Economisiți timp cu software-ul pentru managementul de proiecte
Cum managerul de utilități și facilități NORD/FM economisește 70% din timpul alocat activităților de follow-up și monitorizare
NORD/FM o companie de management al utilităților și facilităților din Hanovra, cu 145 de angajați și 12,5 milioane de euro în venituri anuale, și-a transformat procesele de management de proiect, cu software-ul PlanRadar. Anterior, documentarea condițiilor de construcție și gestionarea activităților ulterioare au fost o provocare, care consuma timp. Software-ul de management de proiecte PlanRadar eficientizează acum inspecțiile clădirilor, permițând înregistrarea digitală instantanee a condițiilor, a nevoilor de întreținere și a daunelor. Aceste date sunt clasificate, partajate și analizate eficient, ceea ce rezultă în timp economisit cu până la 70%. Colaborarea în timp real asigură acuratețea sarcinilor și reduce neînțelegerile, PlanRadar oferind o soluție personalizabilă și adaptabilă, pentru nevoile de administrare a proprietăților NORD/FM.
Problema: înregistrarea condiției actuale în care se află clădirile și activitățile de monitorizare asociate necesită foarte mult timp
Benjamin de Beisac este responsabil cu managementul proprietăților la NORD/FM și supraveghează lucrările de construcție și sarcinile legate de managementul utilităților și facilităților. Deoarece toate clădirile sunt unice, documentarea tuturor lucrărilor necesare și a informațiilor implică de obicei mult efort. În trecut, acest lucru era valabil mai ales pentru activitatea ulterioară și monitorizarea lucrărilor.
Angajații trebuiau adesea să petreacă și câteva ore la birou, după o inspecție a proprietății, adunând fotografii și date, în listele de defecte, înainte de a trimite aceste documente celor responsabili. În plus, fluxul de informații între cei implicați se bloca, din când în când, din cauza lacunelor sau a lipsei de conținut media. „Înainte, o singură persoană știa despre defect”, susține Benjamin de Beisac. Astfel, apăreau rezultate nedorite, cum ar fi încetinirea progresului proiectului, neînțelegeri sau chiar lucrări duplicate.
Soluția: software-ul de management de proiecte PlanRadar eficientizează procesele din șantier și de la birou
NORD/FM utilizează software-ul de management de proiecte PlanRadar, pentru managementul proiectelor și al întreținerii, pentru a crește eficiența acestor procese. Atunci când condiția în care se află o clădire este analizată ca parte a verificării tehnice, pentru procesele de achiziție, stadiul actual al proprietăților este înregistrat digital. În acest scop, planurile de etaj pot fi încărcate rapid și cu ușurință în sistem. Prin simpla atingere a unui buton, anumite caracteristici pot fi înregistrate, în punctele relevante, din planurile digitale, și în modelele BIM, prin smartphone și tabletă sau PC.
Pentru inspecțiile anuale ale clădirii, compania înregistrează condițiile clădirii, cerințele de întreținere și daunele, cu software-ul de management de proiecte. Punctele notate sunt clasificate, în funcție de cât de necesară este orice acțiune, și partajate imediat angajaților și contractanților. Funcția de exportare, în format Excel, face posibilă analiza compactă a datelor și formează baza pentru raportări de management clare. Pe lângă urmărirea defectelor, software-ul de management de proiecte este folosit și pentru a înregistra procese-verbale la întâlnirile de construcție, precum și liste de sarcini. Faptul că tichetele pot fi programate, în mod independent, înseamnă că înregistrările pot fi adaptate la cerințele individuale,” a spus Benjamin de Beisac.
În procesul de închiriere al clădirilor existente, NORD/FM utilizează PlanRadar, pentru înregistrarea direcționată a solicitărilor chiriașilor, care sunt menționate în timpul inspecțiilor și al negocierilor. Datele înregistrate pot fi folosite pentru a lua în considerare aceste solicitări, în cazul în care portofoliul închiriat trebuie renovat.
Rezultatul: software-ul pentru managementul de proiecte reduce volumul lucrărilor
Cu software-ul de management de proiecte PlanRadar, managerii de proiect pot urmări stadiul lucrărilor din clădiri, în timp real. Prin conectarea profesioniștilor și al altor subcontractanți, fără costuri suplimentare, NORD/FM are la dispoziție, în orice moment, toate informațiile despre detaliile de finalizare și termenele limită. Maparea, în timp real, a sarcinilor previne lucrările duplicate, deoarece toți participanții la proiect pot consulta stadiul curent, în orice moment.
Benjamin de Beisac a explicat beneficiile: „Pentru NORD/FM, utilizarea PlanRadar pentru activitatea de monitorizare și urmărire a lucrărilor a rezultat în reducerea timpului alocat cu până la 70%, deoarece toate datele și sarcinile sunt înregistrate și documentate, în mod constant, în șantier. Prin utilizarea software-ului, s-a redus și numărul de neînțelegeri legate de gestionarea sarcinilor, deoarece acțiunile pot fi localizate direct pe planul digital și îmbogățite cu informații suplimentare, precum fotografii și note vocale”.
