A hatékony projektmenedzsment minden iparágban fontos, de kevés olyan ágazat van, ahol ez olyan létfontosságú, mint az építőiparban. Bármely építési projektben – legyen az egy kisebb lakásfelújítás vagy egy nagyobb infrastrukturális munka – a projektmenedzsernek számos alvállalkozót, és feladatot kell megszerveznie, gyakran szoros időkeretek és költségvetések mellett. Ez az összetettség az oka annak, hogy oly sok építőipari cég használ Gantt-diagramot az kivitelezési projektekhez.
Az ICE Designing Buildings honlapja szerint az építési Gantt-diagramok a legszélesebb körben használt projektmenedzsment-eszközök az iparágban. Könnyen érthető, vizuális és hatékony módot biztosítanak a projektfeladatok szervezésére és az érdekelt felekkel való kommunikációra.
Ebben a blogbejegyzésben megismerheti a Gantt-diagramok felhasználását az építési projekteknél. Azt is megvizsgáljuk, hogy miért olyan hatékonyak, valamint példákat kínálunk a Gantt-diagramot alkalmazó építőipari szoftverekre.
Mi az a Gantt-diagram az építőiparban?
A Gantt-diagram egyfajta oszlopdiagram, amely vizuálisan ábrázolja a projekt idővonalát. A diagram függőleges tengelyén található az összes elvégzendő feladat listája. A vízszintes tengelyen az időintervallumok (jellemzően napok, de lehetnek hetek vagy hónapok is) láthatók. Az egyes feladatok felsorolása és az azok elvégzéséhez szükséges idő kiosztása mellett a Gantt-diagram számos más hasznos információt is kiemel, többek között:
- Függőségek: A függőség olyan feladat, amely nem kezdődhet el, amíg a dolgozók nem fejeznek be egy előző feladatot. Egy egyszerű példával élve, egy házépítési projekt tetőfedési szakasza nem kezdődhet el, amíg a falakat nem építették fel. Egy Gantt-diagramot alkalmazó építési szoftverben a tetőfedési szakasz ezért függőségként jelenne meg.
- Források: Egyes építési Gantt-diagramok a projekt egyes szakaszaihoz szükséges erőforrásokat is felsorolják. Ezek az erőforrások lehetnek munkások, berendezések vagy anyagok. Ez azt jelenti, hogy aki az erőforrások beszerzéséért felelős, tudja, mikor kell anyagokat/eszközöket rendelnie. Azt is meg tudják becsülni, hogy hány munkatársra van szükségük egy adott feladat elvégzéséhez.
- Mérföldkövek: Gantt-diagramok az építőiparban jelentős mérföldkövekre oszthatók. Ezek közé tartozhat a tervezési ütem, az alapozási ütem, az építési ötem, a lezárási ütem, az átadás-átvétel vagy bármely más mérföldkő.
- Jelenlegi állapot: Így nyomon követheti a projekt előrehaladását, és szükség esetén módosíthatja azt.
A Gantt-diagramok rövid története
A Gantt-diagramok legkorábbi formái az 1890-es években jelentek meg. Nevüket azonban Henry Gantt amerikai mérnökről kapták, aki 1910 és 1915 között fejlesztette ki és népszerűsítette őket. A Gantt-diagramokat már régóta használják nagy építkezési projekteknél, többek között a Hoover-gátnál is az Egyesült Államokban.
A Gantt-diagramokat eredetileg papírra rajzolták, ami azt jelentette, hogy ha bármilyen késés történt, akkor az egész Gantt-diagramot újra kellett írni. A projektmenedzsment-szoftverek megjelenésével azonban a Gantt-diagramok szárnyra kaptak. A számítógépes programok használatával sokkal könnyebbé vált a projekt ütemtervének menet közbeni kiigazítása.
Manapság a Gantt-diagramok gyakorlatilag minden iparágban használatosak a legkülönbözőbb típusú projekteknél. Az építőiparban is rendkívül népszerűek és befolyásosak.
Építés előtti Gantt-diagramok
A Gantt-diagramok használata az építési ütemezéshez leginkább a projekt tényleges építési fázisához kapcsolódik. Azonban az építkezés előtti Gantt-diagramok használata is hasznos lehet.
