Timp economisit cu o comunicare eficientă și gestionarea reclamațiilor
Modul în care REWE Group Austria optimizează gestionarea defectelor și aprobările, în timpul construcției și renovării supermarket-urilor și al controlului inventarelor sucursalelor.
REWE Group Austria, un important conglomerat de retail, s-a confruntat cu provocarea de a elimina lucrările repetate și de a-și eficientiza gestionarea defectelor și procesele de aprobare. Aceștia au testat diferite metode, inclusiv utilizarea software-ului Microsoft Office, dar au constatat că acestea sunt ineficiente. Ca soluție, au adoptat PlanRadar.
PlanRadar a cucerit rapid utilizatorii, permițându-le să atribuie sarcini în mod eficient, să centralizeze accesul la informații și să eficientizeze gestionarea reclamațiilor. Drept urmare, au economisit timp, au redus cerințele de echipamente și au scăzut costurile.
În general, PlanRadar a îmbunătățit semnificativ eficiența procesului, a redus utilizarea hârtiei și a oferit soluții clare, standardizate și rentabile, pentru gestionarea defectelor și aprobări, în cadrul REWE Group Austria.
Provocarea: eliminarea muncii duplicate
În calitate de Manager de proiect senior, Roger Lenherr este responsabil pentru introducerea PlanRadar în Departamentul Tehnic. Managerii tehnici de proiect sunt responsabili de coordonarea și monitorizarea costurilor, termenelor și calității pentru întregul proiect.
BILLA a aflat de PlanRadar atunci când echipa sa căuta o aplicație online, pentru a standardiza procesele în managementul defectelor și aprobări. În proiectele anterioare, echipa a testat alte metode, folosind, de exemplu, software-ul Microsoft Office pentru controale în magazine. De asemenea, au încercat să trimită mesaje simple în legătură cu defecte, prin telefon sau e-mail sau în cadrul diferitelor rapoarte de construcție. Acest lucru nu a avut eficiența dorită – o mare parte din activitate a fost duplicată. De exemplu, unele probleme au fost semnalate atât de echipa locală de inspecție a clădirilor, cât și de tehnicienii de specialitate.
Drept urmare, echipa a decis să încerce PlanRadar.
Soluția: eficiență sporită cu funcția PlanRadar de creare a tichetelor, ușor de utilizat
În cadrul REWE Group Austria, lansarea PlanRadar a început cu magazinele lor BIPA, în 2014. Echipa a testat diferitele funcții ale software-ului, într-un proiect inițial, care a câștigat încrederea utilizatorilor. Echipa a constatat, în special, că sistemul flexibil de creare a tichetelor a optimizat procesele de lucru. Aceștia puteau atribui direct sarcini și ordine de lucru persoanei responsabile; toți ceilalți lucrători puteau vedea stadiul lucrării, în orice moment. Roger Lenherr a explicat de ce este mulțumit de software: „Prin accesarea unei platforme centrale, toți tehnicienii au acces la același nivel de informații. Acest lucru previne erorile și problemele de comunicare.”
PlanRadar ajută tehnicienii și arhitecții să economisească mult timp, permițându-le să adauge observații pe planurile digitale, să încarce fotografii și să trimită documentația completă din locație, utilizând o tabletă sau un smartphone. Gestionarea reclamațiilor poate începe imediat după identificarea unei probleme. Lucrând cu PlanRadar, echipa are nevoie, de asemenea, de mai puțin echipament, pentru acceptarea și gestionarea defectelor la fața locului. Lucrătorii nu mai trebuie să ia cu ei planuri imprimate, camere foto sau caietul de sarcini. În schimb, toate acestea pot fi înlocuite cu funcțiile PlanRadar pentru dispozitive mobile.
„PlanRadar este utilizat, în mod regulat, pentru renovări și lucrări la clădiri noi, în comerțul cu amănuntul alimentar, pentru BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY și ADEG. Software-ul este folosit de aproximativ cinci utilizatori per magazin”, a spus Stefan Pany.
Având un număr atât de mare de utilizatori, etapa de instruire este foarte importantă. Toți lucrătorii implicați trebuie să aibă cunoștințe despre software, pentru a putea folosi numeroasele sale caracteristici și pentru a obține cele mai bune rezultate posibile. La REWE Group Austria, această provocare a fost depășită cu documentele de instruire și aplicare, create de companie. Acestea conțin toate responsabilitățile și condițiile de bază pentru utilizare, pe care trebuie să le cunoască utilizatorii.
Economisirea timpului, procesare eficientă și aplicații noi
Utilizând PlanRadar, atunci când sunt construite și controlate magazinele REWE Group Austria, compania a înregistrat o creștere semnificativă a eficienței procesului. Roger Lenherr a vorbit despre experiența sa pozitivă cu software-ul și despre modul în care acesta economisește timp: „Cu PlanRadar, procesele noastre sunt standardizate, clare și eficiente. Nicio lucrare nu este duplicată.” Deoarece utilizarea software-ului de gestionare a sarcinilor și defectelor reduce utilizarea hârtiei, compania își reduce și costurile.
Roger Lenherr intenționează deja să implementeze PlanRadar la REWE Group Austria pentru mai multe aplicații: „PlanRadar s-a dovedit a fi un instrument intuitiv și ușor de utilizat, în procesele noastre. În prezent, acesta este utilizat, în principal, pentru acceptarea construcțiilor și gestionarea defectelor. Cu toate acestea, în viitor, va fi adoptat și pentru documentația de construcție.”
