Gestire gli immobili con un software per risparmiare tempo e risorse

Controllare la manutenzione e le attività di riparazione di 30 hotel con PlanRadar?
Scopri come ha fatto il fondo, sviluppatore immobiliare e asset manager Art-Invest Real Estate.

Art-Invest Real Estate, una delle più importanti società di investimento tedesche, stava riscontrando difficoltà operative nella gestione della manutenzione e delle riparazioni a causa della dipendenza da carta, penna ed email.

Utilizzando PlanRadar in tutti i 30 hotel che gestiscono, sono riusciti a snellire con successo gli ordini di lavoro, documentato le riparazioni e migliorato i rapporti con gli appaltatori. Scopri come questa soluzione innovativa ha aumentato l’efficienza e ridotto significativamente i costi per Art-Invest Real Estate.

Il problema: la gestione delle e-mail è complicata e richiede molto tempo.

Constantin Hoss è responsabile della gestione degli asset alberghieri presso Art-Invest Real Estate. Insieme al suo team, gestisce un portafoglio di circa 30 edifici. Dal punto di vista commerciale, sono comprese tutte le attività relative ai contratti di affitto e di locazione. Dal punto di vista tecnico, l’attenzione si concentra sui lavori di manutenzione, dalle piccole riparazioni ai grandi interventi. Nel corso del suo lavoro, Constantin Hoss è in contatto attivo con i gestori degli immobili.

In passato, non sempre le cose andavano bene. “Le e-mail a volte scomparivano nella marea di comunicazioni quotidiane. E se si voleva conoscere lo stato attuale di un lavoro, bisognava prima passare al setaccio tutti i messaggi. A volte le persone si dimenticavano di salvare i documenti rilevanti sul drive, quindi dovevamo faticosamente cercare tutto“, ha detto l’Asset Manager. La mancanza di una visione d’insieme aumentava il carico di lavoro amministrativo. E questo costava tempo.

La soluzione: gestire gli immobili con un software rende i processi più efficienti

Art-Invest Real Estate ha scelto il software di gestione degli edifici di PlanRadar per rendere più efficienti le attività di manutenzione e riparazione. Dopo una fase pilota di successo in due hotel, Constantin Hoss e il suo team hanno esteso il software all’intero portafoglio alberghiero. PlanRadar viene utilizzato per monitorare tutte le misure di manutenzione per la gestione dei difetti.

Quattro gli aspetti chiave:

1. La comunicazione

Soprattutto per i grandi hotel di città con diverse centinaia di camere, molti difetti si verificano regolarmente nel corso del tempo. Tutte le comunicazioni relative sono state trasferite dalle e-mail a PlanRadar e ora avvengono su un’unica piattaforma tramite immagini, video, commenti e la funzione di chat.

2. Approvazioni:

L’attività di snagging, compresa la ricerca di preventivi e la gestione di appaltatori esterni, è parzialmente gestita dai tecnici in loco dell’operatore. In qualità di proprietario, Art-Invest Real Estate paga gran parte dei costi. Ciò significa che i processi relativi ai difetti che si verificano devono essere approvati da Constantin Hoss e dal suo team tramite il software. Con PlanRadar, le approvazioni sono più rapide grazie al rapido scambio di informazioni.

3. Supervisione del progetto:

Grazie alla dashboard e alle statistiche di facile lettura di PlanRadar, Constantin Hoss può monitorare lo stato attuale dei lavori in tutti gli hotel gestiti.

4. Archiviazione dei documenti:

Tutti i documenti rilevanti per lo snagging sono archiviati in PlanRadar.

Il risultato: Il software di gestione immobiliare PlanRadar aiuta a risparmiare tempo e risorse

Con il software di PlanRadar, Constantin Hoss e il suo team beneficiano di processi molto più efficienti: “PlanRadar ci fa risparmiare un sacco di traffico di e-mail e di lavoro cartaceo. Poiché tutte le informazioni, compresa la corrispondenza, sono in un unico posto, l’elaborazione dei difetti è più veloce ed è più facile controllare lo stato attuale. Così risparmiamo tempo sul lavoro amministrativo e abbiamo più risorse per altre attività“. A beneficiarne non sono solo gli asset manager di Art-Invest Real Estate, ma anche gli operatori alberghieri. “Riceviamo un feedback molto positivo dagli hotel riguardo a PlanRadar. Gli operatori apprezzano i tempi di elaborazione più brevi, il che significa che i lavori vengono gestiti più velocemente. Ci aiuta anche il fatto che PlanRadar consente di creare diversi ruoli per gli utenti. Di conseguenza, gli operatori vedono solo le informazioni che sono rilevanti per loro“, afferma Constantin Hoss.