Az épületkezelés fogalma tevékenységi területek széles spektrumát takarja. Segítségével az objektumkezelők tőkét, költséget, időt és erőfeszítést takaríthatnak meg. Egy ingatlan élettartamának kitolása és a zavartalan épületüzemeltetés egyaránt a szervezéstől, illetve a tervezéstől függ. Ebben a cikkben arról olvashat, hogyan válhat előnyére, ha modernebb eszközök segítségével felügyeli objektumait. Előzze meg konkurenseit, és tapasztalja meg első kézből, hogyan optimalizálhatók az ön munkafolyamatai digitálisan.
Az objektumkezelés egy interdiszciplináris- és összetett hivatás. Ingatlanprojektek esetén az összes létesítménykezelői munkálat összpontosul benne. Ennek tükrében az objektumgondozó fő célja az ingatlan értékének megőrzése és hozamának növelése.
Egy ingatlan gazdaságossága és sokoldalú felhasználhatósága éppúgy fontos a befektetőnek, mint az objektumkezelőnek. Egy hosszú távon is sikeres befektetéshez az ingatlan számos tulajdonságát ki kell vizsgálni. A rendszeresen és szakszerűen végrehajtott karbantartási munkálatok, valamint a beruházás fenntartásának lebonyolítása igazi kihívást jelent.
Ezeknek a feladatoknak a problémamentes kivitelezéséhez célszerű a modern technológia vívmányait is segítségül hívni. Tartson velünk, és bemutatjuk önnek az objektumkezelés szoftveralapú folyamatoptimalizálásának különböző módszereit.
E cikkben bemutatjuk önnek:
- Milyen mindennapi nehézségekkel kell szembenéznie egy objektumkezelőnek.
- Hogyan spórolhat pénzt specializált szoftverrel támogatott ingatlankezeléssel.
- Ingatlankezelőként hogyan teheti még hatékonyabbá teendői optimalizálását.
TEENDŐK SORÁN FELLÉPŐ PROBLÉMÁK – INGATLANOKKAL KAPCSOLATOS OBJEKTUM- ÉS PORTFÓLIÓKEZELÉS
Mivel az objektumkezelő az ingatlan teljes élettartamáig illetékes, ezért a felszerelésekkel és építményekkel kapcsolatos valamennyi adminisztrációs feladat és lehetséges problémák megelőzése is őrá hárul. Az ingatlan funkcióinak megfelelő folyamatos karbantartási munkálatait a felhalmozódott apró hibák megakadályozhatják.
Az ingatlanszolgáltatónak az objektumkezelés és az „ingatlanüzlet kockázatkezelés” berkein belül számos műszaki- és gazdasági kihívással kell megküzdenie. Nézzünk néhány gyakran előforduló, kritikus szituációt.
- A vállalkozás még nem lépett át a digitális korba
Azok a vállalkozások, melyek munkafolyamataikat és irodai módszereiket nem tudják (vagy akarják) az új műszaki innovációkhoz idomítani, erősebb konkurenciával kell számolniuk.
Ez a változás minden ágazatban látható, és egyre növekvőbb arányú. Ez az innováció a korábban meghatározott munkafolyamat felgyorsulását és módosítását vonja magával. Fontos a digitálizációra való átállási módszerek mihamarabbi kidolgozása és bevezetése, mielőtt túl késő lenne.
- A folyamatok és az objektumállapotok felülvizsgálatának hiánya
Egy hektikus munkanap során az objektumkezelő számos, több ingatlant érintő feladattal néz szembe. Az ezzel járó rengeteg információ közepette könnyen elfelejthet valamit. A dokumentálás, telefonhívások, helyszíni szemlék, valamint további egyéb feladatok tengerében valami akaratlanul is elveszhet.
Akár egy apró elírás is fontos következményekkel és magas többletköltségekkel járhat. Még fontosabb egy adatbank gondos vezetése; így a kezeléssel kapcsolatos munkafolyamatok, feladatok és felelősségek mindig lekövethetők lesznek. Ennek segítségével az érintett munkatársakhoz rendelhető munkamennyiség is felbecsülhető.
- Átfogó dokumentálás
Az ingatlan állapotának felügyelete egy véget nem érő, állandó feladat. A hiányos bizonyítékgyűjtés jelentős problémákat okozhat az objektumkezelő és a résztvevők számára is.
