In un contesto sanitario sempre più complesso, garantire la conformità negli ospedali italiani è diventato un compito cruciale ma impegnativo. Gli standard normativi stabiliti da enti come l’Accredia, insieme a regolamenti europei e nazionali, richiedono il massimo della qualità nelle cure e nella sicurezza all’interno delle strutture sanitarie. I responsabili della conformità, il personale tecnico e quello clinico sono costantemente impegnati a soddisfare questi requisiti, spesso gravati da un carico di lavoro significativo.
Secondo alcune stime, gli ospedali possono spendere ingenti somme annuali per la gestione della conformità, con piani di lavoro che richiedono una programmazione quotidiana e settimanale, preparazione alle ispezioni e monitoraggio costante delle direttive normative. La pandemia di COVID-19 ha accentuato l’importanza di un sistema sanitario robusto e regolamentato, sottolineando la necessità di una maggiore preparazione e risposta alle emergenze. Tuttavia, nel periodo post-pandemico, si è osservata una diminuzione della conformità del personale rispetto alle normative.
Per affrontare queste sfide, gli ospedali devono considerare l’adozione di tecnologie mobili innovative che possano semplificare e ottimizzare il processo di conformità. Tradizionalmente, la gestione della conformità coinvolgeva una complessa rete di protocolli e documentazione, spesso gestiti manualmente. Questo metodo, sebbene efficace in passato, è soggetto a errori e può risultare inefficiente nel lungo termine.
L’implementazione di applicazioni mobili rappresenta una soluzione innovativa per trasformare questo processo.
Approccio tradizionale alla conformità ospedaliera
Il processo per raggiungere la conformità normativa negli ospedali italiani è come risolvere un complicato puzzle di protocolli tra un ampio spettro di standard. Enti di accreditamento come l’Accredia e l’Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali (AGENAS) sottopongono gli ospedali a un’intensa verifica dell’infrastruttura, delle procedure di erogazione delle cure, della preparazione alle emergenze, della gestione dei documenti e di molti altri aspetti. La preparazione per queste ispezioni richiede una gestione significativa della documentazione e il coordinamento dei compiti tra più dipartimenti.
Consideriamo, ad esempio, il processo per garantire la manutenzione e l’assistenza di tutte le apparecchiature mediche in conformità con i requisiti normativi. Tradizionalmente, questo implica il monitoraggio dei programmi di manutenzione e della documentazione corrispondente attraverso metodi come fogli di calcolo o registri cartacei. Sebbene questi metodi possano essere stati efficaci in passato, sono sia dispendiosi in termini di tempo che soggetti a errori, il che può risultare dannoso quando si cerca di ottenere la conformità. Qualsiasi discrepanza nell’inserimento dei dati, la perdita di documenti o una svista possono potenzialmente portare alla non conformità durante un audit, con conseguenti multe o sanzioni.
Il ciclo di preparazione ha storicamente coinvolto più dipartimenti ospedalieri, sondaggi e la collaborazione del personale. Il processo inizia con la comprensione, a livello di unità, dei requisiti di accreditamento come la comprensione educativa, i problemi di controllo delle infezioni, le questioni relative ai codici antincendio, le procedure di risposta e le pratiche di sicurezza clinica.
Il ciclo di vita delle ispezioni di conformità e l’assistenza guidata dalle app [Un modello di preparazione continua alle ispezioni]
L’identificazione e la risoluzione dei problemi di conformità sono state storicamente gestite con metodi manuali. Questi metodi utilizzano processi di documentazione carta e penna che richiedono ulteriori inserimenti su fogli di calcolo, catene di email e registrazioni di follow-up. Un modello di preparazione efficace prevede una revisione iniziale e l’identificazione delle problematiche, come le simulazioni di ispezioni, le revisioni dei codici di sicurezza e le indagini cliniche. Il processo deve essere dettagliato per individuare le carenze di conformità.
La trasformazione verso strumenti guidati da app per i metodi di preparazione continua alle ispezioni riduce significativamente l’impegno di manodopera. Efficienza migliorata, tracciabilità, responsabilità e conformità sono solo alcuni dei vantaggi del passaggio ai processi guidati da app.
