Czy zarządzanie dużymi obiektami handlowymi tak bardzo różni się od zawiadywania innymi nieruchomościami komercyjnymi? A jeśli tak, to na czym polega wyjątkowość związanych z tym zadań i w jaki sposób nowoczesne technologie mogą wesprzeć facility managerów w ich codziennej pracy?
Zakres zarządzania centrum handlowym
Facility management centrów handlowych stanowi duże wyzwanie i oznacza ogromną odpowiedzialność. Od jakości zarządzania supermarketem zależy bowiem optymalizacja kosztów powierzchni, a co za tym idzie – wysokość zysków. Te specyficzne i wymagające obiekty obligują do ciągłego monitorowania efektów działań i elastycznego dostosowywania się do dynamiki rynku. Zarządzanie galerią handlową obejmuje
- dbałość o jego dobry stan techniczny,
- kontrolowanie dokumentacji budynku,
- współpracę z dostawcami usług,
- obsługę najemców,
- prowadzenie spraw finansowo-księgowych,
- prowadzenie i archiwizację dokumentów,
- marketing.
Galerie handlowe w Polsce
Problematyka zarządzania obiektami handlowymi w Polsce dotyczy obecnie 572 centrów handlowych, które odpowiadają za 30% obrotów handlu detalicznego 1. I choć galerie handlowe istnieją w naszym kraju dopiero od lat 90. XX wieku, dziś trudno już wyobrazić sobie bez nich pejzaż metropolii i dużych miast. Na przestrzeni 30 lat ich wygląd i funkcja uległy rewolucyjnym przeobrażeniom: od hipermarketu ze skromnym pasażem handlowo-usługowym i stoiskami po gigantyczne centra rozrywki i miejsca spędzania wolnego czasu z zapleczem gastronomicznym, kinem, klubem fitness czy centrum medycznym. Ogromny przeskok od I do IV generacji wymagał wielu zmian – nie tylko w zakresie projektowania i budowy centrów, lecz także w podejściu do zarządzania centrum handlowymi. Ale ten właśnie kierunek rozwoju – poszerzenie oferty rozrywkowej i zaproponowanie konsumentom czegoś więcej niż wyłącznie zakupy – wydaje się dziś nieodzowny, bo nowe czasy oznaczają nowe wyzwania.
Wyzwania związane z zarządzaniem galeriami handlowymi i supermarketami
Na początku zarządzanie obiektami handlowymi wydawało się stosunkowo proste: wystarczyło, że przestrzeń była czysta i zadbana, a budynek oraz poszczególne lokale utrzymywane w niepogarszającym się stanie. Dziś jednak zarządzanie centrum handlowym stało się znacznie bardziej skomplikowane. Rozwój e-commerce, odbiór i zwroty zamówień internetowych w sklepach stacjonarnych (click & collect), nowe sposoby sprzedaży stacjonarnej, takie jak pop-up stores, oraz zmiana zachowań zakupowych spowodowana pandemią COVID-19 oznaczają nowe potrzeby, takie jak:
Szybko zmieniające się wymagania przestrzenne
Sporym – jeśli nie największym – wyzwaniem dla facility managerów parków handlowych jest niezwykle szybka zmiana oczekiwań najemców dotyczących użytkowanej przez nich przestrzeni. Zainteresowaniem na rynku nieruchomości komercyjnych cieszą się zatem elastyczne jednostki, które są w stanie błyskawicznie się dostosowywać i nadążać za ewoluującymi wymaganiami konsumentów. Oznacza to, rzecz jasna, poważny test dla firm zarządzających supermarketami.
Dążenie do większej wydajności
Kolejnym istotnym wyzwaniem dla osób zarządzających galeriami handlowymi jest potrzeba podwyższenia efektywności. Konkurowanie z e-commerce i szalejąca inflacja oznaczają, że zyski z wynajmowanych powierzchni mogą być mniejsze niż dotąd. Konieczne jest zatem zwiększenie wydajności – w zakresie organizacji pracy, cięcia kosztów czy automatyzacji.
Zarządzanie relacjami z podwykonawcami
Przedsiębiorstwa zarządzające centrami handlowymi zwykle zlecają takie zadania jak sprzątanie, konserwacja czy ochrona zewnętrznym usługodawcom. Jednak zatrudniając podwykonawców, trudniej jest ocenić, jaka praca została wykonana i zweryfikować jej jakość. Dlatego istotne jest znalezienie skutecznych sposobów kooperacji z wieloma podmiotami zewnętrznymi.
Modernizacja starszej infrastruktury centrów handlowych
Innym znaczącym wyzwaniem dla firm zarządzających obiektami handlowymi jest potrzeba ich modernizacji. Aby sprostać potrzebom nowoczesnych najemców i konsumentów użytkujących starsze centra handlowe, trzeba znaleźć sposoby na bezpieczną modernizację infrastruktury, aby była bardziej wydajna energetycznie, bezpieczna i odporna na zmiany klimatu.
