги: в смартфоне документация создается в несколько кликов. Достаточно один раз настроить шаблоны документов под ваши процессы, чтобы дальше автоматизировать процесс.
• Организуйте документацию по папкам. В PlanRadar вы можете систематизировать документацию, что значительно упрощает поиск нужной информации. Найти оцифрованную информацию намного проще, чем в бумажной версии: используйте фильтры и ключевые слова для быстрого поиска. Доступ к всей информации о конкретном объекте, предыдущих арендаторах, сроках, стоимости осуществляется в несколько кликов. Все данные зафиксированы и доступны онлайн в считанные секунды. Храните и управляйте документы, связанными с недвижимостью: планы, схемы, чертежи, контракты, гарантии, инструкции по установке, данные об имуществе, инвентаре. 
• Управляйте доступами к документам. Любой сотрудник, наделенный достаточными правами, сможет просматривать данные и быть уверенным в их актуальности. В базе хранится вся информация для технического обслуживания зданий, аудитов, планирование, назначения, составление графиков. Во время работы с проектом технической службе часто приходится обращаться к проектной и исполнительной документации, чтобы понимать конструктивные особенности здания. Облегчите им задачу поиска данных с помощью PlanRadar. Для этого создан раздел “Документы”, куда можно подгрузить все данные по объекту и определить, кто сможет иметь к ним доступ.
• Проводите инспекции с помощью цифровых форм. Используйте предустановленные шаблоны – чек-листы по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д. Заполняйте формы прямо на объекте, используя смартфон или планшет. Достаточно внести данные в шаблон, и документ готов. Удобно при проверках сверять информацию по объекту. Например, оперативно найти данные о прошлой проверке пожарной безопасности, какие были предписания, сроки и прочее.
• Автоматизация составления отчетов. Сгенерируйте отчет автоматически одним нажатием кнопки, на основе данных, введенных в форму. Таким образом, отчеты, акты проведенных работ, проверок и прочее можно составить прямо на объекте, а не дорабатывать документацию отдельно в офисе. Только на одних отчетах наши клиенты экономят до 7 часов в неделю!
• Цифровые подписи. Подписывайте документы онлайн с помощью функции цифровой подписи. Заверяйте документы прямо со смартфона или планшета. Это ускорит все процессы согласований на объекте.
• Работа с чертежами и BIM-моделями. Приложение отлично работает с BIM-технологией. Привязывайте задачи к конкретным участкам на чертеже или BIM-модели объекта, просматривайте информационные модели прямо со своего смартфона. Это позволяет лучше понимать объект и будет особенно полезно технической команде. Даже если у вас нет цифровой модели здания, добавленные в проект чертежи здорово помогают ориентироваться при проведении ремонтов или техосмотров. Специалистам не придется работать “вслепую”, они будут еще до выезда на участок понимать, что скрывается под фасадом и какие решения лучше применить.
• Юридическая подстраховка. PlanRadar автоматически создает протокол по каждой задаче, включая действия всех участников. Это служит доказательной базой: например, в случае проблем с арендатором, вы можете поднять протокол и увидеть всю историю взаимоотношений, а также фото- и видеоматериалы, документы по безопасности труда, пожарной инспекции и прочее. И будьте уверены, что протокол по каждой задаче нельзя изменить или удалить, что исключает возможность фальсификации информации. Цифровые документы более защищены, чем бумажные копии.
• Удобная аналитика. Отслеживайте статус выполнения задач, срок сдачи и получайте аналитику в режиме реального времени. Статистика и визуализация в режиме реального времени помогут своевременно определить проблемные места и спланировать меры по их устранению. Например, снизить энергопотребление. Графики и диаграммы можно сегментировать, экспортировать и принимать решения на основе полученной информации.
• Бесшовность работы: с PlanRadar можно интегрировать любое стороннее ПО, загрузить документы в формате PDF или Excel и дальше работать с ними без ручного переноса данных, что значительно экономит время. PlanRadar интегрируется с ERP или любой CRM-системой, например, с бухгалтерской программой 1С, чтобы удобнее работать с финансовой документацией. Все финансовые операции прозрачны, менеджеру легче контролировать затраты и сотрудников. 

