Skuteczne zarządzanie projektami jest ważne we wszystkich branżach, ale niewiele jest sektorów, w których jest ono tak istotne jak w budownictwie. W każdym projekcie budowlanym – niezależnie od tego, czy jest to mały remont domu, czy duże prace infrastrukturalne – kierownik projektu musi zorganizować wielu podwykonawców, zadania i zasoby, często w napiętych ramach czasowych i budżetowych. Dlatego tak wiele firm budowlanych korzysta z wykresów Gantta w projektach budowlanych.
Według ICE Designing Buildings, wykresy Gantta są najczęściej wykorzystywanym narzędziem do zarządzania projektami w branży budowlanej. Zapewniają one skuteczny, obrazowy i łatwy do zrozumienia sposób organizowania zadań projektowych i komunikowania ich interesariuszom.
W tym artykule omówimy zastosowania wykresów Gantta w projektach budowlanych. Przyjrzymy się również, dlaczego są one tak skuteczne, a także przedstawimy przykłady oprogramowania do tworzenia wykresów Gantta.
Czym jest diagram Gantta w budownictwie?
Wykres Gantta to wykres słupkowy, który prezentuje zadania do wykonania w projekcie oraz ich harmonogram. Na osi pionowej wykresu znajduje się lista zadań. Na osi poziomej znajdują się przedziały czasowe (dni, tygodnie lub miesiące). Oprócz wyszczególnienia każdego zadania i przydzielenia czasu na jego wykonanie, wykres Gantta przekazuje również kilka innych przydatnych informacji, w tym:
Zależności: Zależność to zadanie, które nie może rozpocząć się przed ukończeniem przez pracowników zadania poprzedzającego. Jako prosty przykład, etap pokrycia dachu w projekcie budowy domu nie może rozpocząć się przed zbudowaniem ścian. W oprogramowaniu do tworzenia wykresów Gantta etap pokrycia dachu byłby zatem reprezentowany jako zależność.
Zasoby: Niektóre budowlane wykresy Gantta zawierają również listę zasobów wymaganych na każdym etapie projektu. Zasoby te mogą obejmować pracowników, sprzęt lub materiały. Oznacza to, że osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie zasobów wie, kiedy zamówić materiały/sprzęt. Może również oszacować liczbę pracowników potrzebnych do wykonania określonego zadania.
Kamienie milowe: Na wykresie Gantta można wyodrębnić kluczowe momenty w projekcie, czyli kamienie milowe. Mogą one obejmować fazę projektowania, fazę budowy, fazę zamknięcia, przekazania itp.
Aktualny status: Wykresy Gantta budowy pozwalają dokładnie zobaczyć stan zaawansowania prac, co ułatwia śledzenie postępów, a w razie potrzeby – wprowadzanie zmian do harmonogramu zadań.
Krótka historia wykresów Gantta
Najwcześniejsze formy wykresów Gantta pojawiły się w latach 90-tych XIX wieku. Ich nazwa pochodzi jednak od amerykańskiego inżyniera Henry’ego Gantta, który opracował i spopularyzował je w latach 1910-1915. Wykresy Gantta są od dawna wykorzystywane w dużych projektach budowlanych, w tym na zaporze Hoovera podczas Wielkiego Kryzysu w USA.
Wykresy Gantta były pierwotnie rysowane na papierze, co oznaczało, że w przypadku jakichkolwiek opóźnień cały wykres Gantta musiał zostać przepisany. Jak można sobie wyobrazić, był to pracochłonny proces. Jednak wraz z pojawieniem się oprogramowania do zarządzania projektami, wykresy Gantta naprawdę się rozwinęły. Korzystanie z programów komputerowych oznaczało, że dostosowywanie harmonogramów projektów w ciągu prac stało się znacznie łatwiejsze.
Obecnie wykresy Gantta są wykorzystywane w praktycznie każdej branży w projektach wielu różnych typów. Pozostają one również niezwykle popularne i wpływowe w branży budowlanej.
