Przekazywanie projektów właśnie osiągnęło nowy poziom
W jaki sposób HCIP Ltd wykorzystuje PlanRadar do zarządzania usterkami w pracach wykończeniowych wnętrz
W obliczu wyzwań związanych z zarządzaniem usterkami, HCIP Ltd, wiodąca firma zajmująca się pracami wykończeniowymi wnętrz, poszukiwała oprogramowania, które usprawniłoby cały proces i poprawiło jakość przekazywanego projektu. Integracja PlanRadar pozwoliła spółce HCIP dostosować formularze i raporty do różnych celów, takich jak zarządzanie usterkami, analiza porównawcza i raportowanie postępów. Firma początkowo wdrożyła oprogramowanie na potrzeby realizacji prac związanych z wyposażeniem biur na dużą skalę. Pomimo trudności wynikających z epidemii COVID-19, według dyrektora Luke’a Chambersa projekt okazał się „najlepszą realizacją” w historii firmy. Aktualnie HCIP wykorzystuje PlanRadar we wszystkich projektach, co nie tylko usprawnia zarządzanie projektami, ale także ułatwia zdalny nadzór nad pracami wykonywanymi na odległość.
Poprzednim narzędziem, z którego HCIP korzystało do zarządzania usterkami, było Site Audit Pro. Niestety okazało się, że chociaż część szczegółów dało się rejestrować, utrzymanie kompletnego rejestru prac poprawkowych i przygotowywanie spójnych raportów dla klienta sprawiało trudność. Dlatego też HCIP miało trudność w gromadzeniu kompletnego zestawu informacji dotyczących usterek. Nowe rozwiązanie musiało pozwalać na prowadzenie pełnej dokumentacji prac poprawkowych w danym projekcie. Dyrektorzy zastanawiali się nad kilkoma różnymi zestawami oprogramowania i testowali szereg aplikacji na swoich telefonach komórkowych. Jednak kiedy odnaleźli PlanRadar, od razu zrozumieli, że program spełnia wszystkie potrzeby HCIP, jeśli chodzi o zarządzanie usterkami. Firma skontaktowała się z PlanRadar i po serii spotkań oraz prezentacji, zdecydowała się na korzystanie z PlanRadar w kolejnych projektach.
Rozwiązanie: PlanRadar ułatwia zarządzanie usterkami i nie tylko
W trakcie wdrożenia HCIP wybrało i spersonalizowało formularze oraz raporty, na wykorzystaniu których firmie zależało najbardziej. Dzięki wsparciu zespołu PlanRadar, oprogramowanie zostało zastosowane w najbardziej dochodowym projekcie HCIP, jaki do tej pory zrealizowano. Wykończenie dużej przestrzeni biurowej w Alderley Park wymagało stałej obecności ok. 30–40 osób w miejscu realizacji, w tym szerokiej gamy specjalistów, co szczególnie utrudniało zarządzanie pracą. Po wprowadzeniu kilku dodatkowych środków BHP, prace trwały mimo lockdownu związanego z COVID-19 na początku 2020 r. To tylko dodatkowo skomplikowało sprawę. Luke i zespół HCIP stosowali PlanRadar głównie do prac poprawkowych, ale oprogramowanie szybko otworzyło furtkę dla cyfryzacji pozostałych obszarów zarządzania projektem. HCIP zaczęło stosować PlanRadar również do przygotowywania analizy porównawczej, raportów z postępów, rejestrów sprzętu i szerokiej gamy list kontrolnych, personalizując je do swoich standardów.
Wynik: „Finalizacja realizacji na najwyższym poziomie w naszej karierze”
HCIP udało się z powodzeniem wdrożyć PlanRadar. Pierwszy duży projekt, w którym wykorzystano oprogramowanie, został zrealizowany z najwyższą jakością w historii zespołu. Według Luke’a PlanRadar odegrał w tym dużą rolę, służąc jako narzędzie, które umożliwiło HCIP zapewnienie klientowi jak najlepszych rezultatów. Od tego momentu HCIP wprowadziło PlanRadar do wszystkich nowych oraz istniejących projektów, na potrzeby zarządzania usterkami i realizacji innych zadań związanych z prowadzeniem projektu. Przyniosło to jeszcze jedną niespodziewaną korzyść dla HCIP – kierownicy kontraktu mogą teraz z łatwością nadzorować nawet te projekty, które są znacznie oddalone od głównej siedziby firmy w Yorkshire. Na ten moment HCIP realizuje projekty w południowo-zachodniej Anglii, w Midlands oraz niedaleko Londynu, a PlanRadar umożliwia aktywne monitorowanie postępów w wymienionych miejscach, bez konieczności stawienia się tam osobiście. Było to szczególnie istotne w trakcie pandemii COVID-19, kiedy wprowadzono konieczność dystansowania społecznego w miejscach pracy. PlanRadar okazało się skutecznym rozwiązaniem do zarządzania usterkami, dokumentacji i komunikacji, umożliwiając zespołowi dostarczenie klientom przekrojowych list z pracami poprawkowymi oraz innych raportów. Co więcej, większa cyfryzacja wewnętrznych procesów umożliwiła HCIP dalszą poprawę dobrych praktyk stosowanych w firmie.
