Строительство – сложный многоэтапный процесс, где каждый этап влияет на конечный результат. Особенное значение имеют скрытые работы: после завершения последующих этапов невозможно провести визуальный контроль. 

Именно скрытые работы могут стать тем самым “узким местом”, открывающим дорогу финансовым манипуляциям, подмене материалов и халатному выполнению работ. Как цифровые решения помогут этого избежать?

Акт скрытых работ: подводные камни

Правильно и своевременно оформленный акт скрытых работ – это гарантия качества и правильного расхода выделенных средств. Ведь после определенного этапа крайне проблематично проверить, что там замуровано в стенах. Например, в проекте может быть указано одно сечение проводов, а на деле использовано другое. Это может быть выявлено только специальными инструментами, проверяющими сопротивление проводки. Некоторые детали, такие как гидроизоляция и шумоизоляция, арматура и прочее, могут быть неправильно уложены или установлены, и никогда не будут видны после завершения работ.

После завершения строительства или ремонта начальные, до-отделочные работы будут уже скрыты, например, кабели, проводка, вентиляционные каналы. И даже измерительные приборы и техническое оборудование не дадут представления о качестве проведенных работ – только местонахождение. Поэтому после каждого этапа работ, особенно тех, которые потом будут не видны, проводится освидетельствование работ и составление актов.

В противном случае, чтобы исправить ошибки, придется проводить разборку и перестраивать всю “начинку”. Это приведет к серьезным проблемам и убыткам. Именно поэтому акт скрытых работ – это документ, от которого нельзя “отмахнуться”, заполнив его в последний момент на коленке. Это официальный документ, который подтверждает выполнение определенного этапа скрытых работ, фиксируя их соответствие:

• проектной документации,
• требованиям нормативных документов,
• техническим условиям.

Виды скрытых работ, которые отражают в акте:

• разного рода изоляция: гидро -, звуко-, теплоизоляция;
• земляные работы (возведение фундамента);
• работы по канализации;
• опалубка;
• усиление проемов в несущих стенах или конструктивных элементов металлоконструкций;
• бетонирование (установка арматуры в стенах);
• электромонтажные работы;
• прочие работы, до финишных отделочных работ.

Читайте также: Как проводить пожарные инспекции с PlanRadar

Зачем нужны акты скрытых работ?

Акт скрытых работ играет важную роль в обеспечении качества и безопасности строительства.

• Гарантирует качество: подтверждают, что скрытые работы выполнены в соответствии с установленными требованиями, что в свою очередь влияет на надежность и долговечность всей конструкции.
• Обеспечивает безопасность: помогают избежать аварий и несчастных случаев, которые могут быть вызваны некачественным выполнением скрытых работ.
• Упрощает приемку объекта: служат документальным подтверждением выполненных работ, что упрощает процесс приемки объекта в эксплуатацию.
• Определяет ответственность: в случае выявления дефектов или нарушений в ходе эксплуатации объекта, акт скрытых работ позволяет установить, кто несет ответственность за их возникновение.

Проблемы, возникающие при составлении актов скрытых работ

Заполнение документации это всегда “головная боль”, которая “съедает” уйму времени и усилия и не всегда проходит гладко. Наиболее распространенные проблемы при заполнении акта скрытых работ:

• Несвоевременное оформление: акт скрытых работ нужно составлять сразу после завершения соответствующего этапа работ. Задержки в оформлении могут привести к нарушению сроков строительства и дополнительным затратам.
• Неполное или некорректное заполнение: такая документация должна быть заполнена полностью и достоверно. Иначе акт могут признать недействительным.
• Отсутствие подписей: акт скрытых работ должен быть подписан всеми участниками приемки. Отсутствие подписи хотя бы одного участника может привести к спорам и разногласиям.
• Несоответствие работ проектной документации: если выполненные работы не соответствуют проектной документации, акт скрытых работ не может быть подписан. В этом случае подрядчик обязан устранить выявленные нарушения.
• Недостаточная квалификация: для составления актов скрытых работ требуется определенная квалификация. Но порой работники относятся к заполнению документов халатно, а это потом влечет за собой переделки документа или даже разборки между участниками. Достаточно указать неправильную нумерацию акта, чтобы привести документацию в хаос.
• Использование устаревших форм: формы актов скрытых работ могут меняться со временем. Многие статьи и материалы не обновляются, в то время как нормативные документы, включая бланки для оформления актов скрытых работ, периодически изменяются. Использование устаревших форм может привести к признанию акта недействительным.
• Отсутствие единой системы хранения: акт скрытых работ должен храниться в течение всего срока эксплуатации объекта. Но если нет унифицированного хранилища документации, они могут просто затеряться в горах документов.
• Сложность организации документации, на которую есть ссылки в акте скрытых работ.

Когда составляется акт на скрытые работы?

Этот вид документации обязателен при:

• Строительстве новых недвижимых объектов – ввод в эксплуатацию.
• Капремонте – работы на несущих конструкциях.
• Реконструкции.
• Перепланировке всего здания или его помещений.
• Акт скрытых работ дает разрешение на проведение последующих этапов работ. И эту документацию проверяют надзорные или контролирующие органы, которые дали разрешение на строительство, или капремонт, или другие работы.