Az építés előtti Gantt-diagram használatának logikája egyszerű: az építési fázishoz hasonlóan az összes építés előtti fázis hatékonyabbá tehető a projektmenedzsment technikák segítségével. Az építés előtti Gantt-diagram olyan fázisokat tartalmazhat, mint az épület tervezése, a BIM-modellezés, az ajánlattételi szakasz, a tervrajzok jóváhagyása, az engedélykérelmek, az engedélyek jóváhagyása és egyéb építés előtti tevékenységek.
Az építés előtti Gantt-diagram elkészítésével idejekorán azonosíthatja a függőségeket, például a helyi hatóságok jóváhagyásának megszerzését az építkezéshez. Ez segít elkerülni a későbbi késedelmeket.
Építés utáni Gantt-diagramok
Hasznos a Gantt-diagramok használata az építkezés lezárási szakaszában is. A modern Gantt-diagramot alkalmazó építési szoftverek segítségével kioszthatja az olyan feladatokat, mint például a hiánypótlási listák elkészítése, az építési ellenőrzések lefolytatása, a helyszínek takarítása, az összes dokumentum elkészítése és átadása, valamint az épület új létesítményvezetőjének képzése. Az építés utáni Gantt-diagram használatával biztosíthatja, hogy minden lényeges fázis befejeződjön, a szükséges jogi papírokat iktassa, és megbizonyosodjon arról, hogy mindent megfelelően lekötöttek.
Miért érdemes Gantt-diagramot használni az építési projektek ütemezéséhez?
Annak ellenére, hogy az építési projektek irányításában az elmúlt évtizedek során hatalmas előrelépés történt, az ágazatot továbbra is a késések és a költségtúllépések problémái sújtják.
A Gantt-diagram használata az építési projektekhez önmagában nem garantálja, hogy nem fordulnak elő késések. Valójában sok dolog, ami késedelmet okoz, egyszerűen nem áll az Ön ellenőrzése alatt – a rossz időjárástól kezdve az anyaghiányon át a munkaügyi vitákig. Mindazonáltal a Gantt-diagram használata több okból is jelentősen megkönnyítheti az építési projektek irányítását:
- Segít a függőségek azonosításában
A Gantt-diagram használata az építési ütemezéshez arra készteti a projektmenedzsert, hogy azonosítsa az összes lehetséges függőséget a projekten belül, és ennek megfelelően tervezzen. Gantt-diagram nélkül a legtöbb ember számára nagyon nehéz lenne elképzelni, hogy egy összetett építési projektben több tíz vagy akár több száz különböző tevékenység hogyan függ egymástól. Egy Gantt-diagram segítségével azonban gyorsan láthatja, hogy mely feladatokat kell elvégezni, és milyen sorrendben.
- Széles körben megértett
Mivel az építőipari Gantt-diagramok már széles körben elterjedtek az iparágban, a projektek irányítása ezzel gyakran megkönnyíti az összes érdekelt fél dolgát. Az építkezésen dolgozóktól kezdve az ügyfeleken át az építészig és a projektmenedzserig a legtöbb, a projekten dolgozó ember képes lesz megérteni, hogy mit jelent a Gantt-diagram, és mi a szerepük a projektben, ha ezt a módszertant használja.
- Az igazság egyetlen változata
Hasonlóan, a Gantt-diagramok használata az építési projektekhez szintén az igazság egyetlen verzióját adja. Mindaddig, amíg a projektmenedzser naprakészen tartja a Gantt-diagramot a projekt előrehaladásával kapcsolatos információkkal, addig minden érdekelt fél láthatja, hogy a munka milyen előrehaladáson van, és hogy ki felelős a munkák elvégzéséért. Ezáltal a félreértések és az ebből adódó viták kevésbé valószínűek.
- Alkalmas az építőipar számára
A Gantt-diagram használata az építőipari ütemezéshez megfelelő módszer a projektmenedzsmenthez, tekintettel az ebben az iparágban gyakori projektek típusára. A Gantt-diagramok azért hasznosak az építőiparban, mert az építési projektek jellemzően több különböző alvállalkozóra és csapatra támaszkodnak, amelyek különböző helyszíneken, különböző időpontokban dolgoznak. Ezek a tényezők azt jelentik, hogy célszerű egy központosított projektmenedzsment-stílust követni, ahol egy személy (vagy csapat) végső áttekintést kap a projektről, és kézben tartja azt.