Gantt w fazie przed startem budowy
Gdy myślimy o wykorzystaniu wykresu Gantta w budownictwie, skupiamy się zwykle przede wszystkim na fazie budowy. Korzystne może być jednak również korzystanie z niego przed rozpoczęciem prac.
Logika korzystania z przedbudowlanego wykresu Gantta jest prosta: podobnie jak faza budowy, wszystkie fazy przedbudowlane mogą być bardziej wydajne dzięki technikom zarządzania projektami. Wykres Gantta przed budową może obejmować takie etapy jak projektowanie budynku, modelowanie BIM, etap składania ofert, zatwierdzanie projektu, wnioski o pozwolenia, zatwierdzanie pozwoleń i inne działania poprzedzające budowę.
Tworząc wykres Gantta przed rozpoczęciem budowy, można wcześnie zidentyfikować zależności, takie jak uzyskanie zgody na budowę od lokalnej rady. Pomaga to uniknąć dalszych opóźnień.
Wykresy Gantta po zakończeniu budowy
Przydatne jest również korzystanie z wykresów Gantta podczas fazy odbioru budowy. Korzystając z nowoczesnego oprogramowania budowlanego do tworzenia wykresów Gantta, można przydzielać zadania, takie jak tworzenie list usterek, przeprowadzanie inspekcji budowlanych, sprzątanie placów budowy, tworzenie i przekazywanie wszystkich dokumentów, a także zapewnianie szkoleń nowemu zarządcy obiektu. Diagram pozwoli zachować pełną kontrolę i nie pominąć żadnego z procesów.
Dlaczego warto używać wykresu Gantta do planowania projektów budowlanych?
Pomimo ogromnych ulepszeń w zarządzaniu projektami budowlanymi w ciągu ostatnich kilku dekad, branża ta nadal boryka się z kwestiami opóźnień i przekraczania kosztów.
Korzystanie z wykresu Gantta w projektach budowlanych samo w sobie nie gwarantuje, że nie wystąpią opóźnienia. W rzeczywistości wiele rzeczy, które powodują opóźnienia, jest po prostu poza twoją kontrolą – od złej pogody, przez niedobory materiałów, po spory pracownicze. Niemniej jednak, korzystanie z wykresu Gantta może znacznie ułatwić zarządzanie projektami budowlanymi z wielu powodów:
Z Ganttem łatwiej zrozumieć zależności
Korzystanie z wykresu Gantta do planowania budowy zmusza kierownika projektu do zidentyfikowania wszystkich możliwych zależności w ramach projektu i odpowiedniego ich zaplanowania. Bez wykresu Gantta większości ludzi byłoby bardzo trudno wyobrazić sobie, jak dziesiątki, a nawet setki różnych działań zależą od siebie nawzajem w złożonym projekcie budowlanym. Dzięki wykresowi Gantta można jednak szybko zobaczyć, które zadania należy wykonać i w jakiej kolejności.
Wykres jest zrozumiały na pierwszy rzut oka
Ponieważ wykresy Gantta dla branży budowlanej są już szeroko stosowane w branży, zarządzanie projektami za ich pomocą często ułatwia pracę wszystkim zainteresowanym stronom. Począwszy od pracowników budowy, przez klienta, aż po architekta i kierownika projektu, większość osób pracujących nad projektem będzie w stanie zrozumieć, co oznacza wykres Gantta i jaka jest ich rola w projekcie przy użyciu tej metodologii.
Jedna, zawsze aktualna wersja
Podobnie, korzystanie z wykresów Gantta w projektach budowlanych zapewnia również jedną wersję prawdy. Tak długo, jak kierownik projektu na bieżąco aktualizuje oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta z informacjami o postępach projektu, wszyscy interesariusze mogą zobaczyć, jak daleko zaszły prace i kto jest odpowiedzialny za co. Zmniejsza to prawdopodobieństwo nieporozumień i nieporozumień.
