Tworzenie przestrzeni mobilnych
Skuteczna komunikacja w skomplikowanych projektach
FAGSI Vertriebs- und Vermietungs-GmbH to spółka należąca do grupy ALHO, która specjalizuje się w niestandardowych budynkach kontenerowych. Prowadzi działalność na terenie Niemiec, Francji i Szwajcarii. Złożone projekty, obejmujące zarówno szkoły, jak i biurowce, wymagają skutecznej komunikacji między specjalistami z różnych branż, co stanowi wyzwanie dla kierownika projektu Resy Canliego.
Aby sprostać wspomnianym trudnościom, firma zwróciła się do PlanRadar, by zyskać możliwość rejestrowania informacji w czasie rzeczywistym, przejrzystej komunikacji i sprawniejszego zarządzania danymi. Od czasu wdrożenia PlanRadar w 2018 r., firma FAGSI z powodzeniem zrealizowała 150 projektów, oszczędzając znaczną ilość czasu – około 10 godzin tygodniowo. Poza tym podwykonawcy mogą teraz reagować bardziej efektywnie, a złożone projekty są oddawane bez usterek i w terminie.
Wyzwanie: skomplikowane projekty wymagają odpowiedniej komunikacji między wykonawcami z różnych branż
Resa Canli jest odpowiedzialny za zarządzanie projektem, budową i obsługą klienta, a także koordynację BHP w FAGSI. Wśród jego podstawowych obowiązków można wymienić dbanie o terminową realizację projektów i koordynowanie zgłoszeń reklamacyjnych. Projekty realizowane przez FAGSI są o tyle podchwytliwe, że każdy dotyczy obiektów o innym przeznaczeniu, od budynków użytku publicznego (np. szkoły) po kompleksowe biurowce o określonych wymaganiach. To oznacza, że projektowanie, planowanie, produkcja i wznoszenie budynków kontenerowych nie odbywa się według jednego, raz ustalonego planu. Dlatego nie ma co się dziwić, że zapewnienie terminowej realizacji projektu o wysokim standardzie stanowi nie lada wyzwanie.
Dobrze obrazuje to realizacja kompleksu biurowego AURUBIS w Hamburgu (Niemcy) o powierzchni brutto 1 866 m². Odpowiednia komunikacja pomiędzy specjalistami z różnych branż była kluczowym elementem realizacji tak skomplikowanego projektu. W tym celu trzeba było zapewnić równowagę między wymogami związanymi z zarządzaniem projektem, zarządzaniem budową i koordynacją podwykonawców (zajmujących się m.in. elektryką, wystrojem, HVAC, hydrauliką, montażem płyt kartonowo-gipsowych i nie tylko). Wszystkie osoby zaangażowane w projekt musiały mieć dostęp do tych samych informacji, bo inaczej wszystko by się posypało. Zadania, usterki oraz inne kwestie musiały być natychmiast rejestrowane i przesyłane do odpowiednich uczestników projektu.
Wewnętrzne wymagania firmy są dla FAGSI równie istotne. Spółce zależy na przekazaniu budynku zrealizowanego w najwyższej jakości i w terminie, tak by w pełni zadowolić klienta.
Rozwiązanie: PlanRadar, idealne narzędzie do rejestrowania informacji w czasie rzeczywistym
Czy tradycja musi wchodzić w drogę cyfryzacji? Niekoniecznie. Dla Resy Canliego jest to wręcz mile widziane uzupełnienie.
Znalazł PlanRadar, kiedy szukał narzędzia dopasowanego do potrzeb firmy, po wypróbowaniu kilku innych rozwiązań. Spółka była zainteresowana narzędziem, które nie tylko będzie służyło do prowadzenia dokumentacji budowlanej i tworzenia raportów, ale będzie też szybkie i łatwe do wdrożenia, bez konieczności mozolnego szkolenia pracowników.
Intuicyjność oprogramowania od razu przekonała do siebie kierownika projektu. Nie bez znaczenia była też szybkość, z jaką pracownicy obsługi PlanRadar rozwiązywali wszelkie pojawiające się problemy. Canli mógł błyskawicznie zająć się realizacją pierwszego projektu – przedszkola. Obsługa przedszkola została szybko i łatwo wdrożona w proces, bez dodatkowych opłat. Możliwość załączania zdjęć i precyzyjnego określania lokalizacji na cyfrowych planach ułatwiła zgłaszanie usterek FAGSI AG poprzez aplikację, a Resa Canli od razu mógł im się przyjrzeć. W kolejnym etapie przygotowano raport, który nadesłano odpowiednim podwykonawcom na potrzeby realizacji prac naprawczych. Od tej pory takie zastosowanie PlanRadar stało się częścią standardowego procesu firmy.
Dzięki gromadzeniu komentarzy, zdjęć i nagrań głosowych w zadaniach, firma może na bieżąco udostępniać usterki, pomysły, prace i terminy odpowiednim pracownikom.
Wszyscy zaangażowani docenili przejrzystą komunikację i świetnie uporządkowaną strukturę zgromadzonych danych. Procedury wykorzystujące nieporęczne plany, aparaty cyfrowe i ołówki odeszły w niepamięć. Nie trzeba już też przenosić zarejestrowanych danych do tabelek w Wordzie czy Excelu. Kolejną korzyścią jest przejrzyste przypisywanie ról, poprzez wykorzystanie spersonalizowanych szablonów zadań i raportów wewnątrz aplikacji. Każdy pracownik otrzymuje wyłącznie te informacje, które związane są z jego kompetencjami.
Rezultat: udana realizacja projektów, w terminie i bez usterek
Niezależnie od rozmiarów projektu, Resa Canli stosuje PlanRadar do dokumentowania postępów na budowie, prowadzenia dzienników budowy, ostatecznej akceptacji oraz monitorowania wydajności podwykonawców. Spółka FAGSI AG korzysta z PlanRadar od 2018 r. i od tego momentu z powodzeniem zrealizowała już 150 projektów. Dzięki temu, że z wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekt można kontaktować się bezpośrednio, gospodarowanie dostępnymi zasobami odbywa się wydajniej i nie dochodzi do nieporozumień. To z kolei minimalizuje częstotliwość pomyłek budowlanych i zmniejsza koszty związane z pracami poprawkowymi. Oszczędność czasu jest ogromna, co wyraźnie pokazuje projekt AURUBIS, w którego przypadku natychmiast identyfikowano, rejestrowano, komunikowano i raportowano wszelkie usterki.
Doświadczenie FAGSI pokazało, że podwykonawcy reagują szybciej i wydajniej, kiedy otrzymują zwięzłe i treściwe raporty. W rezultacie Resa Canli oszczędza zwykle 10 godzin pracy tygodniowo.
Projekt został przekazany bez usterek i w terminie, co w przypadku tak skomplikowanych projektów nie jest wcale takie oczywiste, a reputacja firmy tylko na tym zyskała.