Az utóbbi években megjelentek az újabb projektmenedzsment-stílusok, mint például a “Lean” vagy a “Scrum”, amelyek a feladatok kezelését együttműködőbb és rugalmasabb módon közelítik meg. Mivel azonban ezek a módszerek kis létszámú, intenzíven együttműködő csapatokra épülnek, ezek a projektmenedzsment-technikák inkább a viszonylag kreatív vagy termékközpontú munkára alkalmasak. Tekintettel az építési projektek méretére és nagyságrendjére, a Gantt-diagramok nagyon hatékonyak, és bevált és kipróbált módszert kínálnak.
- Valós idejű
A mai Gantt-diagramot alkalmazó építőipari szoftverek valós idejű képet nyújtanak a projekt előrehaladásáról olyan módon, hogy mindenki láthatja és hozzájárulhat hozzá. Ezek gyakran felhőalapúak – így a különböző helyszíneken tartózkodó emberek is megtekinthetik (az építkezés helyszínén, a kivitelező székhelyén, az ügyfél irodáiban) -, így nyílt módot biztosít a projektek naprakészen tartására és annak biztosítására, hogy mindenki tisztában legyen a történésekkel. A szoftver azt is jelenti, hogy az emberek azonnal jelezhetik a váratlan késedelmeket, amint azok bekövetkeznek.
Bővebben: 5 ok, amiért az építőipari munkák ütemezése szoftver virágzik
Milyen előnyei vannak a Gantt-diagramoknak az építőiparban?
A Gantt-diagram használata az építési projekteknél számos előnnyel jár a projektmenedzser, a kivitelező és az ügyfél számára:
- Időt és pénzt takarít meg az erőforrások és az emberek leghatékonyabb módon történő elosztásával.
- Javítja a termelékenységet a redundanciák kiküszöbölésével.
- Javítja annak esélyét, hogy a projekt tartani fogja az ütemtervet és a határidőt.
- Egyértelműen kijelöli az egyes feladatok vagy ütemek felelősét.
- Javítja a kommunikációt a különböző érdekelt felek között, mivel mindenki megérti a saját szerepét.
- A függőségek ábrázolásának köszönhetően kevésbé valószínűvé teszi a váratlan késedelmeket vagy konfliktusokat.
- Rendkívül vizuális, áttekinthető módot biztosít a projekt előrehaladásának nyomon követésére.
Bővebben: Szoftverek építőipari projektmenedzserek számára
A Gantt-diagramok hátrányai az építési projekteknél
Bár a Gantt-diagramokat széles körben használják az építőiparban, nem mindig tökéletes eszköz, és vannak bizonyos hátrányai, többek között:
- A Gantt-diagramok néha nagyon összetetté válhatnak. Ez különösen igaz a nagyobb, sok érdekelt féllel és részfeladattal rendelkező projektekre, ahol a projektmenedzser minden egyes részletet meg akar ragadni.
- A használt eszköztől függően időigényes lehet az összes feladat felsorolása a Gantt-diagramban.
- A Gantt-diagramok használata az építési projektekben előrehozza a tervezést. Ez azt jelenti, hogy minden feladatot hónapokkal vagy akár évekkel előre részletesen meg kell tervezni. Később ez nem biztos, hogy megfelel a változó helyszíni valóságnak. A Gantt-diagramok ezért egyes projektekhez alkalmasabbak lehetnek, mint másokhoz.
- Az építési projektek működésének széles körű ismerete szükséges – a projektmenedzsereknek többéves tapasztalatra és a különböző építési fázisok várható időtartamának mélyreható ismeretére van szükségük ahhoz, hogy pontosan megtervezhessék a projektet.
- Az építőipari Gantt-diagramok néha mesterségesen (és szükségtelenül) merevnek tűnhetnek. Például egy építésvezetőnek lehetnek olyan erőforrásai, ideje és felszerelése, hogy egy munkát a projekt 100. napján kezdjen el. A Gantt-diagramot követve azonban előfordulhat, hogy további 10 napot kell várnia, mielőtt elkezdheti ezt a feladatot.
- Bár a Gantt-diagramok a projekt idővonalának hasznos vizualizálását jelentik, a sávok hossza néha félrevezető lehet. Például egy feladat rövidnek tűnhet a Gantt-diagramon, mégis sok erőforrást és energiát igényelhet. Ez azt jelenti, hogy az emberek alábecsülhetik az egy időben szükséges erőforrások számát.