Как применять PlanRadar для управления недвижимостью разных ниш

В каждом сегменте рынка — своя специфика и свои потребности. Вот, как цифровое решения для управления арендой недвижимости может помочь в оптимизации процессов разным бизнесам:

Ресторанно-гостиничная индустрия: экономия от 4 до 6 часов в неделю на административной работе

• Сведите к минимуму поломки: PlanRadar помогает контролировать проведение профилактических работ, оперативно устранять существующие проблемы и сводить к минимуму простои. Проще говоря, с PlanRadar вы можете быть уверены, что ваше оборудование работает исправно, а ваши гости получают отличный сервис.
• Обеспечение качества и безопасности: внедряйте эффективные инспекции с помощью PlanRadar, чтобы поддерживать высокое качество вашего бизнеса и фиксировать соответствие требованиям нормативных актов. 
• Доступ к аналитике в режиме реального времени: собирайте конкретные данные, которые необходимы вам для повышения сервиса. Отслеживайте статистику с помощью аналитической информации и оперативной отчетности. PlanRadar предоставляет вам ценные данные, которые помогут вам понять, где именно нужно вносить коррективы для улучшения сервиса.
• Контролируйте все аспекты вашего бизнеса: планирование, управление процессами, персоналом, техническое обслуживание, уборку и прочее. 
•  Сократите число электронных писем, встреч и текстовых сообщений благодаря совместной работе на единой платформе.
• Стандартизируйте чек-листы. Используйте готовые формы или создавайте собственные списки для сбора данных.
• Управляйте внешними подрядчиками. С помощью PlanRadar вы можете бесплатно интегрировать подрядчиков в свой рабочий процесс. 
• Проводите аудиты пожарной безопасности с цифрой  —  документируйте инфраструктурные проекты добавляя фотографии, видео, голосовые сообщения и аннотации к чертежам на 2D-планах или в BIM-моделях.
• Создайте журнал аудита: PlanRadar также поможет автоматически вести полноценный журнал всех событий объекте. Также в PlanRadar надежно хранятся все контакты, задачи, шаблоны чек-листы и другая информация.
• Мониторьте проекты строительства и реконструкции. PlanRadar — отличный инструмент для управления проектами строительства,, который поможет реализовать ваши проекты в срок и в рамках бюджета.

PlanRadar экономит мне от 4 до 6 часов в неделю на административной работе при осуществлении управления техническим обслуживанием. Предполагаю, что для отдельного менеджера ресторана экономия времени составит от 3 до 5 часов в неделю

Томас Дауфенбах, менеджер по техническому обслуживанию “Five Guys”

Управление объектами розничной торговли:  повышает эффективность обмена информацией и обработки заявок

• Управляйте разными задачами одновременно на нескольких объектах со своего смартфона. Просматривайте информационные панели в режиме онлайн, планируйте профилактическое обслуживание, чтобы обеспечить бесперебойную работу объектов розничной торговли.
• Используйте аналитику, чтобы оптимизировать торговые площади, затраты на обслуживание и рабочее время своих сотрудников.
• Общайтесь на одной платформе. Приложение помогает связать головной офис с внешними подрядчиками и поставщиками. Все коммуникации происходят в режиме реального времени через мобильное приложение.
• Моментально реагируйте на простои в работе. Создайте задачу с указанием срока выполнения, уровня приоритета и любой дополнительной информации, а затем назначьте ее ответственному лицу..
• Создавайте настраиваемые задачи, прикрепленные к цифровым планам этажей, используйте технологию NFC-меток, чтобы отслеживать возраст и состояние всего оборудования в магазине с помощью любого совместимого мобильного устройства.
• Проводите работы по оформлению и реконструкции магазинов. PlanRadar – идеальный инструмент для управления проектами по оформлению и оснащению торговых помещений. Загружайте 2D-планы или BIM-модели и делитесь ими со всеми сотрудниками, чтобы все работали с одними и теми же документами.
• Управление охраной труда и техникой безопасности.Проводите регулярные проверки, используя чек-листы, разработанные специально для ваших зданий и торговых объектов.

Пример из практики:

PlanRadar постоянно применяется для новых строительных и ремонтных работ в розничной торговле продуктами питания для BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY и ADEG. REWE Group Austria эффективно использует приложение для управления дефектами и приемкой работ и повышает эффективность обмена информацией и обработки заявок

REWE Group Austria 

Более 150 000 пользователей в 75 странах уже избавились от лишней бумажной работы, используя PlanRadar. Собственникам крупных объектов коммерческой недвижимости выгодна максимальная цифровизация бизнеса, внедрение автоматизации процессов и работа в режиме реального времени.

Попробуйте вывести ваш бизнес по управлению арендой недвижимости на новый уровень с помощью PlanRadar. Тестовая версия в течение 30 дней совершенно бесплатна: оцените весь функционал и выгоду PlanRadar.