Dostosowany dla branży budowlanej
Używanie wykresu Gantta do planowania harmonogramu budowy jest odpowiednią metodą zarządzania projektami, biorąc pod uwagę rodzaj projektów powszechnych w tej branży. Wykresy Gantta są przydatne w budownictwie, ponieważ projekty budowlane zazwyczaj opierają się na współpracy wielu różnych podwykonawców i zespołów pracujących na różnych lokalizacjach w różnym czasie. Te czynniki sprawiają, że zasadne jest stosowanie scentralizowanego stylu zarządzania projektami, gdzie jedna osoba (lub zespół) ma pełny ogląd projektu i utrzymuje nad nim kontrolę.
W ostatnich latach pojawiły się nowsze style zarządzania projektami, takie jak „Lean” czy „Scrum”, które przyjmują bardziej współpracujący i elastyczny sposób zarządzania zadaniami. Jednakże, ponieważ opierają się na intensywnej współpracy małych zespołów, te techniki zarządzania projektami są bardziej odpowiednie dla pracy o charakterze twórczym lub skoncentrowanej na produkcie. Biorąc pod uwagę rozmiar i skalę projektów budowlanych, wykresy Gantta są bardzo skuteczne i oferują sprawdzoną metodę zarządzania.
Bez opóźnień
Nowoczesne oprogramowanie do wykresów Gantta pozwala na śledzenie postępów projektu w czasie rzeczywistym w sposób prosty i przejrzysty dla wszystkich. Dzięki chmurze dane są dostępne z dowolnego miejsca – na placu budowy, w biurze wykonawcy czy klienta. Każdy zaangażowany w projekt może łatwo zobaczyć, co się dzieje, i w razie potrzeby wprowadzać zmiany. Oprogramowanie umożliwia również szybkie zgłaszanie nieoczekiwanych opóźnień, co pozwala na sprawne reagowanie na problemy i utrzymanie projektu na właściwym torze.
Jakie są korzyści z wykresów Gantta w budownictwie?
Wykorzystanie wykresu Gantta w projektach budowlanych przynosi szereg korzyści dla kierownika projektu, wykonawcy i klienta:
- Oszczędza czas i pieniądze dzięki efektywnemu przydzielaniu zasobów i pracowników.
- Zwiększa produktywność poprzez eliminację powtarzających się działań.
- Zwiększa szanse na realizację projektu zgodnie z harmonogramem.
- Wyraźnie przypisuje odpowiedzialność za poszczególne zadania lub etapy.
- Poprawia komunikację między różnymi interesariuszami, ponieważ każdy rozumie swoją rolę.
- Zmniejsza ryzyko nieoczekiwanych opóźnień lub konfliktów dzięki uwzględnieniu zależności.
- Zapewnia wizualny, łatwy do szybkiego zrozumienia sposób monitorowania postępów projektu.
Wady wykresów Gantta w projektach budowlanych
Choć wykresy Gantta są powszechnie stosowane w budownictwie, nie zawsze są idealnym narzędziem i mają pewne wady:
- Wykresy Gantta mogą stać się bardzo skomplikowane. Dotyczy to zwłaszcza większych projektów z wieloma interesariuszami i podzadaniami, gdy kierownik projektu chce uwzględnić każdy szczegół.
- Tworzenie wykresu Gantta może być czasochłonne, w zależności od używanego narzędzia. Sporządzanie listy wszystkich zadań bywa żmudne.
- Planowanie za pomocą wykresów Gantta wymaga szczegółowego przygotowania na początku projektu. Oznacza to konieczność zaplanowania każdego zadania z dużym wyprzedzeniem – nawet miesięcy czy lat. Później plany te mogą nie odpowiadać zmieniającej się sytuacji na budowie, co sprawia, że wykresy Gantta mogą być bardziej odpowiednie dla niektórych projektów niż innych.
- Wymagają dużej wiedzy o specyfice projektów budowlanych. Kierownicy projektów muszą mieć wieloletnie doświadczenie i dogłębne zrozumienie czasu trwania poszczególnych etapów budowy, aby móc dokładnie zaplanować projekt.
