Blog Post

Cyfrowa dokumentacja budowlana – efektywne tworzenie, zarządzanie i archiwizacja

29.11.2024 | 6 minuty czytania

Proces inwestycyjny to nie tylko front robót na placu budowy. Nie mniej ważnym jego elementem, który w znaczącym stopniu może przesądzać o finalnym sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia, jest dbałość o dokumentację budowlaną. Ten zbiór wymaganych prawem dokumentów należy sukcesywnie gromadzić podczas wszystkich etapów prac.

Czy inwestor lub osoby reprezentujące jego interesy mogą jakoś wspomóc ten proces? Prześledźmy, jak digitalizacja w budownictwie odpowiada na tego rodzaju potrzeby.

Cyfrowa dokumentacja budowlana

Co zawiera dokumentacja budowy

Precyzyjną definicję oraz wyszczególnienie elementów, które wchodzą w jej skład, zawiera art. 3 pkt 13 Prawa budowlanego1. Ustawodawca wymienia w nim przede wszystkim:

  • pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym,
  • dziennik budowy,
  • protokoły odbiorów częściowych i końcowych.

W miarę potrzeby dokumentacja budowlana to również:

  • rysunki i opisy potrzebne do wykonania obiektu,
  • operaty geodezyjne,
  • książka obmiarów,
  • dziennik montażu (dla inwestycji realizowanych tą metodą).

To oznacza dużo, naprawdę dużo opasłych segregatorów na regałach w biurze (a potem w archiwum) albo… jedną aplikację.

Pozwolenie na budowę

Uzyskanie pozwolenia na budowę (poprzez decyzję administracyjną) nadal jest wymagane w większości przypadków, choć nowe przepisy przewidują uproszczoną procedurę dla domów jednorodzinnych, które nie oddziałują na sąsiednie nieruchomości – w takich przypadkach wystarczy zgłoszenie budowy z projektem. Zmiana ta wynika z nowelizacji ustawy Prawo budowlane (Dz.U. 2023 poz. 1433), która weszła w życie 1 stycznia 2023 roku.

Lista załączników do wniosku o pozwolenie na budowę została uproszczona na mocy tej samej nowelizacji. Zgodnie z aktualnymi przepisami, do wniosku należy dołączyć jedynie:

  • projekt zagospodarowania działki lub terenu,
  • projekt architektoniczno-budowlany.

Projekt techniczny, zawierający szczegółowe rozwiązania techniczno-konstrukcyjne, jest wymagany dopiero na etapie zakończenia budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Zmiany te obowiązują od 19 września 2020 roku, wprowadzone przez nowelizację ustawy Prawo budowlane z dnia 13 lutego 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 471).

Projekt techniczny, zawierający szczegółowe rozwiązania techniczno-konstrukcyjne, składany jest dopiero na etapie zakończenia budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Dodatkowo wymagane są oświadczenia inwestora o prawie do dysponowania nieruchomością oraz oświadczenia projektanta dotyczące zgodności z przepisami.

Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań typu PlanRadar pozwala wszystkie te załączniki łatwo zapisywać i wygodnie przechowywać w formie cyfrowej. Znacząco ułatwia to wyszukiwanie, używanie i archiwizację dowolnych dokumentów budowlanych, w tym pozwolenia na budowę. Zarządzanie dokumentacją, która jest dostępna zawsze i wszędzie (on- i offline, na tabletach smartfonach czy komputerach) oraz bezpiecznie przechowywana w chmurze, oznacza oszczędność czasu, miejsca i nerwów.

Projekt budowlany

To kolejny zbiór dokumentów stanowiący istotną część dokumentacji budowy. Drobiazgowo definiuje go Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego3. Wyróżniono w nim trzy główne składowe: projekt zagospodarowania działki lub terenu, projekt architektoniczno budowlany i projekt techniczny.

Od 2024 roku, do wniosku o pozwolenie na budowę wymagane jest dołączenie tylko projektu zagospodarowania działki lub terenu oraz projektu architektoniczno-budowlanego. Projekt techniczny staje się obowiązkowy dopiero na etapie zakończenia budowy lub zgłoszenia do użytkowania obiektu.

Aby projektant mógł opracować dokumentację, niezbędne są: wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub decyzja o warunkach zabudowy, mapa wykonana przez geodetę, wypis i wyrys z rejestru gruntów, warunki przyłączenia do sieci (ciepłowniczej, energetycznej, wodociągowej, gazowej, kanalizacyjnej) oraz uzgodnienia wjazdu na działkę. Dodatkowo, projekt musi zawierać oświadczenie projektanta o zgodności z obowiązującymi przepisami i zasadami wiedzy technicznej oraz kopię zaświadczenia o jego uprawnieniach budowlanych. W przypadku budynków mieszkalnych niektóre projekty wymagają analizy akustycznej.

Oprogramowanie takie jak PlanRadar w zakresie tej części dokumentacji budowlanej również służy nieocenioną pomocą. Zarządzanie planami z poziomu aplikacji zapewnia przede wszystkim ich aktualność i dostępność dla członków zespołu. Niezwykle ważną zaletą tego rozwiązania jest również możliwość porównywania planów, a także wprowadzania na nich dowolnych adnotacji. To wszystko niesie za sobą moc korzyści, których nie może zaoferować żaden papierowy wariant: łatwość użycia, przejrzystość struktury, brak luk informacyjnych oraz automatyczny rejestr wersji.

