Na czym polega zarządzanie nieruchomościami
Pozornie wydaje się, że łatwo odpowiedzieć na zadane wyżej pytanie. Gdy jednak sięgnąć do zapisów prawa, okazuje się, że wiele spraw nie jest tak oczywistych, jak zwykle zakładamy. Podstawowy akt normujący związane z tym zagadnieniem kwestie to ustawa o gospodarce nieruchomościami1. Zgodnie z art. 184b. zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i działań, których zadaniem jest zagwarantowanie racjonalnego gospodarowania budynkiem.
Co jednak dokładnie oznacza to sformułowanie? Prawodawcom chodzi o zapewnienie należytej gospodarki ekonomiczno-finansowej i energetycznej obiektu oraz bieżącą obsługę administracyjną. Zarządzanie nieruchomościami dotyczy również ich bezpiecznego użytkowania i właściwej eksploatacji oraz dbałości o utrzymanie w niepogorszonym stanie zgodnie z przeznaczeniem. To jednak nie wszystko – do zadań, które stoją przed zarządcą, zaliczamy też zasadne inwestycje w obiekt. Podsumowując, zarządzanie oznacza nie tylko troskę o szeroko pojmowaną teraźniejszość, lecz także planowanie następnych lat funkcjonowania budynku.
Zarządzanie a administrowanie nieruchomościami
W potocznym języku terminy „zarządzanie” i „administrowanie” bywają traktowane synonimicznie. Tak naprawdę jednak nie powinniśmy ich używać wymiennie. Administrowanie nieruchomościami obejmuje znacznie węższy zakres działań – sprowadza się wyłącznie do bieżącej obsługi budynku, tj. niezbędnych napraw i konserwacji, sprzątania obiektu, pobierania opłat czynszowych, ewentualnie prowadzenia korespondencji. W polskim prawodawstwie pojęcie administratora pojawia się incydentalnie.
Dużo więcej odpowiedzialności spoczywa na zarządcy nieruchomości, który oprócz zadań administratora realizuje również szereg innych ról.
Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości
Zgodnie z brzmieniem art. 184a. ustawy o gospodarce nieruchomościami zarządca to przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą dotyczącą zarządzania budynkiem. W ramach wykonywanego zawodu odpłatnie zapewnia on kompleksową opiekę nad powierzonym mu przez właściciela czy wspólnotę obiektem. Co dokładnie należy do jego powinności?
- Dbałość o stan techniczny i bezpieczeństwo
Osoba zatrudniona na tym stanowisku zajmuje się m.in. kwestiami związanymi z bieżącym administrowaniem: odpowiada za czystość, bezpieczeństwo i właściwą eksploatację nieruchomości oraz jej najbliższego otoczenia (np. odśnieżanie chodników czy dróg osiedlowych), a także kontrole i okresowe przeglądy techniczne. Do obowiązków zarządcy nieruchomości należy też określanie wydatków na niezbędne naprawy i renowacje oraz nadzór nad ich wykonaniem. Osoba pełniąca tę funkcję dba również o części wspólne obiektu (klatki schodowe, windy, korytarze itp.) i właściwą gospodarkę energetyczną. - Prowadzenie dokumentacji
Dodatkowo zarządca nieruchomości prowadzi i archiwizuje wszelką dokumentację finansowo-księgową oraz związaną ze stanem technicznym budynku, w tym książkę obiektu budowlanego. Dużym ułatwieniem w tym zakresie może być dostęp do technologii BIM, która stanowi kompletną i aktualną bazę danych o obiekcie. Dzięki wykorzystaniu jej możliwości przygotowanie dowolnych dokumentów przebiega jeszcze sprawniej. - Reprezentowanie na zewnątrz
Zarządca reprezentuje właściciela lub wspólnotę na zewnątrz, tj. w kontaktach z administracją publiczną, sądami czy usługodawcami. Może zająć się rejestracją w Urzędzie Skarbowym (uzyskanie numeru NIP) i Urzędzie Statystycznym (wniosek o nadanie REGON) oraz założeniem konta bankowego. Do jego powinności zalicza się też zawieranie umów na dostawę mediów (energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, wody), na odprowadzenie ścieków, wywóz odpadów czy ochronę obiektu. - Obsługa najemców
Zarządca nieruchomości czuwa również nad windykacją należności i terminowym opłacaniem czynszu przez najemców oraz przekazuje gminie dane na temat wysokości ich stawek (art. 186a. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku). Powinien także prowadzić ewidencję lokali i ich mieszkańców. W zakres obowiązków zarządcy nieruchomości – w zależności od zapisów umowy – może wchodzić zwoływanie i obsługa zebrań mieszkańców oraz przygotowywanie lub opiniowanie różnego rodzaju uchwał i innych dokumentów związanych z funkcjonowaniem wspólnoty mieszkaniowej. - Komercjalizacja obiektu
Zarządca nieruchomości jest ponadto skutecznym menedżerem, który troszczy się o właściwą gospodarkę ekonomiczno-finansową nieruchomości. Powinien nie tylko utrzymywać budynek w stanie niepogorszonym, lecz również planować przyszłe działania: doradzać, jakie modernizacje warto poczynić lub jakie prace remontowe albo konserwacyjne wykonać, by później uniknąć potencjalnych awarii i wysokich kosztów napraw. Osoba, której powierza się zarządzanie budynkiem, może dodatkowo zająć się maksymalizacją dochodów z funkcjonowania obiektu (komercjalizacja nieruchomości) oraz opracowaniem budżetu.