- Wykresy Gantta mogą być zbyt sztywne. Na przykład kierownik budowy może mieć zasoby, czas i sprzęt do rozpoczęcia pracy w 100. dniu projektu, ale według wykresu Gantta musi czekać jeszcze 10 dni, zanim zadanie będzie mogło się rozpocząć.
- Przedstawienie projektu za pomocą wykresu Gantta może być mylące. Długości słupków na wykresie mogą wprowadzać w błąd – krótkie zadanie może wydawać się proste, a w rzeczywistości wymagać dużo zasobów i energii. To może prowadzić do niedoszacowania potrzebnych zasobów w danym momencie.
- Niektóre programy do tworzenia wykresów Gantta, jak Excel, mogą mieć trudności z obsługą opóźnień czy zmian w harmonogramie. Jednak nowoczesne oprogramowanie do zarządzania wykresami Gantta w budownictwie jest znacznie bardziej elastyczne i potrafi reagować na zmieniającą się rzeczywistość.
Przykłady oprogramowania do wykresów Gantta w budownictwie
Istnieje wiele firm tworzących narzędzia do zarządzania projektami, które oferują funkcje wykresów Gantta. Większość z nich ma charakter uniwersalny i może być stosowana w różnych branżach. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów oprogramowania, które można łatwo wykorzystać w projektach budowlanych. Wiele z tych narzędzi zawiera również gotowe szablony wykresów Gantta dostosowane do budownictwa.
Microsoft Project
Microsoft Project to prawdopodobnie najczęściej używana na świecie aplikacja do zarządzania projektami. Pozwala na listowanie wszystkich zadań projektu i przedstawianie zależności za pomocą słupków Gantta. Choć nie jest zaprojektowany specjalnie dla branży budowlanej, zawiera większość funkcji potrzebnych w tej dziedzinie.
Instagantt
To popularne oprogramowanie do wykresów Gantta oferuje wszystkie kluczowe funkcje, jakich można oczekiwać od programu tego typu. Instagantt wyróżnia się możliwością podkreślania istotnych informacji, takich jak przeciążenie członków zespołu czy zasobów, co pomaga lepiej zarządzać projektami i ograniczać ryzyko wypalenia zawodowego czy błędów.
Smartsheet
Smartsheet to kolejne rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami z funkcją wykresów Gantta. Jest szeroko wykorzystywane przez duże organizacje i nadaje się do wielu różnych branż. Zawiera także szablony, które można używać w projektach budowlanych.
ClickUp
ClickUp to stosunkowo nowe oprogramowanie do zarządzania projektami, które zyskało popularność wśród start-upów i małych firm. Jego główną zaletą jest niski koszt i łatwość obsługi. Nie oferuje tak wielu funkcji jak inne programy, dlatego może być bardziej odpowiednie dla mniejszych projektów. Jest również przydatne do tworzenia wykresów Gantta dla projektów remontowych.
PlanRadar
PlanRadar to aplikacja do zarządzania projektami budowlanymi w chmurze, która zawiera funkcję wykresów Gantta. Pozwala na łączenie wykresów Gantta z zarządzaniem na budowie, przydzielaniem zadań oraz monitorowaniem postępów w czasie rzeczywistym. Umożliwia także tworzenie raportów i generowanie wnikliwych analiz.
PlanRadar został zaprojektowany specjalnie do tworzenia wykresów Gantta w projektach budowlanych, co sprawia, że doskonale integruje się z procesami w branży. Harmonogramowanie w PlanRadar jest łatwe w użyciu i szybkie do aktualizacji, co pozwala dostosować plan do rzeczywistości na budowie i w pełni wykorzystać zalety wykresów Gantta.
Jak korzystać z PlanRadar do tworzenia wykresów Gantta
Funkcja „Harmonogram” w PlanRadar pomaga użytkownikom wizualizować kluczowe fazy projektu. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i czytelnemu wyświetlaniu użytkownicy mogą tworzyć harmonogramy projektów zgodne z uniwersalnym modelem wykresów Gantta.