Dziennik budowy

Jednym z najważniejszych elementów dokumentacji budowlanej jest dziennik budowy. Odnotowywane są w nim kolejne etapy prac oraz towarzyszące im zdarzenia i okoliczności. Ten urzędowy dokument wydaje inwestorowi właściwy organ administracji budowlanej po uzyskaniu pozwolenia na budowę. Dziennik budowy opatrzony jest numerem (zarejestrowany), a każda jego strona pieczęcią urzędu. Jedynie uprawnione osoby mogą w nim dokonywać wpisów: inwestor, projektant, kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego, geodeta, a także pracownicy organów, które mają prawo przeprowadzania kontroli na budowie.

Od 2023 roku w Polsce dostępna jest również nowoczesna forma dokumentacji – Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB). Jest to alternatywa dla papierowego dziennika, wprowadzona w ramach cyfryzacji procesu budowlanego i regulowana przez prawo budowlane.

Elektroniczny dziennik budowy dostępny jako funkcjonalość (nie mówimy tu o wersji rządowej) PlanRadar znacząco ułatwia prowadzenie dokumentacji budowy. Możliwość stosowania oprogramowania na urządzeniach mobilnych, takich jak tablet czy smartfon, oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek lub braków. Dane można łatwo uzupełniać w czasie rzeczywistym, bezpośrednio na placu budowy, korzystając z opcji wzbogacania w zdjęcia, filmy czy elementy planów. Ich digitalizacja oznacza swobodny dostęp do informacji oraz możliwość generowania na ich podstawie dowolnych raportów.

E-book: Elektroniczny dziennik budowy

Kluczowe narzędzie do poprawy efektywności w projektach budowlanych

Protokoły odbiorów

Zakończenie poszczególnych etapów lub całości prac potwierdza się w dokumentacji budowlanej, sporządzając częściowe lub końcowe protokoły odbioru. Spisują je strony umowy, czyli inwestor i wykonawca, a czasem również ich reprezentanci (np. kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego). Powinny zawierać co najmniej: datę, dane uczestników, zakres prac i uwagi na temat realizacji. To niezwykle istotna formalność, gdyż z jej dokonaniem wiążą się kwestie rozliczeń, kar umownych za ewentualne opóźnienia, terminów rękojmi czy gwarancji.

Od 1 sierpnia 2024 roku, zgodnie z nowelizacją przepisów, protokoły odbiorów dla niektórych obiektów budowlanych będą musiały uwzględniać nowe wymogi techniczne, w tym dotyczące akustyki oraz efektywności energetycznej. Odbiory powinny także odnosić się do szczegółowych rozwiązań zawartych w projekcie technicznym, który stał się kluczowym dokumentem na etapie zakończenia budowy.

Postępująca cyfryzacja branży wspomaga interesariuszy w zakresie odbiorów robót budowlanych. Dotyczące ich formularze – zarówno gotowe szablony, jak i spersonalizowana dokumentacja budowy – pozwalają sprawnie i efektywnie przeprowadzać wszelkie inspekcje czy audyty. Dzięki oprogramowaniu takiemu jak PlanRadar można wygodnie rejestrować wykryte wady, zlecać i monitorować ich usunięcie, dodatkowo w miarę potrzeby dodając w aplikacji wiadomości głosowe lub notatki.

Jak długo przechowywać dokumentację obiektu budowlanego?

Zakończenie robót nie oznacza bynajmniej, że można pozbyć się związanej z nimi dokumentacji. Inwestor powinien przekazać ją – wraz z dokumentacją powykonawczą, innymi dokumentami, decyzjami i instrukcjami obsługi czy eksploatacji – właścicielowi lub zarządcy nieruchomości. Komplet dokumentów należy dołączyć do książki obiektu, by razem tworzyły dokumentację obiektu, którą trzeba przechowywać aż do końca jego istnienia. Konsekwencje ewentualnych zaniedbań w tym zakresie mogą dotkliwie uderzyć po kieszeniach: podlegają bowiem karze grzywny.

Oprogramowanie dla budownictwa usprawnia prowadzenie dokumentacji budowlanej

Wsparcie technologii IT w zakresie dokumentacji obiektu

Zwięźle podsumowując wnioski: nie ma projektu bez dokumentacji budowlanej, ale to od wyboru sposobu jej generowania, prowadzenia i archiwizacji zależy, czy będzie uciążliwym obowiązkiem, czy przydatnym źródłem danych. Dzięki wykorzystaniu rozwiązań takich jak PlanRadar można czerpać maksimum korzyści z gromadzenia różnego rodzaju dokumentacji – nie tylko spełniać zadość formalnym wymogom, lecz także mieć swobodny dostęp do przydatnych informacji, przeglądać je w przejrzystej formie czy eksportować dane lub statystyki.

Przekonaj się, jak PlanRadar pomoże Ci tworzyć, zarządzać i przechowywać dokumentację obiektu. Przetestuj darmową wersję oprogramowania, klikając umieszczony poniżej przycisk, lub skontaktuj się z nami w przypadku pytań związanych z aplikacją. Chętnie Ci pomożemy.

1. Dz.U.2020.1333 t.j. – Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.
2. Dz.U.2021.735 t.j. – Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
3. Dz.U.2020.1609 – Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego.

Rozpocznij w 4 prostych krokach.

1. Załóż konto

2. Załaduj plany

3. Zaproś członków zespołu

4. Pobierz aplikację