To zatem inwestycja, która przynosi wymierne zyski. Nikogo nie dziwi więc fakt, że nieustannie rośnie popularność związanych z tym, całościowo tworzonych i szytych na miarę rozwiązań. Pozwalają one w sposób maksymalnie funkcjonalny wykorzystać przestrzeń, jaką dysponuje właściciel czy najemca, maksymalnie dopasować wygląd biura do potrzeb firmy i specyfiki branży, a zarazem zaspokoić różnorodne wymagania i potrzeby pracowników, takie jak np. konieczność relaksu lub interakcji społecznych. Tego typu kompleksowe i indywidualne aranżacje przestrzeni biurowej oraz cały proces ich realizacji (od projektu przez dobór materiałów i wykonawców po nadzór nad przebiegiem i zakończeniem prac) określa się jako fit-out.
Fit-out a remont lub projekt aranżacji przestrzeni biurowej
Bywa, że termin „fit-out” utożsamia się z pojęciem remontu biura lub wykonaniem projektu aranżacji przestrzeni biurowej. Określenie to jest jednak dużo bardziej pojemne i obejmuje wiele etapów. Istotą realizacji tego rodzaju są: po pierwsze – kompleksowość (przygotowanie miejsca do pracy od A do Z), po drugie – zindywidualizowanie (projektowanie dla konkretnej firmy, z myślą o zatrudnionych w niej osobach i ich potrzebach). Zatem, podczas gdy remont to tylko prace budowlane przywracające wartość użytkową obiektu, a aranżacja przestrzeni obejmuje wyłącznie projekt biura, fit-out bardziej wpisuje się w porównanie do sztuki krawiectwa na miarę.
Kiedy jest potrzebny fit-out
W jakim momencie właściciel lub najemca powierzchni biurowej może potrzebować tego typu usługi? Do niedawna dało się wyróżnić zasadniczo dwie sytuacje, w których warto było rozważyć skorzystanie z oferty fit-out: pierwszą była konieczność zmiany lub powstanie nowej lokalizacji firmy albo oddziału, druga zaś to ekspansja przedsiębiorstwa skutkująca zwiększeniem zatrudnienia i koniecznością znalezienia przestrzeni dla nowych pracowników. Ostatnio – w związku z pandemią COVID-19 – zaistniał dodatkowy, trzeci przypadek, w którym rodzi się potrzeba posiadania odpowiednio zaaranżowanego biura: optymalizacja przestrzeni w celu umożliwienia podziału zespołów na pracujące zdalnie i stacjonarnie (np. w koncepcji activity-based working czy systemie hot desking).
5 etapów współpracy przy realizacji fit-out
Kompleksowe przygotowanie przestrzeni biurowej to zadanie wieloetapowe: przebiega od analizy potrzeb i tworzenia koncepcji aranżacji przestrzeni biurowej, poprzez opracowanie projektu wykonawczego, aż po jego realizację, odbiór i rozliczenie. Przyjrzyjmy się bliżej tym fazom.
1. Briefing i analiza due diligence
Firmy oferujące fit-out rozpoczynają współpracę ze swoimi klientami od rozmów z właścicielami i pracownikami przedsiębiorstwa. Ich celem jest poznanie potrzeb i zrozumienie specyfiki danej jednostki. Ocenie podlegają też możliwości, jakie daje dostępna przestrzeń – trzeba spróbować znaleźć optymalne rozwiązania. Analiza zastanej sytuacji i oczekiwań (due diligence) oraz narada (briefing) to kluczowe elementy procesu, dzięki którym można zidentyfikować organizację klienta. Im dokładniejsze ustalenia zapadną na tym etapie, tym skuteczniejsza będzie realizacja fit-out, a jej efekt lepiej zharmonizowany z potrzebami i pragnieniami użytkowników.
2. Test fit, koncepcja i kosztorys
Na podstawie rozmów, spotkań i analiz, scharakteryzowanych w pierwszym punkcie, tworzona jest wstępna koncepcja aranżacji przestrzeni biurowej. Tę propozycję nowego układu funkcjonalno-przestrzennego określa się jako space plan lub test fit. Opracowany rzut pokazuje rodzaje pomieszczeń, ich lokalizację i przeznaczenie – stanowi potwierdzenie, że oczekiwane funkcje da się zrealizować na danej powierzchni użytkowej, a firma odpowiedzialna za fit-out przyjęła założenia pokrywające się z oczekiwaniami klienta. Test fit często przygotowuje się nawet w kilku wariantach, by można było wybrać najlepszą koncepcję. Na zakończenie tego etapu może też powstać wstępny kosztorys zaplanowanych prac, a także nastąpić wskazanie potencjalnych wykonawców do realizacji poszczególnych zadań. Co dalej?
