Каждый строитель знает, что общий журнал работ в строительстве — один из главных документов, в котором фиксируются все этапы и процессы разной деятельности всех специалистов, работающих на объекте. В нем отображаются сроки, исполнители, фронт и качество работ, условия производства и выполнения строительно-монтажных процессов.
Регулярная фиксация в документе всей деятельности дает возможность контролировать объект: видеть всю работу и ответственных за выполнение, делать анализ сложившихся условий и в случае конфликтов — предоставлять доказательства в виде зафиксированных действий по объекту, или же принимать меры по разрешению претензий, основываясь на записях общего журнала работ в строительстве.
Таким образом,общий журнал работ в строительстве – это подробный дневник с указанием максимум деталей, который ведется вплоть до окончания строительства.
Традиционно, журнал работ в строительстве ведет прораб или ответственный инженер, менеджер объекта, то есть один человек. В его обязанности входит отображать в письменном виде массу обязательной и нужной информации по определенной форме. Например, титульный лист журнала работ в строительстве может выглядеть так:
То есть, ведение такой документации довольно консервативное и сопряжено с множеством шаблонов и форм, которые нужно ежедневно заполнять, а до того — проверять, принимать, контролировать и фиксировать те или иные работы на объекте, причем в буквальном смысле. А потом только отправляться в офис и заполнять журнал работ в строительстве.
Однако в современном менеджменте строительства все чаще применяются IT-решения для оптимизации и автоматизации ряда рутинных работ. Так, PlanRadar, являясь прогрессивным облачным SaaS-решением, может существенно облегчить и упростить заполнение журнала общестроительных работ.
Узнайте детальнее, как можно управлять цифровой документацией в PlanRadar
И вот почему.
- Сама платформа программы — уже структурированный электронный дневник по разным формам отчетности, в том числе и для ведения общего журнала работ в строительстве.
- Навигационная панель содержит основные разделы, по которым можно находить нужную общую информацию, а при необходимости, при помощи фильтров, сужать поиск максимально быстро.
- Создавать задачи и определять ответственных можно не только в офисе, но и на стройплощадке, на ходу, на выездном совещании: приложение доступно на любом мобильном устройстве (это облачное решение, поэтому все данные доступны в любое время) и совместимо со всеми современными операционными системами. Интерфейс приложения дружественный, навигация интуитивна, и чтобы начать работать с PlanRadar не требуется никаких особых знаний и внедрений.
- К форме задач можно прикреплять разнообразные замечания — голосовые, текстовые, делать фотографии, на них стикером помечать важное, а также снимать и прикреплять короткие видео для полной картины выявленного, например, дефекта.
Сама задача привязана к точке на чертеже или плане.
Кроме того, можно прикрепить к задаче нужные документы в форматах Word, Excel и пр. Каждое обновление по задаче происходит в режиме реального времени, и о любых изменениях оповещаются все ответственные лица проекта.
- Вопрос взаимодействия между участниками платформы решен удобным функционалом: фактически, это журнал производства работ в строительстве. Назначив ответственное лицо на ту или иную задачу, вы можете видеть, просмотрена ли она вообще субподрядчиком, а если было произведено какое-либо действие, вы увидите ее новый статус.
Читайте также: Ежедневные отчеты о ходе строительства: как сократить админработу
6.Если работа будет завершена, то исполнитель пометит ее, как завершенную — и это тут же отобразится в системе. Более того, функционал задачи предусматривает чат, где можно обмениваться дополнительной информацией и уточнять нужные детали. Таким образом ведется важная хроника решения задачи в электронном виде.
7.Вместо рутинных заполнений множества бумажных форм вы можете использовать готовые формы и шаблоны отчетов, которые могут настраиваться под ваши конкретные задачи и цели. Эти формы можно использовать для повторяющихся задач — вместо создания и заполнения новых.
Заготовки шаблонов отчетов — вообще очень практично и здорово экономит время на эту часть работ с документацией. Отчет создается в считанные секунды, и вы можете отправить его по email с мобильного устройства, находясь на объекте.
Плюс, кроме настраиваемых полей, которые вы сами выбираете, какие включать, а какие нет, отчет может быть персонализированным, с логотипом вашей компании. То есть приложение дает простые инструменты, которые создадут полноценный официальный документ. Его вы можете загрузить в PDF и Excel формате.