- Sok építési projektmenedzser még mindig az Excelhez hasonló táblázatkezelő programokra támaszkodik Gantt-diagramjainak feltérképezéséhez, ezek a programok azonban a késések vagy a projekt ütemezésében és prioritásaiban bekövetkező változások esetén komoly nehézségeket okozhatnak. A modern Gantt-diagram építési szoftverek azonban sokkal alkalmazkodóképesebbek, és képesek a változó valóságot ábrázolni, és reagálni rájuk.
Gantt-diagramok felújítási projektekhez
A Gantt-diagram használata a felújítási projekteknél ugyanolyan hasznos lehet, mint a hagyományos építési projekteknél. A projektmenedzserek könnyen használhatják a Gantt-diagram építési szoftvert a feladatok és az időzítések megtervezéséhez a felújítási projekt során, beleértve a következőket:
- Egy épület anyagainak, belső falainak és egyéb, már meglévő jellemzőinek eltávolítása és eltávolítása.
- Szerkezeti munkák – a falak, padlók és mennyezetek javítása.
- Javítási munkálatok – mint a vízvezetékek, elektromos hálózat vagy fűtés.
- A vakolás és a padlóburkolás szakaszainak elvégzése.
- Berendezés és dekoráció.
Példák a Gantt diagramot alkalmazó építési szoftverre
Számos szoftvercég tervezett olyan projektmenedzsment-eszközöket, amelyek Gantt-diagramokat tartalmaznak. A legtöbb Gantt-diagram szoftver manapság viszonylag általános, és a legtöbb iparágban használható. A következő Gantt-diagramot használó szoftverek viszonylag könnyen alkalmazhatók építési projektekben. Ezen eszközök közül sokan építési Gantt diagram sablonokat is tartalmaznak.
Microsoft Project
A Microsoft Project valószínűleg a világ legszélesebb körben használt projektmenedzsment alkalmazása. Az összes projektfeladatot felsorolja, és Gantt sávok segítségével képes a függőségek bemutatására. Bár nem kifejezetten az építőipar számára készült, tartalmazza a legtöbb, az iparágban használt funkciót.
Instagantt
Ez a népszerű Gantt-diagram szoftver minden olyan alapvető funkcióval rendelkezik, amit egy Gantt-diagram programtól elvárhat. Az Instagantt hasznos információkat is kiemel, például azt, hogy mikor lehetnek túlterheltek a csapattagok és az erőforrások – ez javíthatja a projektek irányítását, és korlátozhatja a kiégés vagy a hibák kockázatát.
Smartsheet
A Smartsheet egy másik nagy, jól bevált projektmenedzsment program Gantt-diagram funkciókkal. Számos nagy szervezet használja, és számos különböző iparágban alkalmazható. Olyan sablonokat is tartalmaz, amelyeket építőipari projekteknél is használhat.
ClickUp
A ClickUp egy viszonylag új projektmenedzsment szoftver, amely népszerű az induló vállalkozások és a kisvállalkozások körében. Legfőbb előnye a viszonylag alacsony költség és az egyszerű használat. Nem rendelkezik annyi funkcióval, mint más szoftverek, ezért kisebb projektekhez jobban megfelel. Felújítási projektek Gantt-diagramjainak feltérképezéséhez is hasznos.
PlanRadar
A PlanRadar egy felhőalapú építésirányítási alkalmazás, amely Gantt-diagram funkciót is tartalmaz. A Gantt-diagramot összekapcsolhatja az építkezés irányításával, kioszthatja a feladatokat és valós időben nyomon követheti az előrehaladást, miközben jelentéseket , és tanulságos elemzéseket készíthetkészíthet. A PlanRadar kifejezetten az építési projektek Gantt-diagramjainak elkészítésére lett tervezve, és zökkenőmentesen illeszkedik az Ön folyamataihoz.
A Planradar ütemezés funkciója egyszerűen használható és gyorsan frissíthető. Ez azt jelenti, hogy az ütemtervet könnyen a helyszíni valósághoz igazíthatja, így biztosítva, hogy csapata kiaknázhassa a Gantt-diagramok nyújtotta előnyöket.
Hogyan használjuk a PlanRadart Gantt-diagramok készítésére?
A PlanRadar “Gantt nézete” segít a felhasználóknak a projekt kulcsfontosságú fázisainak vizualizálásában. A felhasználóbarát kezelőfelületet és a könnyen áttekinthető megjelenítést kombinálva a felhasználók egy szabványos, általánosan elismert Gantt-modell szerint készíthetnek projektmenetrendeket.
