Płynna komunikacja w projektach dostosowanych do potrzeb klienta
W jaki sposób IT’LEC wykorzystuje PlanRadar do poprawy jakości swoich projektów dzięki lepszej komunikacji w zespołach.
IT’LEC to firma z branży elektrycznej specjalizująca się w projektach luksusowych domków letniskowych. Musiała sprostać szczególnym wymaganiom klientów, którym zależało na bardzo wysokiej jakości. Koordynacja licznych inwestycji rozproszonych po wielu regionach znacznie utrudniała komunikację i kontrolę jakości.
Aby sprostać tym wyzwaniom, spółka IT’LEC wdrożyła oprogramowanie PlanRadar, które zapewniło wszystkim zespołom dostęp do tych samych i zawsze aktualnych informacji niezależnie od lokalizacji, a także umożliwiło przydzielanie zadań i lokalizowanie ich na zdigitalizowanych planach.
W rezultacie firma zauważyła poprawę w komunikacji wewnątrz zespołu, wyższą jakość pracy i krótszy czas reakcji. Zespoły terenowe mogą teraz uzyskać dostęp do szczegółowych informacji zawartych na planach, co znacznie upraszcza realizację zadań. Co więcej, PlanRadar ułatwia tworzenie raportów na placu budowy, oferując przejrzysty wgląd w szczegóły projektu.
Wyzwanie: zadowolenie wymagających klientów, którzy oczekują najwyższej jakości realizacji
Alexis Meyer to szef biura projektowego w IT’LEC. Pełni rolę pośrednika między architektami, kierownikami projektów i zespołami w terenie. Po zebraniu próśb architektów i kierowników projektów, przygotowuje plany uwzględniające jak najwięcej zgromadzonych informacji. Jego głównym celem jest jak najprostsze i jak najczytelniejsze przeniesienie uzyskanych informacji, a następnie przekazanie ich zespołowi na miejscu.
IT’LEC obsługuje wiele projektów jednocześnie, które potrafią być oddalone od siebie o ponad 70 km. Z pewnością stanowi to wyzwanie organizacyjne, szczególnie jeśli chodzi o monitorowanie i obecność w miejscu realizacji prac. Dodatkową komplikacją jest liczba źródeł informacji, które należy przetworzyć. Niemniej jednak, głównym wyzwaniem jest jakość gotowego projektu, który musi spełniać wysokie standardy klientów z sektora luksusowego. Dlatego też Meyer musi umieć jasno przedstawić wymagania architektów i kierowników projektów na planach budowlanych, tak aby ekipy realizujące roboty mogły pracować w idealnych warunkach i osiągnąć oczekiwany standard doskonałości. Przed wdrożeniem PlanRadar, Meyer wysyłał plany do zespołów na placu budowy drogą mailową. Tam je drukowano, a wszelkie komentarze były po prostu zapisywane na papierze. Problem polegał na tym, że w ramach jednego projektu korzystano z kilku różnych egzemplarzy planu, a to prowadziło do błędów, ponieważ informacje nie były scentralizowane.
Rozwiązanie: centralizacja danych w ramach jednej platformy
Dzięki swojemu doświadczeniu w branży budowlanej, Meyer już wcześniej uznał, że komunikacja między uczestnikami projektu stanowi jedno z potencjalnych źródeł błędów. Meyer najpierw podszedł do tego problemu z pomocą już posiadanych narzędzi (Excel…), ale nie były one w stanie zaspokoić wszystkich potrzeb. To właśnie wtedy odkrył PlanRadar.
W trakcie miesięcznego darmowego okresu próbnego PlanRadar Meyer zdał sobie sprawę, że usługa nie tylko rozwiązuje wszystkie jego problemy, ale oferuje też nowe możliwości. Główną zaletą PlanRadar dla IT’LEC jest możliwość centralizacji informacji, takich jak plany, arkusze danych i kluczowe dokumenty, i synchronizowania ich w jednym miejscu. Z PlanRadar można korzystać zarówno z poziomu smartfona, jak i przeglądarki, dzięki czemu zespoły mogą uzyskać dostęp do danych w każdej chwili i niezależnie od lokalizacji. IT’LEC szczególnie przypasowała funkcja „zadań”, która umożliwia umiejscawianie prac bezpośrednio na cyfrowych planach w aplikacji i przypisywanie ich odpowiednim użytkownikom. Kolejną zaletą platformy jest możliwość automatycznej aktualizacji planów bez utraty już zapisanych zadań.
Ponadto IT’LEC uważa, że istotną cechą PlanRadar jest dostęp do zawsze aktualnych informacji! W sektorze budownictwa luksusowego wymagania potrafią się zmieniać z dnia na dzień. Dlatego możliwość szybkiego reagowania jest niezwykle istotna. PlanRadar pozwala wszystkim uczestnikom projektu na bieżąco synchronizować dane, dzięki czemu każdy zespół ma dostęp do tych samych informacji, niezależnie od dzielących je odległości. Na ten moment IT’LEC korzysta z 50 planów do realizacji 30 projektów z PlanRadar.
Rezultat: sprawniejsza komunikacja i lepsza jakość realizacji
Poprawiła się jakość komunikacji między zespołami. Centralizacja informacji i bezpośredni dostęp do tych samych, aktualnych danych, zwiększa płynności realizacji projektu i umożliwia wszystkim pracownikom IT’LEC lepsze dostosowanie się do wymagań klienta. Na przykład, jeżeli zadanie wymaga doprowadzenia przewodów elektrycznych do opraw oświetlenia, ekipy w terenie mogą uzyskać dostęp do wszystkich niezbędnych informacji bezpośrednio z poziomu planu, dzięki funkcji „zadania” w PlanRadar, tj. lokalizacji przewodów, rodzajów kabli, kart technicznych opraw i tak dalej. Według słów Meyera: „Celem wdrożenia PlanRadar było ułatwienie pracy ekipom w terenie. Dziś wymaga się od ludzi, by zawsze i wszędzie posiadali aktualne informacje, a to bardzo skomplikowane! Dzięki PlanRadar pracownicy w terenie w każdej chwili mogą uzyskać dostęp do niezbędnych i dokładnych danych!”. Kolejną funkcją odkrytą podczas korzystania z PlanRadar była możliwość edycji raportów bezpośrednio w aplikacji. Meyer może błyskawicznie przygotować raporty z postępów dla klientów, i to bezpośrednio w miejscu realizacji prac. Dzięki temu mają jasny obraz statusu realizacji.
„Tak dokładne raportowanie sytuacji na obiekcie korzystnie wpływa na zadowolenie klienta”. Alexis Meyer dodaje: „Wysłałem te raporty jednemu z moich klientów i powiedział, że nigdy wcześniej czegoś takiego nie widział i że wygląda to świetnie! Mógł z góry zobaczyć cały projekt, lokalizację każdego przełącznika…” Dzięki aplikacji pan Meyer spędza mniej czasu na edytowaniu raportów. Może szybko przygotować raport, który będzie składał się z planu oznaczonego liczbami oraz legendy, która objaśni ich znaczenie. Dzięki temu klient ma jasny i precyzyjny wgląd w postęp prac. W przyszłości IT’LEC zamierza zastosować PlanRadar w 100% realizowanych projektów i forsowanie korzystania z modeli BIM wśród swoich klientów, by zapewnić jeszcze większą przejrzystość i widoczność projektu.