Ha a vállalkozás előre kidolgozott struktúra- vagy irodai szabványok nélkül működik, a munkatársak is követik ezt a berendezkedést. Az iratok között hamar káosz alakulhat ki.
Az igazoló dokumentumok gyorsan elvesznek, és előfordulhat, hogy egy jogvita esetén az érintett objektumkezelő csak zavaros információval tud az alá tartozó ingatlanokhoz szolgáltatni. Az átfogó dokumentálás segítségével az ilyen kellemetlenségek megelőzhetők.
A LEGJOBB INGATLANADMINISZTRÁCIÓS SZOFTVERNEK SOKAT KELL NYÚJTANIA
Mint minden szakmai ágazatban, az objektumkezelésben is egyre növekvőbb arányban terjed a digitalizáció. Manapság elkerülhetetlen a szoftverhasználat a hatékonyság fokozásához. A könnyen kezelhető megoldások segítségével vállalkozása hatékonyságát számottevően fokozhatja.
Az ingatlankarbantartó szoftverek számtalan lehetőséget és előnyt rejtenek magukban; ezek segítségével az ingatlankezeléssel járó feladatok sorát korszerű technológiás megoldások révén könnyen kezelheti. Ezt követően betekintést nyújtunk azokba a tulajdonságokba, amelyek segítségével vállalkozása napi folyamatait és az ezekkel járó költségeket könnyedén rendezheti.
- Kapcsolat- és bérlőkezelés
A felügyelt objektumok alapvető adatainak központi összefoglalása egy nagy értékkel bír az ingatlangazdálkodás berkeiben. A bérlőkezeléssel járó felelősségek alá tartozik a bérlési folyamat kezelése, kivitelezése, valamint a bérlők és tulajdonosokkal történő kommunikáció is. Ezeket mind rendesen és időben dokumentálni kell; ez egy megfelelő szoftver segítségével jóval könnyebb folyamat.
- Elszámolás és kiértékelés
Minden jó ingatlankarbantartó szoftver fő feladata a könyvelés. Bérleti díj elszámolása, éves elszámolás, fűtés- és pluszköltségek könyvelése, kaució-nyilvántartás, valamint üzemeltetési költségek könyvelése és sok minden más – ezek mind az objektumkezelők feladatainak alapjai. Egy jól működő szoftvernek meg kell felelnie az hatályos szabályzatoknak, valamint hibamentes könyvvizsgálatra is képesnek kell lennie.
Az áttekinthető kiértékelések és statisztikák kiállítása egy további funkciója az erre a szakmára specializált, piacképes szoftvermegoldásoknak. Ennek segítségével könnyen áttekintheti az ön vállalkozásával járó költségeket. Ezen kívül a szoftver a karbantartott ingatlanok fejlesztésével kapcsolatos múlt- és jövőbeli információkat is szolgáltat.
- Fizetési műveletek és könyvelés
A digitális ingatlankezelési megoldások a fizetési műveletek terén kifejezett fontossággal bírnak, mivel a jövedelmek és kiadások megbízhatóan és áttekinthetően összefoglalhatók.
Egy ingatlankarbantartó szoftver jövőbeli felhasználójaként minden egyes ön alá tartozó ingatlannal kapcsolatos kifizetést átláthatóan bonyolíthat le, integrált felszólítási funkcióval. Így az objektumkezelő felszólítási folyamatai is jelentősen egyszerűbbé válnak.
- Dokumentumkezelés
Az objektumkezelési munka számtalan dokumentummal és analóg irattal társul. A tervanyagok, szerződések, munkaajánlatok stb. begyűjtése és archiválása elkerülhetetlen ebben a munkaszektorban. Ehhez sok idő-, erőforrás-, valamint elegendő tárhely szükséges.
Egy jó szoftver lehetővé teszi, hogy a felhasználó a papíriratokat egyszerűen digitalizálhassa. Továbbá a szoftver a képek, írott adatok, listák és PDF-ek online dokumentumkezelését is lehetővé teszi, mely által ezek rendszerezhetők és felügyelhetők. Ezek a felhasználó által szkennelt vagy fényképezett adatok azonnal az adatbankba kerülnek, ahonnan tartózkodási helytől függetlenül előhívhatók; ezek az adatok időtállóan tárolódnak.