Как оформлять акт скрытых работ

Акт скрытых работ 2024 ничем не отличается от подобной документации прошлых лет: его по-прежнему составляют представители заказчика, подрядчика или компетентные специалисты авторского надзора – проверяют сделанные работы на соответствие проектным документам всей цепочки работ.

Акт скрытых работ РК нужно составлять по форме, утвержденной техническим регламентом РК. Пока что ведется в бумажной форме, однако со строго прописанными обязательными полями для заполнения. 

Документ состоит из шапки, где указывается адрес объекта и данные организации и участников стройки – тот, кто является официальным застройщиком объекта, исполнителем, проектировщиком и исполнили скрытых работ. Далее следуют поля, где указываются: 

• Виды работ, которые называют скрытыми
• Документация, на основании которой произведены эти работы ( чертежи, технологии, ГОСТЫ)
• Результат осмотра-экспертизы, куда также включается испытания или обследования строительного контроля
• Описание соответствия или несоответствия техрегламентам или нормам 

Далее указываются участники комиссии, которые были экспертами в приемке выполненных работ. Это обычно: 

• Представитель заказчика 
• Подрядчик строительства 
• Эксперт по стройконтролю 
• Проектировщик 
• Подрядчик, выполнивший скрытые работы, которые освидетельствовали 

Также могут быть представители авторского надзора или госнадзора – в зависимости от вида объекта. 

Весь список работ, которые будет проводить подрядчик, обязательно прописываются в проектной документации и в договоре. Утвержденный проект означает, что исполнитель обязан следовать всем его требованиям, то есть этапы проведения работ и подтверждения их качества должны будут следовать в строгом соответствии. 

Порядок составления актов идет обязательно по очередности работ. Этот порядок обязан соблюдать подрядчик. И если при приемке будет выявлен брак, дефект, отступление от проекта — подрядчик обязан исправить. И только после устранения замечаний принимающая комиссии может подписать бланк акта скрытых работ. 

• Важно уделять должное внимание заполнению данных организации и номерам приказов, чтобы избежать лишних проблем при последующей проверке.
• Максимально подробно указывать все примененные материалы и конструкции, чтобы избежать недопониманий с заказчиком или техническим надзором.
• Для подтверждения качества выполненных работ важно приложить соответствующие документы, такие как свидетельства и сертификаты. Это помогает избежать рисков связанных с некачественными работами, которые могут привести к проблемам как у заказчика, так и у исполнителей. Например, отсутствие подтверждающей документации может стать причиной для расторжения договора с заказчиком и требования возмещения ущерба. Неправильное оформление документов также может привести к отказу в проведении экспертизы и возврату дела на новое рассмотрение.

Справка: Акты должны составляться по форме, утвержденной техническим регламентом РК.  И только с наличием акта скрытых работ считается, что работы узаконены и объект капитального строительства может быть введен в эксплуатацию. Если акт скрытых работ составленный по образцу не будет предоставлен, то может последовать требование по демонтажу конструкции, чтобы оформить данный исполнительный документ. А это означает как минимум дополнительные затраты и увеличение сроков сдачи объекта.

Как экономить время на составлении акта скрытых работ при помощи PlanRadar

В эру AI можно избежать потери времени на рутинном заполнении бумаг. Необязательно искать специалистов и тратить дополнительные деньги, чтобы составить правильно акт скрытых работ. Вместо этого можно использовать универсальное строительное цифровое решение для документооборота и коммуникации в строительных проектах и проектов недвижимости Plan Radar.

Использование специализированного программного обеспечения, такого как PlanRadar, позволяет:

• Упростить и ускорить процесс составления актов.
• Сократить количество ошибок и повысить точность данных.
• Обеспечить прозрачность и отслеживаемость всех этапов работ.
• Хранить документацию в электронном виде, что упрощает доступ к ней и ее анализ.

Читайте также: Как настроить PlanRadar за 10 минут на компьютере

PlanRadar может стать вашим профессиональным цифровым помощником подготовки исполнительной документации, избавив вас от рутины и многочасовой монотонной работы по составлению актов.

Его обширный функционал и простота использования идеально подходят для составления разных актов приемки/сдачи, чек-листов, дефектных ведомостей и других отчетов – как по традиционной официальной форме, так в индивидуальных формах. 

Такой цифровой акт может быть важным дополнительным документом, который сможет подстраховать на случай потери официальной бумажной версии, ошибочных данных. Все данные в цифровом виде можно направлять участникам проекта в режиме реального времени и все действия можно фиксировать с помощью фото и видео, которые прикрепить можно к отчету. Фиксация всех этапов работ с PlanRadar намного быстрее, удобнее и практичнее. 

Как пошагово создать акт скрытых работ в PlanRadar?

Давайте покажем, как при помощи PlanRadar составить акт скрытых работ и создать задачу по сделанным работам, чтобы уведомить нужных специалистов.

