Imaginați-vă că ajungeți la faza de predare a unui proiect de construcții. Înainte de a semna predarea, clientul vă întreabă de ce o anumită caracteristică a clădirii se abate de la planul original. Căutați prin dosare, dar nu reușiți să găsiți nicio informație care explică acea modificare – situația devenind astfel incomodă. Acesta este momentul când o generație nouă de software-uri pentru controlul documentației construcțiilor vă poate rezolva problema.
Industria se îndreaptă din ce în ce mai mult spre instrumente de management al registrelor moderne pentru a evita astfel de situații. Utilizând aceste soluții, beneficiați de păstrarea unor registre mai riguroase și mai fiabile.
Iată tot ce trebuie să știți despre software-ul pentru managementul documentației din industria construcțiilor.
Ce este managementul documentației de șantier?
Managementul documentației construcțiilor este o formă de evidență utilizată în industria de construcții. Aceasta lucru facilitează colectarea și stocarea anumitor tipuri de informații de către părțile interesate. Înregistrările oferă un „istoric” clar a ceea ce s-a întâmplat în timpul unui proiect, modul în care echipa a luat decizii și de ce s-au schimbat planurile.
Unele forme de gestionare a documentelor sunt o cerință legală. Este obligatoriu să țineți evidența unor lucruri precum:
- Facturi pentru materiale
- Chitanțe
- Plăți făcute subcontractanților și furnizorilor
- Contracte
- Informații despre sănătate și siguranță
- Planuri de construcție
Deși este posibil ca alte tipuri de evidență din domeniul construcțiilor să nu fie o cerință legală, acestea se pot dovedi a fi foarte utile. Aici pot fi incluse lucruri precum:
- Jurnalul de șantier
- Procese verbale ale ședințelor
- Rapoarte ale progresului
- Înregistrări ale productivității zilnice și pontaje
- E-mailuri și alte corespondențe
Tipurile de documente de construcție pe care alegeți să le păstrați depind de client și de natura proiectului în care sunteți implicat. De aceea, este util să aveți un sistem de management al documentelor flexibil, pe care îl puteți adapta fiecărui proiect.
Ce este un software pentru controlul documentației construcțiilor?
Un software pentru controlul documentației construcțiilor furnizează o metodă digitalizată de stocare a acestor fișiere într-un loc centralizat.
Demult, managementul documentelor construcțiilor presupunea stocarea și păstrarea unor dosare din hârtie în dulapuri metalice. În ultimii 20 de ani, sistemele IT generice care fac acest lucru au devenit din ce în ce mai populare – gândiți-vă la partajarea fișierelor, programele de e-mail și hard driver-urile din computere.
Astăzi, o nouă generație de software-uri pentru controlul documentației specializate în domeniul construcțiilor poate stoca toate aceste fișiere. Această tehnologie este creată special pentru a răspunde nevoilor managementului documentației din industria construcțiilor.
Software-urile moderne pentru managementul documentației construcțiilor au numeroase beneficii:
- Economisesc timp: Știați că aproximativ 30% din timpul angajaților de la birou este alocat numai localizării informațiilor? Software-ul pentru managementul documentației construcțiilor facilitează localizarea înregistrărilor asociate cu un anumit proiect.
- Economisesc spațiu (și bani): Software-urile pentru gestionarea documentelor vă digitalizează toate hârtiile și le stochează în servere Cloud, la care vă puteți conecta pe internet. Drept urmare, nu mai aveți nevoie de dulapuri pentru hârtii sau de un subsol plin cu servere costisitoare ale companiei.
- Cresc eficiența: În loc să vă împrăștiați conținutul documentației pe diferite sisteme IT și în căsuțe de mesaje din e-mailuri, software-urile pentru managementul documentației construcțiilor centralizează totul într-un singur loc – facilitând gestionarea acesteia.
- Sunt mobile: Personalul poate accesa fișierele proiectelor de pe dispozitive mobile în timp ce muncesc pe șantier.
