Oszczędność czasu dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

W jaki sposób facility manager NORD/FM oszczędza nawet 70% czasu potrzebnego na podejmowanie dalszych działań i monitorowanie postępów

NORD/FM to firma z Hanoweru świadcząca usługi z zakresu Facility Management, zatrudniająca 145 pracowników i osiągająca roczny przychód w wysokości 12,5 miliona euro, która zmodernizowała proces zarządzania projektami w firmie, wykorzystując oprogramowanie PlanRadar. Do tej pory dokumentowanie stanu budynku i koordynacja prac następczych wymagały dużych nakładów czasu. Teraz, dzięki implementacji oprogramowania do zarządzania projektami PlanRadar, inspekcje budynków przebiegają sprawniej, a zespół może błyskawicznie rejestrować stan budynków, potrzeby w zakresie konserwacji i uszkodzenia – wszystko w ramach cyfrowej platformy. Dzięki możliwości skutecznego kategoryzowania, analizowania i udostępniania danych, firma oszczędza nawet 70% czasu. Współpraca w czasie rzeczywistym gwarantuje rzetelną realizację zadań i ogranicza nieporozumienia, a PlanRadar zapewnia NORD/FM konfigurowalne i adaptowalne rozwiązanie na potrzeby zarządzania nieruchomościami.

Problem: rejestrowanie aktualnego stanu budynków i powiązanych prac jest bardzo czasochłonne

Benjamin de Beisac odpowiada za zarządzanie budynkiem w NORD/FM i nadzoruje prace budowlane oraz zadania związane z facility management. Ponieważ wszystkie budynki są unikatowe, trzeba udokumentować całą wykonaną pracę, a to zwykle wymaga dużego nakładu wysiłku. W przeszłości dotyczyło to zwłaszcza prac następczych i monitorowania wykonanych robót.

Pracownicy często musieli spędzać kilka godzin w biurze po inspekcji nieruchomości, by zestawić zdjęcia i dane na liście usterek, którą można przekazać osobom odpowiedzialnym. Ponadto przepływ informacji pomiędzy zainteresowanymi czasami utykał w martwym punkcie przez niedopowiedzenia i brakujące dokumenty. Jak powiedział Benjamin de Beisac „W pewnym momencie ktoś wiedział o usterce, ale już nikt poza nim”. W rezultacie następowały opóźnienia w realizacji projektu i dochodziło do nieporozumień, a nawet powielania pracy.

Rozwiązanie: Oprogramowanie do zarządzania projektami PlanRadar sprawia, że praca na placu i w biurze staje się bardziej wydajna

NORD/FM wykorzystuje oprogramowanie PlanRadar do zarządzania projektami i pracami konserwacyjnymi, zwiększając wydajność tych procesów. Po inspekcji stanu budynku w ramach analizy due diligence na potrzeby procesów zakupu, aktualny stan nieruchomości jest rejestrowany cyfrowo. W tym celu zespół szybko i łatwo przesyła plany budynku do systemu. Wystarczy jedno kliknięcie, by zarejestrować konkretne informacje na cyfrowych planach i w modelach BIM, za pomocą smartfona, tabletu lub komputera.

Ponadto na potrzeby corocznych inspekcji firma rejestruje w oprogramowaniu do zarządzania projektami stan techniczny budynku, wymogi dotyczące prac konserwacyjnych oraz uszkodzenia. Odnotowane uwagi podzielone są na kategorie według istotności i natychmiast udostępniane pracownikom oraz wykonawcom. Funkcja eksportowania do Excela umożliwia kompaktową analizę danych i stanowi podstawę przejrzystego raportowania dla kierownictwa. Jednak oprogramowanie do zarządzania projektami służy nie tylko śledzenia usterek. Pozwala też na przygotowywanie tzw. „minutek” ze spotkań na budowie oraz rejestrowanie listy zadań. Według Benjamina de Beisaca „Możliwość pełnej personalizacji zadań w systemie pozwala na dostosowanie wpisów do indywidualnych potrzeb”.

Na potrzeby najmu istniejących inwestycji, NORD/FM wykorzystuje PlanRadar do rejestrowania próśb najemców, wspomnianych podczas inspekcji czy negocjacji. Dzięki zarejestrowanym danym można uwzględnić te prośby w przypadku konieczności remontu wynajmowanego portfela.

Rezultat: oprogramowanie do zarządzania projektami zmniejsza nakład pracy

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami, kierownicy projektów mogą monitorować postępy prac w czasie rzeczywistym. Dzięki darmowemu przyłączaniu handlowców oraz pozostałych podwykonawców, NORD/FM ma stały wgląd we wszystkie informacje na temat szczegółów realizacji i terminów. Mapowanie zadań w czasie rzeczywistym zapobiega powielaniu pracy, ponieważ wszyscy uczestnicy projektu mogą na bieżąco sprawdzić aktualny status.

Benjamin de Beisac wyjaśnił korzyści: „Korzystanie z PlanRadar zmniejszyło czas potrzebny na prace następcze w NORD/FM o 70%, ponieważ dane i zadania są odpowiednio rejestrowane i spójnie dokumentowane w miejscu realizacji robót. Ponadto, dzięki wykorzystaniu oprogramowania, spadła liczba pomyłek związanych z zarządzaniem zadaniami, albowiem działania przypięte są bezpośrednio do cyfrowych planów i wzbogacone o dodatkowe informacje, takie jak zdjęcia czy notatki głosowe”.