A “Gantt nézet” a PlanRadar meglévő jegyfunkcióival működik együtt, így hatékonyabbá, rugalmasabbá és felhasználóbarátabbá teszi azt. A felhasználók megtervezhetik a projekt útját, a meglévő feladatlistákból világos, átlátható diagramokat készíthetnek, megjelölhetik a legfontosabb mérföldköveket és kiemelhetik a prioritást élvező műveleteket.
Ha késedelmek fordulnak elő, azok könnyen kiemelhetők, hogy intézkedni lehessen. A projekttervben bekövetkező változások során a felhasználók gyorsan áthúzhatják (drag and drop) az elemeket, hogy zökkenőmentesen frissíthessék az ütemtervet. Lényegében lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy a spontán változásokkal és fejleményekkel tartsák a lépést, és így biztosítsva a folyamatos felügyeletet.
Hogyan működik a PlanRadar Gantt nézete?
- Navigáljon az ütemtervhez
Keresse meg a Gantt nézetet a Jegyek fülre navigálva és az Ütemterv nézetre váltva.
- Ütemek és alütemek hozzáadása
Kattintson a “+ Ütem létrehozása” gombra egy új ütem hozzáadásához a projekthez. Adjon neki címet, valamint kezdő és befejező dátumot vagy időtartamot. Ezeket a dátumokat bármikor szerkesztheti, hogy figyelembe vegye a projekt ütemezésében bekövetkezett változásokat.
A projekt fejlődése során átnevezheti vagy törölheti az ütemeket.
- Importálás (opcionális)
Ha egy másik platformot használ az építési projekt ütemterveinek elkészítéséhez, akkor ne aggódjon, nem kell megismételnie ezt a munkát a PlanRadarban. Projekt ütemtervét importálhatja a Microsoft Project, a Primavera P6 vagy az Asta Powerproject programból. A projektimport adott esetben létrehozza az ütemek hierarchiáját.
Felhívjuk figyelmét, hogy a projektstruktúra importálása nem importálja a jegyeket.
- Jegyek hozzáadása a fázisokhoz
Új jegyek hozzáadása az egyes fázisokhoz közvetlenül az Ütemterv nézetből. Ezek a jegyek már tartalmazhatnak határidőket, megbízottakat, szöveges utasításokat és multimédiás mellékleteket, hogy segítsék csapatát a munka elvégzésében. Alternatívaként később is hozzáadhat részleteket a jegyhez.
A meglévő jegyeket is könnyen hozzáadhatja a projektfázisokhoz. Ez akkor hasznos, ha már dolgozott a PlanRadarral egy projekten, de most hozzá szeretné adni a Gantt nézetet. Csak kattintson a “Több” ikonra a fázis mellett, amelyhez jegyeket szeretne hozzáadni, és válassza a “Meglévő jegyek hozzáadása” lehetőséget. Ez hozzáadja a projekthez korábban létrehozott jegyek listáját. Egyszerűen kiválaszthatja azokat, amelyeket hozzá szeretne adni az ütemhez.
Ha hozzáadta a kezdeti és a végső dátumot vagy az időtartamot, akkor a jegynek meg kell jelennie az ütemezésben.
- Jogosultságok: Ki láthatja a beosztásomat?
A Gantt-nézethez csak a belső felhasználók férhetnek hozzá. A szerepkörök létrehozásakor azonban beállíthatja, hogy mely belső felhasználók láthatják és az ütemtervet. Tudjon meg többet a PlanRadar testreszabható felhasználói szerepeiről.
Modern Gantt-diagramok építőipari projektekhez
A projektmenedzserek több mint 100 éve használják az építési Gantt-diagramokat. Ez idő alatt az építéshez használt folyamatok és technológiák jelentősen fejlődtek. A papíralapú diagramoktól kezdve az egyszerű táblázatkezelő szoftvereken át egészen a mai nagy teljesítményű projektmenedzsment programokig a Gantt-diagramok folyamatosan fejlődtek.
A PlanRadar építési projektekhez készült Gantt-diagramjával mostantól olyan projektmenedzsment-eszközt használhat, amelyet kifejezetten az építőipar igényeihez és realitásaihoz terveztek.
Ha többet szeretne megtudni a PlanRadar Gantt-diagram építési szoftveréről, lépjen kapcsolatba velünk.