Trasformazione della conformità guidata dalle app
Un approccio basato su app mobili può semplificare notevolmente questo processo. Tutte le attività relative alla manutenzione, insieme ai documenti associati, possono essere archiviate, gestite e aggiornate in tempo reale all’interno dell’app. I compiti imminenti possono attivare promemoria automatici, assicurando che nulla venga trascurato. Quando le attività vengono completate, le prove di conformità diventano immediatamente accessibili, riducendo il rischio di errori e discrepanze che spesso si verificano con la gestione manuale dei dati.
In vista di un’ispezione da parte di enti come l’AGENAS o l’Accredia, l’uso di app come PlanRadar per la gestione dei documenti e il monitoraggio dei ticket può risultare particolarmente utile. All’interno dell’app è possibile creare un elenco di compiti preparatori e assegnarli ai vari membri del team. Il monitoraggio in tempo reale dello stato di ogni attività garantisce che nulla venga trascurato, preparando l’ospedale in modo completo per l’imminente ispezione. Questo rende il processo di conformità organizzato, trasparente e molto meno gravoso rispetto ai metodi tradizionali.
Collaborazione interdipartimentale ed eccellenza nella conformità
Un approccio alla conformità basato su app può anche migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti. Spesso, la preparazione per un’ispezione da parte di enti come l’AGENAS o l’Accredia richiede il coinvolgimento e la cooperazione di diverse unità ospedaliere, dai reparti di infermieristica, chirurgia e farmacia alla gestione delle strutture e all’amministrazione.
Storicamente, il personale addetto alla conformità scattava foto dei problemi, le inseriva in un’email e sperava che venissero risolti. Il follow-up richiedeva spesso un’ulteriore indagine dell’unità o un’altra email.
Un’app può fungere da hub centrale per tutte le parti coinvolte, permettendo loro di aggiornare i propri progressi, visualizzare gli aggiornamenti degli altri e capire come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale. Ad esempio, la gestione delle strutture può utilizzare programmi basati su app per monitorare e documentare le pratiche di sicurezza come i protocolli antincendio, la gestione dei materiali pericolosi e la manutenzione dei gas medicali e dei sistemi di aspirazione.
I programmi basati su app consentono una supervisione e un monitoraggio continui. Grazie a questi programmi, il personale di supporto alla conformità e all’amministrazione può supervisionare l’intero processo, identificare i colli di bottiglia e garantire che tutti i pezzi si uniscano per una revisione di successo da parte degli enti di accreditamento.
Migliorare l’Efficienza Operativa degli Ospedali con le App Mobili
Trasformando un processo complesso e laborioso in uno snello e trasparente, le app mobili possono migliorare significativamente l’efficienza operativa degli ospedali. Compiti che una volta erano laboriosi e soggetti a errori umani vengono ora semplificati e sistematizzati, liberando tempo e risorse preziose che possono essere reindirizzati verso la cura dei pazienti e altri servizi essenziali.
Inoltre, l’adozione di un approccio basato su app può favorire una cultura della responsabilità e della collaborazione interdipartimentale. Grazie al monitoraggio e alla comunicazione in tempo reale, ogni reparto può comprendere il proprio ruolo nel contesto più ampio della conformità, creando una responsabilità condivisa per il raggiungimento degli obiettivi di conformità. Questo, a sua volta, contribuisce a costruire una solida cultura del miglioramento continuo, in cui ogni reparto si impegna a dare il meglio di sé, contribuendo all’eccellenza complessiva dell’ospedale.
Guardando al futuro, gli ospedali affrontano una doppia sfida: mantenere i più alti standard di cura dei pazienti ed evolversi con le esigenze di un panorama sanitario dinamico. L’integrazione delle app mobili nella gestione della conformità è un modo efficace per rendere gli ospedali pronti ad affrontare queste sfide. Non solo garantisce l’aderenza agli standard normativi attuali, ma costruisce anche una base di adattabilità e innovazione che permetterà agli ospedali di affrontare i futuri cambiamenti nelle normative.
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Per maggiori informazioni sull’incorporazione della tecnologia mobile per rendere la conformità ospedaliera a prova di futuro, è possibile saperne di più qui.
