Oszczędność czasu dzięki skutecznej komunikacji i zarządzaniu reklamacjami

W jaki sposób REWE Group Austria optymalizuje procesy zarządzania usterkami i odbioru, w realizacji prac budowlanych i remontów powierzchni sklepowych, oraz przy inwentaryzacjach.

REWE Group Austria to duży konglomerat handlu detalicznego, który stanął przed wyzwaniem wyeliminowania powielania pracy i usprawnienia procesów zarządzania usterkami i akceptacji. Z początku firma eksperymentowała z różnymi metodami, m.in. wykorzystując oprogramowanie Microsoft Office, ale były one nieskuteczne. Rozwiązaniem okazała się platforma PlanRadar.

Oprogramowanie szybko przekonało do siebie wszystkich użytkowników, umożliwiając sprawne przydzielanie zadań, zapewniając scentralizowany dostęp do informacji i ułatwiając zarządzanie reklamacjami. W konsekwencji udało się zaoszczędzić czas, zmniejszyć wymagania sprzętowe i obniżyć koszty.

W ogólnym rozrachunku oprogramowanie PlanRadar znacznie poprawiło efektywność procesów, zmniejszyło zużycie papieru i zapewniło jasne, ustandaryzowane i opłacalne rozwiązania w zakresie zarządzania usterkami i akceptacji w REWE Group Austria.

Wyzwanie: eliminacja niepotrzebnego powielania pracy

Jako starszy kierownik projektu, Roger Lenherr odpowiada za wdrożenie PlanRadar w dziale technicznym. Do obowiązków kierowników projektu technicznego należy koordynacja i monitorowanie kosztów, terminów i jakości całego projektu. Zespół BILLA usłyszał o PlanRadar, kiedy szukał sieciowej aplikacji do standaryzacji procesów zarządzania usterkami i akceptacji prac. We wcześniejszych projektach zespół testował inne metody, np. korzystanie z oprogramowania Microsoft Office do przeprowadzania inwentaryzacji. Wypróbowano też wysyłanie wiadomości dotyczących usterek przez telefon lub e-mail, albo w ramach raportów dotyczących budowy. Wspomniane rozwiązania nie były tak wydajne, jak oczekiwano – wiele czynności się duplikowało. Na przykład te same problemy były zgłaszane przez miejscową ekipę przeprowadzającą inspekcję budynku oraz zespół specjalistów. Dlatego też zespół postanowił wypróbować PlanRadar.

Rozwiązanie: poprawa wydajności dzięki wygodnemu narzędziu do tworzenia zadań w PlanRadar

Wdrożenie PlanRadar w REWE Group Austria rozpoczęło się od sklepów BIPA w 2014 r. Po przetestowaniu różnorodnych funkcji w pierwszym projekcie, zespół przekonał się do oprogramowania. Okazało się, że elastyczny system przydzielania zadań szczególnie przyczynił się do optymalizacji procesu pracy. Użytkownicy mogli przypisywać zadania i zlecenia bezpośrednio do wyznaczonych osób; pozostali pracownicy mogli na bieżąco monitorować postępy. Roger Lenherr wyjaśnił dlaczego jest tak bardzo zadowolony z oprogramowania: „Dzięki dostępowi do centralnej platformy, wszyscy technicy mają wgląd do tej samej puli informacji. Pozwala to niwelować pomyłki i niedopowiedzenia”. Możliwość umieszczania pinezek na cyfrowych planach, załączania zdjęć i przesyłania kompletnej dokumentacji bezpośrednio z placu budowy (przez tablet lub smartfon), pozwala technikom i architektom znacznie oszczędzić na czasie. Zarządzanie reklamacjami może rozpocząć się już w momencie zidentyfikowania problemu. Dzięki pracy z PlanRadar, zespół nie potrzebuje tyle sprzętu do akceptacji prac i zarządzania usterkami w miejscu realizacji robót. Pracownicy nie muszą już nosić ze sobą wielkich wydruków z planem budynku, aparatów czy notesów. Wszystko to da się zastąpić funkcjami, które PlanRadar udostępnia na urządzeniach mobilnych. Według Stefana Pany’ego „Oprogramowanie PlanRadar jest regularnie wykorzystywane do renowacji i realizacji nowych budynków sieci sklepów spożywczych BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY i ADEG. Na każdy sklep przypada średnio pięciu użytkowników PlanRadar”. Przy tak dużej sieci użytkowników etap szkolenia jest niezwykle istotny. Wszyscy zaangażowani pracownicy muszą dobrze znać oprogramowanie, by jak najskuteczniej wykorzystać liczne oferowane przez nie funkcje. W REWE Group Austria to wyzwanie rozwiązano dzięki zastosowaniu aplikacji i dokumentów szkoleniowych utworzonych przez firmę. Zawierają one wszystkie obowiązki i podstawowe warunki wykorzystania, o których użytkownicy powinni wiedzieć.

Oszczędność czasu, skuteczne przetwarzanie i nowe zastosowania

Dzięki zastosowaniu PlanRadar do budowy i inwentaryzacji powierzchni sklepowych, firma REWE Group Austria znacznie poprawiła wydajność swoich procesów. Roger Lenherr opowiedział o pozytywnych wrażeniach z pracy z oprogramowaniem oraz o tym jak bardzo oszczędzają dzięki niemu czas: „Dzięki PlanRadar nasze procesy stały się ustandaryzowane, przejrzyste i wydajne. Nie dochodzi do powielania tych samych czynności”. Ponieważ zastosowanie oprogramowania do zarządzania zadaniami i usterkami zmniejsza zużycie papieru, koszty działalności firmy również uległy zmniejszeniu. Roger Lenherr planuje już szersze zastosowanie PlanRadar w REWE Group Austria: „W naszym przypadku PlanRadar okazało się intuicyjnym i przyjaznym dla użytkownika narzędziem. Aktualnie wykorzystujemy je głównie do odbioru prac budowlanych i zarządzania usterkami. W przyszłości zamierzamy zastosować je również do prowadzenia dokumentacji budowlanej”.