„Harmonogram” współpracuje z istniejącą funkcjonalnością Zadań w PlanRadar, co sprawia, że jest bardziej efektywny, elastyczny i przyjazny dla użytkownika. Umożliwia zaplanowanie całej ścieżki projektu, tworzenie przejrzystych wykresów z istniejących list zadań, oznaczanie kluczowych kamieni milowych i podkreślanie priorytetowych działań.
Jeśli w harmonogramie pojawią się opóźnienia, są one widoczne na pierwszy rzut oka, co pozwala od razu przejść do działań korygujących. W przypadku zmian w planie użytkownicy mogą szybko przesuwać elementy metodą „przeciągnij i upuść”, aby bezproblemowo aktualizować harmonogram. Dzięki temu menedżerowie projektów mogą kontrolować każdą spontaniczną zmianę lub rozwój sytuacji, zapewniając, że nic nie zostanie pominięte.
Jak działa funkcja „Harmonogram” w PlanRadar?
1. Przejdź do harmonogramu
Aby znaleźć „Harmonogram”, przejdź do zakładki Zadania i przełącz na widok Harmonogram.
2. Dodaj fazy i podfazy
Kliknij „+ Utwórz fazę”, aby dodać nową fazę do projektu. Nadaj jej tytuł oraz określ daty rozpoczęcia i zakończenia lub czas trwania. Daty te można edytować w dowolnym momencie, uwzględniając zmiany w harmonogramie.
Możesz również zmieniać nazwy lub usuwać fazy, gdy projekt się rozwija.
3. Importuj fazy (opcjonalnie)
Jeśli korzystasz z innej platformy do tworzenia harmonogramów budowlanych, nie musisz zaczynać pracy od nowa w PlanRadar. Możesz zaimportować harmonogram projektu z Microsoft Project, Primavera P6 lub Asta Powerproject. Import stworzy hierarchię faz, jeśli dotyczy.
Uwaga: Importowanie struktury projektu nie obejmuje importu Zadań.
4. Dodaj Zadania do faz
Dodaj nowe Zadania do każdej fazy bezpośrednio z widoku harmonogramu. Zadania mogą już zawierać terminy, przypisania, instrukcje tekstowe i załączniki multimedialne, aby pomóc zespołowi w realizacji zadań. Możesz także dodać szczegóły później.
Jeśli już pracowałeś nad projektem w PlanRadar, ale teraz chcesz dodać widok Harmonogram, możesz łatwo przypisać istniejące Zadania do faz. Kliknij ikonę „Więcej” obok wybranej fazy i wybierz „Dodaj istniejące zadania”. Następnie wybierz Zadania, które chcesz dodać do tej fazy.
Po dodaniu dat rozpoczęcia, zakończenia lub czasu trwania Zadania powinny pojawić się w harmonogramie.
5. Uprawnienia: kto widzi mój harmonogram?
Dostęp do widoku Harmonogram mają tylko użytkownicy wewnętrzni. Możesz jednak określić, którzy użytkownicy wewnętrzni mają dostęp do harmonogramu, tworząc role. Dowiedz się więcej o dostosowywanych rolach użytkowników w PlanRadar.
Nowoczesne wykresy Gantta dla projektów budowlanych
Menedżerowie projektów budowlanych korzystają z wykresów Gantta od ponad 100 lat. W tym czasie technologie i procesy budowlane znacząco się rozwinęły – od papierowych wykresów, przez proste arkusze kalkulacyjne, aż po dzisiejsze zaawansowane narzędzia do zarządzania projektami.
Dzięki PlanRadar masz teraz dostęp do narzędzia do zarządzania projektami zaprojektowanego specjalnie dla potrzeb i realiów branży budowlanej.
Aby dowiedzieć się więcej o oprogramowaniu PlanRadar do wykresów Gantta, skontaktuj się z nami i zamów demo już dziś.