- Korlátlan adathozzáférés
Egy hatékony objektumkezelő szoftvermegoldás segítségével a felhasználó akadálytalan betekintést nyer az ingatlanadatbankba, éjjel-nappal. A leggyakoribb ingatlankarbantartó szoftverszolgáltatók rendszerfüggetlen- és felhőalapú termékekkel működnek.
Így adataihoz bármikor hozzáférhet, és külső teendők – pl. helyszíni szemlék – során is magával viheti a szükséges iratokat. A dokumentációból esetlegesen hiányzó adatokat irodája kényelméből feltöltheti a felhőalapú platform segítségével. Így minden egyeztetéshez szükséges adathoz egy szempillantás alatt hozzáférhet.
- Feladatkezelés
A szoftvermegoldások feladatlistákkal és emlékeztetőkkel segítenek önnek abban, hogy teendői ne merüljenek feledésbe. A végrehajtandó feladatok megoldásához a szoftver különböző javaslatokat tesz, így a felhasználó a legkisebb ügyekkel is foglalkozhat.
Így a projektvezetők áttekintést kapnak a különféle feladatokhoz, azok lépéseihez, valamint teljesítettségéhez. Az alkalmazáson keresztül személyre szabott feladatokat oszthatnak ki, továbbá közvetlenül kommunikálhatnak az illetékes partnerekkel a kivitelezendő munkafeladattal kapcsolatosan. Ezeket a rendszer naplózza és rögzíti, ahogy a megfelelő bizonyítékmegóvástól és a munkafolyamat-optimalizálástól az elvárandó.
INGATLANÜGYINTÉZŐ SZOFTVER – ÉS MÉG MIRE KÉPES?
A helyszíni kvalitatív és jogerős bizonyítékmegóvás eddig nem volt elérhető az ingatlanpiac szoftvermegoldásai között.
A PlanRadar hordozható- és rendszerfüggetlen megoldásának köszönhetően a gyakran körülményes ingatlanadat-rögzítés vagy hibamegállapítás egyszerűbbé vált. Így a dokumentálás minden ingatlankivizsgálás során megtervezhető és azonnal intézhető; ennek köszönhetően az irodai utómunkálatok ideje jelentősen csökken, és az objektumkezelési folyamat sokkal hatékonyabbá válik.
Az ingatlanban felfedezett hibákat vagy javítandó elemeket ún. jegyek formájában feltöltheti az adatbankba. A hibajegyhez fotókat, megjegyzéseket és hangüzeneteket is fűzhet. Végezetül az alkalmazáson keresztül közvetlenül értesítheti az érintett munkatársakat (vagy alvállalkozókat). Ilyen egyszerűen oszthatja ki a feladatokat.
Tulajdonképpen az ön ingatlanaival kapcsolatos munkálatokat jegyző online archívum áll rendelkezésére. A műszaki épületkezelést még precízebben és átláthatóbban végezheti.
A PlanRadar segítségével egy részletes karbantartási- és bizonyítékmegóvó nyilvántartás készíthető és ellenőrizhető, melynek segítségével a komplexebb munkafeladatok is jelentősen egyszerűbbé válnak. Egy alapos áttekintést kap ingatlaportfóliója minden egyes bejegyzéséről, és a végrehajtandó hibakezelési munkálatokat közvetlenül a szoftverben szervezheti és jegyezheti.
A PlanRadar segítségével készítsen precíz és következetes dokumentációt; csökkentse a jótállási kockázatokat. Néhány egérkattintással osszon meg ügyfeleivel átlátható jelentéseket, melyeket az adott igény szerint szűrhet és állíthat ki.
A PlanRadar az összes jelenlegi mobileszközön, telefonon vagy tabletkészüléken, továbbá operációs rendszeren is elérhető.
Szerezze meg az 30 napos ingyenes tesztverziót, és tapasztalja meg elsőkézből, milyen kielégítő módon segít a szoftver a szakma kihívásaival. Engedje, hogy a műszaki ingatlankezelési eredményei az egekbe szökjenek!
További kérdései vannak, vagy személyes tanácsadásra van szüksége? Vegye fel velünk a kapcsolatot!
A PlanRadar-ról
A 2013-ban alapított PlanRadar vállalat innovatív mobil szoftvermegoldásokat kínál az építőipar és az ingatlanipar számára.
Alkalmazásunk az összes iOS, Android és Windows eszközön elérhető, és világszerte már több ezer ügyfélnek segített digitalizálni vállalkozását. A PlanRadar-t hetente több mint 25 000 projektben használják.
