Wydajna realizacja procesów dzięki oprogramowaniu do dokumentacji cyfrowej

W jaki sposób szwajcarska agencja doradztwa inżynieryjnego AFC Air Flow Consulting AG skutecznie wspomaga ponad 100 projektów z wykorzystaniem PlanRadar

AFC Air Flow to agencja doradztwa inżynieryjnego z ponad 20-letnim doświadczeniem, która zgłosiła się do PlanRadar z zamiarem zrewolucjonizowania własnych procesów koordynacji i dokumentacji projektów.

Dzięki PlanRadar firma mogła zrezygnować z czasochłonnego i nieefektywnego systemu bazującego na dokumentach papierowych i zaobserwowała poprawę w zakresie koordynacji projektów. Udało się jej też usprawnić dokumentację i znacznie ograniczyć papierkową robotę. Spółka AFC Air Flow jest głęboko przekonana, że platforma PlanRadar w kluczowym stopniu przyczyniła się do zwiększenia produktywności firmy.

Problem: analogowa koordynacja i dokumentacja projektu zajmują bardzo dużo czasu

Jako kierownik projektu, Felix Brand codziennie kontaktuje się z wieloma pracownikami, klientami i podwykonawcami. W ramach obowiązków związanych z nadzorowaniem projektów, odpowiada za ogólną koordynację, wyjaśnianie kwestii z urzędami, przeprowadzanie inspekcji i przygotowywanie koncepcji. Felix Brand projektuje i wprowadza rozwiązania dla dużych projektów, takich jak centra handlowe, placówki logistyczne i handlowe oraz lotniska.

Jego praca zaczyna się od planowania i obejmuje wszystkie etapy, od budowy po regularne inspekcje i certyfikacje, będące częścią konserwacji ukończonych budynków. Każdy projekt ma inne wymagania, sytuacje początkowe oraz klientów i rzadko się zdarza, że konkretne procesy pracy z jednego projektu powtarzają się w drugim. W jaki więc sposób wszystkie wspomniane elementy łączą się w tak dużych projektach, jak lotnisko czy centrum handlowe? Jaki jest najskuteczniejszy sposób komunikacji z odpowiednimi pracownikami?

 

Rozwiązanie: Oprogramowanie do prowadzenia dokumentacji projektowej PlanRadar daje wgląd w każdy etap projektu

Od momentu założenia AFC Air Flow Consulting, inżynierowie pracujący w firmie nieustannie aktualizują swój stan wiedzy, by dbać o rentowność, a także oferować klientom adekwatne i zrównoważone rozwiązania. W 2016 r. spółka zaczęła rozglądać się za narzędziem, które byłoby idealnym uzupełnieniem posiadanych zasobów – czyli takim, które można byłoby szybko zaimplementować i które, przede wszystkim, spełniłoby wymagania związane z bezpieczeństwem pożarowym.

Agencja doradztwa przyjrzała się różnym programom do prowadzenia dokumentacji projektowej. Faworyt został wybrany jednogłośnie: PlanRadar. Felix Brand tak tłumaczy wybór: „Kluczowe w naszej decyzji było to, że PlanRadar nie skupia się wyłącznie na określonej fazie projektu, ale wspiera cały cykl życia nieruchomości”. Oprogramowanie do dokumentacji projektu aktualnie wspomaga procesy od etapu planowania po konserwację i naprawy po zakończeniu budowy. W proces poszukiwań zaangażowano nie tylko kierownictwo spółki, ale także różnych kierowników projektów, którzy będą korzystali z aplikacji na placach budowy i obiektach.

PlanRadar wykorzystuje się w całej firmie przy realizacji nowych projektów od 2017 r., do tej pory łącznie w 100 nieruchomościach. Felixa Branda ostatecznie przekonało indywidualne podejście oprogramowania. Po tym jak PlanRadar został przedstawiony przez handlowców, obsługa klienta pomogła agencji doradztwa błyskawicznie dostosować program do potrzeb poszczególnych projektów. Etapy, na których firma stosuje PlanRadar, zależą od projektu, ale w ogólnym rozrachunku, AFC wdraża PlanRadar w fazie projektowania, a następnie rozszerza jego wykorzystanie do regularnego rejestrowania usterek i kontroli jakości.

Skrupulatne rejestrowanie stanu pracy bez opóźnień, pozwala w ciągu minut przygotowywać raporty i dzienniki do dalszego procesowania albo przesłania bezpośrednio do klienta. Dzięki temu kierownik projektu znacznie oszczędza na czasie. Stosowanie PlanRadar uwolniło wiele godzin pracy, które wcześniej trzeba było spędzać na wykonywaniu inspekcji. Dzięki temu kierownik może przeznaczyć około jedną trzecią swojego czasu pracy na kolejny projekt. Przed PlanRadar kierownicy projektów często stosowali własne systemy tworzenia raportów po inspekcji, wykorzystując wszelkie dostępne klasyczne rozwiązania, od Microsoft Word, przez tabelki w Excelu, po notatki OneNote. Nie było ustandaryzowanego systemu i sposobu rejestrowania informacji. Jak wspomina Felix Brand „Od momentu wprowadzenia PlanRadar, wszystkie raporty przygotowywane są na bazie tego samego szablonu”. said Felix Brand. Co więcej, rzetelne rejestrowanie usterek w PlanRadar już się firmie opłaciło, w związku z roszczeniami gwarancyjnymi klientów.

Rezultat: Oszczędność 1/3 czasu dzięki przygotowywaniu raportów w kilka minut

Zespoły projektowe AFC nie tylko zyskały na kompletnej dokumentacji wszystkich zdarzeń w formie zdjęć, nagrań głosowych i tekstu, ale również znacznie oszczędziły na czasie. Nie ma już potrzeby czasochłonnej pracy dodatkowej w biurze. Wszystkie zaangażowane osoby od razu otrzymują informacje o problemach, dzięki czemu można reagować z szybkością, która była wcześniej niemożliwa. PlanRadar okazał się być idealnym narzędziem do prowadzenia wewnętrznej komunikacji i dzielenia się doświadczeniami oraz przykładowymi projektami.