3. Projekt, rendery i dokumentacja
Tak, dopiero teraz nadchodzi czas na właściwe projektowanie i można przygotować projekt koncepcyjny i wykonawczy oraz wizualizacje w postaci renderów. Po zatwierdzeniu propozycji staje się ona bazą dla prowadzenia wszelkich realizowanych prac w zakresie usługi fit-out: budowlanych, instalacyjnych, stolarskich czy wyposażeniowych. Ten etap wymaga też dopełnienia procedur administracyjnych – pozyskuje się wówczas wymaganą przepisami prawa dokumentację, taką jak np. pozwolenia czy uzgodnienia od rzeczoznawców, urzędów i instytucji. Opracowanie szczegółowego projektu wykonawczego wiąże się również ze wskazaniem materiałów wykończeniowych.
Planowanie przestrzeni biurowej wraz z zarządzaniem dokumentacją można znacząco zoptymalizować dzięki zastosowaniu oprogramowania dla branży budowlanej typu PlanRadar. Wykorzystanie jednej platformy do zarządzania planami i schematami pozwala wspólnie pracować na urządzeniach mobilnych i mieć dostęp do zawsze aktualnych wersji dokumentów. Program obsługuje plany 2D i modele BIM, pozwala też porównywać wersje planów i nanosić na nich adnotacje dotyczące szczegółów aranżacji przestrzeni biurowej. Nic dziwnego, że ten potencjał i zalety doceniły renomowane firmy, które między innymi świadczą usługi fit-out: HB Reavis i Interbiuro.
4. Realizacja projektu
Wreszcie zbliża się moment najbardziej widocznych prac. Firma oferująca fit-out od początku do końca czuwa nad prawidłowym przebiegiem realizacji projektu, koordynując i nadzorując działania wykonawców. To na niej przecież spoczywa odpowiedzialność za efekt końcowy. I w tym wypadku znaczącą pomocą może okazać się wykorzystanie programu do zarządzania procesem budowy. Dzięki rozwiązaniom technologicznym takim jak PlanRadar da się monitorować postępy projektu, zapewnić sprawną komunikację zespołowi, rozwiązywać ewentualne problemy, skutecznie dbać o jakość prac i – w ostatecznym efekcie – pomyślnie zrealizować inwestycję budowlaną. Wszystkie obszary prac można kontrolować zdalnie, mając wgląd w dane zbierane w czasie rzeczywistym na platformie. Wpływa to na wzrost produktywności oraz minimalizuje ryzyko poprawek, błędów czy opóźnień potencjalnie związanych z aranżacją przestrzeni biurowej.
5. Odbiór, poprawki i rozliczenie wykonanych prac
Zwieńczeniem kompleksowo wykonanej usługi fit-out są niezbędne odbiory robót budowlanych. Ich przeprowadzenie i przygotowanie stosownych protokołów również da się uprościć dzięki wykorzystaniu potencjału nowoczesnych technologii. Oprogramowanie dla budownictwa – przykładowo PlanRadar – daje w tym zakresie wymierne korzyści: spójne protokoły przekazania lub odbioru można sprawnie generować, wprowadzając dane w formie cyfrowej do spersonalizowanych szablonów dokumentów. Wystarczy smartfon lub tablet z zainstalowaną aplikacją, by prosto rejestrować ewentualne usterki i dokonywać odbiorów i zminimalizować konieczność osobistych wizyt w biurze. Na koniec tak wzorcowo przebiegającej współpracy pozostaje już tylko przyjemność rozliczenia wykonanych prac.
Standard fit-out to nowoczesne rozwiązanie, które wymaga użycia nowatorskich technologii. Jesteś ciekawy, jak platforma PlanRadar może usprawnić aranżację przestrzeni biurowej na etapie planowania i realizacji inwestycji? Kliknij znajdujący się niżej przycisk i przetestuj za darmo nasze oprogramowanie dla branży budowlanej i nieruchomości. W wypadku dowolnych wątpliwości, skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na wszelkie pytania.
