Oszczędność nawet sześciu godzin tygodniowo na cyfrowym zarządzaniu pracami konserwacyjnymi

W jaki sposób sieć fast-foodowa Five Guys korzysta z PlanRadar do konserwacji i serwisowania

Niezwykle popularna amerykańska sieć restauracji szybkiej obsługi Five Guys działa w Niemczech od 2017 r.

Kierownik ds. utrzymania ruchu Thomas Daufenbach nadzoruje 22 restauracje. Początkowo komunikacja w kwestiach związanych z konserwacją była zdezorganizowana, a informacje ginęły gdzieś w mało przejrzystych opisach. Aby ustrukturyzować rejestrowanie i wymianę informacji, firma zdecydowała się na PlanRadar. Cała komunikacja związana z konserwacją odbywa się teraz za pośrednictwem oprogramowania, co uprościło cały proces.

Rezultat: PlanRadar pozwala Thomasowi Daufenbachowi zaoszczędzić 4–6 godzin tygodniowo na zarządzaniu pracami konserwacyjnymi, a kierownicy poszczególnych restauracji zyskują 3–5 godzin dzięki elastyczności, przejrzystości i scentralizowaniu przechowywania danych, co usprawnia podejmowanie dalszych działań.

Problem: Analogowe metody gromadzenia danych zwiększają koszty konserwacji i naprawy

Thomas Daufenbach to kierownik ds. konserwacji w Five Guys. Odpowiada za koordynację prac serwisowych i konserwacyjnych w 22 restauracjach w Niemczech. Do jego obowiązków należy zarządzanie codziennymi incydentami i awariami o różnym stopniu skomplikowania, od wymiany żarówki po naprawę zepsutego systemu wentylacji. Kierownictwo działu konserwacji zajmuje się tymi kwestiami, by wszystko działało jak należy. Należy z rozmysłem zaplanować okresy konserwacji i dostosować je do panujących warunków, by zmniejszać koszty. Five Guys bardzo szybko rozwija swoją działalność w Niemczech. Ze względu na to, że firmy fast-foodowe korzystają z ustandaryzowanych systemów, wszystkie struktury i procesy muszą być proste, przejrzyste i identyczne we wszystkich restauracjach, od Hamburga po Monachium. Na samym początku wcale tak nie było, a potrzebę naprawy usterek i wykonania prac konserwacyjnych zgłaszano przez WhatsApp, telefon czy e-mail. Jak wyjaśnia Thomas Daufenbach: „Nieustannie gubiliśmy jakieś informacje. W tamtych czasach ktoś napisał po prostu „stłuczona lampa” i musieliśmy zadawać dodatkowe pytania, by dowiedzieć się o co dokładnie chodzi”.

Rozwiązanie: Ustrukturyzowane rejestrowanie i wymiana informacji w oprogramowaniu do realizacji prac konserwacyjnych i serwisowych

Kierownik ds. konserwacji szukał narzędzia, które nada strukturę i przejrzystość procesom związanym z konserwacją i naprawą. Wybrał oprogramowanie PlanRadar, ze względu na jego elastyczność, intuicyjność i łatwość użytkowania. Jak powiedział Thomas Daufenbach: „Dla nas kluczowa okazała się niesamowita elastyczność oprogramowania. To użytkownik decyduje o tym, jak skonfigurować PlanRadar, ponieważ wszystkie zadania, listy i formularze można dostosować do indywidualnych wymagań”. Dziś cała komunikacja dotycząca awarii i konserwacji odbywa się poprzez oprogramowanie. Istotne informacje, takie jak plany, osoby kontaktowe, lista producentów, numery seryjne i często wykonywane zadania, przechowywane są w narzędziu, dzięki czemu operatorzy są w stanie szybko i łatwo uzyskać do nich dostęp, gdy tworzą nowe zadania na miejscu.

Rezultat: Oszczędność nawet 6 godzin na konserwacji i pracach serwisowych dzięki oprogramowaniu PlanRadar

Thomas Daufenbach tak przedstawia korzyści: „PlanRadar pozwala mi zaoszczędzić od czterech do sześciu godzin tygodniowo na sprawach administracyjnych związanych z zarządzaniem pracami konserwacyjnymi. Szacuję, że kierownicy poszczególnych restauracji oszczędzają od trzech do pięciu godzin tygodniowo”. To, w połączeniu z wygodą użytkowania, sprawia, że z PlanRadar zadowolony jest także personel poszczególnych restauracji. Dzięki PlanRadar Thomas Daufenbach i kierownicy restauracji mogą przejrzyście komunikować się na profesjonalnym poziomie, w związku z wszelkimi kwestiami dotyczącymi prac konserwacyjnych i serwisowych. Wszystkie dokumenty przechowywane są w jednym miejscu. Poza tym program bardzo przydaje się w pracach dodatkowych. Jeśli na przykład dane urządzenie ciągle się psuje, Daufenbach może w każdej chwili przygotować kompletny raport ze wszystkimi szczegółami. Wystarczy wcisnąć jeden przycisk, by uzyskać dokładny wgląd we wszystkie do tej pory wprowadzone rozwiązania.