Brak badań i analiz odwiedzalności
Firmy zarządzające supermarketami wiedzą, że aby zyskać przewagę w wysoce konkurencyjnej branży handlu detalicznego, potrzeba informacji na temat tego, kto odwiedza galerię i jak spędza w niej czas. Niestety wielu facility managerów nie ma dostępu do tego rodzaju danych i nie mogą na ich podstawie dokonywać analiz w czasie rzeczywistym. Utrudnia to podejmowanie świadomych decyzji na temat przyszłych inwestycji czy kierunku zmian.
Oprogramowanie do zarządzania obiektami handlowymi – 6 przydatnych funkcji
Wyzwań związanych z zarządzaniem galerią handlową z roku na rok jest coraz więcej. Na szczęście sukcesywnie przybywa też nowoczesnych narzędzi wspierających facility managerów w ich pracy. PlanRadar umożliwia cyfryzację wielu procesów: inwentaryzacji, rejestru prac sprzątających czy konserwacyjnych. Pozwala to zaoszczędzić czas, zoptymalizować wykorzystanie zasobów i zapewnić płynną pracę bez przestojów.
- Zarządzanie projektami
Przejrzysta lista wszystkich prac i działań, w tym harmonogramów i priorytetów, pozwala na efektywne zarządzanie projektem w scentralizowany sposób. Dane można importować z Primavera P6, Microsoft Project lub ASTA Powerproject i umieszczać bezpośrednio na wykresie Gantta. Dzięki temu da się szybko identyfikować problemy i dbać o terminową realizację zadań. Cyfrowe rozwiązania gwarantują bazowanie na faktach, kompletność i aktualność danych dotyczących zarządzania centrum handlowym.
- Konserwacja i naprawy
Wykorzystując oprogramowanie w rodzaju PlanRadar, można błyskawicznie reagować na potrzebę naprawy oraz sprawnie planować, przeprowadzać i oceniać realizację konserwacji zapobiegawczych czy korekcyjnych. Co więcej, osoby zajmujące się zarządzaniem galerią handlową są w stanie ustawić przypomnienia o powtarzających się czynnościach konserwacyjnych i regularnie wykonywać niezbędne inspekcje.
- Zarządzanie zadaniami
Rejestrowanie i przypisywanie zadań stanowi istotną częścią zarządzania supermarketem i pozwala śledzić postępy prac, dokonywać oceny zarządzania budynkiem i tworzyć raporty. Warto podkreślić, że PlanRadar umożliwia administrowanie nie tylko własnymi pracownikami, lecz także zewnętrznymi podwykonawcami – w tym komunikowanie się, przydzielanie zadań i śledzenie statusu ich pracy.
- Zarządzanie dokumentacją
Jedną z kluczowych zalet oprogramowania do zarządzania obiektami handlowymi stanowi to, że zapewnia scentralizowaną bazę danych do zarządzania dokumentami. Dzięki temu zespół i dostawcy zewnętrzni mogą bezpiecznie przechowywać wszystkie ważne dokumenty na jednej platformie: plany budowy, gwarancje, historie konserwacji. Informacje są zawsze pod ręką, aktualne i dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników.
- Integracja BIM
Technologia BIM jest coraz częściej wykorzystywana przez cały cykl życia budynku – a więc także na etapie eksploatacji. Używanie modeli BIM do zarządzania centrum handlowym pozwala zrobić użytek z wysokiej jakości danych, aby dokładnie zaznaczyć lokalizację usterki, którą ma usunąć podwykonawca, albo gdy istnieje potrzeba uzyskania informacji na temat obiektu na miejscu, np. daty instalacji czy ostatniego przeglądu technicznego.
- Raportowanie i analiza biznesowa
Rozwiązania do zarządzania galerią handlową zapewniają kompleksowy wgląd i analizę sytuacji w obiekcie. W ten sposób można szybko zidentyfikować obszary z potencjałem do poprawy i pomóc facility managerom w zrozumieniu trendów, podejmowaniu lepszych decyzji i obniżeniu kosztów bez utraty jakości. Za pomocą jednego kliknięcia generowane są kompletne raporty ze wszystkich zarejestrowanych danych: raporty konserwacyjne, dokumentacja przeciwpożarowa itp.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak PlanRadar wspiera zarządzanie supermarketami i centrami handlowymi? Wypróbuj oprogramowanie za darmo lub skontaktuj się z nami, by uzyskać dodatkowe informacje na temat oferowanego przez nas rozwiązania.
1Polska Rada Centrów Handlowych, GFK, Przyszłość centrów handlowych, Warszawa 2022.
