Zmniejszenie zapotrzebowania na siłę roboczą potrzebną do realizacji projektów
W jaki sposób deweloper nieruchomości mieszkalnych DBA Deutsche Bauwert AG zwiększył skuteczność procesów związanych z usterkami i gwarancją dzięki PlanRadar
DBA Deutsche Bauwert AG to deweloper nieruchomości mieszkalnych, który specjalizuje się w renowacji, modernizacji i sprzedaży mieszkań w zabytkowych budynkach oraz na obszarach wyznaczonych do rewitalizacji. Firmie zależało na usprawnieniu komunikacji, przepływu informacji i procesu zarządzania usterkami.
Dzięki nawiązaniu współpracy z PlanRadar firma DBA Deutsche Bauwert AG mogła radykalnie ograniczyć wewnętrzną komunikację mailową i skrócić czas potrzebny na administrowanie poszczególnymi projektami w ilości odpowiadającej zatrudnieniu jednej osoby.
Problem: brak ustandaryzowanej komunikacji i wymiany informacji
Na wszystkich etapach projektu, od zakupu mieszkania po koniec okresu gwarancji, firma współpracuje z różnymi zespołami i osobami, od zarządców budynku przez wykonawców po zewnętrzne firmy inżynierskie. W przeszłości związane z tym procesy bywały bardzo czasochłonne. Według firmy: „Często korzystaliśmy z list przygotowanych w Excelu i wysyłaliśmy powiadomienia o usterkach do wykonawców faksem lub listem poleconym. Komunikowaliśmy się również mailowo i telefonicznie”. Jednak komunikacja i wymiana informacji nie były ustandaryzowane, co wiązało się z większym nakładem pracy administracyjnej.
Zespół DBA Deutsche Bauwert AG rozglądał się za rozwiązaniem, które umożliwi komunikację z wszystkimi partnerami biznesowymi i pracownikami projektu w ramach jednej platformy. Ponadto znalezione rozwiązanie musiało spełniać wymogi prawne i gromadzić pełną dokumentację, którą można byłoby przedstawić w sądzie w przypadku wystąpienia sporu.
Rozwiązanie: wykorzystanie PlanRadar do rejestrowania i dokumentowania usterek
DBA Deutsche Bauwert AG od 2019 r. stosuje PlanRadar do realizacji zadań związanych z zarządzaniem usterek. Jak zauważa deweloper nieruchomości mieszkaniowych: „Po krótkiej fazie testów szybko wdrożyliśmy PlanRadar we wszystkich projektach”. Na ten moment oprogramowanie PlanRadar jest wykorzystywane w 13 projektach. Jednym z nich jest projekt Richthofen Park w Villingen-Schwenningen na terenie Badenii-Wirtembergii. Do 2023 r. zakończy się realizacja łącznie 15 budynków, 7 zabytkowych i 8 nowych. Aby zagwarantować płynną wymianę informacji między wszystkimi zaangażowanymi osobami, deweloper nieruchomości mieszkaniowych nadał dostęp użytkownikom zewnętrznym, tj. kierownikom budowy, zarządcom obiektu i wykonawcom biorącym udział we wszystkich projektach. PlanRadar służy przede wszystkim do rejestrowania i dokumentowania usterek. Informacje zbierane są w formie komentarzy, zdjęć oraz nagrań audio i wideo, bezpośrednio na cyfrowych planach budynków i trójwymiarowych modelach BIM. Ponadto PlanRadar zestawia wszystkie informacje w raportach i dziennikach budowy, które można wyeksportować.
Rezultat: szybka i wydajna praca skutkuje zadowoleniem użytkowników i klientów
Dzięki zastosowaniu PlanRadar uczestnicy projektu nie muszą już spędzać wielu godzin na przygotowywaniu list w Excelu. Jak wyjaśnia firma: „Znacznie zredukowaliśmy też liczbę e-maili, które sobie nawzajem wysyłamy, ponieważ każdy użytkownik ma bieżący wgląd w aktualne dane w PlanRadar”. Mniej pracy administracyjnej pozwala DBA Deutsche Bauwert AG oszczędzić na sile roboczej i zatrudnić jednego pracownika mniej. Nieprzerwana dokumentacja wszystkich faktów zapewnia bezpieczeństwo prawne. W razie potrzeby, w dowolnej chwili można z łatwością wyciągnąć informacje na temat wszelkich działań, obowiązków i nie tylko. Według firmy klient też na tym korzysta: „Dzięki PlanRadar praca jest wydajniejsza, ale też zajmuje mniej czasu. Szybsze realizowanie zadań prowadzi do większego zadowolenia klienta”.