Kto może zarządzać nieruchomościami
Do 2014 roku formalne wymagania wobec zarządcy nieruchomości były wygórowane – należało posiadać państwową licencję zawodową, którą wydawano tylko osobom niekaranym, z wyższym wykształceniem z zakresu zarządzania nieruchomościami, po odbyciu praktyki zawodowej. Po wejściu w życie ustawy deregulacyjnej2 wykonywanie tej odpowiedzialnej profesji wymaga jedynie posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych oraz obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzenie szkód. Polska Federacja Rynku Nieruchomości (PFRN) czy Porozumienie Polskiego Rynku Nieruchomości (PPRN) przydzielają własne licencje, które uzyskać mogą osoby z minimum średnim wykształceniem, po odbyciu kursu i zdaniu egzaminu oraz zaakceptowaniu kodeksu etyki zawodowej. Posiadanie ich jest jednak fakultatywne, choć dla części klientów może stanowić spory atut.
Zarządcą może być osoba fizyczna prowadząca działalność z zakresu zarządzania nieruchomościami lub spółka prawa handlowego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub komandytowa). Szczegółowe kwestie dotyczące jego pracy precyzuje umowa cywilnoprawna zawierana między zarządcą a klientem (właścicielem czy wspólnotą). Czy to oznacza, że każdy sprawdzi się w tej roli?
Poza przywołanymi wyżej wymogami formalnymi niezbędna jest wiedza z zakresu prawa, księgowości czy budownictwa. Warto mieć również inne predyspozycje ułatwiające wykonywanie zawodu zarządcy nieruchomości: poczucie odpowiedzialności, umiejętność dobrej organizacji pracy i planowania, komunikatywność oraz wysoki poziom etyki.
Dlaczego warto zatrudnić zarządcę nieruchomości
Czy proces inwestycyjny kończy się w momencie ukończenia budowy? Oczywiście nie. To zarządzanie nieruchomością jest ostatnią, najdłuższą fazą, w trakcie której właściciel realizuje zaplanowane korzyści. Aby zoptymalizować koszty utrzymania i wygenerować jak największe zyski, powinien on powierzyć związane z tym zadania zarządcy nieruchomości. Zatrudniona na tym stanowisku osoba generuje konkretne profity dla inwestora: obniża koszty funkcjonowania obiektu oraz oszczędza czas właściciela lub wspólnoty. Zaangażowanie profesjonalisty to opłacalna inwestycja – zapewnia on fachowe doradztwo i kompleksowy nadzór nad obiektem, a także dba o jakość obsługi najemców, kształtując na rynku pozytywny wizerunek dewelopera.
Efektywne zarządzanie nieruchomościami skutecznie wspomagać może nowoczesne oprogramowanie dla budownictwa. Rozwiązania tego typu dostarczają szereg funkcjonalności, które ułatwiają prowadzenie prac związanych z administrowaniem i zarządzaniem budynkiem.
Kliknij przycisk poniżej i przetestuj PlanRadar za darmo. Jeśli masz pytania na temat aplikacji, skontaktuj się z nami – chętnie Ci pomożemy.
1. Dz.U. 2020 poz. 1990 t.j. – Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami
2. Dz.U. 2013 poz. 829 – Ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów.
