Tijd besparen met effectieve communicatie en klachtenbehandeling.

Hoe REWE Group Austria defectbeheer en goedkeuringen optimaliseert tijdens de bouw en renovatie van winkelunits en inventarisonderzoeken van filialen.

REWE Group Austria, een groot retailconcern, wilde dubbel werk voorkomen en hun gebrekenbeheer en goedkeuringsprocessen stroomlijnen. Aanvankelijk experimenteerden ze met verschillende methoden, waaronder Microsoft Office-software, maar die bleken allemaal niet efficiënt genoeg. Toen implementeerde ze PlanRadar.

Gebruikers waren al snel erg enthousiast over PlanRadar. Ze konden taken efficiënt toewijzen, profiteerden van gecentraliseerde toegang tot informatie en stroomlijnden het claimmanagement. Op die manier bespaarden ze flink wat tijd, hadden ze minder apparatuur nodig en profiteerden ze van lagere kosten.

Over het geheel genomen zorgde PlanRadar voor aanzienlijk efficiëntere processen, was er minder papier nodig en profiteerden medewerkers van REWE Group Austria van overzichtelijke, gestandaardiseerde en kosteneffectieve oplossingen voor gebrekenbeheer en goedkeuringen.

De uitdaging: dubbel werk voorkomen

Als senior projectmanager is Roger Lenherr verantwoordelijk voor de introductie van PlanRadar op de technische afdeling. De technische projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de coördinatie en het beheer van kosten, deadlines en kwaliteit voor het gehele project. 

BILLA leerde over PlanRadar toen het team op zoek was naar een webapplicatie om processen in defectbeheer en goedkeuringen te standaardiseren. Tijdens eerdere projecten probeerde het team andere methoden uit, bijvoorbeeld met Microsoft Office-software voor winkelonderzoeken. Ze probeerden ook eenvoudige defectmeldingen via telefoon of e-mail of in verschillende bouwrapporten te verzenden. Dit leidde niet tot de gewenste efficiëntie – werk werd vaak twee keer gedaan. Sommige problemen werden bijvoorbeeld gesignaleerd door zowel het plaatselijke bouwinspectieteam als gespecialiseerde technici. 

In plaats daarvan besloot het team PlanRadar uit te proberen. 

De oplossing: verbeterde efficiëntie dankzij de gebruiksvriendelijke ticketing-tool van PlanRadar

Binnen REWE Group Oostenrijk begon de uitrol van PlanRadar in 2014 met hun BIPA-winkels. Het team testte de verschillende functies van de software in een eerste project en wist gebruikers daarbij te overtuigen. Het team ontdekte met name dat het flexibele ticketsysteem om de werkprocessen te optimaliseerde. Ze konden taken en werkorders direct toewijzen aan de verantwoordelijke; alle andere werknemers konden op elk moment de status-quo bekijken. Roger Lenherr vertelde waarom hij blij was met de software: “Dankzij het centrale platform krijgen alle technici toegang tot dezelfde informatie. Dit voorkomt fouten en miscommunicatie.” 

PlanRadar helpt technici en architecten om veel tijd te besparen door hen in staat te stellen pinnen toe te voegen aan digitale plannen, foto’s te uploaden en volledige documentatie vanaf de site met een tablet of smartphone in te dienen. Claimmanagement kan worden gestart zodra een probleem is geïdentificeerd. Door met PlanRadar te werken, heeft het team ook minder apparatuur nodig voor acceptatie en defectbeheer op locatie. Werknemers hoeven niet langer grote afdrukken van plannen, camera’s of notitieblokken mee te nemen. In plaats daarvan kunnen deze allemaal worden vervangen door PlanRadar’s functies voor mobiele apparaten. 

“PlanRadar wordt regelmatig gebruikt voor renovaties en werk aan nieuwe gebouwen in de handel van voedingsmiddelen voor BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY en ADEG. In elke winkel wordt de software door zo’n vijf gebruikers gebruikt,” zegt Stefan Pany. 

Met zo’n groot aantal gebruikers is een trainingsfase erg belangrijk. Alle betrokken medewerkers moeten een goede kennis van de software hebben om de talrijke functies te kunnen gebruiken voor de best mogelijke resultaten. Bij REWE Group Austria is deze uitdaging overwonnen met toepassings– en opleidingsdocumenten die het bedrijf heeft samengesteld. Deze bevatten alle verantwoordelijkheden en basisvoorwaarden voor gebruik waar gebruikers van op de hoogte moeten zijn.

Tijdbesparing, efficiënte verwerking en nieuwe toepassingen

Door PlanRadar te gebruiken tijdens het bouwen en onderzoeken van REWE Group Austria-winkels heeft het bedrijf een aanzienlijke toename van de procesefficiëntie gezien. Roger Lenherr sprak over zijn positieve ervaring met de software en hoe het tijd bespaart: “Met PlanRadar zijn onze processen gestandaardiseerd, duidelijk en efficiënt. Er wordt geen dubbel werk gedaan.” Omdat het gebruik van de taak- en defectbeheersoftware het papierverbruik vermindert, worden de kosten van het bedrijf ook verlaagd. 

Roger Lenherr is al van plan om PlanRadar bij REWE Group Austria te implementeren voor meer toepassingen: “PlanRadar heeft zichzelf bewezen als een intuïtieve en gebruiksvriendelijke tool voor onze processen. Het wordt momenteel voornamelijk gebruikt voor bouwacceptatie en defectbeheer, maar zal in de toekomst ook worden gebruikt voor documentatie in de bouw.”