Zarządzanie budynkami z pomocą oprogramowania pozwala oszczędzić czas i zasoby
W jaki sposób spółka Art-Invest Real Estate zajmująca się inwestycjami, deweloperką i zarządzaniem aktywami, nadzoruje prace konserwacyjne i naprawy w 30 hotelach z wykorzystaniem PlanRadar
Art-Invest Real Estate, wiodąca niemiecka firma inwestycyjna, borykała się z problemami związanymi z zarządzaniem pracami konserwacyjnymi i naprawami, ponieważ opierała swoją działalność na odręcznych notatkach i poczcie elektronicznej.
Wdrożenie PlanRadar we wszystkich 30 hotelach umożliwiło usprawnienie obsługi zleceń, ułatwiło dokumentowanie napraw i pogłębiło współpracę z wykonawcami. Dowiedz się, w jaki sposób nasze innowacyjne rozwiązanie pozytywnie wpłynęło na produktywność w Art-Invest Real Estate i pozwoliło firmie znacznie ograniczyć koszty.
Problem: koordynacja pracy przez wiadomości e-mail jest skomplikowana i czasochłonna
Constantin Hoss odpowiada za zarządzanie aktywami hotelowymi w Art-Invest Real Estate. Razem ze swoim zespołem zarządza portfelem około 30 nieruchomości. Od strony komercyjnej, wiąże się to z wszystkimi czynnościami powiązanymi z umowami o dzierżawę i wynajem. Od strony technicznej, jego praca skupia się głównie na pracach konserwacyjnych, od drobnych napraw po zaawansowane remonty. W swojej pracy Constantin Hoss pozostaje w stałym kontakcie z zarządcami obiektów.
W przeszłości nie wszystko szło płynnie. Zarządca aktywów podzielił się swoimi wspomnieniami z tego okresu: „E-maile czasami po prostu ginęły w zalewie informacji. Kiedy ktoś chciał się dowiedzieć, jaki jest aktualny status prac, najpierw musiał przewertować wszystkie wiadomości w skrzynce. Czasami ktoś zapomniał zapisać istotny dokument na dysku, a wtedy trzeba było żmudnie wszystko przeglądać, żeby go odnaleźć”. Brak możliwości uzyskania ogólnego wglądu zwiększał ilość pracy administracyjnej. A to zajmowało wiele czasu.
Rozwiązanie: zarządzanie nieruchomościami z wykorzystaniem oprogramowania zwiększa wydajność procesów
Spółka Art-Invest Real Estate zdecydowała się na zastosowanie oprogramowania do zarządzania budynkami PlanRadar, by poprawić wydajność zadań związanych z konserwacją i naprawami. Po udanej fazie pilotażowej w dwóch hotelach, Constantin Hoss wraz z zespołem wdrożył oprogramowanie w całym portfelu hotelowym. Firma wykorzystuje PlanRadar do monitorowania zadań konserwacyjnych związanych z zarządzaniem usterkami.
Kluczowe znaczenie mają cztery aspekty:
1. Komunikacja:
To naturalne, że z czasem pojawiają się różne usterki, zwłaszcza w dużych hotelach w centrum miast. Wszelka komunikacja, która wcześniej odbywała się przez maile, została przeniesiona do PlanRadar i odbywa się w ramach jednej platformy w formie zdjęć, nagrań wideo, komentarzy oraz czatu.
2. Akceptacja:
Zarządzaniem usterkami, z uwzględnieniem wyceny robót i zarządzania zewnętrznymi wykonawcami, zajmują się po części technicy na obiekcie. Jako właściciel, Art-Invest Real Estate pokrywa dużą część kosztów. Oznacza to, że procesy związane z występującymi usterkami muszą zostać zaakceptowane w oprogramowaniu przez Constantina Hossa i jego zespół. Dzięki PlanRadar akceptacja odbywa się szybciej, ze względu na błyskawiczną wymianę informacji.
3. Nadzór nad projektem:
Dzięki wygodnemu panelowi kontrolnemu i statystykom dostępnym w PlanRadar, Constantin Hoss może monitorować postępy prac we wszystkich zarządzanych hotelach.
4. Przechowywanie dokumentów:
Wszystkie dokumenty związane z zarządzaniem usterkami są przechowywane w PlanRadar.
Rezultat: Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami PlanRadar pomaga oszczędzić czas i zasoby
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania nieruchomościami PlanRadar, Constantin Hoss i jego zespół korzystają na dużo wydajniejszych procesach: „PlanRadar pozwala znacznie zredukować liczbę wysyłanych maili oraz papierkowej roboty. Ponieważ wszystkie informacje, razem z korespondencją, zebrane są w jednym miejscu, przetwarzanie usterek odbywa się szybciej, a weryfikacja aktualnego statusu jest łatwiejsza. Dzięki temu oszczędzamy czas potrzebny na pracę administracyjną i możemy przeznaczyć większą liczbę zasobów na inne zadania”. Zyskują na tym nie tylko zarządcy aktywów w Art-Invest Real Estate, ale także obsługa hoteli. Jak mówi Constantin Hoss „Hotele bardzo pozytywnie wypowiadają się na temat PlanRadar. Obsługa docenia krótszy czas przetwarzania zgłoszeń, dzięki któremu realizacja zadań odbywa się szybciej. Poza tym PlanRadar umożliwia przypisywanie użytkownikom różnych ról. Dzięki temu personel widzi jedynie te informacje, które są mu potrzebne”.
