Risparmiare circa sei ore alla settimana grazie alla gestione digitale della manutenzione

Come è riuscita Five Guys a risparmiare 6 ore ogni settimana trasformando la manutenzione dei suoi negozi?

Five Guys, colosso statunitense del fast food, opera in Germania dal 2017.

Thomas Daufenbach, il responsabile della manutenzione, gestisce 22 ristoranti: inizialmente, la comunicazione in merito alla manutenzione era disorganizzata e le informazioni andavano perdute a causa di descrizioni vaghe. PlanRadar è stato selezionato per la registrazione e lo scambio strutturato di informazioni. Tutte le comunicazioni relative alla manutenzione vengono ora effettuate tramite il nostro software, semplificando i processi.

Il risultato è che PlanRadar a settimana fa risparmiare a Thomas Daufenbach 4-6 ore sull’amministrazione della manutenzione e 3-5 ore ai singoli gestori di ristoranti offrendo loro flessibilità, trasparenza e archiviazione centralizzata dei dati per un migliore lavoro di follow-up.

Il problema: l’acquisizione analogica dei dati aumenta i costi di manutenzione

Thomas Daufenbach è il responsabile della manutenzione di 22 ristoranti Five Guys in Germania. Tra le sue mansioni rientra la gestione degli incidenti e dei guasti quotidiani, che possono andare dalla semplice sostituzione di una lampadina alla riparazione dei sistemi di ventilazione. La gestione della manutenzione deve affrontare queste sfide per garantire il buon funzionamento delle strutture. Gli intervalli di manutenzione devono essere programmati con cura e adattati alle rispettive condizioni per risparmiare sui costi. Five Guys si sta espandendo molto rapidamente in Germania. Poiché l’azienda di fast food utilizza sistemi standardizzati, tutte le strutture e i processi devono essere semplici, chiari e identici per tutti i ristoranti, da Amburgo a Monaco. All’inizio non era così: i guasti e i requisiti di manutenzione venivano comunicati via WhatsApp, telefono ed e-mail. “Si perdevano continuamente informazioni. All’epoca bastava che qualcuno scrivesse ‘lampada rotta‘ e bisognava fare molte domande per capire quale fosse il vero problema“, ha spiegato Thomas Daufenbach. 

La soluzione: registrazione strutturata e scambio di informazioni con un software per la manutenzione

Il responsabile della manutenzione era alla ricerca di uno strumento che uniformasse e rendesse trasparenti i processi di manutenzione e riparazione. Ha scelto PlanRadar perché è molto flessibile, intuitiva e facile da usare. “Per noi è stata fondamentale la sua incredibile flessibilità. L’utente ha il controllo della configurazione di PlanRadar, perché tutti i ticket, gli elenchi e i moduli possono essere adattati alle esigenze individuali“, ha dichiarato Thomas Daufenbach. Ad oggi, tutte le comunicazioni relative a guasti e manutenzione avvengono tramite il software. Le informazioni importanti come planimetrie, persone da contattare, elenchi di produttori, numeri di serie e attività eseguite di frequente vengono memorizzate nella piattaforma, in modo che gli operatori possano accedervi in modo rapido e semplice quando creano nuovi ticket sul posto. 

Il risultato: un risparmio di circa 6 ore grazie a PlanRadar utilizzato come software per la manutenzione

Thomas Daufenbach ne ha spiegato i vantaggi: “PlanRadar mi fa risparmiare da quattro a sei ore alla settimana per la gestione amministrativa della manutenzione. Per i singoli gestori di ristoranti, stimerei il risparmio in tre-cinque ore alla settimana“. Questo, insieme alla facilità d’uso, è il motivo per cui PlanRadar è apprezzato anche dai gestori dei ristoranti. Con PlanRadar, Thomas Daufenbach e i gestori dei ristoranti possono comunicare in modo professionale e trasparente su tutte le questioni relative alla manutenzione. Inoltre, tutti i documenti vengono archiviati in un unico luogo. Tra l’altro, questo è di grande aiuto anche per quanto riguarda il lavoro di follow-up. Se, ad esempio, un apparecchio continua a rompersi, Daufenbach può creare in qualsiasi momento un rapporto completo con tutti i dettagli. Con un solo pulsante, può ottenere una panoramica dettagliata di tutte le misure attuate fino a quel momento.