Skuteczne dokumentowanie i monitorowanie usterek
W jaki sposób Bühring Architekten GmbH oszczędza 80% czasu na inspekcjach budowlanych dzięki PlanRadar
Bühring Architekten to firma z siedzibą w Wolfsburgu w Niemczech zajmująca się architekturą, projektowaniem wnętrz i specjalistycznym nadzorem budowlanym. Firma szukała rozwiązania, które usprawniłoby proces inspekcji budynków i postanowiła wdrożyć PlanRadar na potrzeby monitorowania usterek, współpracy z wykonawcami i dokumentowania napraw.
W rezultacie udało jej się zaoszczędzić 80% czasu poświęcanego na inspekcje budynków, a PlanRadar stało się nieocenionym narzędziem w codziennej pracy na placu budowy.
Wyzwanie: procesy występujące w trakcie inspekcji budynku, które są szczególnie narażone na błędy
André Bühring pełni funkcję partnera zarządzającego w Bühring Architekten GmbH. Odpowiada za zarządzanie firmą, pozyskiwanie klientów i kontrolę projektów w poszczególnych przedsięwzięciach.
Pewnego dnia brał udział w szczególnie obszernej kontroli sprawdzającej. W czasie przerwy rozmawiał z kolegami o możliwości wykorzystania oprogramowania do usprawnienia dwóch zadań: typowych i bardzo uciążliwych procesów rejestrowania usterek, a także późniejszego monitorowania postępów prac poprawkowych. Do tej pory pracownicy korzystali podczas inspekcji budynków i kontroli uzupełniających z list w Excelu. Drukowali fragmenty rzutów piętra w formacie A3 i naklejali na nie czerwone kropki oznaczające wykryte usterki. Zaledwie kilka godzin po dyskusji z kolegami, André Bühring zobaczył na Facebooku reklamę PlanRadar. Jak wyjaśnia: „Aż się trochę przestraszyłem. Ale szybko podjęliśmy decyzję. Wybadaliśmy innych dostawców, ale po zapoznaniu się z opiniami klientów PlanRadar i obejrzeniu prezentacji online ustaliliśmy, że wypróbujemy usługę”.
Rozwiązanie: cyfrowe zarządzanie usterkami na potrzeby dokumentacji i monitorowania
PlanRadar przekonało do siebie spółkę. Zespół samodzielnie zapoznał się z intuicyjnym i stale rozwijającym się narzędziem. Jak podkreśla André Bühring: „Postanowiliśmy od razu wykorzystać PlanRadar w kolejnym projekcie, ponieważ opinie naszych pracowników, właściciela budynku i podwykonawcy były bardzo pozytywne”. W przypadku projektów takich jak parkingi wielopiętrowe, gdzie wszystkie kondygnacje wyglądają tak samo, zlokalizowanie usterek potrafi nastręczyć trudności, ale zadania i zdjęcia umożliwiają precyzyjne zlokalizowanie usterek. Dokumentacja fotograficzna pozwala później zweryfikować, czy usterki zostały usunięte, co przyspiesza realizację inspekcji sprawdzających.
Firma Bühring Architekten GmbH wykorzystuje na ten moment PlanRadar przede wszystkim do dokumentowania usterek zidentyfikowanych podczas inspekcji budynków, a także do monitorowania statusu prac związanych z ich korygowaniem. Ponadto spółka coraz częściej stosuje oprogramowanie do kontroli projektu, a także w fazie koordynacji i monitorowania pracy na budowie.
Jednym z aktualnych projektów, w których wykorzystuje się PlanRadar, jest Capgemini Design Campus, nowy kompleks w Wolfsburgu o wartości netto 20 mln euro. Z oprogramowania do zarządzania budową korzysta 11 osób, w tym 3 pracowników Bühring Architekten GmbH, 2 osoby pracujące dla właścicieli budynku oraz 6 członków zespołu generalnego wykonawcy. Stosują platformę PlanRadar do tworzenia zadań podczas kontroli usług generalnego wykonawcy oraz inspekcji wykończenia wnętrz, do identyfikacji i dokumentowania uszkodzeń dostarczonych mebli, a także do śledzenia statusu zadań. Według Andre Bühringa PlanRadar zostało ciepło przyjęte przez osoby biorące udział w projekcie: „Właściciele budynków są bardzo zadowoleni, że jako obserwatorzy mogą śledzić stan realizacji budowy i zarządzać usterkami. Generalni wykonawcy doceniają narzędzie za możliwość natychmiastowego przekierowywania skarg do pracowników lub podwykonawców. Wolą nawet korzystać z PlanRadar niż z programów stosowanych w ich własnej firmie”.
Klienci zazwyczaj nie potrzebują żadnego szkolenia, aby korzystać z platformy. Intuicyjny design narzędzia sprawia, że można je błyskawicznie zrozumieć i od razu używać.
Rezultat: duża oszczędność czasu, praktyczne korzyści i nowe obszary zastosowań
André Bühring tak podsumował najważniejszą zaletę korzystania z programu – oszczędność czasu: „Szacujemy, że dzięki PlanRadar poświęcamy zaledwie 20% czasu względem wcześniejszych procedur”.
Jeśli przy zastosowaniu konwencjonalnych metod przekrojowa kontrola budynku zajęłaby 100 godzin pracy, to dzięki PlanRadar można to zredukować do 20. Wynika to z faktu, że oprogramowanie nie tylko poprawia wydajność i dokładność rejestrowania i dokumentowania usterek, ale także zmniejsza czas potrzebny na opracowywanie dokumentów z inspekcji. Co więcej, precyzyjna dokumentacja pozwala uniknąć wielu nieporozumień w trakcie późniejszej weryfikacji, a żadne informacje nie przepadają.
Stosowanie PlanRadar przynosi różnorodne praktycznie korzyści uczestnikom projektów realizowanych przez Bühring Architekten GmbH. Z jednej strony można zredukować liczbę wizyt na obiekcie, ponieważ PlanRadar umożliwia monitorowanie i weryfikowanie statusu usterek bez wychodzenia z biura. Z drugiej strony, zamiast taszczyć plany budynków, aparaty fotograficzne i notesy, wystarczy wziąć ze sobą smartfony i tablety. Firma zużywa mniej papieru, może zaoszczędzić na kosztach przeróbek, a także odnosi pozytywne korzyści marketingowe w związku z wykorzystaniem PlanRadar.
Jak wspomina André Bühring: „Obecnie nie wyobrażamy sobie naszej codziennej pracy na budowie bez narzędzia PlanRadar, szczególnie w fazie końcowej i na potrzeby prowadzenia dokumentacji projektowej”. Spółka oferuje szeroką gamę usług, dlatego też planuje przetestować kolejne funkcje PlanRadar i poszerzyć zakres stosowania oprogramowania, np. przy generowaniu raportów projektowych (dostarczających inwestorom informacje o postępach w projekcie). Spółka zastanawia się nawet nad wdrożeniem narzędzia już w fazie planowania.