- Oferă protecție legală: În cazul în care compania dvs. stochează fișiere și documente digital, puteți vedea cu ușurință și clar cine le-a creat, le-a editat și le-a deschis de-a lungul timpului. Dacă documentele dvs. trebuie să fie auditate vreodată, veți putea demonstra rapid că îndepliniți toate cerințele legale.
PlanRadar pentru managementul documentației construcțiilor
PlanRadar face parte dintr-o generație nouă de tehnologii dedicate managementului documentației construcțiilor. Software-ul vă permite să încărcați o gamă largă de fișiere ale proiectelor dvs. pe o interfață interactivă din Cloud.
Aplicația vă ajută să atingeți cele mai înalte standarde ale managementului documentelor de construcții în mai multe moduri:
- Compararea planurilor: Puteți încărca direct versiuni noi ale planului de construcție în sistem și le puteți partaja cu toate părțile interesate în timp real. În același timp, sistemul salvează automat versiunile anterioare în Cloud, oferind acces la ele pentru referință. Toate modificările vor fi vizibile tuturor participanților la proiect, inclusiv fotografii, text și înregistrări vocale.
- Managementul sarcinilor: Aplicația înregistrează automat sarcinile și listele de verificare. De la alocarea unei lucrări de remediere până la sarcini individuale atribuite angajaților, instrumentele de management al sarcinilor din aplicație vă asigură o înregistrare completă a deciziilor și activității.
- Istoric al înregistrărilor: Tichetele sunt stocate automat cronologic, în funcție de data înregistrării. De asemenea, puteți utiliza funcția de comparare a planurilor pentru a urmări modul în care planul s-a schimbat de-a lungul timpului, de ce și de către cine.
- Raportare: Aplicația generează și rapoarte conforme din punct de vedere legal – acoperind orice aspect, de la sănătate și siguranță la defecte și rapoarte de evaluare a riscurilor de incendiu.
Cum introduceți un software nou pentru controlul documentației construcțiilor
Investiția în noi sisteme de management al documentației construcțiilor reprezintă o schimbare a modului în care firmele de construcții își desfășoară activitatea. În plus, dacă echipele dvs. sunt obișnuite cu sisteme bazate pe hârtii, o trecere la o abordare bazată pe o aplicație poate fi o adevărată provocare. Cu toate acestea, ținând cont de beneficiile aduse de un software pentru controlul documentației construcțiilor, tranziția merită efortul.
Până la urmă, vorbim de un managementul al schimbărilor în afaceri. Când introduceți un software nou pentru managementul documentației, următoarele tehnici vă pot fi de folos:
- Implicați angajații de la început: Discutați cu personalul dvs. despre practicile lor curente de management al înregistrărilor și aflați cu ce obstacole se confruntă..
- Comunicați: Explicați beneficiile noului software pentru controlul documentației construcțiilor și arătați-le cum le va fi de folos în activitatea zilnică.
- Începeți cu pași mici: Dacă lansați noi tehnologii de management al documentației construcțiilor, ar fi bine să începeți să le folosiți pentru un proiect mic, pentru a învăța mai multe despre implementarea acestora, înainte de a le utiliza pentru o companie mai mare.
- Implicați managementul: CEO-ul, managerii de șantier și personalul senior al firmei ar trebui să fie implicați și să utilizeze și ei software-ul pentru a înregistra modificări ale construcției. Acest lucru îi va îndemna pe toți ceilalți să folosească noile instrumente digitale.
- Măsurați impactul schimbării: Ar trebui să observați rapid o reducere semnificativă a costurilor managementului documentației, precum și o îmbunătățire a eficienței.
Începeți să utilizați software-ul pentru controlul documentației construcțiilor
Aplicația pentru managementul documentației construcțiilor de la PlanRadar vă poate ajuta organizația să își îmbunătățească modul în care își gestionează și își stochează înregistrările. Aflați mai multe despre funcțiile aplicației aici sau începeți perioada dvs. de testare gratuită azi, pentru a vedea cum vă poate îmbunătăți evidența înregistrărilor.