Вот, в частности, простой алгоритм работы приложения как журнала учета строительных работ:
В разделе “Формы и списки” вы можете выбрать “Формы”. Здесь есть уже готовый шаблон формы Дневника объекта/Журнала работ:
Но вы можете создать свой:
Шаблон собираем как конструктор, из готовых модулей. С левой стороны находятся поля, с правой стороны – ваш шаблон. Достаточно клацнуть мышкой, чтобы нужное поле, например,название, отобразилось в вашем шаблоне. Вы можете организовать порядок полей, как вам удобно.
Смотрите наше обучающее видео в двух частях, как создавать шаблоны в PlanRadar под разные задачи:
Поля разделены на две части: статические и настраиваемые.
Статические поля нельзя изменить Они обладают специальными функциями и не могут быть изменены. То есть, если написано “заголовок” или “ответственный”, так это и отобразится в шаблоне. Из основных фиксированных полей можно заполнить
- заголовок;
- приоритет;
- прогресс (добавлять в задачу информацию о состоянии);
- ответственный (кому назначена задача);
- получатели (кто будет получать уведомление о данной задаче);
- завершение.
Ниже у нас изменяемые поля. Когда вы выберете такое поле, в своем шаблоне вы сможете сами задать ему название, тип данных. В качестве дополнительных важных полей, которые можно менять:
- дата;
- время;
- список (можно добавить индивидуальный список);
- чек-бокс (возможность ставить галочку-маркер);
- длинное описание/короткое описание;
- добавление числового поля.
Поле «Завершить до» — единственное, в котором есть дополнительный флажок «Активировать отсрочку».
Вы можете настроить доступ: проверить, кто и как будет видеть форму. Например, вы не хотите, чтобы определенный пункт журнала видел субподрядчик – просто исключите его из списка.
Вы видите, что, все нужные поля есть — вам только нужно выбрать то, что нужно.
Создав нужную форму для будущей задачи, вы переходите на вкладку “Задачи“, где выбираете проект — там, где вы будете ставить задачу, открываете чертеж/план. И нажав на “Создать задачу”, у вас появится маркер-метка на чертеже. Выбрав на зеленую галочку, откроется форма:
В строке можно будет выбрать те формы, которые уже создавались для данного проекта (то есть вначале важно один раз создать форму под задачу и потом ее можно использовать для назначения неограниченное количество раз).
Удобно использовать функционал “Списки”. Благодаря простой форме можно делать собственные списки, которые можно использовать как чек-листы.
Проверка на объекте с таким цифровым списком будет проходить быстрее и эффективнее.
Создать список для выбора текущей погоды элементарно: это можно сделать в пару кликов. Просто вводим варианты, нажимаем галочку, даем название списку. Также можно отредактировать уже существующий.
В разделе списки составляете такой список или уже используете ранее созданный, который вы можете отредактировать.
Поэтому вы можете вести всю отчетность в цифровом виде, облегчая себе работу. Вся информация структурируется и надежно хранится в “облаке”. В любой момент вы можете просмотреть нужные вам изменения, свериться.
Использовать функционал PlanRadar можно и в как журнал производства работ в дорожном строительстве, где в задачах, прикрепленных метками к чертежу, будут перечислены все виды работ, статус и дата выполнения, ответственный, а также дополнительная информация, которая сопутствовала в процессе реализации задачи: комментарии, фотофакты, видеозаписи, голосовые замечания, переписка с субподрядчиком и дополнительная документация.
Благодаря простоте заполнения и наглядности ситуации по объекту приложение минимизирует усилия по рутинной работе, обеспечивая точными данными и важными отчетами.
Все действия, совершенные в задачах, фиксируются в протоколе. Это наш электронный журнал, где отображаются все действия по каждому этапу и шагу проекта. Записи журнала работ в строительстве протоколируются и хранится и после завершения проекта, поэтому в любой момент можно будет поднять всю информацию для решения конфликтных ситуаций или претензий. 
Оцифровка вашего рабочего процесса может произойти проще, чем вы думаете. Разобраться в работе приложения не составит никакого труда — всего 10 минут настройки (заполнение полей и шаблонов, загрузка чертежа) вашего проекта.
