Bespaart tot wel 6 uur per week met digitaal onderhoudsbeheer
Fastfoodketen Five Guys gaat voor efficiënte reparaties en onderhoud met PlanRadar
De grote Amerikaanse fastfoodketen Five Guys is sinds 2017 actief in Duitsland.
Onderhoudsmanager Thomas Daufenbach is verantwoordelijk voor maar liefst 22 restaurants. Aanvankelijk verliep de communicatie over onderhoud vrij ongeorganiseerd: er ging een hoop informatie verloren en ze hadden soms te maken met vage beschrijvingen. PlanRadar werd gekozen om informatie op een gestructureerde manier vast te leggen en uit te wisselen. Alle communicatie over onderhoud verloopt nu via de software, waardoor een flink aantal processen zijn gestroomlijnd.
Het resultaat: Met PlanRadar is Thomas Daufenbach 4-6 uur per week minder tijd kwijt aan de administratie van onderhoud. Ook restaurantmanagers besparen 3-5 uur per week en profiteren bovendien van de benodigde flexibiliteit, transparantie en gecentraliseerde gegevensopslag voor betere vervolgwerkzaamheden.
Het probleem: het analoog verzamelen van gegevens leidt tot hogere onderhouds- en reparatiekosten
Thomas Daufenbach is de Onderhoudsmanager bij Five Guys. Hij is verantwoordelijk voor reparaties en onderhoud bij 22 restaurants in Duitsland. Een deel van zijn werkzaamheden bestaat uit het managen van alledaagse problemen en storingen. Dit varieert van het vervangen van een lamp tot het repareren van defecte ventilatiesystemen. Onderhoudsbeheer pakt al deze uitdagingen aan zodat alles soepel blijft werken. Onderhoudsintervallen moeten zorgvuldig worden ingepland en aan specifieke omstandigheden worden aangepast om zoveel mogelijk kosten te besparen. Five Guys is druk aan het uitbreiden in Duitsland. Omdat de fastfoodonderneming gebruikmaakt van gestandaardiseerde systemen, moeten alle structuren en processen in elk restaurant, van Hamburg tot aan München, eenvoudig, duidelijk en overal hetzelfde zijn. Aanvankelijk was dit niet het geval. Storingen en onderhoud werden via WhatsApp, telefoon en e-mail gecommuniceerd. “Keer op keer ging er informatie verloren. Destijds noteerde iemand bijvoorbeeld gewoon ‘kapotte lamp’ en moesten we daarna een hoop vervolgvragen stellen om te bepalen waar het probleem hem nou precies zat”, zegt Thomas Daufenbach.
De oplossing: gestructureerde registratie en uitwisseling van informatie met software voor onderhoud en reparaties
De onderhoudsmanager was op zoek naar een tool waarmee hij structuur en transparantie kon aanbrengen in het onderhouds- en reparatieproces. Hij koos voor PlanRadar omdat het flexibel, intuïtief en gebruiksvriendelijk is. “De buitengewone flexibiliteit was voor ons ontzettend belangrijk. De gebruiker heeft zelf in de hand hoe hij of zij PlanRadar inricht, want alle tickets, lijsten en formulieren kunnen aan de wensen en eisen van individuele gebruikers worden aangepast”, aldus Thomas Daufenbach. Tegenwoordig verloopt alle communicatie over storingen en onderhoud via de software. Belangrijke informatie zoals tekeningen, contactpersonen, lijsten met fabrikanten, serienummers en veel voorkomende taken worden in de tool opgeslagen, zodat restauranthouders er snel en eenvoudig bij kunnen wanneer ze nieuwe tickets op locatie aanmaken.
Het resultaat: een besparing van tot wel 6 uur met PlanRadar als software voor onderhoud en reparaties
Thomas Daufenbach legt de voordelen uit: “Met PlanRadar ben ik per week zo’n vier tot zes uur minder tijd kwijt aan administratie voor onderhoudsbeheer. Voor individuele restaurantmanagers zou ik de besparing op zo’n drie tot vijf uur per week schatten.” Naast het gebruiksgemak zijn dit de redenen waarom restauranthouders zo enthousiast zijn over PlanRadar. Met PlanRadar kunnen Thomas Daufenbach en restauranthouders op een professionele en transparante manier met elkaar communiceren over alle problemen met betrekking tot onderhoud en reparaties. Alle documenten worden daarnaast op één centrale locatie opgeslagen. Dit is ook ontzettend handig bij vervolgwerkzaamheden in de toekomst. Als een apparaat bijvoorbeeld steeds uitvalt, kan Daufenbach op elk moment een volledig rapport opstellen met daarin alle details. Met één tik op het scherm krijgt hij een gedetailleerd overzicht van alle maatregelen die tot dan toe zijn genomen.