Акт скрытых работ: экспорт

Создать акт можно в пару кликов: ответственный сотрудник просто заполняет данные прямо на стройке с мобильного, вносит их в разделе Задачи. Затем остается выбрать нужную задачу галочкой и нажать скачать отчет.

Акт скрытых работ: создание задачи в PlanRadar

1. Чтобы создать задачу для акта скрытых работ на платформе, зайдите в раздел “Формы и списки”, нажмите “Создать форму”.

1. Достаточно выбрать мышкой нужное поле с левой стороны, чтобы оно попало в форму будущей отчетности. Вы можете создать поле и озаглавить его на свое усмотрение. Например, пункт “Краткий текст” назовем “Наименование скрытых работ”. В нижнем блоке можно выбрать поле, которое нужно добавить – статус, приоритет, дату завершения и другое. 

Настройте опции, определите, в каком проекте можно применять эту форму.

Нажав на “Предварительный просмотр”, вы увидите, какой будет форма акта освидетельствования скрытых работ, какие отображаются в ней поля – ее можно отредактировать.

2.Создаем задачу ““Акт скрытых работ”. В предложенном списке вы увидите только что созданную форму. Выберете ее и сразу же появятся нужные для заполнения поля. Вносим данные. Так будет выглядеть готовая задача для проведения акта скрытых работ:

Вся важная информация по завершенным работам фиксируется в протоколе задачи, там же есть все нужные факты и документы по работам. 

Читайте также: Проектная документация в строительстве: преимущества цифрового подхода

Создание акта отчета по установленному образцу

Теперь создадим шаблон акта. Он нужен для того, чтобы мы смогли экспортировать акт скрытых работ в нужном нам виде, согласно с образцом.

1. В Разделе “Шаблоны”> “Шаблоны отчетов по задачам” нажимайте “Создать отчет”. В выпавшем окне выбирайте “Компоновщик шаблонов”. Далее заполняете поля в “Настройках”, используя обычные инструменты стандартного редактора – так вы готовите форму для будущего отчета.
   
   2. Затем во вкладке “Задачи” вы вносите, например, из документа готовый шаблон – акт скрытых работ РК образец в Word. Все поля будут доступны для редактирования, заполнения. Созданный шаблон отчета можно просмотреть.

3.При экспорте отчета остается просто выбрать этот шаблон и все данные отобразятся в установленном формате.

ИТОГИ

Цифровизация процесса оформления актов скрытых работ помогает решить многие проблемы. Использование специализированного программного обеспечения позволяет:

• Своевременно оформлять акты, заполняя их прямо на стройплощадке  с мобильного.
• Автоматизировать процесс заполнения актов, сократив количество ошибок и затраты времени. Это почти исключает человеческий фактор.
• Обеспечить доступ к актуальным формам актов, стандартизировать документацию.
• Обеспечить оперативное подписание акта всеми участниками приемки.
• Проверять соответствие работ проектной документации в пару кликов: вся информация есть в единой базе PlanRadar и любой документ можно найти по фильтрам.
• Хранить документацию в электронном виде, что упрощает доступ к ней и ее анализ.
• Сделать процесс оформления актов скрытых работ более эффективным, прозрачным и надежным.

Преимущества использования PlanRadar

Если посмотреть более глобально, то подобный цифровой инструмент очень облегчает задачу ведения исполнительной документации, в частности, по составлению акта освидетельствования скрытых работ как подрядчику, так и заказчику, и органам надзора.

1.Готовые формализованные формы отчетов можно дублировать – сокращая время на создание новых форм отчетов, завершенные работы тут же фиксируются в задачах, уведомление о статусе которых поступает незамедлительно ответственным лицам.

2.Все действия по задаче – комментарии, фотофакты, документация, чертежи и планы сохраняются в одном месте, при необходимости всегда можно поднять нужные из архива. В акт скрытых работ можно включить все необходимые фотофиксации по проведенным работам или исправлениям.

3.Нет задержек в приемке, поскольку взаимодействие осуществляется напрямую в рамках одной платформы: можно бесплатно приглашать в проект неограниченное число субподрядчиков, специалистов и выдавать определенные права доступа к задачам и отчетам. Они могут также делиться своими заключениями и отчетами по выполненным работам, а уведомления о том, что акт составлен и подписан, или наоборот, работы не прошли проверку и направлены на доработку – тут же приходит уведомление. Это все оптимизирует работу, особенно в такой консервативной по документации отрасли, как строительство.

Подготовив быстро своими силами при помощи PlanRadar акт скрытых работ, подрядчик пригласит комиссию для оценки качества и приемки работ. Ее членов, напомним, можно сразу добавить на проект, и все согласования будут проходит в цифровой среде быстрее и точнее.

 Если вы до сих пор сомневаетесь, насколько целесообразно использовать цифровую документацию для строительства, попробуйте бесплатно PlanRadar в течение 30 дней и оцените экономию времени при составлении рутинных отчетностей по строительному контролю!

Протестируйте PlanRadar бесплатно